V klasickém Outlooku máte možnost:
Archive položek | Archive položek s klávesnicí | Zakázání archivace klávesou Backspace | Vyhledání Archive složky | Online Archive | Archive vs. online Archive | časté otázky
Archive items in classic Outlook
Ve složce Doručená pošta nebo v jiné složce vyberte jednu nebo více zpráv, které chcete archivovat.
Ve skupině Odstranit zvolte Archivovat. Jednu nebo více vybraných zpráv můžete okamžitě archivovat také stisknutím klávesy Backspace.
Tip:
U účtů Microsoft 365, Exchange, Exchange Online a Outlook.com už vaše složka Archive existuje, i když jste tuto funkci ještě nikdy nepoužívali. Najdete ji v seznamu složek Outlooku. Pokud tuto složku nevidíte a používáte Outlook 2016 nebo Outlook pro Microsoft 365, přejděte na Soubor>Možnosti aktualizace účtu> OfficeAktualizovat hned>.
Zprávy se přesunou do složky Archive. Pokud přesunete zprávu do archivu omylem, přejděte do složky Archive a přesuňte danou zprávu zpátky do složky Doručená pošta.
Poznámka
Tlačítko Archiv je viditelné jenom v aplikacích Outlook 2016, Outlook 2019 a Outlook pro Microsoft 365. Starší verze Outlooku nemají tlačítko Archiv na pásu karet.
Archive zpráv pomocí klávesnice v klasickém Outlooku
Jednu nebo více vybraných zpráv můžete archivovat stisknutím klávesy Backspace. Pokud stisknete klávesu Delete, zprávy se přesunou do složky Odstraněná pošta. Chování klávesy Backspace se nedá změnit.
Poznámka
Pokud zprávu nemáte otevřenou v podokně čtení, ale v samostatném okně, nejde ji archivovat stisknutím klávesy Backspace. Aby ji bylo možné archivovat stisknutím klávesy Backspace, musíte ji zavřít a zobrazit si ji v podokně čtení. Když se zpráva otevře v novém okně, můžete ji archivovat jenom pomocí tlačítka Archive na pásu karet.
Jak můžu zakázat archivaci stisknutím klávesy Backspace v Outlooku pro Microsoft 365?
Pokud chcete zabránit tomu, aby se stisknutím klávesy Backspace položky přesunuly do složky Archiv, můžete tuto funkci zakázat přidáním následujících položek registru.
Důležité
Kroky v této části provádějte velmi pečlivě. Pokud byste nesprávně změnili registr, mohlo by dojít k vážným problémům. Než začnete, zálohujte registr kvůli případnému obnovení v případě vzniku problémů.
Cesta v registru zásad skupiny:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Název: DisableOneClickArchive
Typ: DWORD
Hodnota: 1
Cesta v registru nástroje OCT (Office Customization Tool): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
Název: DisableOneClickArchive
Typ: DWORD
Hodnota: 1
Poznámka
Tato oprava se nevztahuje na časově neomezené verze Outlooku.
Jak najdu složku Archiv?
Složka Archiv je v seznamu složek. Pokud chcete zobrazit seznam složek, vyberte Zobrazit>podokno > složek Normální.
Jak se hledá ve složce Archiv?
Když ve výchozím nastavení hledáte položky Outlooku pomocí funkce Hledat v horní části seznamu složek, klasický Outlook prohledává celou poštovní schránku.
Pokud chcete hledání omezit jenom na složku Archiv, vyberte nejdříve složku Archiv v seznamu složek. Vyhledávací pole teď bude prohledávat jenom složku Archiv.
Jak se to liší od funkce Online archiv?
Online Archive je funkce pro podnikové zákazníky Microsoft 365, kteří mají neobvykle velké poštovní schránky. Tito zákazníci se můžou pomocí online archivu vyhnout odstraňování staré pošty. Online Archive uživatele se chová tak trochu jako druhý účet v Outlooku, který má svou vlastní strukturu složek. Proto není zahrnutý do vyhledávání prováděných ze složky Doručená pošta.
Pokud je online archiv povolený, můžou správci a uživatelé nastavit pomocí zásad archivace svoje poštovní schránky tak, aby se staré zprávy automaticky přesouvaly do online archivu.
Kdy se má použít funkce Archivovat a kdy funkce Online archiv?
Funkci Archive doporučujeme používat k čištění zpráv ve složce Doručená pošta, na které jste už odpověděli nebo které jste už vyřídili. Archiv můžete považovat za složku souborů. Položky můžete ukládat do složky Archiv a dál k nim máte snadný přístup. Zprávy můžete také odstraňovat nebo přesouvat do určitých složek, pokud vám to tak víc vyhovuje.
Správcům uživatelů s velkými poštovními schránkami v Office 365 Enterprise organizaci doporučujeme nastavit zásady Archive, které položky přesouvají do online Archive po jednom roce (nebo i dříve, pokud uživatelé dosahují kvótu poštovní schránky rychleji). Tím se zajistí, že uživatelé nebudou muset odstraňovat starou poštu, aby si udělali místo pro novou. Pošta, která je starší než zadaná doba, se může přesouvat ze složky Doručená pošta i z místní složky Archiv.
Časté otázky k archivaci
Můžu změnit složku, do které se ukládají archivované položky?
Pokud používáte účet Microsoft 365, Exchange, Exchange Online nebo Outlook.com, nemůžete měnit to, kam se archivované položky přesouvají. Složka Archive je jednou z výchozích systémových složek klasického Outlooku a nedá se přejmenovat, přesunout ani odstranit. Pokud používáte účet POP nebo IMAP, jako je třeba Gmail, Yahoo nebo iCloud, můžete umístění složky Archive změnit tak, že vyberete Souborová>poštovní schránka Nastavení>Nástroje>Nastavit složku Archive Folder.
Proč má nová funkce archivace název, který se podobá názvu funkce Online archiv?
Archive je dobře známá funkce, která je už dostupná v Outlooku Mobile, Outlook Web App a Outlook.com, a dokonce i u jiných poskytovatelů e-mailu, jako je Gmail. Vzhledem k tomu, že jde o zavedený název, a protože funkce Online archiv už existuje, jsme se rozhodli tyto názvy ponechat.
A co funkce Automaticky archivovat?
Automatická archivace je starší funkce Outlooku, která umožňuje automatické přesouvání starých e-mailů do souboru .pst. To znamená, že zprávy se odeberou ze serveru a jejich vyhledání bude obtížnější. Pokud pevný disk obsahující soubor AutoArchive.pst přestane být použitelný, budou tyto zprávy ztracené. Online archiv je náhrada funkce Automaticky archivovat pro podniky.
V případě, že funkci Online Archive nemáte, můžete funkci Automaticky archivovat i v případě, že ji vaše IT oddělení nezakázalo. Další informace o automatické archivaci v Outlook 2016 najdete v článku Archive starších položek ručně v klasickém Outlooku pro Windows.
Jsem správce Office 365 Enterprise. Můžu funkci Archivace zakázat pomocí zásad skupiny?
Archive je široce dostupná v Outlooku pro Windows, Outlooku Mobile, Outlook na webu a Outlook.com. Funkci Archive nemůžete zakázat pomocí Zásady skupiny.
Související články
Ruční archivace starších položek v Outlooku pro Windows
Vytvoření podsložky
na panelu nástrojů.