Събитията позволяват на лидерите да споделят своята стратегия и да насърчават културата, като същевременно помагат на служителите да се свързват, да работят в мрежа и да обменят идеи. Разговорите помагат за поддържане на ангажираността на участниците преди, по време на и след събитието. Участниците могат да се присъединят от своя компютър или мобилно устройство.
Всеки потребител може да създава Engage събития в своя сюжет, а администраторите на общността могат да създават Engage събития за своята общност. Engage събития поддържат три типа събития: излъчвания, събрания и асинхронни. С тези сценарии комбинираме суперсилите на Teams и Engage в единна среда за събития.
Ролите на организатори и представящи
Организаторът е създателят на събитието. Организаторите имат пълен контрол върху възможностите за редактиране и изтриване на събития.
Engage events поддържа до 10 съорганизатори. Съорганизаторите могат да модерират събития, да променят опциите за ангажираност, като например модериране на информационни канали за събития и анонимен ангажимент, както и да актуализират записите на събитията след събитието.
Организаторите могат да представят хора като лица на събитието. Актуалните потребители се показват на целевата страница на събитието. Събитието се появява в сюжета на актуалните потребители, които имат достъп до събитието.
Организаторите и съорганизаторите не са видими за участниците на страницата на събитието и не се показват на картите на събитията.
Организаторите определят представящи , които да споделят съдържание и да говорят по време на събитието. Това е синхронизирано с настройките за представящ на Teams.
Представящи могат да бъдат всички във вашата организация. Те могат да представят своя екран и да споделят глас и видео по време на събитието.
Важно
Уеб средата на Microsoft Teams не поддържа изготвянето на събития в реално време. Винаги използвайте настолното приложение Teams, за да имате достъп до тази функция за излъчвания на Engage.
Къде се случват събитията?
Engage събитията се развиват на две места: сюжет на лидера или в общност в Engage или Microsoft Teams.
Публични и частни събития със сюжет
Събитията със сюжет предлагат контрол върху това кога събитието е публично, или частно. По-долу е дадена разбивка на тези две опции за видимост:
| Публични събития със сюжета |
|
|---|---|
| Лични събития със сюжет |
|
Събития в общността
Събитията в общността спазват стандартните настройки за поверителност за хостваща общност.
- Engage събитията в публичните общности са видими за всеки в организацията.
- Engage събитията в частни общности са видими само за членовете на общността.
Събитията в общността следват поверителността на общността по време на създаването. Таблицата по-долу ясно описва поведението на събития (вече създадени – минали и предстоящи), когато администратор на общността извърши промени в настройките за поверителност на общността:
| Тип събитие | Промяна в поверителността на общността | Членство на потребител | Достъп до страница на събитие | Ангажираност на информационния канал | Достъп с изглед в реално време | Достъп до VoD |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Async | Публично > Частно | Не е член | Не | Не | Не | Не |
| Meeting | Публично > Частно | Не е член | Не | Не | Да | Не |
| Излъчване | Публично > Частно | Не е член | Не | Не | Да (включително преглед в Engage) | Не |
| Async | Частна > публична | Не е член | Да | Да | Не | Да |
| Meeting | Частна > публична | Не е член | Да | Да | Не | Да |
| Излъчване | Частна > публична | Не е член | Да | Да | Не (включително преглед в Engage) | Да |
Създаване на ново събитие на Engage
Има два начина за създаване на ново събитие на Engage.
а. Отидете в своя сюжет или общност и изберете раздела >"Събития" Създаване на събитие. Отидете в сюжета или общността.
б. Ако имате достъп до сюжет, създайте ново събитие от най-горното ниво на Engage. От лявата навигация изберете "Създаване на нов" и изберете "Събитие".
Попълнете заглавието, датите, часовете и другите раздели на този формуляр. Началната и крайната дата определят времевия прозорец за събитието.
Изберете дали да хоствате това събитие в сюжет , или в общност.
Това определя кой може да присъства на събитието и къде да се съхранява съдържанието.- За да създавате събития в общността , трябва да сте администратор на общността.
- За да създадете събития със сюжет , това трябва да бъде ваш собствен сюжет или можете да бъдете представител на водещ и да имате достъп до сюжета на лидерите.
Изберете от трите типа събития: Async, Meeting или Broadcast. Async е настройката по подразбиране.
Оставете превключвателя за активиране на излъчване или събрание на ИЗКЛЮЧЕНО, за да създадете асинхронно събитие без възможности за видео. За следващите стъпки вижте събития на Async Engage.
Разрешете превключвателя за активиране на излъчване или събрание , за да изберете избор между излъчване или събрание. За следващите стъпки вижте Meetings in Engage events, а за да конфигурирате излъчване, вижте Broadcasts in Engage events.
След като създадете събитие, определените организатори, съорганизатори и представящи получават покана в календара.
Важно
Не правете никакви редакции на събитието в Outlook или календара на Teams. Всички редакции на събитие трябва да се извършват във Viva Engage.
Модериране на събитие на Engage
Организаторите и съорганизаторите на събития могат да управляват дискусии и отговори по време на събитие.
Когато модерирането е разрешено, организаторите могат да преглеждат публикациите с въпроси и обсъждания, преди да бъдат публикувани за всички потребители. Отговорите не могат да бъдат модерирани. Организаторите могат също така да отговарят поверително на непубликувани въпроси от участниците. Организаторът може да коментира защо даден въпрос е отхвърлен или да поиска допълнителни разяснения, преди да го публикува. Тези отговори не са видими за другите участници и след публикуването на разговора отговорите вече не се виждат от никого.
Анонимните публикации и коментари са наистина анонимни, което означава, че не са свързани с потребителя поради цялото си съответствие и няма да се показват в раздела " Моите публикации " на публикуващия потребител.
| Отлагане или изключване на въпроси |
|
|---|---|
| Въпроси на монитор |
|
Важно
Не забранявайте "Въпроси&Отговори" от опциите за събрание.
Calendar покани
Когато запишете новосъздадено събитие, организаторите, съорганизаторите и представящите автоматично получават покани в календара. Всички актуализации на събития в Engage от организатора се отразяват в тази покана. Подробностите за операцията включват:
- Получените покани не трябва да се редактират или препращат от Teams или Outlook.
- Ако трябва да направите промени в събитието, направете ги на страницата на събитието Engage. Външни промени в поканата няма да се отразят на събитието в Engage.
Участниците могат бързо да добавят или получават покани за всяко събитие:
- Създаване на нова покана: организаторът създава нова покана с данните и я изпраща в избран час до участниците;
- Добавяне към календар: Потенциалните участници могат да изберат "Добавяне към календара " на страницата на събитието, за да добавят събитие към своя календар.
Важно
Действието "Добавяне към календара " на получателя добавя статичен .ics файл към календара на участника. Бъдещите актуализации, направени в събитието от организатора (като например дата/час/описание), не актуализират автоматично поканите на участниците.
Забележка
Участниците в частни събрания със сюжет автоматично получават покана в календара.
Важно
За всички събития групите от общността не получават покани в календара, дори ако името на общността се показва в поканата. Добавете ги поотделно или като списък за разпространение, за да получавате покани.
Присъединяване към събитието
На целевата страница на събитието организаторите на събития могат да намерят най-добрите практики за популяризиране на събитието и могат да започнат да събират въпроси за участниците в събитието, преди да започне частта на събитието на живо.
В деня на събитието, когато събитието е "на живо", поканените избират "Присъединяване към събранието " или "Присъединяване към излъчването" от целевата страница на събитието или от поканата си в календара на събитието, ако организаторът отделно е изпратил покани.
Освен да преглеждате и да се присъединявате към събития чрез Engage уеб и мобилни устройства, преглеждайте събития директно в общностите в Teams. Независимо дали потребителят има Engage web, Microsoft Teams, мобилното приложение Engage или мобилното приложение Teams, потребителите могат да преглеждат и участват в събития на Engage.
Забележка
Ако копирате връзка от събитие в Общности в Teams, връзката насочва потребителите директно към Teams.
Управление на записи на събития чрез видео при поискване (VoD)
След като видеосъбранието на живо приключи частта на събитието, ако събитието е записано, записът (видео при поискване) се появява в горната част на целевата страница на събитието за лесен достъп.
Важно
За да се уверите, че записът на събитието се показва на страницата на събитието, не забравяйте да запишете събитието. По подразбиране записването е включено за случаи на използване на излъчвания и събрания. Организаторите трябва предварително да потвърдят настройката за видеозапис за всяко събитие чрез опциите за събрание на Microsoft Teams.
Записите от събранията на общността и излъчването на видеоклипове се съхраняват автоматично в SharePoint диска на хостинг общността. То наследява разрешенията за достъп на общността.
- За публични събрания на общността всеки в мрежата може автоматично да вижда VoD.
- За частни събрания на общността всички поканени участници могат автоматично да видят VoD.
Сюжетът , записите на събрания и излъчвания се съхраняват в OneDrive на организатора и следват разрешенията за достъп на Microsoft Teams, определени от списъка с чатове. Организаторът трябва да избере "Актуализиране на записа", за да се гарантира, че всички поканени участници могат да виждат VoD за лични събрания и че всеки в мрежата може да вижда VoD за публични събрания.
За да актуализирате запис на събрание с нова версия, изберете "Актуализиране на записа " от заглавката на препълване на страницата на събитието, заместете връзката и изберете "Актуализиране". Записът актуализира и предоставя достъп въз основа на настройките на връзката за записване.
След като събитието приключи, не забравяйте да проверите дали записът ви е разделен на няколко видеоклипа от Teams. Това се случва, когато видеоклиповете са дълги и надвишават ограничението за място за съхранение на записи на Teams. Всички записи ще бъдат качени в правилното местоположение на Engage. За събития в общността в SharePoint диска на хостващата общност & за събития със сюжет в One Drive на организатора може да се наложи само да ги обедините заедно и да актуализирате връзката за запис.
Най-добри практики за провеждане на събития
За да осигурите възможно най-добро присъствие на вашето събитие, използвайте най-добрите практики за планиране по-долу.
Популяризирайте събитието най-малко 24 часа предварително. Споделете връзката към събитието чрез публикации, съобщения или покани в календара от Viva Engage, Microsoft Teams, Outlook или SharePoint в Microsoft 365.
В поканата си напомнете на хората, че могат да се присъединят от всяко устройство или да гледат записа по-късно.
Изберете час, който позволява най-много участници в различни часови зони.
Изпращайте напомняния в деня преди и непосредствено преди събитието – работи!
Наберете инерция, като накарате участниците да задават въпроси в седмицата преди събитието.
Мотивирайте сътрудниците, като ги насърчите да отговарят на въпроси:
- Филтриране и отговаряне на въпроси без отговор.
- Маркирайте най-добрите отговори, като изберете иконите с отметки под отговорите.
- @Mention конкретни хора, на които да отговорят на въпрос.
След като събитието приключи, продължете разговорите с последващи действия на въпроси без отговор.