Μπορείτε να συγχρονίσετε δεδομένα μεταξύ μιας εξωτερικής λίστας και του Microsoft Excel και να διατηρείτε ενημερωμένα και τα δύο σύνολα δεδομένων. Για παράδειγμα, ίσως να θέλετε να τηρείτε μια απογραφή προϊόντων σε μια λίστα, ώστε να είναι εύκολη η κοινή χρήση και η ενημέρωσή της, αλλά και να κάνετε περιοδικές αναλύσεις απογραφής, χρησιμοποιώντας το Microsoft Excel.
Σημείωση
Δεν μπορείτε να συγχρονίσετε μια εξωτερική λίστα με εκδόσεις προηγούμενες από το Excel 2013. Εάν επιχειρήσετε να το κάνετε, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου σφάλματος που αναφέρει "Δεν είναι δυνατή η σύνδεση με τη λίστα".
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εύρεση περιεχομένου σχετικά με εξωτερικά δεδομένα.
Προετοιμασία και προϋποθέσεις για τη χρήση εξωτερικών δεδομένων.
Η εργασία με εξωτερικά δεδομένα απαιτεί πολλές προαπαιτούμενες εργασίες για να ενεργοποιηθεί η ασφαλής πρόσβαση στα δεδομένα. Οι παρακάτω πληροφορίες μπορούν να σας βοηθήσουν να σχεδιάσετε τα επόμενα βήματα. Επίσης, εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα κατά την προσπάθεια εργασίας με εξωτερικά δεδομένα, αυτές οι πληροφορίες μπορούν να σας βοηθήσουν να εντοπίσετε το ζήτημα. Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε εξωτερικά δεδομένα, εσείς ή ένας διαχειριστής πρέπει να κάνετε τα εξής:
Προετοιμασία της εξωτερικής προέλευσης δεδομένων Ένας διαχειριστής ενδέχεται να χρειαστεί να δημιουργήσει ένα λογαριασμό και να παρέχει δικαιώματα στην προέλευση δεδομένων για να εξασφαλίσει ότι τα κατάλληλα άτομα έχουν πρόσβαση στα δεδομένα και ότι τα δεδομένα δεν καταλήγουν σε λάθος χέρια. Σε μια εξωτερική βάση δεδομένων, ο διαχειριστής μπορεί επίσης να θέλει να δημιουργήσει συγκεκριμένους πίνακες, προβολές, ερωτήματα κ.ο.κ. για να περιορίσει τα αποτελέσματα μόνο σε ό,τι χρειάζεται και να βελτιώσει τις επιδόσεις.
Ρύθμιση παραμέτρων υπηρεσιών SharePoint και λογαριασμών Ο διαχειριστής πρέπει να ενεργοποιήσει τις Υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων και την Υπηρεσία ασφαλούς αποθήκευσης διαπιστευτηρίων. Για πληροφορίες σχετικά με τη χρήση αυτών των υπηρεσιών, ανατρέξτε στα θέματα Ρύθμιση παραμέτρων λύσεων υπηρεσιών συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων για το SharePoint 2013 και Δημιουργία εξωτερικής λίστας από πίνακα SQL Azure με τις Υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων και ασφαλούς αποθήκευσης διαπιστευτηρίων.
Ρύθμιση παραμέτρων υπηρεσιών ασφαλούς αποθήκευσης διαπιστευτηρίων Ο διαχειριστής πρέπει να κάνει τα εξής: να προσδιορίσει την καλύτερη λειτουργία πρόσβασης για την εξωτερική προέλευση δεδομένων, να δημιουργήσει μια εφαρμογή προορισμού και να ορίσει τα διαπιστευτήρια για την εφαρμογή προορισμού. Για πληροφορίες σχετικά με τη χρήση αυτών των υπηρεσιών, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ή επεξεργασία εφαρμογής-στόχου ασφαλούς αποθήκευσης.
Ρύθμιση παραμέτρων Υπηρεσιών συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων Ο διαχειριστής πρέπει να εξασφαλίζει ότι ο χρήστης που δημιουργεί τον τύπο εξωτερικού περιεχομένου έχει δικαιώματα για το χώρο αποθήκευσης μετα-δεδομένων συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων και ότι οι κατάλληλοι χρήστες έχουν πρόσβαση στον τύπο εξωτερικού περιεχομένου στον οποίο βασίζεται η εξωτερική λίστα. Για πληροφορίες σχετικά με τη χρήση αυτών των υπηρεσιών, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση παραμέτρων λύσεων υπηρεσιών συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων για το SharePoint 2013.
Δημιουργία εξωτερικού τύπου περιεχομένου Ο χρήστης πρέπει να ορίσει έναν τύπο εξωτερικού περιεχομένου που περιέχει πληροφορίες σχετικά με τις συνδέσεις, την πρόσβαση, τις μεθόδους λειτουργίας, τις στήλες, τα φίλτρα και άλλα μετα-δεδομένα που χρησιμοποιούνται για την ανάκτηση των δεδομένων από την εξωτερική προέλευση δεδομένων.
Δημιουργία εξωτερικής λίστας Ο χρήστης πρέπει να δημιουργήσει μια εξωτερική λίστα με βάση τον τύπο εξωτερικού περιεχομένου και μία ή περισσότερες προβολές της εξωτερικής λίστας, ανάλογα με τις ανάγκες.
Βεβαιωθείτε ότι τα προϊόντα του Office είναι έτοιμα για χρήση Για να συγχρονίσετε εξωτερικά δεδομένα με προϊόντα του Office, πρέπει να έχετε τουλάχιστον Windows 7 και τα ακόλουθα προϊόντα ελεύθερου λογισμικού σε κάθε υπολογιστή-πελάτη: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 και Υπηρεσίες δεδομένων WCF 5.0 για OData V3 (Εάν είναι απαραίτητο, θα σας ζητηθεί αυτόματα να κάνετε λήψη του λογισμικού). Επίσης, βεβαιωθείτε ότι η επιλογή εγκατάστασης του Office " Υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων " είναι ενεργοποιημένη (αυτή είναι η προεπιλογή). Αυτή η επιλογή εγκαθιστά το Client Runtime των Υπηρεσιών συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων, το οποίο κάνει τα εξής: αποθηκεύει προσωρινά και συγχρονίζει με εξωτερικά δεδομένα, αντιστοιχίζει εταιρικά δεδομένα με τύπους εξωτερικού περιεχομένου, εμφανίζει τον επιλογέα εξωτερικών στοιχείων στα προϊόντα του Office και εκτελεί προσαρμοσμένες λύσεις μέσα στα προϊόντα του Office.
Για πιο γενικές πληροφορίες σχετικά με τη χρήση εξωτερικών δεδομένων, ανατρέξτε στο θέμα Εύρεση περιεχομένου σχετικά με εξωτερικά δεδομένα.
Εξαγωγή της εξωτερικής λίστας στο Excel
- Μεταβείτε στην τοποθεσία του SharePoint που περιέχει τη λίστα.
- Στη Γρήγορη εκκίνηση, επιλέξτε το όνομα της λίστας του SharePoint ή επιλέξτε το κουμπί Ρυθμίσεις
, επιλέξτε Περιεχόμενα τοποθεσίας ή Προβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας και, στη συνέχεια, στην κατάλληλη ενότητα λίστας, επιλέξτε το όνομα της λίστας. -
Επιλέξτε "Λίστα" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Εξαγωγή στο Excel".
Από προεπιλογή, αυτή η δυνατότητα είναι ενεργοποιημένη σε εξωτερικές λίστες, αλλά μπορεί να απενεργοποιηθεί από ένα διαχειριστή συστήματος. - Εάν σας ζητηθεί να επιβεβαιώσετε τη λειτουργία, επιλέξτε OK.
- Στο παράθυρο διαλόγου " Λήψη αρχείου ", επιλέξτε "Άνοιγμα".
- Εάν σας ζητηθεί να ενεργοποιηθούν ή όχι οι συνδέσεις δεδομένων στον υπολογιστή σας, επιλέξτε "Ενεργοποίηση", εάν πιστεύετε ότι είναι ασφαλές να ενεργοποιηθεί η σύνδεση προς τα δεδομένα της τοποθεσίας του SharePoint.
Δημιουργείται ένας πίνακας του Excel με μια σύνδεση δεδομένων που βασίζεται σε ένα αρχείο ερωτήματος web. Οι στήλες στον εξαγόμενο πίνακα καθορίζονται από την τρέχουσα προβολή εξωτερικής λίστας. Τα εξωτερικά δεδομένα που εξάγονται προσδιορίζονται από τα φίλτρα που ορίζονται στον τύπο εξωτερικού περιεχομένου και στην προβολή εξωτερικής λίστας, καθώς και από τις ρυθμίσεις γλώσσας για την τοποθεσία SharePoint. Τυχόν όρια σελίδας παραβλέπονται.