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Planen einer Besprechung in Microsoft Teams

Ihr Kalender in Teams ist mit Ihrem Exchange-Kalender verbunden. Anders gesagt, wenn Sie eine Besprechung in Outlook planen, wird sie in Teams angezeigt und umgekehrt.

Jede in Teams geplante Besprechung wird automatisch zu einer Onlinebesprechung gemacht. Sie planen aus Outlook? Hier erfahren Sie, wie Sie Ihrer Outlook-Besprechung Teams hinzufügen.

Hinweis: Bis zu 1.000 Eingeladene können an einer Teams-Besprechung teilnehmen und über Chat, Audio und Video interagieren. Eingeladene können auch an einer Besprechung teilnehmen, an der bereits 1.000 Teilnehmer (bis zu 10.000) als schreibgeschützte Teilnehmer teilnehmen.

Planen einer Besprechung

Es gibt mehrere Möglichkeiten zum Planen einer Besprechung in Teams:

  • Wählen Sie Besprechung planen Schaltfläche "Planen einer Besprechung" in einem Chat aus (unter dem Feld, wo Sie eine neue Nachricht eingeben), um eine Besprechung mit den Personen im Chat zu planen.

  • Wechseln Sie auf der linken Seite der App zu Kalender Schaltfläche "Besprechungen", und wählen Sie oben rechts Neue Besprechung aus.

  • Wählen Sie im Kalender einen Zeitraum aus. Ein Planungsformular wird geöffnet.

Im Planungsformular geben Sie einen Titel für Ihre Besprechung ein, laden Personen ein und fügen Besprechungsdetails hinzu. Verwenden Sie den Terminplanungs-Assistenten, um eine Uhrzeit zu finden, die allen Teilnehmern passt.

Registerkarte "Terminplanungs-Assistent" im neuen Besprechungsplanungsfenster für Teams.

Sobald Sie mit dem Ausfüllen der Details fertig sind, wählen Sie Speichern aus. Dadurch wird das Planungsformular geschlossen und eine Einladung an den Outlook-Posteingang aller Teilnehmer gesendet.

Zuweisen von Kategorien zu einer Besprechung

Codieren Sie Ihren Kalender mit Kategorien. Genau wie in Outlook können Sie jeder Besprechung in Ihrem Kalender eine oder mehrere Kategorien zuweisen. Es gibt mehrere Möglichkeiten zum Zuweisen von Kategorien:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Ereignis in Ihrem Kalender, wählen Sie "Kategorisieren" und dann eine Farbe aus.

  2. Wählen Sie beim Planen einer Besprechung oben im Planungsformular die Option "Kategorie " aus.

Hinweise: 

  • Derzeit können Kategorienamen und -farben nur aus Outlook bearbeitet werden.

  • Bei Besprechungsserien können Kategorien nur auf die Serie angewendet werden, nicht auf ein einzelnes Vorkommen.

  • Derzeit können Kategorien nicht auf Kanalbesprechungen angewendet werden.

Einladen von Personen außerhalb Ihrer Organisation 

In Teams können Sie Personen außerhalb Ihrer Organisation einladen, einschließlich Personen ohne Teams-Lizenz. Sie benötigen die vollständige E-Mail-Adresse der jeweiligen Person, um sie einzuladen.

  1. Wechseln Sie zu Erforderliche Teilnehmer hinzufügen. Wenn jemand ein optionaler Teilnehmer ist, wählen Sie stattdessen Optional aus.

  2. Geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse dieser Person ein (z. B. Jonas@beispiel.com).

  3. Wählen Sie Einladen aus. Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Link zur Besprechung.

Hinzufügen eines Mitorganisators

Hinweis: Das Hinzufügen eines Mitorganisators ist als Teil des öffentlichen Vorschauprogramms verfügbar und kann vor der Veröffentlichung weiterer Änderungen unterzogen werden. Um Zugriff auf diese und andere bevorstehende Features zu erhalten, wechseln Sie zur öffentlichen Vorschau von Teams. 

Nachdem Sie Personen zu Ihrer Besprechung eingeladen haben, können Sie bis zu 10 Mitorganisatoren hinzufügen, um Ihre Besprechung zu verwalten. Stellen Sie vor dem Hinzufügen von Mitorganisatoren sicher, dass die Personen, die Sie hinzufügen möchten, bereits als erforderliche Teilnehmer hinzugefügt wurden, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus:

  1. Wählen Sie Ihre Besprechung und dann "Bearbeiten" aus.

  2. Wählen Sie "Weitere Optionen " Symbol „Weitere Optionen“ > "Besprechungsoptionen" aus.

  3. Wählen Sie auf der Seite "Besprechungsoptionen" neben "Mitorganisatoren auswählen" den Pfeil nach unten und dann den Namen des Mitorganisators aus.

    Hinzufügen eines Mitorganisators zu einer Besprechung

  4. Wählen Sie unten auf dem Bildschirm "Speichern " aus.

Hinweis: Weitere Informationen finden Sie unter "Hinzufügen von Mitorganisatoren zu einer Besprechung".

Erstellen einer Kanalbesprechung

  1. Wählen Sie Neue Besprechung aus.

  2. Geben Sie unter Kanal hinzufügen den Namen eines Kanals ein (unter den Feldern "Uhrzeit" und "Datum").

Hinzufügen eines Kanals zu einer Teams-Besprechung.

Kanäle können nicht mehr bearbeitet oder hinzugefügt werden, nachdem die Einladung gesendet wurde. Sie müssen eine neue Einladung mit den aktualisierten Kanälen senden.

Hinweis: Einer Besprechung in einem Kanal kann jeder im Team folgen und beitreten. Diese Funktion steht in privaten Kanälen nicht zur Verfügung.

Sobald Sie die gewünschten Personen hinzugefügt haben, wählen Sie Terminplanungs-Assistent aus, um die passendste Uhrzeit zu finden.

Wenn es sich um eine Besprechungsserie handelt, öffnen Sie das Dropdownmenü neben Nicht periodisch (unmittelbar unterhalb des Datums). Wählen Sie aus den Standardoptionen aus, wie oft die Besprechung ausgeführt werden soll, oder wählen Sie Benutzerdefiniert aus, um eine eigene Häufigkeit zu erstellen.

Planen von Besprechungen in einem Kanalkalender 

Wenn Sie mit dem Hinzufügen eines Kalenders zu einem Kanal nicht vertraut sind, werden die Schritte unter "Alle Besprechungen in Teams anzeigen" beschrieben. Danach haben Sie einige Möglichkeiten, dem freigegebenen Kalender Ereignisse hinzuzufügen.

  • Wählen Sie oben im Kalender "Neues Ereignis hinzufügen" aus.

  • Klicken Sie auf den Cursor im Kalender, und ziehen Sie ihn, um einen Zeitblock auszuwählen.

  • Oder wählen Sie oben in der App den Pfeil neben "Jetzt besprechen" aus, um das Menü zu öffnen, und wählen Sie " Besprechung planen" aus.

Jede dieser Aktionen öffnet das Planungsformular mit dem ausgefüllten Kanalnamen. Sie können eine Outlook-Gruppe oder Einzelpersonen hinzufügen, indem Sie ihre Namen manuell eingeben. Gäste und Partner von außerhalb Ihrer Organisation haben keinen Zugriff auf den Kanalkalender und müssen der Besprechungseinladung hinzugefügt werden.

Rechtsklick für weitere Optionen

Klicken Sie im Kalender mit der rechten Maustaste auf ein Ereignis, um sofort darauf zu antworten, es im Falle seiner Absage zu entfernen, oder öffnen Sie die Einladung, um die Besprechungsdetails anzuzeigen. Wenn es sich bei dem Ereignis um eine Microsoft Teams-Besprechung handelt, haben Sie auch die Möglichkeit, daran Online teilzunehmen und mit den Teilnehmern zu chatten.

Kontextmenü eines Kalenderereignisses in Teams.

Bei Teams-Besprechungen wird fünf Minuten vor deren Beginn eine "Teilnehmen"-Schaltfläche bei einem Ereignis in Ihrem Kalender angezeigt. Sobald jemand der Besprechung beigetreten ist, ändert sich die Farbe des Ereignisses, damit Sie wissen, dass jemand online ist.

Wählen Sie Teilnehmen aus, um das Fenster mit den Besprechungseinstellungen zu öffnen und Ihre bevorzugten Kamera- und Mikro-Einstellungen auszuwählen, bevor Sie der Onlinebesprechung beitreten.

Hinweis: Wenn es in Ihrem Kalender sich überschneidende Besprechungen gibt, wird keine "Beitreten"-Schaltfläche angezeigt. Sie können aber trotzdem mit der rechten Maustaste auf das Ereignis klicken und Online teilnehmen auswählen.

Festlegen des Status "Anzeigen als" in einer Teams-Besprechung

Als Organisator können Sie den Status "Anzeigen als" der Besprechung in der Aktionsleiste festlegen. Wenn teilnehmer RSVP, ihr Status wird automatisch den Status, den der Organisator festgelegt. 

Als Teilnehmer können Sie ihren individuellen Status für die Besprechung unabhängig vom vom Organisator festgelegten Status über "Anzeigen als" festlegen. Der aktualisierte Status wird in Ihrem Kalender angezeigt. Der Standardwert "Als anzeigen" für alle Besprechungen, die ein Organisator plant, ist beschäftigt.

Sie können den Status "Anzeigen als" auf verschiedene Arten festlegen:

Auf der Seite "Planungsformulardetails"

Abbildung, die zeigt, wie ein Status in einer Teams-Besprechung mithilfe des Dropdownstatusmenüs festgelegt wird.

Auf Ihrem Vorschau der Besprechung (Microsoft Surface)

Abbildung des Flyoutmenüs "Als anzeigen" mit potenziellen Status.

In der Detailansicht der Besprechung (als Teilnehmer)

Abbildung des Bildschirms "Besprechung testen" mit menü verfügbaren Status.

Um eine Besprechung zu planen, wechseln Sie zu Kalender Schaltfläche "Besprechungen" unten in der App, und wählen Sie dann oben rechts Besprechung planen Schaltfläche "Planen einer Besprechung" aus.

Gehen Sie zu Teilnehmer hinzufügen Schaltfläche „Add people to team“ (Personen zu Team hinzufügen), und wählen sie die Personen aus, die Sie einladen möchten.

Gehen Sie als Nächstes zu In Kanal teilen:

  • Wenn Sie Ihre Besprechung in einem Kanal haben möchten, wählen Sie den entsprechenden Kanal aus.

  • Ist dies nicht der Fall, überspringen Sie den Punkt.

Hinweis: Einer Besprechung in einem Kanal kann jeder folgen und beitreten.

Legen Sie anschließend Start- und Endzeit fest, und verfassen Sie eine Beschreibung für das Ereignis.

Wählen Sie am Schluss Fertig aus, um die Besprechung in den Zeitplan aufzunehmen.

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