ב- Outlook הקלאסי, יש לך אפשרות:
אחסון פריטים | בארכיוןאחסון פריטים בארכיון באמצעות לוח המקשים | הפיכת אחסון בארכיון ללא זמין באמצעות מקש | Backspaceאיתור תיקיית | ארכיוןארכיון | מקווןארכיון לעומת ארכיון | מקווןשאלות נפוצות
אחסון פריטים בארכיון ב- Outlook הקלאסי
בחר הודעה אחת או יותר בתיבת הדואר הנכנס או בכל תיקיה אחרת שברצונך לאחסן בארכיון.
בקבוצה מחק, בחר אחסן בארכיון. באפשרותך גם להשתמש במקש Backspace כדי לאחסן הודעה אחת או יותר בארכיון באופן מיידי.
עצה
עבור חשבונות Microsoft 365, Exchange, Exchange Online ו Outlook.com, תיקיית הארכיון שלך כבר קיימת, גם אם מעולם לא השתמשת בתכונה זו בעבר. תוכל למצוא אותה ברשימת התיקיות של Outlook. אם אינך רואה את התיקייה ואתה משתמש ב- Outlook 2016 או ב- Outlook עבור Microsoft 365, עבור אל קובץ>חשבון> Officeאפשרויות> עדכוןעדכן כעת.
ההודעות שלך יועברו אל התיקיה 'ארכיון'. אם אחסנת הודעה בארכיון בטעות, עבור אל התיקיה 'ארכיון' והעבר את ההודעה בחזרה לתיבת הדואר הנכנס.
הערה
לחצן 'אחסן בארכיון ' גלוי רק ב- Outlook 2016, Outlook 2019 ו- Outlook עבור Microsoft 365. גירסאות קודמות של Outlook אינן כוללות את לחצן 'אחסן בארכיון ' ברצועת הכלים.
אחסון הודעות בארכיון באמצעות לוח המקשים ב- Outlook הקלאסי
באפשרותך לאחסן הודעה אחת או יותר בארכיון באמצעות הקשה על המקש Backspace. אם תקיש על המקש מחק, ההודעות יעברו אל התיקיה פריטים שנמחקו. לא ניתן לשנות את ההתנהגות של המקש Backspace.
הערה
אם יש לך הודעה הפתוחה בחלון משלה ולא בחלונית הקריאה, מקש Backspace לא יאחסן את ההודעה בארכיון. עליך לסגור את ההודעה ולהציג אותה בחלונית הקריאה כדי שמקש Backspace יאחסן את ההודעה בארכיון. כאשר ההודעה פתוחה בחלון חדש, הדרך היחידה לאחסן אותה בארכיון היא ללחוץ על לחצן ' אחסן בארכיון ' ברצועת הכלים.
כיצד ניתן לבטל את האחסון בארכיון על-ידי מקש Backspace ב-Outlook עבור Microsoft 365?
כדי למנוע ממקש Backspace להעביר פריטים לתיקיית הארכיון, באפשרותך להוסיף את ערכי הרישום הבאים כדי להשבית פונקציונליות זו.
חשוב
את השלבים שבסעיף זה יש לבצע בקפידה. אם תבצע שינויים לא נכונים ברישום, הדבר עלול להוביל לבעיות חמורות. לפני שתבצע שינויים,גבה את הרישום לצורך שחזור במקרה שיתרחשו בעיות.
נתיב הרישום של המדיניות הקבוצתית:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
שם: DisableOneClickArchive
סוג: DWORD
ערך: 1
נתיב הרישום של כלי ההתאמה האישית של office (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
שם: DisableOneClickArchive
סוג: DWORD
ערך: 1
הערה
תיקון זה אינו חל על גירסאות קבועות של Outlook.
כיצד ניתן למצוא את תיקיית הארכיון ?
התיקיה ארכיון נמצאת ברשימת התיקיות. כדי להציג את רשימת התיקיות, בחר 'הצג>חלונית > תיקיות רגילה'.
כיצד מבצעים חיפוש בתיקיה 'ארכיון'?
כברירת מחדל, כשאתה מחפש פריטי Outlook באמצעות תכונת החיפוש בחלק העליון של רשימת התיקיות, Outlook הקלאסי מבצע חיפוש בכל תיבת הדואר.
אם ברצונך שהחיפוש יתבצע בתיקיה 'ארכיון' בלבד, עליך לבחור תחילה את התיקיה 'ארכיון' ברשימת התיקיות. כעת, תיבת החיפוש תבצע את החיפוש רק בתיקיה 'ארכיון'.
איך זה שונה מ'ארכיון מקוון'?
'ארכיון מקוון' היא תכונה עבור לקוחות Microsoft 365 Enterprise בעלי תיבות דואר גדולות במיוחד. לקוחות אלה יכולים להשתמש בארכיון מקוון כדי להימנע ממחיקת דואר ישן. הארכיון המקוון של המשתמש משמש כחשבון נוסף ב- Outlook, עם מבנה תיקיות משלו. לכן הוא אינו נכלל בחיפושים שמתבצעים מתיבת הדואר הנכנס.
אם 'ארכיון מקוון' זמין, מנהלי מערכת ומשתמשים יכולים להגדיר את תיבת הדואר שלהם כדי להעביר באופן אוטומטי הודעות ישנות לארכיון המקוון באמצעות מדיניות ארכיון.
מתי להשתמש ב'אחסן בארכיון' ומתי ב'ארכיון מקוון'?
אנו ממליצים להשתמש בתכונה 'אחסן בארכיון' כדי לנקות מתיבת הדואר הנכנס הודעות שכבר השבת להן או פעלת בהתאם להן. חשוב על התכונה 'אחסן בארכיון' כעל תיקיית קבצים. באפשרותך לאחסן פריטים בתיקיה 'ארכיון' ועדיין לגשת אליהם בקלות. באפשרותך גם למחוק הודעות או להעביר אותן לתיקיות ספציפיות, בהתאם להעדפתך.
עבור משתמשים בעלי תיבות דואר גדולות בארגון Office 365 Enterprise, אנו ממליצים למנהלי המערכת להגדיר מדיניות ארכיון שמעבירה פריטים ל'ארכיון מקוון' לאחר שנה או לאחר פרק זמן קצר יותר, אם המשתמשים מתקרבים למיכסת תיבת הדואר שלהם מהר יותר. פעולה זו מבטיחה שהמשתמשים לא יצטרכו למחוק דואר ישן כדי לפנות מקום לדואר חדש. ניתן להעביר דואר שגילו עולה על הזמן שצוין הן מהתיקיה 'תיבת דואר נכנס' והן מתיקיית הארכיון המקומית.
שאלות נפוצות לגבי אחסון בארכיון
האם אני יכול לשנות את המיקום בו מאוחסנים הפריטים שלי בארכיון?
אם אתה משתמש בחשבון Microsoft 365, Exchange, Exchange Online או Outlook.com, לא ניתן לשנות את המיקום שאליו מועברים הפריטים המאוחסנים בארכיון. התיקיה 'ארכיון' היא אחת מתיקיות המערכת בברירת מחדל של Outlook הקלאסי ולא ניתן לשנות את שמה, להעביר או למחוק אותה. אם אתה משתמש בחשבון POP או IMAP, כגון Gmail, Yahoo או iCloud, ניתן לשנות את מיקום התיקיה 'ארכיון' על-ידי בחירת'>כלי הגדרות> תיבת דואר של קבצים>'הגדרת תיקיית ארכיון.
מדוע השם של התכונה החדשה 'אחסן בארכיון' דומה ל'ארכיון מקוון'?
'אחסן בארכיון' היא תכונה מובנת היטב שכבר זמינה ב- Outlook Mobile, Outlook Web App ו- Outlook.com, ואף בספקי דואר אלקטרוני אחרים, כגון Gmail. מאחר שזהו שם מוכר, ומאחר ש'ארכיון מקוון' הוא תכונה קיימת, החלטנו לשמור על שמות דומים.
מה לגבי 'ארכיון אוטומטי'?
'ארכיון אוטומטי' היא תכונה ישנה יותר של Outlook, שמאפשרת העברה אוטומטית של הודעות דואר ישנות לקובץ .pst פירוש הדבר שהודעות הדואר מוסרות מהשרת, וקשה יותר לאתר אותן באמצעות חיפוש. אם הכונן הקשיח המכיל את הקובץ AutoArchive.pst יוצא מכלל שימוש, הודעות אלה יאבדו. התכונה 'ארכיון מקוון' היא החלופה ברמה ארגונית ל'ארכיון אוטומטי'.
תוכל עדיין להשתמש ב'ארכיון אוטומטי' אם אין לך ארכיון מקוון ואם מחלקת ה-IT שלך לא הפכה את הפונקציונליות ללא זמינה. לקבלת מידע נוסף אודות ארכיון אוטומטי ב- Outlook 2016, ראה אחסון פריטים ישנים בארכיון באופן ידני ב- Outlook עבור Windows הקלאסי.
אני מנהל מערכת של Office 365 Enterprise. האם יש לי אפשרות להפוך את התכונה 'אחסן בארכיון' ללא זמינה באמצעות מדיניות קבוצתית?
התכונה 'אחסן בארכיון' זמינה בהיקף נרחב ב- Outlook עבור Windows, Outlook Mobile, Outlook באינטרנט ו- Outlook.com. לא ניתן להפוך את התכונה 'אחסן בארכיון' ללא זמינה באמצעות מדיניות קבוצתית.
מאמרים קשורים
אחסון פריטים ישנים בארכיון באופן ידני ב- Outlook עבור Windows
יצירת תיקיית משנה
'אחסן בארכיון' בסרגל הכלים.