Savjeti za stvaranje velikih sastanaka i događaja u aplikaciji Microsoft Teams

Sjajni virtualni sastanci i događaji ne događaju se samo tako jer ih je potrebno unaprijed planirati i pripremati da bi se doprlo do najboljeg mogućeg iskustva. Od provjere opreme do vježbanja prijelaza, malo pripreme može spriječiti tehničke probleme i zadržati događaj radi glatko.

Ovo su neki od naših najboljih savjeta za planiranje i stvaranje visokokvalitetnih sastanaka, gradnih dvorana i webinara u aplikaciji Microsoft Teams.

Početak rada

Preuzmite Microsoft Teams za stolna računala za najpouzdanije iskustvo sastanka i događaja. Uživajte u potpunom pristupu značajkama i vrhunskim performansama. Ažurirajte Teams za najnovije sigurnosne značajke i ispravke programskih pogrešaka.

Planiranje produkcije događaja

Prije početka događaja uspostavite uloge i odgovornosti, uvježbajte prezentacije i postavite potrebne komunikacije za korištenje tijekom događaja. Da biste bez poteškoća postavili, slijedite korake u nastavku.

Uvijek imate više osoba u grupi događaja. Dodjela uloga i odgovornosti – razgovarajte o tome tko je odgovoran za svaki korak operacije, od proizvođača i izlagača do moderatora Q&A
Planirajte komunikaciju grupe događaja. Komunikacija u stvarnom vremenu ključna je za velike sastanke i događaje. Grupni razgovor događaja (dostupan za organizatora, producente i izlagače) odličan je način da ostanete u kontaktu.
Vježbaj, vježbaj. Prođite kroz događaj da biste provjerili prezentacije, vježbali prijelaze te testirajte postavke zvuka i videozapisa. Pogledajte uživo iskustvo sudionika da biste sudionicima omogućili odlično iskustvo.

Savjeti: Za hibridne događaje:

Unaprijed provedite anketu o web-mjestu. Provjerite valjanost AV infrastrukture sobe, integracije aplikacije Teams i fizičkog rasporeda sobe.
Testirajte i provjerite funkcionira li sva oprema u prostoriji (MTR konzola, mikrofoni, kamere, zvučnici, zasloni, upravljačke ploče).
Dokumentujte protok signala prostorije (zvuk, videozapis, mreža) i utvrdite sva ograničenja ili quirks.
Ažurirajte opremu i softver na svim hardverima certificiranim za Teams i osigurajte kompatibilnost s najnovijom verzijom aplikacije Teams.
Provjerite postoji li ožičena Ethernet veza dostupna za sve uređaje koji se koriste u produkciji (Teams PC, vMix stroj itd.).

Postavljanje audiozapisa, videozapisa i zajedničkog sadržaja

Korištenje visokokvalitetne audio i video opreme ključno je tijekom velikih sastanaka i događaja. Postavite visokokvalitetne mikrofone i web-kamere ili se sastanite iz sobe teams za hibridna iskustva. Ovi će vam savjeti pomoći da jasno komunicirate s publikom i izlagačima tijekom događaja.

Zvuk

Nemojte previdjeti kvalitetu zvuka, to je najvažniji dio sjajnog događaja. Neki korisnici mogu samo slušati preglednik u pozadini.
Koristite visokokvalitetne mikrofone. Nosivi mikrofoni idealni su za manje iskusnih izlagača; mikrofonima za ručni uređaj potrebna je praksa i tehnika kako bi se izbjeglo rukovanje bukom.
Za izlagače koji koriste računalo ili drugi uređaj koristite slušalice s mikrofonom certificirane za Teams.
Za prezentacije u prostoriji unaprijed testirajte zvuk sobe da biste spriječili prijenos buke ili povratnih informacija putem interneta.
Dodajte zvuk događaju pomoću bilo kojeg uređaja za snimanje zvuka koji je kompatibilan s uravnoteženim zvukom (XLR priključcima) ili priključcima u stilu slušalica od 1/8" i omogućuje vam priključivanje na računalo koje pokreće Teams putem USB-a.
Alternativno, koristite high-end AV sustav i povežite HDMI ili SDI izlaz tog sustava u Teams pomoću osnovnog uređaja za snimanje videozapisa kao što je HDMI-USB okvir.

Savjeti: Za hibridne događaje:

Prije uživo zasebno testirajte postavke zvuka u sobi i na mreži.
Koristite neovisne mikrofone za osobe i virtualne ciljne skupine, ali provjerite je li samo jedan dominantan audio izvor povezan s platformom za sastanke.
Ako više osoba koristi pridruživanje uređaja u prostoriji, neka odspoje zvuk računala radi sprječavanja jeke ili povratnih informacija.
Donesite dodatne mikrofone (npr. ručne slušalice, lavaliers) za paneliste ili roaming Q&A.

Videozapis

Dobro opišite predmet – ne možete imati previše svjetla za većinu kamera. Rasvjeta može biti razlika između produkcije koja se percipira kao profesionalna ili amaterska.
Koristite tri svjetla za osvjetljavanje predmeta: ključno svjetlo, ispunite svjetlo i stražnje svjetlo da biste pružili dobru dubinu.
HDMI uređaji za snimanje također se mogu koristiti za strujanje izlaza računala (PC-ja ili Mac računala) u Teams – idealno za prikaz visokokvalitetnih videozapisa, pokaznih videozapisa softvera ili pokretnih grafika kao da je to sažetak sadržaja kamere.
Nemojte izravno povezivati HDMI unos u sastanak aplikacije Teams jer Teams nativni način ne podržava HDMI izvore. Umjesto toga upotrijebite uređaj za snimanje HDMI da biste u računalo uvezli HDMI videozapis, gdje se može prikazati kao virtualna kamera u aplikaciji Teams. Na primjer, ova postavka omogućuje povezivanje kamere prosumer s vrhunskom optikama i zumiranjem putem HDMI-ja, poboljšavajući kvalitetu videozapisa sastanka.

Zajedničko korištenje sadržaja sa zaslona

Screensharing tijekom događaja odličan je način prikaza proizvoda i tijekova rada ili publiku vodi kroz važne resurse.

Ovi će vam savjeti pomoći da učinkovito prezentirate sadržaj tijekom izrade događaja.

Ako ste jedini producent događaja, preporučujemo korištenje dva monitora. To vam omogućuje zajedničko korištenje sadržaja s drugog monitora dok stvarate događaj s prvog monitora.

Omogućite zajedničko korištenje zvuka s uređaja dok izlažete medijske sadržaje.

Dodatne smjernice za prezentaciju na velikim sastancima potražite u članku Savjeti za izlaganje na velikim sastancima i događajima u aplikaciji Microsoft Teams.

Tijek proizvodnje i dan događaja

Na dan događaja preporučujemo da se grupa događaja pridruži najmanje 15 minuta prije početka događaja.
Koristite zelenu sobu za pripremu s drugim organizatorima i izlagačima prije početka događaja. Provjerite sve mikrofone, kamere i sažetke sadržaja.
Ostavite zvuk isključen dok ne budete spremni za početak izlaganja uživo na početku događaja.
Dodijelite nekome da za probleme pazi i na virtualne sažetke sadržaja u prostoriji.

Plan za tehničke probleme

Tehnički problemi mogu se dogoditi, čak i uz najbolju pripremu. Solidni plan sigurnosnog kopiranja osigurava da događaj funkcionira bez poteškoća ako nešto pođe po zlu.

Uvijek imati drugog proizvođača koji može preuzeti kontrolu ako se primarni proizvođač ispusti ili se suočava s tehničkim problemima.
Ostavite rezervno prijenosno računalo na kojem su svi slajdovi i medijski sadržaji unaprijed učitani i testirani. Pripremite dodatne mikrofone, web-kamere i kabele u slučaju kvara hardvera.
Koristite sekundarnu internetsku vezu, kao što je mobilna pristupna točka, ako se glavna veza spusti. Prije pokretanja događaja testirajte sigurnosnu kopiju veze.
Unaprijed snimite kritične prezentacije da biste se mogli brzo prebaciti na snimljeni videozapis ako izlagač izgubi vezu.
Microsoft Teams će poslati vezu za pridruživanje kada se događaj stvori. Umjesto zajedničkog korištenja izravne veze kalendara stvorite prilagođeni URL kao što je Bit.ly za zajedničko korištenje sa sudionicima.
- Ako tehnički problem ili pogreška proizvođača zahtijeva stvaranje novog emitiranja, brzo ažurirajte prilagođeni URL tako da upućuje na novi događaj bez potrebe za ponovnim sastavljanjem sudionika.

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Servisi događaja u aplikaciji Microsoft Teams mogu pružiti više podrške za planiranje ili pokretanje velikih sastanaka i događaja. Dodatne informacije potražite u članku Microsoft Adoption.