Gedeeld vergaderplan in Viva Insights

Zolang je organisatie een premium Viva Insights-abonnement heeft, kun je een vergaderplan maken en delen. In deze sectie wordt uitgelegd hoe u een plan maakt en deelt met collega's. 

Een vergaderplan maken en delen

1. Navigeer naar het tabblad Start in de Viva Insights-app in Teams of op het web.

2. Zoek in de sectie Aanbevolen voor jou de kaart Gezonde vergadernormen bevorderen en selecteer Aan de slag.

   

Vergadernormen maken

Vergaderingen inkorten

• U kunt de duur van alle vergaderingen automatisch verkorten door te kiezen of u wilt dat gebeurtenissen automatisch laat of vroeg eindigen.  
• Hiervoor stelt u een standaardaantal minuten in voor vergaderingen van minder dan een uur en voor vergaderingen van één uur of langer.

Koppeling Teams-vergadering toevoegen

• Voeg automatisch een koppeling naar een Microsoft Teams-vergadering toe voor onlinevergaderingen in Microsoft Teams. 

Feedback krijgen

• Activeer enquêtes over effectiviteit van vergaderingen voor deelnemers. 

Deelnemers uitnodigen voor uw plan

1. Typ namen in het veld Ontvangers. Wanneer u klaar bent met het toevoegen van geadresseerden, stuurt u hun een uitnodiging voor deelname aan uw plan.
2. Selecteer Bevestigen om te verzenden.
3. Als een of meer personen aan u rapporteren, vult Viva Insights automatisch uw teamleden in. Vervolgens kunt u naar wens personen toevoegen of verwijderen.
4. Nadat ze uw uitnodiging hebben ontvangen, kunnen geadresseerden deze accepteren of weigeren.

Iedereen met toegang tot de Viva Insights-app kan deelnemen en deelnemen aan een gedeeld vergaderplan. Als u geen premium Viva Insights-abonnement hebt, geeft Viva Insights geen instellingen weer om feedback over een vergadering aan te vragen.

Deelnemen aan een gedeeld vergaderplan

1. Als iemand u uitnodigt om deel te nemen aan een gedeeld vergaderplan, ontvangt u een uitnodiging in Teams. Als u wilt deelnemen aan het plan en de instellingen die de organisator heeft geconfigureerd leuk vindt, selecteert u Deelnemen. Als je de instellingen voor je vergaderingen wilt bewerken voordat je deelneemt, selecteer je Bewerken.
2. Als u al deel uitmaakt van een gedeeld vergaderplan, past Viva Insights de instellingen toe van het plan waarvoor u zojuist bent uitgenodigd en worden vervolgens de wijzigingen samengevat onder Wijzigingen in uw plan.
3.  Selecteer Deelnemen om deel te nemen aan het plan.
4. Als je wijzigingen wilt aanbrengen voordat je deelneemt, selecteer je Bewerken.

Zodra u als organisator of deelnemer deel uitmaakt van een gedeeld vergaderingsplan, ziet u dit weergegeven op het tabblad Start in de kaart Uw gedeelde vergaderingsplan .

Een gedeelde vergadering plannen

Iedereen die deel uitmaakt van een plan kan wijzigingen aanbrengen in zijn persoonlijke instellingen.

1. Selecteer Bewerken op de kaart Uw gedeelde vergaderingsplan, waarmee u naar de pagina Instellingen gaat.

   

2. Als u wilt wijzigen of u feedbackenquêtes over uw vergaderingen verzendt, schakelt u de schakelaar onder Feedback over uw vergaderingen ontvangen in. (Premium Viva Insights-abonnement vereist.)

3. Als u het automatisch inkorten van vergaderingen wilt starten of stoppen, schakelt u de schakelaar onder Vergaderingen korter maken. Als u de functie inschakelt, gebruikt u de vervolgkeuzemenu's om in te stellen hoe vroeg of hoe laat u uw vergaderingen wilt beëindigen.

4. Als u al dan niet meer Teams-koppelingen wilt toevoegen aan vergaderingen, schakelt u de schakelaar onder Teams-vergadering toevoegen uit.

   

Een gedeeld vergaderplan verlaten

1. Bewerk het plan op het tabblad Productiviteit of ga naar de pagina Instellingen en selecteer Effectieve vergaderingen.
2. Selecteer Plan verlaten binnen uw gedeelde vergaderingsplan.
3. Nadat u Plan verlaten hebt geselecteerd, beslist u of u de volgende instellingen voor vergaderingen uit uw plan wilt behouden:

• De duur van alle vergaderingen automatisch verkorten
• Automatisch een koppeling naar een Microsoft Teams-vergadering toevoegen
• Feedback krijgen van deelnemers aan de vergadering

4. okt.  Selecteer Bevestigen.