בין אם אתה שולח או מקבל הודעות דואר אלקטרוני חשובות או רגישות במיוחד, ייתכן שתרצה להחיל הגנה נוספת לפני, במהלך או אחרי שליחת הדואר האלקטרוני. בהתאם לסוג האבטחה הנדרש, מישהו ששולח הודעת דואר אלקטרוני מ- Outlook יכול להצפין את ההודעה, להוסיף חתימה דיגיטלית, להחיל תווית רגישות או להגן על אופן הטיפול בדואר אלקטרוני ובקבצים המצורפים שלו לאחר קבלתה.
אפשרויות אבטחה
אפשרויות האבטחה הזמינות עבורך תלויות בסוג החשבון שבו אתה משתמש ואם לחשבון זה יש מנוי Microsoft 365. לדוגמה, אם אתה משתמש בחשבון Microsoft אישי עם Microsoft 365, לא יהיו לך אפשרויות רבות כמו למישהו שמשתמש בחשבון בעבודה או בבית ספר. הסיבה לכך היא שמנהלי IT מגדירים לעתים קרובות מדיניות הצפנה עבור כל המשתמשים בארגון שלהם, והם זקוקים לתכונות אבטחה שונות כדי לסייע בשמירה על תאימות. בדרך כלל, ככל שהמידע רגיש יותר, כך ניתן וצריך להחיל יותר מדיניות אבטחה, כך שאם אתה משתמש בחשבון בעבודה או בבית ספר, בדוק עם הארגון שלך לגבי שאלות ספציפיות לטיפול במידע.
הטבלה הבאה מפרטת אילו תכונות זמינות בהתבסס על החשבון שלך ואם יש לך מינוי Microsoft 365 שעומד בדרישות.
| תכונה | חשבון בעבודה או בבית ספר (עם Microsoft 365) | חשבון Microsoft (עם Microsoft 365) | חשבון Microsoft (ללא Microsoft 365) |
|---|---|---|---|
| הגדר הצפנה | כן | כן | לא |
| שליחת הודעות עם חתימה דיגיטלית לאימות השולח | כן | לא | לא |
| הגנה על הודעות באמצעות ניהול זכויות מידע (IRM) | כן | לא | לא |
| החלת תוויות רגישות על הודעות דואר אלקטרוני | כן | לא | לא |
| פתיחת הודעות מוצפנות או מוגנות שנשלחות מאחרים | כן | כן | כן |
הערה
כדי להשתמש בהצפנה, החשבון שלך חייב לכלול מינוי Microsoft 365 מתאים. השוואה בין כל תוכניות Microsoft 365.
בוא נעבור על כמה דרכים שונות להגן על הודעות דואר אלקטרוני ב- Outlook
- השתמש בהצפנה כדי למנוע גישה לא מורשית לדואר אלקטרוני
- שליחת הודעות עם חתימה דיגיטלית לאימות זהות השולח
- הגנה על הודעות באמצעות ניהול זכויות מידע (IRM)
- החלת תוויות רגישות על הודעות הדואר האלקטרוני שלך ב- Outlook
- פתיחת הודעות דואר אלקטרוני מוצפנות או מוגנות שנשלחות מ- Outlook
השתמש בהצפנה כדי למנוע גישה לא מורשית לדואר אלקטרוני
הצפנת הודעת דואר אלקטרוני פירושה שהיא מומרת מטקסט רגיל קריא לטקסט מוצפן מעורבל. רק הנמען המיועד יכול לפענח את ההודעה לקריאה. כל נמען שאין לו מפתח מתאים רואה טקסט שאינו ניתן לפענוח.
בהתאם לארגון או לחשבון שלך, Outlook עשוי לאפשר לך להצפין את ההודעה באמצעות S/MIME או הצפנת הודעות ב- Microsoft Purview. בכל פעם שההודעה שלך כוללת חתימה דיגיטלית או הגנת IRM, כגון 'אל תעביר לנמענים ' או ' אל תדפיס', היא מוצפנת באופן אוטומטי.
לקבלת מידע נוסף, ראה:
- הגדרת Outlook לשימוש בהצפנה ובחתימות דיגיטליות
- שליחת הודעות דואר אלקטרוני מוצפנות ב- Outlook
- למד אודות הודעות מוצפנות ב- Outlook.com
הערה
כדי להשתמש בהצפנה, החשבון שלך חייב לכלול מינוי Microsoft 365 מתאים.
שליחת הודעות עם חתימה דיגיטלית (S/MIME) לאימות זהות השולח
השתמש בחתימה דיגיטלית כאשר ברצונך לשלוח הודעה מאומתת המודיעה לנמען כי ההודעה לא טופלה שלא כדין. הוספת חתימה דיגיטלית מצפינה באופן אוטומטי את הדואר האלקטרוני לפני שליחתו. People מקבלים מזהים דיגיטליים מרשויות אישורים המאמתות באופן עצמאי את זהות השולח.
בעת קבלת הודעה המכילה חתימה דיגיטלית, אתה יכול לתת אמון בכך שהשולח הוא מי שהוא טוען שהוא. אם ברצונך להוסיף חתימה דיגיטלית להודעת דואר אלקטרוני, עליך להתקין מזהה דיגיטלי (אישור), אשר מאומת על-ידי ספק חיצוני.
לקבלת מידע נוסף, ראה:
- אבטחת הודעות באמצעות חתימה דיגיטלית ב- Outlook
- אימות החתימה הדיגיטלית בהודעת דואר אלקטרוני חתומה
- איתור שירותים של חתימות דיגיטליות או מזהים דיגיטליים
הערה
כדי להשתמש בהצפנה, החשבון שלך חייב לכלול מינוי Microsoft 365 מתאים.
הגנה על הודעות באמצעות ניהול זכויות מידע (IRM)
באפשרותך להגביל הרשאה לתוכן בהודעות דואר אלקטרוני ב- Outlook באמצעות ניהול הרשאות מידע (IRM), בדיוק כפי שבאפשרותך להגביל הרשאה לקבצי Microsoft 356 או Microsoft Office אחרים.
לדוגמה, אתה שולח הודעת דואר אלקטרוני עם הקובץ המצורף שלה עם תווית של "אין להעביר". משמעות הדבר היא שלארגון שלך יש מדיניות IRM הבודקת את הרשיון של הנמען המיועד כך שרק הוא יוכל לפתוח את הקובץ והוא לא יוכל להעביר אותו. הודעת הדואר האלקטרוני תהיה בלתי ניתנת לפענוח עבור כל האחרים.
לקבלת מידע נוסף, ראה:
הערה
כדי להשתמש בניהול זכויות מידע, החשבון שלך חייב לכלול מינוי Microsoft 365 מתאים.
החלת תוויות רגישות על הודעות הדואר האלקטרוני שלך ב- Outlook
תוויות רגישות בהודעות הדואר האלקטרוני שלך עוזרות לנמענים לדעת מה כוונותיך בעת שליחת הודעה. באפשרותך להחיל תוויות רגישות עבור קבצים או הודעות דואר אלקטרוני כדי להשאיר אותן תואמות למדיניות הגנת המידע של הארגון שלך. הארגון שלך מגדיר תוויות אלה ואת משמעותן. הם יכולים לכלול סיווגים כגון 'כללי', 'לא עסקי', 'ציבורי', 'פרטי' או 'סודי'. הן זמינות רק לאנשים בעלי חשבון בעבודה או בבית ספר ובעלי מינוי Microsoft 365 שעומד בדרישות.
זכור, תוויות רגישות אינן מונעות מהנמענים לבצע פעולות בהודעה. כדי להגביל את הפעולות שהנמענים יכולים לבצע בהודעות שאתה שולח, מומלץ להחיל הצפנה או להגן על ההודעה באמצעות IRM.
לקבלת מידע נוסף, ראה:
הערה
כדי להשתמש בתוויות רגישות, החשבון שלך חייב לכלול מינוי Microsoft 365 מתאים.
פתיחת הודעות דואר אלקטרוני מוצפנות או מוגנות שנשלחות מ- Outlook
כאשר מישהו שולח דואר אלקטרוני מ- Outlook הכולל הצפנה או הגנה נוספת, הנמענים אמורים להיות מסוגלים לפתוח אותו מ- Outlook או מלקוח דואר אלקטרוני אחר.
הודעות הכוללות את מדיניות ההצפנה בלבד ניתנות לקריאה ישירות ברוב הגירסאות של Outlook. אם הנמענים משתמשים בשירות דואר אחר, הם יראו הודעה עם קישור להצגת ההודעה בפורטל הצפנת הודעות ב- Microsoft Purview.
לקבלת מידע נוסף, ראה:
הערה
אם אתה מנהל מערכת, ראה הגדרת יכולות חדשות של הצפנת הודעות של Microsoft 365 המבוססות על Azure Information Protection.