Απαίτηση έγκρισης στοιχείων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη

Καθορισμός ότι τα στοιχεία σε μια λίστα απαιτούν έγκριση

1. Μεταβείτε στη λίστα για την οποία θέλετε να απαιτείται έγκριση.

2. και, στη συνέχεια, Ρυθμίσεις λίστας.

3. Στην ενότητα Γενικές ρυθμίσεις , επιλέξτε Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων.

4. Στην ενότητα "Έγκριση περιεχομένου ", επιλέξτε "Ναι " ως απάντηση στην επιλογή Να απαιτείται έγκριση περιεχομένου για στοιχεία που έχουν υποβληθεί;

5. Στην ενότητα Ιστορικό εκδόσεων στοιχείων , καθορίστε εάν θέλετε να δημιουργείτε εκδόσεις κάθε φορά που γίνεται επεξεργασία ενός στοιχείου. Μπορείτε επίσης να περιορίσετε τον αριθμό των εκδόσεων που διατηρούνται.

6. Στην ενότητα Ασφάλεια πρόχειρου στοιχείου , καθορίστε ποιοι χρήστες μπορούν να δουν πρόχειρα στοιχεία στη λίστα.

   Συμβουλή

   Εάν απαιτείται έγκριση περιεχομένου για μια λίστα ή βιβλιοθήκη που περιέχει ήδη στοιχεία, όλα τα στοιχεία της βιβλιοθήκης επισημαίνονται ως εγκεκριμένα.

7. Μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε από τα εξής:

   • Χρήστες που μπορούν να διαβάσουν στοιχεία στη λίστα.
   • Μόνο οι χρήστες που μπορούν να επεξεργαστούν στοιχεία στη λίστα.
   • Μόνο οι χρήστες που μπορούν να εγκρίνουν στοιχεία στη λίστα και ο συντάκτης του στοιχείου.

8. Επιλέξτε OK.

Κατάσταση έγκρισης

Εάν κάποιος υποβάλει ένα στοιχείο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη που απαιτεί εγκρίσεις, αυτό βρίσκεται σε κατάσταση "Εκκρεμότητα" έως ότου κάποιος (ο οποίος έχει τουλάχιστον το επίπεδο δικαιωμάτων "Διαχείριση λιστών") το εγκρίνει. Ενώ αναμένει έγκριση, παραμένει σε κατάσταση εκκρεμότητας .

Συνήθως, όταν ένα στοιχείο βρίσκεται σε κατάσταση "Εκκρεμότητα", μόνο ο δημιουργός του στοιχείου και τα άτομα που έχουν δικαιώματα διαχείρισης λιστών και βιβλιοθηκών μπορούν να το δουν. Όταν η κατάστασή της αλλάξει από "Σε εκκρεμότητα " σε "Εγκρίθηκε", γίνεται ορατή σε οποιονδήποτε έχει δικαιώματα προβολής της λίστας ή της βιβλιοθήκης.

Τα άρθρα που απορρίφθηκαν παραμένουν στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη μέχρι ο δημιουργός ή κάποιος άλλος που έχει τα απαραίτητα δικαιώματα να τα διαγράψει. Σε όλα τα στοιχεία ή αρχεία που υπάρχουν ήδη στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη εκχωρείται αυτόματα η κατάσταση "Εγκρίθηκε ".

Καθορισμός στοιχείων σε μια βιβλιοθήκη του SharePoint που απαιτούν έγκριση

1. Μεταβείτε στη βιβλιοθήκη του SharePoint για την οποία θέλετε να απαιτείται έγκριση.

2. και, στη συνέχεια, Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.
   Αν δεν βλέπετε αυτά τα στοιχεία μενού, επιλέξτε Βιβλιοθήκη και, στην ομάδα Ρυθμίσεις, επιλέξτε
   Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

3. Για να ανοίξετε τη σελίδα "Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων ", στην περιοχή "Γενικές ρυθμίσεις", επιλέξτε "Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων".

   

4. Στην ενότητα "Έγκριση περιεχομένου ", επιλέξτε "Ναι " ως απάντηση στην επιλογή Να απαιτείται έγκριση περιεχομένου για στοιχεία που έχουν υποβληθεί; Στην ενότητα "Ιστορικό εκδόσεων εγγράφου ", καθορίστε εάν θέλετε το SharePoint να δημιουργεί εκδόσεις κατά την επεξεργασία ενός αρχείου. Μπορείτε επίσης να περιορίσετε τον αριθμό των εκδόσεων που διατηρούνται.

5. Στην ενότητα Ασφάλεια πρόχειρων στοιχείων , καθορίστε ποιοι χρήστες μπορούν να δουν πρόχειρα στοιχεία στη βιβλιοθήκη εγγράφων.

   

   Συμβουλή

   Εάν απαιτείται έγκριση περιεχομένου για μια λίστα ή βιβλιοθήκη που περιέχει ήδη στοιχεία, όλα τα στοιχεία της βιβλιοθήκης επισημαίνονται ως εγκεκριμένα.

6. Μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε από τα εξής:

   • Χρήστες που μπορούν να διαβάσουν στοιχεία στη λίστα.
   • Μόνο οι χρήστες που μπορούν να επεξεργαστούν στοιχεία στη λίστα.
   • Μόνο οι χρήστες που μπορούν να εγκρίνουν στοιχεία στη λίστα και ο συντάκτης του στοιχείου.

7. Επιλέξτε OK.

Καθορισμός ότι τα στοιχεία ή τα αρχεία σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη απαιτούν έγκριση

Εάν κάποιος υποβάλει ένα στοιχείο ή αρχείο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη που απαιτεί εγκρίσεις, το στοιχείο βρίσκεται σε κατάσταση "Εκκρεμότητα " έως ότου κάποιος που έχει τα απαραίτητα δικαιώματα για να το πράξει το εγκρίνει. Ενώ αναμένει έγκριση, παραμένει σε κατάσταση εκκρεμότητας .

Συνήθως, όταν ένα στοιχείο ή αρχείο βρίσκεται σε κατάσταση "Εκκρεμότητα ", μόνο ο δημιουργός του στοιχείου ή του αρχείου και τα άτομα που έχουν δικαιώματα διαχείρισης λιστών και βιβλιοθηκών μπορούν να το δουν. Όταν η κατάστασή της αλλάξει από "Σε εκκρεμότητα " σε "Εγκρίθηκε", γίνεται ορατή σε οποιονδήποτε έχει δικαιώματα προβολής της λίστας ή της βιβλιοθήκης. Τα άρθρα που απορρίφθηκαν παραμένουν στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη μέχρι ο δημιουργός ή κάποιος άλλος που έχει τα απαραίτητα δικαιώματα να τα διαγράψει. Σε όλα τα στοιχεία ή αρχεία που υπάρχουν ήδη στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη εκχωρείται αυτόματα η κατάσταση "Εγκρίθηκε ".

Μόνο τα άτομα που έχουν δικαιώματα πλήρους ελέγχου ή σχεδίασης μπορούν να αλλάξουν τις ρυθμίσεις λίστας ή βιβλιοθήκης.

Για να ρυθμίσετε την απαιτούμενη έγκριση στοιχείων ή αρχείων

1. Εάν η λίστα ή η βιβλιοθήκη τοποθεσίας δεν είναι ήδη ανοικτή, στο παράθυρο "Γρήγορη εκκίνηση", επιλέξτε το όνομά της.
2. Στην Κορδέλα, επιλέξτε την καρτέλα Βιβλιοθήκη στην ομάδα Εργαλεία βιβλιοθήκης ή Εργαλεία λίστας .
3. Εάν εργάζεστε σε μια βιβλιοθήκη, επιλέξτε Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης. Εάν εργάζεστε σε μια λίστα, επιλέξτε Ρυθμίσεις λίστας. Σε αυτό το παράδειγμα, ανοίγει η σελίδα "Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης ".
   
4. Στην περιοχή "Γενικές ρυθμίσεις", επιλέξτε "Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων". Ανοίγει η σελίδα " Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων ".
   
5. Στην ενότητα "Έγκριση περιεχομένου ", επιλέξτε "Ναι " ως απάντηση στην ερώτηση "Να απαιτείται έγκριση περιεχομένου για στοιχεία που έχουν υποβληθεί; ".
6. Στην ενότητα Ασφάλεια πρόχειρων στοιχείων , καθορίστε ποιοι χρήστες μπορούν να δουν πρόχειρα στοιχεία στη βιβλιοθήκη εγγράφων. Σε αυτό το παράδειγμα, επιλέγεται μόνο οι χρήστες που μπορούν να εγκρίνουν στοιχεία (και ο συντάκτης του στοιχείου).
7. Επιλέξτε OK.
   Το παρακάτω παράδειγμα δείχνει τα στοιχεία "Εγκεκριμένα" σε μια βιβλιοθήκη μετά την επιλογή "Απαίτηση έγκρισης περιεχομένου " που ορίστηκε σε " Ναι". Επειδή αυτά τα αρχεία βρίσκονταν ήδη στη βιβλιοθήκη, εγκρίθηκαν αυτόματα.
   

Κατάργηση απαίτησης έγκρισης από μια λίστα ή βιβλιοθήκη τοποθεσίας

Η εταιρεία σας ενδέχεται, τελικά, να θεωρήσει άβολο ή περιττό να απαιτεί έγκριση για κάθε στοιχείο αρχείου σε μια συγκεκριμένη λίστα ή βιβλιοθήκη. Αυτή η απαίτηση όχι μόνο απαιτεί χρόνο από το άτομο που πρέπει να χορηγήσει ή να απορρίψει την έγκριση, αλλά εμποδίζει επίσης τους ανθρώπους να συνεργαστούν εύκολα σε ένα αρχείο ή στοιχείο. Εάν διαπιστώσετε ότι η εταιρεία σας δεν χρειάζεται πλέον να έχει εγκρίνει κάθε στοιχείο ή αρχείο, μπορείτε να καταργήσετε την απαίτηση.

Για να καταργήσετε την απαίτηση για έγκριση στοιχείων ή αρχείων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη

1. Εάν η λίστα ή η βιβλιοθήκη τοποθεσίας δεν είναι ήδη ανοικτή, στο παράθυρο "Γρήγορη εκκίνηση", επιλέξτε το όνομά της.
2. Στην Κορδέλα, επιλέξτε την καρτέλα Βιβλιοθήκη στην ομάδα Εργαλεία βιβλιοθήκης ή την καρτέλα Λίστα στην ομάδα Εργαλεία λίστας .
3. Εάν εργάζεστε σε μια βιβλιοθήκη, επιλέξτε Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης. Εάν εργάζεστε σε μια λίστα, επιλέξτε Ρυθμίσεις λίστας. Σε αυτό το παράδειγμα, ανοίγει η σελίδα "Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης ".
   
4. Στην περιοχή "Γενικές ρυθμίσεις", επιλέξτε "Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων". Ανοίγει η σελίδα " Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων ".
5. Στην ενότητα "Έγκριση περιεχομένου ", επιλέξτε "Όχι " ως απάντηση στην ερώτηση Να απαιτείται έγκριση περιεχομένου για στοιχεία που έχουν υποβληθεί; . Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου προειδοποίησης.
   
6. Για να κλείσετε το μήνυμα, επιλέξτε OK.
7. Για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου " Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων ", επιλέξτε OK. Όταν επιστρέψετε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη σας, η κατάσταση έγκρισης δεν είναι πλέον διαθέσιμη στη σελίδα. Όλοι οι χρήστες που έχουν δικαιώματα προβολής της λίστας ή της βιβλιοθήκης μπορούν να προβάλουν όλο το περιεχόμενο που βρίσκεται εκεί.