تلميحات حول إنتاج اجتماعات وأحداث كبيرة في Microsoft Teams

لا تحدث الاجتماعات والأحداث الظاهرية الرائعة فقط - فهي تتطلب التخطيط والتحضير مسبقا لتقديم أفضل تجربة ممكنة. من فحص المعدات إلى ممارسة الانتقالات، يمكن لبعض الإعدادات منع المشكلات التقنية والحفاظ على تشغيل الحدث بسلاسة.

فيما يلي بعض أفضل نصائحنا لتخطيط وإنتاج اجتماعات عالية الجودة وقاعات المدن والندوات عبر الإنترنت في Microsoft Teams.

بدء الاستخدام

قم بتنزيل Microsoft Teams لسطح المكتب للحصول على تجارب الاجتماعات والأحداث الأكثر موثوقية. استمتع بالوصول إلى الميزات الكاملة والأداء الفائق. تحديث Teams للحصول على أحدث ميزات الأمان وإصلاحات الأخطاء.

تخطيط إنتاج الحدث

قبل بدء الحدث، قم بإنشاء الأدوار والمسؤوليات، والتمرين على العروض التقديمية، وإعداد الاتصالات الضرورية للاستخدام أثناء الحدث. للحصول على إعداد سلس، اتبع الممارسات أدناه.

دائما ما يكون لديك أكثر من شخص واحد في مجموعة الأحداث. تعيين الأدوار والمسؤوليات - تحدث من خلال المسؤول عن كل خطوة من خطوات العملية، من المنتجين والمقدمين إلى مشرفي Q&A
خطط لاتصال مجموعة الأحداث. يعد التواصل في الوقت الحقيقي أمرا بالغ الأهمية للاجتماعات والأحداث الكبيرة. تعد دردشة مجموعة الأحداث (المتوفرة للمنظم والمنتجين والمقدمين) طريقة رائعة للبقاء على اتصال.
الممارسة. قم بتشغيل الحدث للتحقق من العروض التقديمية وممارسة الانتقالات واختبار إعدادات الصوت والفيديو. شاهد تجربة الحضور مباشرة لضمان تجربة رائعة لجمهورك.

تلميحات: للأحداث المختلطة:

إجراء استطلاع موقع مسبقا. تحقق من صحة البنية الأساسية للغرفة AV وتكامل Teams والتخطيط الفعلي.
اختبر وتحقق من أن جميع المعدات الموجودة في الغرفة تعمل (وحدة تحكم MTR والميكروفونات والكاميرات والسماعات وأجهزة العرض ولوحات التحكم).
توثيق تدفق إشارة الغرفة (الصوت والفيديو والشبكة) وتحديد أي قيود أو محارف.
قم بتحديث البرامج الثابتة والبرامج على جميع الأجهزة المعتمدة من Teams وتأكد من التوافق مع أحدث إصدار من Teams.
تأكد من توفر اتصال Ethernet سلكي لجميع الأجهزة المستخدمة في الإنتاج (Teams PC وجهاز vMix وما إلى ذلك).

إعداد الصوت والفيديو والمحتوى المشترك

يعد استخدام معدات الصوت والفيديو عالية الجودة أمرا بالغ الأهمية أثناء الاجتماعات والأحداث الكبيرة. قم بإعداد ميكروفونات وكاميرات ويب عالية الجودة أو الاجتماع من غرفة Teams للحصول على تجارب مختلطة. ستساعدك هذه التلميحات على التواصل بوضوح مع الجمهور والمقدمين أثناء الحدث.

الصوت

لا تغفل عن جودة الصوت، فهو أهم جزء من حدث رائع. قد يستمع بعض الأشخاص فقط إلى المستعرض في الخلفية.
استخدم ميكروفونات عالية الجودة. تعد الميكروفونات القابلة للارتداء مثالية للمقدمين الأقل خبرة؛ تتطلب الميكروفونات المحمولة ممارسة وتقنية لتجنب التعامل مع الضوضاء.
بالنسبة لمقدمي العرض الذين يستخدمون كمبيوتر أو جهازا آخر، استخدم سماعة رأس معتمدة من Teams.
بالنسبة للعروض التقديمية داخل الغرفة، اختبر صوت الغرفة مسبقا لمنع إرسال الضوضاء أو الملاحظات عبر الإنترنت.
أضف الصوت إلى الحدث باستخدام أي جهاز التقاط صوت متوافق مع الصوت المتوازن (موصلات XLR) أو مقابس نمط سماعة الرأس 1/8 بوصة ويتيح لك توصيل الكمبيوتر الذي يعمل ب Teams عبر USB.
بدلا من ذلك، استخدم نظام AV عالي الجودة وقم بتوصيل إخراج HDMI أو SDI لهذا النظام ب Teams باستخدام جهاز التقاط فيديو أساسي مثل مربع HDMI-USB.

تلميحات: للأحداث المختلطة:

اختبر إعدادات الصوت داخل الغرفة والإنترنت بشكل منفصل قبل الانتقال مباشرة.
استخدم الميكروفونات المستقلة للجماهير الشخصية والظاهرية ولكن تأكد من توصيل مصدر صوت مسيطر واحد فقط بالنظام الأساسي للاجتماع.
إذا كان العديد من الأشخاص يستخدمون أجهزة داخل الغرفة، فاضطر إلى قطع اتصال صوت جهاز الكمبيوتر الخاص بهم لمنع الصدى أو الملاحظات.
أحضر ميكروفونات إضافية (على سبيل المثال، أجهزة محمولة باليد أو لافاليرس) للمحاورين أو التجوال Q&A.

فيديو

قم بضوء الموضوع بشكل جيد - لا يمكنك الحصول على الكثير من الضوء لمعظم الكاميرات. يمكن أن تكون الإضاءة الفرق بين الإنتاج الذي ينظر إليه على أنه محترف أو هواة.
استخدم ثلاثة أضواء لإضاءة الموضوع: ضوء مفتاح وضوء تعبئة وضوء خلفي لتوفير عمق جيد.
يمكن أيضا استخدام أجهزة التقاط HDMI لدفق إخراج جهاز كمبيوتر (كمبيوتر شخصي أو Mac) إلى Teams - وهو مثالي لعرض مقاطع الفيديو عالية الجودة أو العروض التوضيحية للبرامج أو رسومات الحركة كما لو كانت موجز كاميرا.
لا تقم بتوصيل إدخال HDMI مباشرة في اجتماع Teams، حيث لا يدعم Teams مصادر HDMI في الأصل. بدلا من ذلك، استخدم جهاز التقاط HDMI لإحضار فيديو HDMI إلى الكمبيوتر الخاص بك، حيث يمكن أن يظهر ككاميرا ظاهرية في Teams. على سبيل المثال، يسمح لك هذا الإعداد بتوصيل كاميرا prosumer ببصريات فائقة وتكبير/تصغير عبر HDMI، ما يعزز جودة الفيديو لاجتماعك.

مشاركة المحتوى من الشاشة

تعد مشاركة الشاشة أثناء الحدث طريقة رائعة لعرض المنتجات ومهام سير العمل أو توجيه جمهورك عبر الموارد الهامة.

ستساعدك هذه التلميحات على تقديم المحتوى بشكل فعال أثناء إنتاج الحدث الخاص بك.

إذا كنت منتج الحدث الوحيد، نوصي باستخدام جهازي عرض. يسمح لك هذا بمشاركة المحتوى من جهاز العرض الثاني أثناء إنتاج الحدث من جهاز العرض الأول.

شارك الصوت من جهازك عند تقديم الوسائط.

لمزيد من الإرشادات حول التقديم في الاجتماعات الكبيرة، راجع تلميحات حول التقديم في الاجتماعات والأحداث الكبيرة في Microsoft Teams.

تدفق الإنتاج ويوم الحدث

في يوم الحدث، نوصي بالانضمام إلى مجموعة الأحداث قبل 15 دقيقة على الأقل من بدء الحدث.
استخدم الغرفة الخضراء للتحضير مع المنظمين والمقدمين الآخرين قبل بدء الحدث. تحقق من جميع الميكروفونات والكاميرات والموجزات.
اترك كل الصوت مكتوما حتى تصبح جاهزا لبدء العرض المباشر في بداية الحدث.
قم بتعيين شخص ما لمشاهدة كل من الموجزات الموجودة في الغرفة والظاهرية للمشكلات.

التخطيط للمشكلات التقنية

يمكن أن تحدث مشكلات تقنية، حتى مع أفضل إعداد. تضمن خطة النسخ الاحتياطي الصلبة استمرار تشغيل الحدث بسلاسة إذا حدث خطأ ما.

دائما ما يكون لديك منتج ثان يمكنه تولي المسؤولية إذا انسحب المنتج الأساسي أو يواجه مشكلات تقنية.
احتفظ بجهاز كمبيوتر محمول احتياطي مع جميع الشرائح والوسائط التي تم تحميلها واختبارها مسبقا. لديك ميكروفونات وكاميرات ويب وكبلات إضافية جاهزة في حالة فشل الأجهزة.
استخدم اتصالا ثانويا بالإنترنت، مثل نقطة اتصال الجوال، إذا انخفض الاتصال الرئيسي. اختبر اتصال النسخ الاحتياطي قبل بدء الحدث.
قم بتسجيل العروض التقديمية الهامة مسبقا حتى تتمكن من التبديل بسرعة إلى الفيديو المسجل إذا فقد مقدم العرض الاتصال.
سيرسل Microsoft Teams ارتباط الانضمام عند إنشاء الحدث. بدلا من مشاركة ارتباط التقويم المباشر، قم بإنشاء عنوان URL مخصص مثل Bit.ly لمشاركته مع الحضور.
- إذا كانت هناك مشكلة تقنية أو خطأ منتج يتطلب إنشاء بث جديد، فقم بتحديث عنوان URL المخصص بسرعة للإشارة إلى الحدث الجديد دون الحاجة إلى إعادة تفاعل الحضور.