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Teilnehmen an einer Versammlung in Microsoft Teams

Ob Sie eine unternehmensweite Produktpräsentation organisieren oder ein Live-Event übertragen möchten, die Funktionen für Versammlungen eignen sich optimal für das Abhalten von Großveranstaltungen.

Inhalt

Eine Versammlung planen

Externe Referent*innen hinzufügen

Duplizieren eines Rathauses

Teilnehmer*innen zu einer Versammlung einladen

E-Mail-Einladungen zu Versammlungen

Versammlungen veröffentlichen

Eine Versammlung planen

So planen Sie eine Versammlung:

  1. Öffnen Sie Ihren Microsoft Teams-Kalender.

  2. Wählen Sie den Pfeil neben Neue Besprechung + aus.

  3. Wählen Sie im Dropdownmenü Versammlung aus.

    Screenshot, der zeigt, wie man in Teams eine neue Versammlung erstellt

  4. Geben Sie unter Details grundlegende Informationen ein, benennen Sie Referent*inen und vieles mehr:

    1. Geben Sie den Ereignistitel, das Start- und Enddatum sowie eine Beschreibung ein.

      Hinweis: Die maximale Dauer einer Versammlung beträgt 30 Stunden.

    2. Standardmäßig ist der Organisator die Person, die die Versammlung erstellt hat.

    3. Suchen Sie unter Ereignisgruppe > Mitorganisatoren oder Referenten nach anderen Personen, die bei der Verwaltung der Versammlung helfen werden, und wählen Sie sie aus.

      Mitorganisator*innen stehen die meisten Organisatorfunktionen zur Verfügung, sie können jedoch keine Details (Datum, Uhrzeit usw.) ändern. Referent*innen können während der Veranstaltung sprechen und Inhalte freigeben.

    4. Wählen Sie Speichern und Einladungen senden Symbol „Speichern“ aus, um Änderungen anzuwenden und Mitorganisator*innen und Referent*innen zur Veranstaltung einzuladen.

      Screenshot mit Hervorhebung der Benutzeroberfläche zum Speichern und Versenden von Einladungen für Versammlung

  5. Unter Teilnehmer:

    Screenshot der Benutzeroberfläche, der zeigt, wie Teilnehmer hinzugefügt und Teilnehmereinstellungen geändert werden

    1. Wählen Sie aus, ob Ihre Veranstaltung nur für Ihre Organisation (Mitglieder und Gäste Ihrer Organisation) oder öffentlich (eingeladene Personen oder wer über einen Link zum Ereignis verfügt) zugänglich sein soll.

    2. Suchen Sie unter Teilnehmer einladen nach Personen, an die Sie Einladungen senden möchten, und wählen Sie sie aus.

    3. Aktivieren Sie die Umschaltfläche Nur eingeladenen Personendie Teilnahme gestatten, um die Teilnahme an einem Ereignis auf Personen zu beschränken, die direkt eingeladen wurden.

  6. Wählen Sie Speichern aus, um Änderungen anzuwenden und mit der Anpassung des Ereignisses fortzufahren.

  7. Wählen Sie Besprechungsoptionen aus, um weitere Einstellungen zu bearbeiten.

    Hinweis: Einige Besprechungsoptionen sind u. U. abhängig von den von Ihrem IT-Administrator festgelegten Richtlinien gesperrt.

  8. Wählen Sie Veröffentlichen aus, um Ihre Versammlung zu planen und Teilnehmer*innen dazu einzuladen.

Externe Referent*innen hinzufügen

Fügen Sie ihrem Rathaus ganz einfach bis zu 20 Referenten von außerhalb Ihrer Organisation hinzu. Externe Referent*innen sind Gäste, die im Verbund, ohne Verbund oder anonym sind. 

Wenn Sie externe Referent*innen hinzufügen, erhält die jeweilige Person einen eindeutigen Teilnahmelink, der es ihr ermöglicht, an dem Ereignis teilzunehmen, ohne im Wartebereich warten zu müssen. Anonyme Referent*innen müssen sich nicht mit einem Microsoft-Konto anmelden. Sie können über den Link beitreten und vor der Teilnahme ihren Namen eingeben.

Hinweis: Externe Referent*innen müssen der Versammlung über Microsoft Teams für Desktop beitreten. Web- und mobile Einbindungen für externe Referenten werden derzeit nicht unterstützt.

So fügen Sie externe Referent*innen hinzu:

  1. Wechseln Sie zu Ihrem Microsoft Teams-Kalender.

  2. Wählen Sie eine bevorstehende Versammlung und dann Details aus.

  3. Wählen Sie Externe Referenten hinzufügen aus.

    Screenshot, der zeigt, wie man externe Referenten zu einem Webinar hinzufügt

  4. Geben Sie unter Externe Referenten die E-Mail-Adressen der externen Referent*innen ein, die Sie hinzufügen möchten.

  5. Wählen Sie Einladungen speichern und senden Symbol „Speichern“ aus.

Hinweis: Externe Referent*innen sollten ihre Links nicht weiterleiten. Sie können über denselben Link auf bis zu 3 Geräten beitreten.

Erneutes Generieren oder Kopieren des Teilnahmelinks für externe Referent*innen

So generieren oder kopieren Sie den Link, mit dem externe Referent*innen dem Ereignis beitreten können:

  1. Öffnen Sie eine Versammlung in Ihrem Microsoft Teams-Kalender.

  2. Wählen Sie in den Details der Versammlung Externer Referent aus.

    Screenshot mit hervorgehobener Registerkarte „Externe Referenten“ im Terminplanungsformular in Versammlung

  3. Wählen Sie Eindeutiger Teilnahmelink aus.

  4. Wählen Sie Kopieren Linkcode kopieren aus, um den Link in die Zwischenablage zu kopieren, oder Erneut laden Schaltfläche „Registerkarte erneut laden“, um einen neuen Link zu generieren.

Duplizieren eines Rathauses

Duplizieren Sie ein vorhandenes Rathaus, um alle Details und Einstellungen auf ein neues Rathaus anzuwenden. Sie können vergangene und bevorstehende Rathäuser duplizieren, die sich in Ihrem Teams-Kalender befinden.

Wenn Sie ein vorhandenes Rathaus duplizieren, hat das neue Rathaus folgendes:

  • Titel

  • Beschreibung

  • Referenten, Mitorganisatoren und Teilnehmer

  • Ereignisdesign

  • Registrierungseinstellungen

  • Angepasste E-Mails

  • Besprechungsoptionen


So duplizieren Sie ein Rathaus:

  1. Klicken Sie in Ihrem Teams-Kalender mit der rechten Maustaste auf das vergangene oder bevorstehende Rathaus, das Sie duplizieren möchten.

  2. Wählen Sie Ereignis duplizieren Symbol für die Schaltfläche "Kopieren" für Copilot in Word auf mobilen Gerätenaus.

  3. Legen Sie das Datum und die Uhrzeit des neuen Ereignisses fest, und bearbeiten Sie alle Ereignisdetails, die Sie ändern möchten.

  4. Wählen Sie Speichern.

Sie können auch ein Rathaus duplizieren, indem Sie in Ihrem Teams-Kalender darauf doppelklicken und auf der Detailseite Ereignis Symbol für die Schaltfläche "Kopieren" für Copilot in Word auf mobilen Gerätenduplizieren auswählen.

Teilnehmer*innen zu einer Versammlung einladen

Nachdem Sie Teilnehmer*innen eingeladen haben, sehen diese die Einladung zur Versammlung in ihrem Kalender. Wenn Sie die Umschaltfläche Nur eingeladenen Personen die Teilnahme gestatten aktiviert haben, müssen Sie das Ereignis veröffentlichen, damit ihm Teilnehmer*innen beitreten können.

So laden Sie Teilnehmer*innen zu einem Webinar ein:

  1. Wechseln Sie zu Ihrem Microsoft Teams-Kalender.

  2. Öffnen Sie eine vorhandene Versammlung, oder erstellen Sie eine neue.

  3. Wechseln Sie zu Details > Teilnehmer.

  4. Wählen Sie aus, ob das Ereignis nur für Ihre Organisation oder öffentlich zugänglich sein soll.

    Hinweis: Wenn Sie Ihre Organisation auswählen, können Mitglieder Ihrer Organisation über den Freigabelink beitreten, auch wenn sie nicht eingeladen wurden. Aktivieren Sie die Umschaltfläche Nur eingeladenen Personen die Teilnahme gestatten, um die Teilnahme nur auf eingeladene Personen zu beschränken.

  5. Suchen Sie unter Teilnehmer einladen nach den Personen, die Sie einladen möchten, und wählen Sie sie aus.

  6. Wählen Sie Speichern.

Wenn Ihre Veranstaltung veröffentlicht wird, erhalten die Teilnehmer*innen automatisch Einladungen per E-Mail.

E-Mail-Einladungen zu Versammlungen

Wenn Sie eine Versammlung veröffentlichen, erhalten die Teilnehmer*innen automatisch E-Mail-Einladungen. Die Einladungen enthalten wichtige Details, einschließlich des Ereignisnamens, des Datums und der Uhrzeit sowie der Beschreibung. Sie sind auch an das Design Ihres Ereignisses angepasst.

Wenn Sie Details hinzufügen möchten, bearbeiten Sie die Einladungen, bevor Sie Ihre Versammlung veröffentlichen. So bearbeiten Sie E-Mail-Einladungen zu einer Versammlung:

  1. Wechseln Sie zu Ihrem Microsoft Teams-Kalender.

  2. Öffnen Sie eine vorhandene Versammlung, oder erstellen Sie eine neue.

  3. Wählen Sie Mitteilungen aus.

  4. Wählen Sie in der Zeile der Einladung zur Versammlung die Option Vorschau der E-Mail aus.

    Screenshot mit Hervorhebung der Benutzeroberfläche zur Vorschau der E-Mail-Einladungen für Versammlung

  5. Wählen Sie E-Mail bearbeiten aus.

    Screenshot, der zeigt, wie man E-Mail-Einladungen für Versammlung bearbeitet

  6. Geben Sie die Details in die bereitgestellte Vorlage aus.

  7. Wählen Sie Vorschau der E-Mail aus, um zu sehen, wie die E-Mail in den Posteingängen der eingeladenen Personen aussieht.

    Hinweis: Die Darstellung der E-Mail kann je nach E-Mail-Dienst und Gerät in einigen Fällen abweichen.

  8. Wählen Sie E-Mail bearbeiten aus, um mit der Bearbeitung fortzufahren, Abbrechen, um die Änderungen zu verwerfen, oder Speichern, damit die Änderungen angewendet werden.

Nachdem Sie die Versammlung veröffentlicht haben, sendet Microsoft Teams diese E-Mail-Einladung automatisch an die Teilnehmer*innen.

Versammlungen veröffentlichen

Nachdem Sie die Details Ihrer Versammlung und die E-Mail-Einladungsvorlage fertig bearbeitet haben, veröffentlichen Sie die Versammlung, damit die Teilnehmer*innen automatisch dazu eingeladen werden.

So veröffentlichen Sie eine Versammlung:

  1. Wechseln Sie zu Ihrem Microsoft Teams-Kalender.

  2. Öffnen Sie eine vorhandene Versammlung, oder erstellen Sie eine neue.

  3. Geben Sie wichtige Details ein und passen Sie das Design an.

  4. Klicken Sie auf Speichern, damit etwaige Änderungen übernommen werden.

  5. Wählen Sie Veröffentlichen und bestätigen Ihre Auswahl.

    Screenshot mit hervorgehobener Benutzeroberfläche zum Veröffentlichen der Versammlung

Nachdem Ihre Versammlung veröffentlicht wurde, erhalten die Teilnehmer*innen automatisch die entsprechende E-Mail-Einladung und Aktuelle Informationen zu Änderungen an der Veranstaltung.

Wie geht es weiter?

Eine Versammlung anpassen

An einer Versammlung in Microsoft Teams teilnehmen

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