Αφού δημιουργήσετε μια λίσταή βιβλιοθήκη στο Λίστες Microsoft, το SharePoint ή το Teams, μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες για την αυτοματοποίηση εργασιών, όπως η αποστολή ειδοποίησης σε κάποιον όταν αλλάζουν δεδομένα στη λίστα ή δημιουργείται ένα νέο αρχείο στη βιβλιοθήκη.
Θα επιλέξετε μια συνθήκη που ενεργοποιεί τον κανόνα και την ενέργεια που θα επιτελεί ο κανόνας. (Για επίδειξη, η ακόλουθη διαδικασία δημιουργεί έναν κανόνα για μια λίστα. Θα ενεργοποιήσει μια ειδοποίηση όταν ένα στοιχείο τροποποιηθεί.)
Με τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη ανοιχτή, επιλέξτε Ενοποίηση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Κανόνες.
Στην περιοχή Ανάληψη ενέργειας όταν, επιλέξτε μια συνθήκη που ενεργοποιεί τον κανόνα. Για παράδειγμα, ένα στοιχείο έχει τροποποιηθεί.
Η επιλογή σας εδώ δημιουργεί μια πρόταση κανόνα που θα ολοκληρώσετε στο επόμενο βήμα.
Σημείωση
Όταν χρησιμοποιείτε "μια ημερομηνία πλησιάζει", μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο δύο από αυτόν τον τύπο κανόνα ανά λίστα ή βιβλιοθήκη.
Η δημιουργία κανόνα με βάση μια στήλη κειμένου πολλών γραμμών δεν υποστηρίζεται.Επιλέξτε κάθε ένα από τα υπογραμμισμένα τμήματα της πρότασης κανόνα για να προσαρμόσετε τη συνθήκη επιλέγοντας μια στήλη, την τιμή της στήλης και ποιος θα ειδοποιείται.
Για παράδειγμα, για να ολοκληρώσετε έναν κανόνα ώστε να ειδοποιείται το άτομο "Δημιουργήθηκε από " όταν μια τιμή στήλης ικανοποιεί μια συνθήκη, μπορείτε να επιλέξετε πότε αλλάζει η τιμή αγοράς και πότε η νέα τιμή είναι μεγαλύτερη από ένα καθορισμένο ποσό, καθώς και μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "Δημιουργήθηκε από " (Μπορείτε να καθορίσετε ένα άτομο ή πολλά άτομα ή μια στήλη αλλά όχι μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ομάδας.).
Όταν ολοκληρώσετε την προσαρμογή της πρότασης, επιλέξτε Δημιουργία.
Θα δείτε τον ολοκληρωμένο κανόνα σας στη σελίδα Διαχείριση κανόνων και ο κανόνας θα ενεργοποιηθεί. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ειδοποίησης αποστέλλονται από τη διεύθυνση no-reply@sharepointonline.comηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιστρέψτε σε αυτήν τη σελίδα όποτε χρειάζεται να επεξεργαστείτε, να διαγράψετε ή να διαχειριστείτε με άλλο τρόπο έναν κανόνα.
Αντιμετώπιση προβλημάτων: Δεν είναι δυνατή η δημιουργία κανόνα
Εάν αντιμετωπίσετε ένα σφάλμα κατά την προσπάθεια δημιουργίας ενός κανόνα, αυτό πιθανότατα προκαλείται από τα δικαιώματα που εφαρμόζονται στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη. Χρειάζεστε τη βοήθεια κάποιου που είναι κάτοχος της βιβλιοθήκης ή της λίστας για να διορθώσετε αυτήν την κατάσταση, όπως περιγράφεται παρακάτω.
Δικαιώματα για βιβλιοθήκες
Για να διαχειριστείτε κανόνες, πρέπει να σας εκχωρηθεί το δικαίωμα "Συνεισφορά" στη βιβλιοθήκη από τον κάτοχο. Ο κάτοχος μπορεί να το κάνει αυτό κάνοντας κοινή χρήση της βιβλιοθήκης με εσάς και καθορίζοντας "Συνεισφορά".
Δικαιώματα για λίστες
Επιπλέον, για να διαχειριστείτε κανόνες, πρέπει να σας εκχωρηθεί το δικαίωμα "Συνεισφορά" στη λίστα από τον κάτοχό της. Ο κάτοχος μπορεί να το κάνει αυτό κάνοντας κοινή χρήση της λίστας με εσάς και καθορίζοντας "Συνεισφορά".