Privacyhandleiding voor persoonlijke inzichten

Persoonlijke inzichten in Microsoft Viva Insights helpen u kansen te vinden om betere gewoonten op te bouwen en weer controle te krijgen over uw tijd. In dit artikel wordt beschreven hoe Viva Insights persoonlijke gegevens gebruikt voor persoonlijke inzichten, waar deze gegevens worden opgeslagen en de manieren waarop deze zijn ontworpen om die gegevens veilig te houden. Er wordt ook beschreven hoe Viva Insights voldoet aan de GDPR-regelgeving. 

Belangrijkste principes

• Als Viva Insights-gebruiker kunt u alleen uw eigen gegevens zien.
• Uw gegevens worden opgeslagen en berekend in uw postvak van Exchange Online.
• U kunt zich op elk moment in- en uitschrijven .
• Persoonlijke inzichten in Viva Insights tonen u geen persoonlijk identificeerbare informatie van collega's buiten wat u al kunt zien in Outlook en Teams.

Belangrijke punten met betrekking tot gegevensbescherming

• Persoonlijke inzichten in Viva Insights zijn niet ontworpen om evaluatie, bijhouden, geautomatiseerde besluitvorming, profilering of bewaking mogelijk te maken. Viva Insights biedt u persoonlijke inzichten via de Viva Insights-app in Microsoft Teams en op het web, de Insights Outlook-invoegtoepassing, Viva samenvattings-e-mailberichten, Briefing-e-mails en inlinesuggesties in Outlook. Persoonlijke inzichten in Viva Insights hebben geen mechanisme of optie waarmee iemand anders dan u toegang heeft tot de gepersonaliseerde informatie die via deze oppervlakken wordt weergegeven, tenzij u deze doelbewust en onafhankelijk deelt. Persoonlijke inzichten die door Viva Insights worden verstrekt, kunnen niet worden gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming of voor profilering.
• Persoonlijke inzichten in Viva Insights geven werknemers geen toegang tot nieuwe persoonlijk identificeerbare informatie over andere collega's. Viva Insights zet gegevens om in persoonlijke inzichten door berekeningen uit te voeren op informatie die u genereert tijdens uw dagelijkse werkzaamheden. De meeste gegevens die u ziet in persoonlijke inzichten van Viva Insights zijn gewoon een aggregatie van informatie waartoe u al toegang hebt, maar waar u zonder enige ondersteuning niet snel berekeningen op zou kunnen uitvoeren.
• Persoonlijke inzichten in Viva Insights-gegevens worden verwerkt en opgeslagen in het Exchange Online-postvak van de werknemer. Viva Insights verwerkt gegevens uit deze bronnen voor persoonlijke inzichten: e-mail- en agendagegevens van Exchange Online, chat- en oproepsignalen van Skype voor Bedrijven en van Teams. Viva Insights slaat deze gegevens op en verwerkt deze in het Exchange Online-postvak van elke werknemer.
• Persoonlijke inzichten in Viva Insights ondersteunen de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Microsoft heeft persoonlijke inzichten in Viva Insights ontworpen om te voldoen aan de vereisten van je organisatie om te voldoen aan de GDPR-vereisten.

Waar u persoonlijke inzichten kunt zien

Persoonlijke inzichten in Viva Insights:

• Viva Insights in Teams en op het web
• Viva Insights in Outlook
• E-mailberichten briefen in Outlook
• E-mails samenvatten in Outlook
• Inlinesuggesties in Outlook

Privacy in de Viva Insights-app in Teams en op het web

Wanneer gegevens worden verwerkt in de app Microsoft Viva Insights, beschermt Microsoft de privacy van werknemers en voldoet Microsoft volledig aan lokale regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Viva Insights beschermt privacy op de volgende manieren:

• Persoonlijk en privé : inhoud in uw inzichten is persoonlijk, privé en alleen voor u beschikbaar. Niemand anders in uw organisatie heeft er toegang toe.
• De gegevens van iedereen worden privé gehouden : Viva Insights bevat geen nieuwe persoonlijk identificeerbare informatie over iemand anders in uw organisatie. De inzichten en acties zijn gebaseerd op informatie die door u en uw organisatie is gegenereerd door uw normale werkdag uit te voeren. Uw inzichten zijn gebaseerd op informatie waartoe u al toegang hebt, maar die u zonder hulp niet snel kunt samenvoegen.
• Postvakbeveiliging - Viva Insights gebruikt e-mail- en agendagegevens van Exchange Online en verwerkt en bewaart alle inzichten of acties in uw Exchange Online-postvak. Gegevensbeveiliging is dus ingebouwd en afgedwongen door Exchange.
• Voldoet aan de AVG : Microsoft voldoet aan de AVG bij het bieden van inzichten en acties in de app.

Hoe het werkt

De persoonlijke inzichten en acties in de app Microsoft Viva Insights zijn gebaseerd op de gegevens van uw Exchange Online-postvak, zoals e-mail en agendagegevens. De inzichten worden afgeleid uit gegevens die al beschikbaar zijn in uw postvak in Exchange Online. Als u bijvoorbeeld wilt controleren welke toezeggingen u aan anderen hebt gedaan, moet u nu elke e-mail in uw postvak handmatig controleren. De Viva Insights-app bespaart u dit vervelende proces.

Gegevenstypen

Viva Insights biedt persoonlijke inzichten met de volgende typen gegevens. 

• Postvakgegevens: activiteit via Email, agenda, chatten en bellen die u genereert met behulp van Microsoft 365, zoals tijd die u besteedt aan vergaderingen of e-mails die u naar een bepaalde persoon of groep verzendt.
• Incrementele gegevens : gegevens die anders niet voor u beschikbaar zouden zijn, maar worden gepresenteerd in een geaggregeerde vorm die is ontworpen om de individuele privacy te beschermen.

Postvakgegevens

Postvakgegevens zijn gegevens waartoe u al toegang hebt door gewoon uw werk uit te voeren, zoals het verzenden van e-mailberichten, het regelen van vergaderingen of het chatten met collega's. Viva Insights verwerkt en toont de informatie op een manier die het bruikbaar maakt. 

Viva Insights biedt bijvoorbeeld weergaven waarmee je snel kunt begrijpen hoeveel tijd je elke dag besteedt aan vergaderingen en aan e-mail, met wie je het meest samenwerkt, met wie je het contact verliest en aan wie je toezeggingen en verzoeken hebt gedaan. 

U kunt actie ondernemen op basis van deze informatie. U zou bijvoorbeeld kunnen besluiten dat u te veel tijd aan vergaderingen besteedt en u persoonlijk ten doel stelt efficiënter te vergaderen. 

Persoonlijke inzichten worden afgeleid uit gegevens die al beschikbaar zijn op de volgende plaatsen:

• Uw postvak in Exchange Online
• Uw activiteit in OneDrive en SharePoint-documenten
• Uw chat- en gespreksgeschiedenis van Teams en van Skype voor Bedrijven

Viva Insights past eenvoudigweg enkele basisberekeningen en -regels toe om deze gegevens beter bruikbaar te maken. Postvakgegevens worden rechtstreeks in uw postvak in Exchange Online opgeslagen. 

Als u bijvoorbeeld wilt bepalen welke collega's u de afgelopen week de meeste e-mailberichten hebben gestuurd, kunt u dit technisch gezien doen zonder Viva Insights door de e-mails van collega's in uw Postvak IN handmatig te tellen. Op dezelfde manier kunt u de gemiddelde reactietijd van uw collega's op de e-mails die u hen stuurt, bepalen door gebruik te maken van de tijdstempelinformatie die direct beschikbaar is in uw postvak. Viva Insights bespaart u de moeite van het uitvoeren van deze vervelende berekeningen. 

Incrementele gegevens

In enkele gevallen biedt persoonlijke inzichten in Viva Insights u niet-geïdentificeerde informatie over andere personen die anders niet voor hen beschikbaar zou zijn geweest, zoals voor leespercentages per Email. 

Email leespercentages

Viva Insights houdt het percentage geadresseerden bij dat een e-mailbericht (in de Outlook-invoegtoepassing) heeft geopend voor e-mail die u naar vijf of meer personen hebt verzonden. 

Om privacy te behouden, houdt Viva Insights geen leespercentages bij voor berichten die naar minder dan vijf personen zijn verzonden. Viva Insights toont ook geen leespercentages van '0 procent' of '100 procent', omdat mensen hierdoor definitieve conclusies kunnen trekken over acties van afzonderlijke collega's. In plaats daarvan wordt het leespercentage in deze gevallen weergegeven als een bereik dat een drempelwaarde omvat die afhangt van het aantal geadresseerden van de e-mail. 

Deze meetwaarde wordt berekend op basis van de vlag Lezen in Exchange Online. Bij sommige personen worden berichten gemarkeerd als gelezen wanneer u een bericht opent in het voorbeeldvenster van Outlook. Voor anderen moet u mogelijk dubbelklikken om het bericht te openen en het als gelezen te markeren.

U kunt deze instelling beheren in uw Outlook-instellingen. Om deze signalen weer te geven in het postvak van de afzender, wordt de vlag 'gelezen' gekopieerd binnen de Microsoft 365-omgeving en vervolgens afgeleverd in het postvak van de afzender. 

Naleving van de AVG

Net als het geval is met de volledige Microsoft 365-suite, helpt Viva Insights de naleving van GDPR-vereisten te ondersteunen. Viva Insights ondersteunt bijvoorbeeld het volgende:

• Persoonlijke gegevens van gebruikers beveiligen en beschermen: voor Insights is een Exchange Online-licentie vereist en alle gegevens worden opgeslagen in het postvak van de werknemers in Exchange Online. De berekende metrische gegevens, zoals taken, worden toegevoegd aan het postvak. De Viva Insights-app voldoet dus aan deze verplichting omdat Exchange Online ook voldoet aan de verplichting:

  • Microsoft gebruikt geen klantgegevens in Exchange Online voor advertenties.
  • Microsoft maakt gegevens van klanten van Exchange Online niet vrijwillig bekend aan wetshandhavingsinstanties.
  • Microsoft voldoet aan alle vereisten met betrekking tot de versleuteling van Exchange Online-gegevens en implementeert controles om beveiligingsrisico's te beperken en de bedrijfscontinuïteit te waarborgen, zoals beschreven in ISO 27001 en 27018.

• Gebruikers op de hoogte stellen als er een inbreuk wordt gedetecteerd : Microsoft stelt de privacycontactpersonen van klanten op de hoogte binnen 72 uur nadat Microsoft zich bewust is geworden van een schending door de standaard operationele procedures voor Microsoft 365-incidentrespons.

• Gebruikersverzoeken honoreren om persoonsgegevens te exporteren, te verwijderen of de verwerking ervan te beperken : Microsoft ondersteunt gebruikersaanvragen, zoals aanvragen voor het exporteren of verwijderen van gegevens.

Raadpleeg voor meer informatie GDPR-naleving.