Εισαγωγή στις λίστες

Μια λίστα είναι μια συλλογή δεδομένων που μπορείτε να μοιραστείτε με τα μέλη της ομάδας σας και τα άτομα στα οποία έχετε παράσχει πρόσβαση. Θα βρείτε μια σειρά από έτοιμα προς χρήση πρότυπα λίστας, τα οποία θα αποτελέσουν ένα καλό σημείο εκκίνησης για την οργάνωση στοιχείων λίστας. Μάθετε περισσότερα στο θέμα Πρότυπα λίστας στο Microsoft 365.

Αυτό το άρθρο εξηγεί τις έννοιες πίσω από τη δημιουργία και τη χρήση λιστών. Μπορείτε να δημιουργήσετε λίστες στο SharePoint, στην εφαρμογή Λίστες στο Microsoft 365 ή στο Microsoft Teams. Μάθετε πώς μπορείτε να ξεκινήσετε με τις Λίστες στο Microsoft Teams.

Ανατρέξτε στα ακόλουθα άρθρα για πληροφορίες σχετικά με τις λίστες:

• Δημιουργία λίστας
• Διαγραφή λίστας
• Δημιουργία, αλλαγή ή διαγραφή προβολής μιας λίστα ή βιβλιοθήκης
• Λίστες στο Microsoft 365
• Ρύθμιση περιήγησης μετα-δεδομένων για λίστα ή βιβλιοθήκη
• Διαχείριση μεγάλων λιστών και βιβλιοθηκών

Επιλέξτε μια επικεφαλίδα παρακάτω για να ανοίξετε και να δείτε τις λεπτομερείς οδηγίες.

Επισκόπηση των λιστών

Οι οργανισμοί χρησιμοποιούν συνήθως πολλούς τύπους λιστών, όπως συνδέσεις, ανακοινώσεις, επαφές, παρακολούθηση θεμάτων και έρευνες, μεταξύ άλλων.

Οι λίστες μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν εργασίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως κεντρικό σημείο για συνεργασία ομάδων ή σε μια επιχειρηματική λύση. Σε πολλές περιπτώσεις, οι λίστες μπορούν να παρέχουν γρήγορες, αποτελεσματικές λύσεις με ελάχιστες ή και καμία τροποποίηση.

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εξής:

• Εργασίες Περιλαμβάνει παρακολούθηση της ιδιοκτησίας και της προόδου, καθώς και μια λωρίδα χρόνου εντός της σελίδας για μια ελκυστική οπτική παρουσίαση του περιεχομένου της λίστας.
• Παρακολούθηση ζητημάτων Περιλαμβάνει διαχείριση εκδόσεων και αποθήκευση ιστορικού εκδόσεων, για βαθύτερη ανάλυση των έργων των ομάδων εργασίας και των κοινών εργασιών.

Οι λίστες είναι εμπλουτισμένες και ευέλικτες και έχουν πολλές ενσωματωμένες δυνατότητες που παρέχουν έναν αξιόπιστο τρόπο αποθήκευσης, κοινής χρήσης και εργασίας με δεδομένα.

Για παράδειγμα, μπορείτε:

• Δημιουργήστε μια λίστα με ποικιλία στηλών, όπως "Κείμενο", "Αριθμός", "Επιλογή", "Νομισματική μονάδα", "Ημερομηνία και ώρα", "Αναζήτηση", "Ναι/Όχι" και "Υπολογίστηκε". Μπορείτε επίσης να επισυνάψετε ένα ή περισσότερα αρχεία σε ένα στοιχείο λίστας για να παρέχετε πρόσθετες λεπτομέρειες, όπως ένα υπολογιστικό φύλλο που περιέχει αριθμούς υποστήριξης ή ένα έγγραφο που περιέχει βασικές πληροφορίες.
• Δημιουργία προβολών λίστας για την οργάνωση, την ταξινόμηση και το φιλτράρισμα δεδομένων με διαφορετικούς και συγκεκριμένους τρόπους. να αλλάξουν τα μετα-δεδομένα, όπως η προσθήκη και διαγραφή στηλών και η τροποποίηση των κανόνων επικύρωσης. και να χρησιμοποιήσετε λίστες με συνέπεια σε όλες τις τοποθεσίες με τύπους περιεχομένου, στήλες τοποθεσίας και πρότυπα. Για παράδειγμα, μπορείτε να προβάλετε μόνο τα τρέχοντα συμβάντα από ένα ημερολόγιο σε μια αρχική σελίδα και να δημιουργήσετε μια οπτική προβολή (παρόμοια με ένα ημερολόγιο τοίχου) σε μια άλλη σελίδα.
• Δημιουργήστε σχέσεις μεταξύ λιστών χρησιμοποιώντας ένα συνδυασμό στηλών μοναδικών τιμών, στηλών αναζήτησης και επιβολής σχέσεων (διαδοχική διαγραφή και περιορισμένη διαγραφή), στοιχεία τα οποία βελτιώνουν την ικανότητά σας να δημιουργείτε πιο πολύπλοκες επιχειρηματικές λύσεις και σας βοηθούν να διατηρείτε την ακεραιότητα των δεδομένων σας.
• Δημιουργήστε προσαρμοσμένες λίστες, εμφανίστε τα δεδομένα σε Τμήματα Web και σελίδες Τμημάτων Web και κάντε εισαγωγή, εξαγωγή και σύνδεση με δεδομένα από άλλα προγράμματα, όπως το Excel και η Access.
• Παρακολουθήστε τις εκδόσεις και το λεπτομερές ιστορικό, απαιτήστε έγκριση για την τροποποίηση των δεδομένων, χρησιμοποιήστε ασφάλεια επιπέδου στοιχείου και φακέλων, κάντε ανάληψη και μεταβίβαση ελέγχου και παραμείνετε αυτόματα ενήμεροι σχετικά με τις αλλαγές, χρησιμοποιώντας ειδοποιήσεις και τις τροφοδοσίες RSS.
• Οργανώστε το περιεχόμενο μίας λίστας σε φακέλους για πρόσθετη ευκολία και καλύτερη απόδοση και βελτιώστε γενικά την απόδοση με τις μεγάλες λίστες χρησιμοποιώντας τη δημιουργία ευρετηρίου.

Τρόποι εργασίας με λίστες

Ακολουθούν ορισμένοι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να εργαστείτε με λίστες, οι οποίοι θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε τις πληροφορίες για την ομάδα σας.

Παρακολούθηση εκδόσεων και λεπτομερούς ιστορικούΠαρακολουθήστε εκδόσεις στοιχείων λίστας , ώστε να μπορείτε να δείτε ποια στοιχεία έχουν αλλάξει από έκδοση σε έκδοση, καθώς και ποιος άλλαξε τα στοιχεία λίστας. Εάν γίνουν λάθη σε μια νεότερη έκδοση, μπορείτε να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση ενός στοιχείου. Η παρακολούθηση του ιστορικού μιας λίστας είναι ιδιαίτερα σημαντική, εάν ο οργανισμός σας χρειάζεται να παρακολουθεί μια λίστα καθώς διαμορφώνεται.

Απαιτείται έγκρισηΚαθορίστε ότι απαιτείται έγκριση για ένα στοιχείο λίστας για να είναι δυνατή η προβολή του από όλους. Τα στοιχεία παραμένουν σε κατάσταση εκκρεμότητας μέχρι να εγκριθούν ή να απορριφθούν από κάποιον που έχει δικαίωμα να τα εγκρίνει. Μπορείτε να ελέγξετε ποιες ομάδες χρηστών μπορούν να προβάλουν ένα στοιχείο λίστας πριν από την έγκρισή του.

Προσαρμογή δικαιωμάτων Καθορίστε εάν οι συμμετέχοντες στη λίστα σας μπορούν να διαβάζουν και να επεξεργάζονται μόνο τα στοιχεία που έχουν δημιουργήσει ή όλα τα στοιχεία της λίστας. People που έχουν δικαιώματα διαχείρισης λιστών μπορούν να διαβάζουν και να επεξεργάζονται όλα τα στοιχεία λίστας. Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε συγκεκριμένα επίπεδα δικαιωμάτων σε ένα μεμονωμένο στοιχείο λίστας, για παράδειγμα, εάν το στοιχείο περιέχει εμπιστευτικές πληροφορίες.

Δημιουργία και διαχείριση προβολώνΔημιουργία διαφορετικών προβολών της ίδιας λίστας. Τα περιεχόμενα της πραγματικής λίστας δεν αλλάζουν, αλλά τα στοιχεία οργανώνονται ή φιλτράρονται έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν να βρουν τις πιο σημαντικές ή ενδιαφέρουσες πληροφορίες, ανάλογα με τις ανάγκες τους.

Ενημέρωση λιστών Ανεξάρτητα από τον τύπο της λίστας που ενημερώνετε, η διαδικασία είναι παρόμοια για την προσθήκη, την επεξεργασία και τη διαγραφή στοιχείων λίστας.

Προσθήκη ή επεξεργασία στοιχείων λίστας

Υπάρχουν δύο τρόποι για να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε στοιχεία λίστας:

• Με τη χρήση φόρμας, η οποία είναι η προεπιλεγμένη μέθοδος.
• Ενσωματωμένη, που σημαίνει ότι προσθέτετε το στοιχείο απευθείας στη σελίδα λίστας.

Εάν η λίστα έχει ρυθμιστεί ώστε να παρακολουθούνται οι εκδόσεις, δημιουργείται μια νέα έκδοση του στοιχείου λίστας κάθε φορά που επεξεργάζεστε ένα στοιχείο λίστας. Μπορείτε να δείτε το ιστορικό του τρόπου με τον οποίο έχει αλλάξει το στοιχείο λίστας και να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση, εάν κάνετε κάποιο λάθος σε μια νεότερη έκδοση.

Χρήση τύπων και υπολογιζόμενων τιμών Χρησιμοποιήστε τύπους και υπολογισμένες τιμές για να δημιουργήσετε δυναμικά πληροφορίες στις στήλες μιας λίστας. Οι λειτουργίες μπορεί να περιλαμβάνουν πληροφορίες από άλλες στήλες μιας λίστας, καθώς και από λειτουργίες του συστήματος, όπως η TODAY, για την υπόδειξη της τρέχουσας ημερομηνίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε μια προεπιλεγμένη προθεσμία, δηλαδή επτά ημέρες μετά την τρέχουσα ημερομηνία.

Παραμείνετε ενήμεροι σχετικά με τις αλλαγές Οι λίστες και οι προβολές μπορούν να χρησιμοποιούν RSS, ώστε τα μέλη της ομάδας εργασίας σας να μπορούν να λαμβάνουν αυτόματα ενημερώσεις. Το RSS είναι μια τεχνολογία που επιτρέπει στους χρήστες να λαμβάνουν και να βλέπουν ενημερώσεις, ή τροφοδοσίες RSS, ειδήσεων και πληροφοριών σε μια ενοποιημένη τοποθεσία. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να σας ειδοποιούν όταν αλλάζουν οι λίστες ή όταν προστίθενται νέα στοιχεία. Οι ειδοποιήσεις είναι ένας εύχρηστος τρόπος για να παρακολουθείτε τις αλλαγές που είναι σημαντικές για εσάς.

Δημιουργία σχέσεων ανάμεσα σε λίστες Δημιουργήστε μια σχέση μεταξύ δύο λιστών. Στη λίστα προέλευσης, δημιουργείτε μια στήλη αναζήτησης που ανακτά (ή "αναζητά") μία ή περισσότερες τιμές από μια λίστα προορισμού, εάν αυτές οι τιμές συμφωνούν με την τιμή στη στήλη αναζήτησης στη λίστα προέλευσης. Εάν θέλετε, μπορείτε να συνεχίσετε να προσθέτετε επιπλέον στήλες από τη λίστα προορισμού στη λίστα προέλευσης. Όταν δημιουργείτε μια στήλη αναζήτησης, μπορείτε επίσης να αποφασίσετε να επιβάλετε μια συμπεριφορά σχέσης, ορίζοντας μια επιλογή διαδοχικής διαγραφής ή περιορισμένης διαγραφής που σας βοηθά να διατηρείτε τα δεδομένα σας έγκυρα και να αποτρέπετε ασυνέπειες που μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα αργότερα.

Κοινή χρήση πληροφοριών λίστας με ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων Εάν έχετε εγκαταστήσει ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων, όπως η Access, μπορείτε να εξαγάγετε και να εισαγάγετε δεδομένα από και προς την τοποθεσία σας, καθώς και να συνδέσετε έναν πίνακα από τη βάση δεδομένων σε μια λίστα. Όταν εργάζεστε με τα δεδομένα της λίστας σας σε μια βάση δεδομένων της Access, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ερωτήματα, φόρμες και εκθέσεις. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή δεδομένων από βάση δεδομένων της Access σε εφαρμογή web της Access.

Χρήση λιστών με συνέπεια σε όλες τις τοποθεσίες Εάν η ομάδα σας λειτουργεί με διάφορους τύπους λιστών, μπορείτε να προσθέσετε συνέπεια σε πολλές λίστες με τύπους περιεχομένου, στήλες τοποθεσίας και πρότυπα. Αυτές οι δυνατότητες σάς επιτρέπουν να χρησιμοποιήσετε ξανά τις ρυθμίσεις και τη δομή λίστας με αποτελεσματικό τρόπο. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν τύπο περιεχομένου για ένα θέμα εξυπηρέτησης πελατών, ο οποίος καθορίζει συγκεκριμένες στήλες (όπως η επαφή πελάτη) και επιχειρηματικές διεργασίες για τον τύπο περιεχομένου. Ένα άλλο παράδειγμα είναι η δημιουργία μιας στήλης τοποθεσίας για ονόματα τμημάτων που έχει μια αναπτυσσόμενη λίστα τμημάτων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά τη στήλη σε πολλές λίστες για να βεβαιωθείτε ότι τα ονόματα εμφανίζονται πάντα με τον ίδιο τρόπο σε κάθε λίστα.

Εργασία σε στοιχεία λίστας από ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι συμβατό με τεχνολογίες της Microsoft για να έχετε μαζί σας σημαντικές πληροφορίες λίστας. Για παράδειγμα, με το Outlook, μπορείτε να προβάλετε και να ενημερώσετε εργασίες, επαφές και πίνακες συζητήσεων στην τοποθεσία σας από το Outlook. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Σύνδεση εξωτερικής λίστας στο Outlook.

Ορισμός στόχευσης περιεχομένουΕνεργοποιήστε τη στόχευση ακροατηρίου για φιλτράρισμα στοιχείων κατά ομάδες.

Τύποι λιστών

Ο τύπος της λίστας που χρησιμοποιείτε εξαρτάται από το είδος των πληροφοριών που μοιράζεστε.

Ανακοινώσεις Κοινοποιήστε ειδήσεις και κατάσταση και δώστε υπενθυμίσεις. Οι ανακοινώσεις υποστηρίζουν βελτιωμένη μορφοποίηση με εικόνες, υπερ-συνδέσεις και μορφοποιημένο κείμενο.

Επικοινωνία Αποθηκεύστε πληροφορίες σχετικά με άτομα ή ομάδες με τα οποία εργάζεστε. Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή επαφών που είναι συμβατό με τις τεχνολογίες της Microsoft, μπορείτε να προβάλετε και να ενημερώσετε τις επαφές σας από την τοποθεσία σας στο άλλο πρόγραμμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να ενημερώσετε μια λίστα όλων των προμηθευτών του οργανισμού σας από ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συμβατό με τις τεχνολογίες της Microsoft, όπως το Outlook. Μια λίστα επαφών δεν διαχειρίζεται στην πραγματικότητα τα μέλη της τοποθεσίας σας, αλλά μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αποθήκευση και κοινή χρήση επαφών για την εταιρεία σας, όπως μια λίστα εξωτερικών προμηθευτών.

Πίνακες συζητήσεων Παρέχουν ένα κεντρικό σημείο για την εγγραφή και αποθήκευση των συζητήσεων της ομάδας όπως με τη μορφή των ομάδων συζήτησης. Εάν ο διαχειριστής σας έχει ενεργοποιήσει τις λίστες στην τοποθεσία σας ώστε να λαμβάνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι πίνακες συζητήσεων μπορούν να αποθηκεύουν συζητήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα πιο συνηθισμένα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα συζητήσεων για τη νέα έκδοση προϊόντος της εταιρείας σας.

Σύνδεσμοι Παρέχετε μια κεντρική θέση για συνδέσεις στο Internet, στο intranet της εταιρείας σας και σε άλλους πόρους. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα συνδέσεων προς τις τοποθεσίες Web των πελατών σας.

Προβιβασμένες συνδέσεις Εμφάνιση ενός συνόλου ενεργειών σύνδεσης σε μια οπτική διάταξη.

Calendar Store για τις εκδηλώσεις της ομάδας σας ή για συγκεκριμένες καταστάσεις, όπως τις εταιρικές αργίες. Ένα ημερολόγιο παρέχει οπτικές προβολές, παρόμοιες με ένα ημερολόγιο γραφείου ή τοίχου, των συμβάντων της ομάδας σας, όπως συσκέψεις, κοινωνικές εκδηλώσεις και ολοήμερα συμβάντα. Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε τα ορόσημα της ομάδας, όπως προθεσμίες ή ημερομηνίες κυκλοφορίας προϊόντων που δεν σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία προβολής ημερολογίου από λίστα.

Εργασίες Παρακολουθήστε πληροφορίες σχετικά με έργα και άλλες εκκρεμείς εργασίες για την ομάδα σας. Μπορείτε να αναθέσετε εργασίες σε άτομα, καθώς και να παρακολουθείτε την κατάσταση και το ποσοστό ολοκλήρωσης καθώς η εργασία οδεύει προς την ολοκλήρωσή της. Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή διαχείρισης εργασιών συμβατό με τις τεχνολογίες της Microsoft, μπορείτε να προβάλετε και να ενημερώνετε τις εργασίες σας από την τοποθεσία σας στο άλλο πρόγραμμά σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα εργασιών για τη διαδικασία προϋπολογισμού του οργανισμού σας και, στη συνέχεια, να την προβάλετε και να την ενημερώσετε στο Outlook μαζί με τις άλλες εργασίες σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία λίστας.

Εργασίες έργου Αποθηκεύστε πληροφορίες εργασιών με μια προβολή Gantt και γραμμές προόδου. Μπορείτε να παρακολουθείτε την κατάσταση και το ποσοστό ολοκλήρωσης καθώς η εργασία οδεύει προς την ολοκλήρωσή της. Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή διαχείρισης εργασιών που είναι συμβατό με τεχνολογίες της Microsoft, μπορείτε να προβάλετε και να ενημερώσετε τις εργασίες του έργου σας από την τοποθεσία σας στο άλλο πρόγραμμά σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα εργασιών έργου στην τοποθεσία σας για να προσδιορίσετε και να αναθέσετε την εργασία για τη δημιουργία ενός εκπαιδευτικού εγχειριδίου και, στη συνέχεια, μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο της εταιρείας σας από το Project. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία λίστας.

Παρακολούθηση ζητημάτων Αποθηκεύστε πληροφορίες για συγκεκριμένα ζητήματα, όπως ζητήματα υποστήριξης, και παρακολουθήστε την πρόοδό τους. Μπορείτε να αναθέσετε ζητήματα, να τα κατηγοριοποιήσετε και να συσχετίσετε θέματα μεταξύ τους. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα παρακολούθησης θεμάτων για τη διαχείριση προβλημάτων και λύσεων εξυπηρέτησης πελατών. Μπορείτε επίσης να σχολιάζετε θέματα κάθε φορά που τα επεξεργάζεστε, δημιουργώντας ένα ιστορικό σχολίων χωρίς να αλλάζετε την αρχική περιγραφή του ζητήματος. Για παράδειγμα, ένας αντιπρόσωπος της εξυπηρέτησης πελατών μπορεί να καταγράψει κάθε βήμα που γίνεται για την επίλυση ενός προβλήματος και τα αποτελέσματα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια λίστα παρακολούθησης θεμάτων με μια ροή εργασίας τριών φάσεων για να βοηθήσετε τον οργανισμό σας στη διαχείριση του προβλήματος ή της παρακολούθησης έργου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία λίστας.

Έρευνα Συλλέξτε και συγκεντρώστε σχόλια, όπως μια έρευνα ικανοποίησης εργαζομένων ή ένα κουίζ. Μπορείτε να σχεδιάσετε τις ερωτήσεις και τις απαντήσεις σας με πολλούς διαφορετικούς τρόπους και να δείτε μια επισκόπηση των σχολίων σας. Εάν έχετε εγκαταστήσει ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων ή βάσεων δεδομένων που είναι συμβατό με τις τεχνολογίες της Microsoft, μπορείτε να εξαγάγετε τα αποτελέσματά σας για περαιτέρω ανάλυσή τους. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία έρευνας.

Προσαρμοσμένο Ξεκινήστε μια λίστα από την αρχή. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα που βασίζεται σε ένα υπολογιστικό φύλλο, εάν έχετε ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων που είναι συμβατό με τις τεχνολογίες της Microsoft. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε μια λίστα από το Excel που δημιουργήσατε για την αποθήκευση και διαχείριση συμβάσεων με προμηθευτές. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία λίστας βάσει υπολογιστικού φύλλου.

Εξωτερικές λίστες Εργαστείτε με δεδομένα που είναι αποθηκευμένα εκτός λίστας, αλλά μπορείτε να διαβάσετε και να γράψετε στο Microsoft 365. Η προέλευση δεδομένων για μια εξωτερική λίστα ονομάζεται τύπος εξωτερικού περιεχομένου. Σε αντίθεση με μια εγγενή λίστα του Microsoft 365, μια εξωτερική λίστα χρησιμοποιεί Υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων για την πρόσβαση σε δεδομένα απευθείας από ένα εξωτερικό σύστημα (όπως SAP, Siebel και Microsoft SQL Server), είτε το σύστημα αυτό είναι βάση δεδομένων, υπηρεσία Web ή επιχειρησιακό σύστημα.

Προσαρμοσμένη λίστα στην προβολή φύλλου δεδομένων Δημιουργήστε μια κενή λίστα παρόμοια με μια προσαρμοσμένη λίστα, αλλά για να εμφανίσετε τη λίστα από προεπιλογή σε προβολή φύλλου δεδομένων. Η προβολή φύλλου δεδομένων παρέχει ένα πλέγμα δεδομένων για την προβολή και την επεξεργασία δεδομένων ως γραμμών και στηλών. Μπορείτε να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε γραμμές και στήλες, να εφαρμόσετε φίλτρα και σειρές ταξινόμησης, να εμφανίσετε υπολογιζόμενες τιμές και σύνολα και να επεξεργαστείτε με ευκολία δεδομένα σε κελιά πλέγματος. Η προβολή φύλλου δεδομένων απαιτεί την εγκατάσταση του Office σε υπολογιστή-πελάτη 32 bit και σε πρόγραμμα περιήγησης που υποστηρίζει στοιχεία ελέγχου ActiveX.

Λίστα καταστάσεων Εμφάνιση και παρακολούθηση των στόχων του έργου σας. Η λίστα περιλαμβάνει ένα σύνολο έγχρωμων εικονιδίων για να υποδείξετε το βαθμό στον οποίο επιτυγχάνονται οι στόχοι.

Κυκλοφορίες Στείλτε πληροφορίες, όπως σφραγίδες επιβεβαίωσης, στα μέλη της ομάδας σας.

Λίστα λεξικών Microsoft IME Χρήση δεδομένων στη λίστα ως λεξικό Microsoft IME. Μπορείτε να μετατρέψετε τα στοιχεία της στήλης ανάγνωσης σε εμφάνιση χρησιμοποιώντας το Microsoft IME και να προβάλετε το περιεχόμενο στο Σχόλιο στο παράθυρο Σχόλιο IME. Τα δεδομένα μπορούν να συνδεθούν με μια συγκεκριμένη διεύθυνση URL.

Λίστα περιεχομένου PerformancePoint Αποθηκεύστε στοιχεία πίνακα εργαλείων, όπως πίνακες στοχοθεσίας, αναφορές, φίλτρα, σελίδες πίνακα εργαλείων και άλλα στοιχεία πίνακα εργαλείων, που μπορείτε να δημιουργήσετε χρησιμοποιώντας το PerformancePoint Designer.

Γλώσσες και μεταφραστές Χρησιμοποιήστε τη με μια ροή εργασίας "Διαχείριση μεταφράσεων" σε μια Βιβλιοθήκη διαχείρισης μεταφράσεων. Η ροή εργασίας χρησιμοποιεί τη λίστα για την ανάθεση εργασιών μετάφρασης στον μεταφραστή που καθορίζεται στη λίστα για κάθε γλώσσα. Μπορείτε να δημιουργήσετε αυτήν τη λίστα με μη αυτόματο τρόπο ή μπορείτε να επιλέξετε να δημιουργείται αυτόματα αυτή η λίστα όταν προσθέτετε μια ροή εργασίας "Διαχείριση μεταφράσεων" σε μια βιβλιοθήκη διαχείρισης μεταφράσεων.

Λίστα KPI Παρακολουθήστε βασικούς δείκτες απόδοσης (KPI) για να αξιολογήσετε γρήγορα την πρόοδο που έχει σημειωθεί έναντι μετρήσιμων στόχων. Μπορείτε να ρυθμίσετε λίστες KPI για την παρακολούθηση των επιδόσεων χρησιμοποιώντας μία από τις τέσσερις προελεύσεις δεδομένων: δεδομένα που έχουν εισαχθεί με μη αυτόματο τρόπο, δεδομένα σε μια λίστα του Microsoft 365, δεδομένα από βιβλία εργασίας του Excel ή δεδομένα από τις Υπηρεσίες ανάλυσης, ένα στοιχείο του Microsoft SQL Server. Αφού δημιουργηθεί η λίστα KPI, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για να εμφανίσετε την κατάσταση του δείκτη σε μια σελίδα πίνακα εργαλείων.

Εισαγωγή υπολογιστικού φύλλου Χρησιμοποιήστε στήλες και δεδομένα από ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο. Για την εισαγωγή ενός υπολογιστικού φύλλου απαιτείται το Microsoft Excel ή κάποιο άλλο συμβατό πρόγραμμα.

Προσθήκη λίστας στη σελίδα σας

Για να προσθέσετε μια λίστα σε μια σελίδα σύγχρονης εμπειρίας του SharePoint:

1. Εάν η σελίδα δεν βρίσκεται ήδη σε λειτουργία επεξεργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας.

2. Μετακινήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω ή κάτω από ένα υπάρχον τμήμα Web και θα δείτε μια γραμμή με ένα + σε κύκλο, όπως αυτό:

   

3. Κάντε κλικ στο + και θα δείτε μια λίστα με τμήματα Web τα οποία μπορείτε να επιλέξετε. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα "Έγγραφα, λίστες και βιβλιοθήκες ".

4. Επιλέξτε Λίστα.
   Εμφανίζονται τα ονόματα όλων των διαθέσιμων λιστών.

5. Επιλέξτε τη λίστα που θέλετε να εισαγάγετε στη σελίδα σας.

6. Εάν είστε ικανοποιημένοι με την επιλογή σας, επιλέξτε Αποθήκευση ως πρόχειρου κοντά επάνω αριστερά. Στη συνέχεια, για να καταστήσετε την ενημερωμένη σελίδα διαθέσιμη σε άλλους, επιλέξτε Δημοσίευση κοντά στην επάνω δεξιά γωνία.

Για να προσθέσετε μια λίστα σε μια σελίδα κλασικής εμπειρίας του SharePoint:

1. Στις Τοποθεσίες, κάντε κλικ στην επιλογή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Περιεχόμενα τοποθεσίας.

2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Προσθήκη εφαρμογής .

   

3. Κάντε κύλιση και κάντε κλικ στην εφαρμογή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Ενδέχεται να υπάρχουν περισσότερες από μία σελίδες.

4. Δώστε στην εφαρμογή ένα μοναδικό όνομα, ώστε να μπορείτε να το ανακαλέσετε αργότερα για μια σελίδα και κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία".

5. Όταν επιστρέψετε στην οθόνη "Περιεχόμενα τοποθεσίας", μπορείτε να κάνετε τρεις ενέργειες:

   • Κλείστε το παράθυρο και επιστρέψτε στη σελίδα. Προσθέστε τη νέα εφαρμογή στη σελίδα σας χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα Εισαγωγή τμημάτων Web.
   • Κάντε κλικ στην εφαρμογή και αρχίστε να εισάγετε δεδομένα.
   • Κάντε κλικ στα αποσιωπητικά (...) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις. Μπορείτε να προσθέσετε στήλες, να αλλάξετε ονόματα και να εκτελέσετε άλλες εργασίες εδώ.

Οργάνωση λιστών σε μια τοποθεσία

Παρόλο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες των λιστών με διάφορους τρόπους, ο τρόπος με τον οποίο τις χρησιμοποιείτε εξαρτάται από το μέγεθος και τον αριθμό των λιστών που έχετε και από τις ανάγκες της εταιρείας σας.

Αποθήκευση πολλών στοιχείων σε μία λίστα

Μπορεί να θέλετε μια μεγάλη λίστα να εξυπηρετεί ποικίλες ανάγκες. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε μεγάλο αριθμό τεχνικών θεμάτων για παρακολούθηση σε ολόκληρη την εταιρεία σας, με ζητήματα που ισχύουν για πολλά έργα και ομάδες.

Χρησιμοποιήστε μία λίστα όταν:

• Η ομάδα σας πρέπει να βλέπει συνοπτικές πληροφορίες σχετικά με τα στοιχεία λίστας ή διαφορετικές προβολές του ίδιου συνόλου στοιχείων. Για παράδειγμα, ένας διευθυντής μπορεί να θέλει να δει την πρόοδο για όλα τα τεχνικά θέματα για έναν οργανισμό ή να δει όλα τα ζητήματα που κατατέθηκαν κατά την ίδια χρονική περίοδο.
• People θέλετε να αναζητήσετε τα ζητήματα στην ίδια θέση σε μια τοποθεσία.
• Θέλετε να εφαρμόσετε τις ίδιες ρυθμίσεις στα στοιχεία της λίστας, όπως την παρακολούθηση εκδόσεων ή την απαίτηση έγκρισης.
• Οι ομάδες που εργάζονται στη λίστα έχουν παρόμοια χαρακτηριστικά, όπως τα ίδια επίπεδα δικαιωμάτων. Μοναδικό δικαίωμα μπορεί να εφαρμοστεί σε συγκεκριμένα στοιχεία λίστας, αλλά εάν τα επίπεδα δικαιωμάτων διαφέρουν πολύ, εξετάστε το ενδεχόμενο χρήσης πολλών λιστών.
• Θέλετε να αναλύσετε πληροφορίες σχετικά με τη λίστα ή να λαμβάνετε ενοποιημένες ενημερώσεις για τη λίστα. Μπορείτε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις όταν αλλάζουν τα στοιχεία της λίστας ή να βλέπετε τις αλλαγές σε μια λίστα χρησιμοποιώντας τεχνολογία RSS. Οι τροφοδοσίες RSS επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας εργασίας σας να βλέπουν μια ενοποιημένη λίστα των πληροφοριών που έχουν αλλάξει.

Δημιουργία πολλών λιστών

Μπορεί να θέλετε πολλές λίστες, όταν υπάρχουν σαφείς διαφορές μεταξύ των στοιχείων που θέλετε να διαχειριστείτε ή μεταξύ των ομάδων ατόμων που εργάζονται με αυτά.

Χρησιμοποιήστε πολλές λίστες όταν:

• Δεν περιμένετε από τους χρήστες να χρειάζονται συνόψεις των στοιχείων μαζί.
• Οι ομάδες των ατόμων που εργάζονται με τις πληροφορίες είναι ξεχωριστές και έχουν διαφορετικά επίπεδα δικαιωμάτων.
• Πρέπει να εφαρμόσετε διαφορετικές ρυθμίσεις, όπως διαχείριση εκδόσεων ή έγκριση, σε πολλά σύνολα στοιχείων.
• Δεν χρειάζεται να αναλύσετε τα στοιχεία μαζί ή να λαμβάνετε ενοποιημένες ενημερώσεις σχετικά με τη λίστα.

Οργάνωση στοιχείων σε μια λίστα

Ακολουθούν ορισμένοι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να οργανώσετε λίστες και στοιχεία λίστας:

Προσθήκη στηλών Για να βοηθήσετε την ομάδα σας να εντοπίσει τα στοιχεία που είναι πιο σημαντικά, μπορείτε να προσθέσετε στήλες στη λίστα σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε τη στήλη "Έργο" σε μια λίστα για να βοηθήσετε τα άτομα που εργάζονται σε συγκεκριμένα έργα να προβάλλουν και να εργάζονται με τα στοιχεία τους ευκολότερα. Μπορεί επίσης να θέλετε να προσθέσετε περισσότερες στήλες εάν θέλετε να συλλέξετε πρόσθετες πληροφορίες για κάθε στοιχείο λίστας, όπως το όνομα του τμήματος ή το όνομα ενός υπαλλήλου.

Εάν έχετε πολλά στοιχεία σε μια λίστα, εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε ευρετήριο για συγκεκριμένες στήλες ώστε να βελτιώσετε την απόδοση κατά την προβολή πολλών στοιχείων ή την εναλλαγή προβολών. Αυτή η δυνατότητα δεν αλλάζει τον τρόπο οργάνωσης των στοιχείων, αλλά μπορεί να δώσει τη δυνατότητα στις εταιρείες να αποθηκεύουν ευκολότερα μεγάλο αριθμό στοιχείων σε μια λίστα. Ωστόσο, η δημιουργία ευρετηρίου μπορεί να καταλαμβάνει περισσότερο χώρο στη βάση δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία, αλλαγή ή διαγραφή προβολής λίστας ή βιβλιοθήκης.

Δημιουργία προβολών Χρησιμοποιήστε τις προβολές όταν τα άτομα της ομάδας σας χρειάζεται συχνά να βλέπουν δεδομένα με συγκεκριμένο τρόπο. Οι προβολές χρησιμοποιούν στήλες για την ταξινόμηση, ομαδοποίηση, φιλτράρισμα και εμφάνιση των δεδομένων. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε πόσα στοιχεία θα εμφανίζονται ταυτόχρονα σε κάθε προβολή. Για παράδειγμα, οι χρήστες μπορούν να περιηγηθούν σε μια λίστα σε σύνολα των 25 ή 100 στοιχείων λίστας ανά σελίδα, ανάλογα με τις προτιμήσεις τους και την ταχύτητα της σύνδεσής τους.

Οι προβολές σάς παρέχουν την ευελιξία να αποθηκεύσετε μεγάλο αριθμό στοιχείων σε μια λίστα, αλλά μπορείτε να δείτε μόνο τα υποσύνολα που θέλετε σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή, όπως μόνο τα θέματα που δημοσιεύτηκαν φέτος ή μόνο τα τρέχοντα συμβάντα σε ένα ημερολόγιο. Μπορείτε να δημιουργήσετε προσωπικές προβολές που είναι διαθέσιμες μόνο σε εσάς και, εάν έχετε δικαιώματα τροποποίησης μιας λίστας, μπορείτε να δημιουργήσετε δημόσιες προβολές που είναι διαθέσιμες σε όλους. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία, αλλαγή ή διαγραφή προβολής λίστας ή βιβλιοθήκης.

Δημιουργία φακέλων Προσθέστε φακέλους στους περισσότερους τύπους λίστας, εάν ο κάτοχος της λίστας σας έχει επιτρέψει τη δημιουργία φακέλων. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν τα στοιχεία της λίστας σας μπορούν να διαιρεθούν με συγκεκριμένο τρόπο, όπως ανά έργο ή ανά ομάδα. Οι φάκελοι βοηθούν τους χρήστες να σαρώνουν και να διαχειρίζονται πιο εύκολα τα στοιχεία της λίστας. Οι τεχνολογίες της Microsoft παρέχουν μια προβολή δέντρου που επιτρέπει στους χρήστες να περιηγούνται στις τοποθεσίες και τους φακέλους τους παρόμοια όπως εργάζονται με τους φακέλους στον σκληρό τους δίσκο. Για παράδειγμα, κάθε τμήμα μπορεί να έχει το δικό του φάκελο. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία φακέλου σε λίστα.