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Verwalten von Webinar-E-Mails in Microsoft Teams
Gilt für
Microsoft Teams

Informieren, erinnern und aktualisieren Sie registrierte Teilnehmer über ein bevorstehendes Webinar mit Webinar-E-Mails.

Arten von Webinar-E-Mails

Es gibt verschiedene Arten von Webinar-E-Mails, die Personen über ihre Genehmigung status, Ereignisdetails und vieles mehr informieren und erinnern.  

  • E-Mail-Typ

  • Zweck

  • Zeitpunkt des Sendens

  • Teilnehmerregistrierung

  • Benachrichtigt den Empfänger, dass sein Platz für das Ereignis reserviert ist.

  • Sofort

  • Teilnehmer mit ausstehender Genehmigung

  • Informiert den Empfänger darüber, dass seine Registrierungsanforderung empfangen wurde.

  • Sofort

  • Teilnehmerwarteliste

  • Informiert den Empfänger, dass das Ereignis voll ist, aber er wurde der Warteliste hinzugefügt& wird benachrichtigt, wenn ein Spot geöffnet wird.

  • Sofort

  • Ablehnung des Teilnehmers

  • Informiert den Empfänger darüber, dass das Ereignis ausgelastet ist und seine Registrierungsanforderung nicht akzeptiert werden kann.

  • Sofort

  • Abbruch des Teilnehmers

  • Bestätigt die Stornierung der Registrierung durch einen Teilnehmer.

  • Sofort

  • Webinar absage

  • Benachrichtigt den registrierten Teilnehmer, dass das Ereignis abgebrochen wurde.

  • Sofort

  • Aktualisierung des Webinardatums und der Uhrzeit

  • Updates registrierten Teilnehmer über Änderungen am Datum oder der Uhrzeit des Ereignisses.

  • Sofort

  • Webinarerinnerung

  • Erinnert den registrierten Teilnehmer an das bevorstehende Webinar.

  • 1h vor Beginn des Ereignisses*

  • Ereignisaufzeichnung verfügbar

  • Benachrichtigt den Teilnehmer, dass die Ereignisaufzeichnung veröffentlicht und zur Überprüfung bereit ist.

  • Ereignisaufzeichnungs-E-Mails werden nicht an externe Referenten gesendet. 

  • Sobald die Aufzeichnung veröffentlicht wird

 *Bearbeiten Sie in Teams Premium E-Mail-Inhalte, und ändern Sie die Sendezeiten für Webinar-Erinnerungs-E-Mails. Das Ändern von Erinnerungs-E-Mail-Sendezeiten ist für Ereignisse, die weniger als eine Stunde vor ihren Startzeiten geplant sind, nicht verfügbar.

Bearbeiten von Webinar-E-Mails

Hinweis: Das Bearbeiten von Webinar-E-Mails ist als Teil von Teams Premium verfügbar, einer Add-On-Lizenz, die zusätzliche Features bietet, um Teams-Besprechungen personalisierter, intelligenter und sicherer zu machen. Wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator, wenn Sie Microsoft Teams Premium nutzen möchten.

Standardmäßig werden Webinar-E-Mails automatisch mithilfe von Vorlagen in Teams erstellt. In Teams Premium können Sie sie jedoch bearbeiten, bevor sie gesendet werden. 

So bearbeiten Sie Webinar-E-Mails:

  1. Wählen Sie Calendar Symbol für die Teams-Kalender-Registerkartein Teams aus.

  2. Wählen Sie das Webinar aus, für das Sie E-Mails bearbeiten möchten.

  3. Wählen Sie Ereignis anzeigen Symbol zum Erweitern von Besprechungsdetails> Ereignis verwalten Symbol „Bearbeiten"aus.

  4. Wählen Sie E-Mails aus.Screenshot der Registerkarte "Kommunikation" in den Einrichtungsoptionen für Webinare mit Webinar-E-Mails

  5. Wählen Sie bearbeiten in der Zeile der E-Mail aus, die Sie bearbeiten möchten. Sie können Folgendes bearbeiten:

    • Absendername

    • E-Mail-Betreff

    • Banner- und Logobilder

    • Text der E-Mail-Screenshot der Webinar-E-Mail-Vorlage in Microsoft Teams

  6. Nehmen Sie Änderungen am Inhalt der E-Mail vor. Ergebnis:

    • Wählen Sie E-Mail-Vorschau aus, um zu sehen, wie die E-Mail an empfänger gesendet wird.

    • Wählen Sie Bearbeiten beibehalten aus, um weitere Änderungen vorzunehmen.

    • Wählen Sie Abbrechen aus, um Ihre Bearbeitungen zu verwerfen.

  7. Wählen Sie Speichern aus.

Wichtig: Wenn ein Organisator keine Erinnerungs-E-Mail-Inhalte bearbeitet, sehen jeder Teilnehmer und Organisator die E-Mail in der Standardsprache seines Browsers übersetzt. Wenn ein Organisator die E-Mail anpasst, sehen die Teilnehmer sie so, wie sie in der Sprache des Organisators geschrieben wurde.

Erinnerungs-E-Mail-Sendezeit ändern

Standardmäßig werden Erinnerungs-E-Mails eine Stunde vor Beginn des Ereignisses an Registranten gesendet. In Teams Premium können Sie die Sendezeit bearbeiten und teilnehmer früher benachrichtigen. 

Hinweis: Das Ändern der Sendezeiten von Erinnerungs-E-Mails ist als Teil von Teams Premium verfügbar, einer Add-On-Lizenz, die zusätzliche Features bietet, um Teams-Besprechungen personalisierter, intelligenter und sicherer zu machen. Wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator, wenn Sie Microsoft Teams Premium nutzen möchten.

So ändern Sie die Sendezeit der Erinnerungs-E-Mail:

  1. Wählen Sie Calendar Symbol für die Teams-Kalender-Registerkartein Teams aus.

  2. Wählen Sie das Webinar aus, für das Sie E-Mails bearbeiten möchten.

  3. Wählen Sie Ereignis anzeigen Symbol zum Erweitern von Besprechungsdetails> Ereignis verwalten Symbol „Bearbeiten"aus.

  4. Wählen Sie E-Mails aus.

  5. Wählen Sie in der Zeile Erinnerungs-E-Maildie Option 1h before event starts aus.Screenshot: Bearbeiten von Webinar-Erinnerungs-E-Mails zum Senden der Zeit

  6. Legen Sie fest, wie viele Stunden oder Tage vor dem Ereignis die Erinnerungs-E-Mail gesendet werden soll. Wählen Sie Speichern aus.

Screenshot des Erinnerungs-E-Mail-Sendezeit-Editors in Teams

Webinar-E-Mail-Erinnerungen müssen mindestens eine Stunde vor Beginn des Ereignisses gesendet werden.

Deaktivieren von Webinar-E-Mails

Webinar-E-Mails werden automatisch aktiviert, wenn Sie ein Webinar erstellen. Sie können sie jederzeit deaktivieren, bevor Sie die Ereigniswebsite veröffentlichen. 

So deaktivieren Sie Webinar-E-Mails beim Planen eines Webinars:

  1. Wechseln Sie im Planungsformular zu Setup > Details.

  2. Deaktivieren Sie unter Ereigniszugriff die Umschaltfläche Teilnehmer-E-Mails aktivieren .

So deaktivieren Sie Webinar-E-Mails für ein geplantes Webinar:

  1. Wählen Sie Calendar Symbol für die Teams-Kalender-Registerkartein Teams aus.

  2. Wählen Sie das Webinar aus, für das Sie E-Mails bearbeiten möchten.

  3. Wählen Sie Ereignis anzeigen Symbol zum Erweitern von Besprechungsdetails> Ereignis verwalten Symbol „Bearbeiten"aus.

  4. Deaktivieren Sie unter Details > Ereigniszugriff die Umschaltfläche Teilnehmer-E-Mails aktivieren .

Wichtig: 

  • Diese Einstellung deaktiviert alle Teams-Webinar-E-Mails, einschließlich Abbruch- und Ereignisaufzeichnungs-E-Mails.

  • Sie können diese Einstellung nur ändern, bevor die Ereigniswebsite veröffentlicht wird.

Verwalten von E-Mails über Integrationen

Richten Sie Webinar-E-Mails ein, und verwalten Sie sie, indem Sie nicht von Microsoft stammende Marketingautomatisierungstools in Teams integrieren. Implementieren Sie Webinarintegrationen, bevor Sie die Ereigniswebsite veröffentlichen.

So beginnen Sie mit der Verwendung von Webinarintegrationen:

  1. Wählen Sie Calendar Symbol für die Teams-Kalender-Registerkartein Teams aus.

  2. Wählen Sie das Webinar aus, für das Sie E-Mails bearbeiten möchten.

  3. Wählen Sie Ereignis anzeigen Symbol zum Erweitern von Besprechungsdetails> Ereignis verwalten Symbol „Bearbeiten"aus.

  4. Wählen Sie im Planungsformular Connect apps (Apps verbinden) aus.

  5. Wählen Sie das Marketingautomatisierungstool aus, das Sie für Ihr Webinar verwenden möchten. Dadurch gelangen Sie zur Dokumentation, in der Sie Anweisungen zum Einrichten der erforderlichen Integrationen finden.

Wie geht es weiter?

Verwalten Sie, was Teilnehmer in Microsoft Teams sehen.

Ändern der Webinardetails in Microsoft Teams.

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