Saveti za produkciju velikih sastanaka i događaja u usluzi Microsoft Teams

Veliki virtuelni sastanci i događaji ne dešavaju se samo – oni zahtevaju planiranje i pripremu pre toga kako bi dobili najbolji mogući utisak pri radu. Od provere opreme do vežbanja prelaza, malo pripreme može sprečiti tehničke probleme i održati događaj nesmetano.

Evo nekih od naših najboljih saveta za planiranje i proizvodnju sastanaka visokog kvaliteta, gradskih većnica i vebinara u usluzi Microsoft Teams.

Prvi koraci

Preuzmite Microsoft Teams za računare da biste imali najpouzdanija iskustva sa sastankom i događajima. Uživajte u punom pristupu funkcijama i nadređenim performansama. Ažurirajte Teams za najnovije bezbednosne funkcije i ispravke grešaka.

Planiranje proizvodnje događaja

Pre nego što događaj počne, uspostavite uloge i odgovornosti, probne prezentacije i podesite neophodne komunikacije za korišćenje tokom događaja. Za glatko podešavanje pratite dolenavedene prakse.

Uvek ima više osoba u grupi događaja. Dodelite uloge i odgovornosti – razgovarajte preko toga ko je odgovoran za svaki korak operacije, od producenata i izlagača do Q &A moderatora
Planirajte komunikaciju grupe događaja. Komunikacija u realnom vremenu je ključna za velike sastanke i događaje. Ćaskanje grupe događaja (dostupno za organizatora, producente i izlagače) predstavlja sjajan način da ostanete u kontaktu.
Veћbaj. Prođite kroz događaj da biste proverili prezentacije, vežbali prelaze i testirali audio i videopostavke. Gledajte utisak pri radu učesnika uživo da biste obezbedili sjajno iskustvo za publiku.

Saveti: Za hibridne događaje:

Unapred sprovedite anketu lokacije. Proverite valjanost AV infrastrukture sobe, Teams integracije i fizičkog rasporeda.
Testirajte i potvrdite da sva oprema u sobi funkcioniše (MTR konzola, mikrofoni, kamere, zvučnici, ekrani, kontrolne table).
Dokumentujte tok signala sobe (audio, video, mreža) i identifikujte sva ograničenja ili greške.
Ažurirajte firmver i softver na svim hardverima certifikovanim za Teams i osigurajte kompatibilnost sa najnovijom verzijom usluge Teams.
Uverite se da je dostupna žična Ethernet veza za sve uređaje koji se koriste u proizvodnji (Teams računar, vMix mašina itd.).

Podešavanje audio, video i deljenog sadržaja

Korišćenje audio i video opreme visokog kvaliteta je od presudnog značaja za velike sastanke i događaje. Podesite mikrofone i veb kamere visokog kvaliteta ili se sastajte iz Teams sobe za hibridna iskustva. Ovi saveti će vam pomoći da jasno komunicirate sa publikom i izlagacima tokom događaja.

Zvuk

Ne previdite kvalitet zvuka, to je najvažniji deo sjajnog događaja. Neke osobe mogu jednostavno da preslušaju pregledač u pozadini.
Koristite mikrofone visokog kvaliteta. Mikrofoni koji se mogu nositi su idealni za manje iskusne izlagače; ručni mikrofon zahtevaju praksu i tehniku da bi se izbeglo rukovanje bukom.
Za izlagače koji koriste računar ili drugi uređaj koristite slušalice sa mikrofonom certifikovane za Teams.
Za prezentacije u sobi unapred testirajte zvuk sobe da biste sprečili prenos šuma ili povratnih informacija na mreži.
Dodajte zvuk u događaj pomoću bilo kog uređaja za hvatanje zvuka koji je kompatibilan sa uravnoteženim audio konektorima (XLR konektori) ili priključenim kablovima u stilu slušalica od 1/8" i omogućava vam da priključite računar na kojem je pokrenut Teams putem USB-a.
Druga mogućnost je da koristite visoko-end AV sistem i povežete HDMI ili SDI izlaz tog sistema sa uslugom Teams pomoću osnovnog uređaja za hvatanje video zapisa kao što je HDMI-USB okvir.

Saveti: Za hibridne događaje:

Testirajte podešavanja zvuka u sobi i na mreži zasebno pre nego što odete uživo.
Koristite nezavisne mikrofone za lično i virtuelnu publiku, ali se uverite da je samo jedan dominantni izvor zvuka povezan sa platformom sastanka.
Ako više osoba koristi uređaje u sobi koji se pridružuju, neka prekinu vezu sa zvukom računara da bi sprečili eho ili povratne informacije.
Ponesite dodatne mikrofone (npr. ručni uređaji, lavalijeri) za paneliste ili roming Q&A.

Video

Dobro osvetlite temu – ne možete imati previše svetla za većinu kamera. Osvetljenje može da bude razlika između proizvodnje koja se dozira kao profesionalac ili amater.
Koristite tri svetla da biste osvetlili temu: ključno svetlo, svetlo za popunjavanje i pozadinu da biste obezbedili dobru dubinu.
HDMI uređaji za hvatanje mogu da se koriste i za strimovanje izlaza računara (PC ili Mac) u Teams – idealno za prikazivanje video zapisa visokog kvaliteta, softverskih demonstracija ili pokretne grafike kao da su feed kamere.
Nemojte povezati HDMI unos direktno u Teams sastanak jer Teams izvorno ne podržava HDMI izvore. Umesto toga, koristite HDMI uređaj za hvatanje da biste HDMI video uneli u računar, gde može da se pojavi kao virtuelna kamera u usluzi Teams. Na primer, ova instalacija vam omogućava da povežete kameru prosumera sa vrhunskom optikom i zumiranjem putem HDMI, poboljšavaći kvalitet video zapisa sastanka.

Deljenje sadržaja sa ekrana

Deljenje ekrana tokom događaja je sjajan način da pokažete proizvode i tokove posla ili da vodite publiku kroz važne resurse.

Ovi saveti će vam pomoći da efikasno predstavite sadržaj tokom produkcije događaja.

Ako ste samo producent događaja, preporučujemo da koristite dva monitora. To vam omogućava da delite sadržaj sa drugog monitora dok pravite događaj sa prvog monitora.

Delite zvuk sa uređaja dok prezentujete medije.

Dodatna uputstva za izlaganje na velikim sastancima potražite u članku Saveti za izlaganje na velikim sastancima i događajima u usluzi Microsoft Teams.

Tok proizvodnje i dan događaja

Na dan događaja preporučujemo da se grupa događaja pridruži najmanje 15 minuta pre početka događaja.
Koristite zelenu sobu da biste se pripremili sa drugim organizatorima i izlagačima pre početka događaja. Proverite sve mikrofone, kamere i feedove.
Ostavite zvuk privremeno isključen dok ne budete spremni da počnete da izlažete uživo na početku događaja.
Dodelite nekome da gleda probleme i u sobi i u virtuelnim feedovima.

Plan za tehničke probleme

Tehnički problemi se mogu desiti, čak i uz najbolju pripremu. Solid backup plan obezbeđuje da događaj nastavi nesmetano da radi ako nešto nije u redu.

Uvek imate drugog producenta koji može da preuzme kontrolu ako primarni producent odustane ili se suoči sa tehničkim problemima.
Zadržite rezervni laptop sa svim slajdovima i medijima koji su unapred učitani i testirani. Pripremite dodatne mikrofone, veb kablove i kablove u slučaju otkazivanja hardvera.
Koristite sekundarnu internet vezu, kao što je mobilna hotspot, ako glavna veza ne radi. Testirajte vezu rezervne kopije pre početka događaja.
Unapred snimite kritične prezentacije kako biste mogli brzo da se prebacite na snimljeni video ako izlagač izgubi vezu.
Microsoft Teams će poslati vezu za pridruživanje kada se kreira događaj. Umesto deljenja direktne veze kalendara, kreirajte prilagođenu URL adresu kao što Bit.ly delite sa učesnicima.
- Ako tehnički problem ili greška producenta zahtevaju kreiranje novog emitovanja, brzo ažurirajte prilagođenu URL adresu tako da upućuje na novi događaj bez potrebe ponovnog povezivanja učesnika.

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Microsoft Teams usluge događaja mogu da pruže veću podršku za planiranje ili pokretanje velikih sastanaka i događaja. Da biste saznali više, pogledajte članak Microsoft Adoption.