Πού αποθηκεύονται τα αρχεία Viva Engage μου;

Νέος χώρος αποθήκευσης αρχείων

Όλα τα νέα αρχεία για Microsoft 365 συνδεδεμένες ομάδες αποθηκεύονται στη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint για την κοινότητα Engage. Δείτε τα στη λίστα Αρχεία της ομάδας Viva Engage ή στο φάκελο Εφαρμογές/Viva Engage στη βιβλιοθήκη εγγράφων SharePoint της κοινότητας.

Δημιουργία νέων αρχείων του Office

Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε νέα αρχεία από τη σελίδα Αρχεία . Δημιουργήστε το αρχείο σε άλλη θέση και, στη συνέχεια, αποστείλετε το στο Viva Engage.

Οργανισμός αρχείων

Στο δεξιό παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε τη σύνδεση Βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint για την ομάδα και επιλέξτε το φάκελο Εφαρμογές/Viva Engage. Ταξινομήστε και φιλτράρετε τη λίστα αρχείων.

Οι χρήστες μπορούν να αναδιοργανώσουν ή να μετακινήσουν αρχεία σε υποφακέλους και οι συνδέσεις από Viva Engage θα εξακολουθούν να λειτουργούν. Ανοίξτε τη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint για να δείτε την αναδιοργάνωση.

Προεπισκοπήσεις αρχείων

Για να δείτε μια προεπισκόπηση, επιλέξτε το αρχείο.

Επεξεργασία αρχείου από Viva Engage

Για έγγραφα Word, Excel και PowerPoint, κάντε αλλαγές στο Office Online ή στην εφαρμογή. Η βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint παρακολουθεί αναθεωρήσεις.

Η επιλογή Επεξεργασία εγγράφου και άλλες ενέργειες εμφανίζονται επάνω από την προεπισκόπηση.

Δικαιώματα πρόσβασης

Η κοινότητα του αρχείου καθορίζει τα δικαιώματα πρόσβασης για αυτό το αρχείο, αλλά οι διαχειριστές του SharePoint μπορούν να αλλάξουν τα δικαιώματα πρόσβασης για μεμονωμένα αρχεία.

Πώς οι επισκέπτες αποκτούν πρόσβαση σε αρχεία

Η πρόσβαση επισκέπτη σε αρχεία εξαρτάται από τον τύπο του επισκέπτη:

Οι επισκέπτες σε επίπεδο δικτύου δεν έχουν προεπιλεγμένη πρόσβαση για την προβολή των αρχείων Viva Engage που είναι αποθηκευμένα στο SharePoint.

• Για να ζητήσουν οι επισκέπτες πρόσβαση για να προβάλουν συγκεκριμένα αρχεία, προσθέστε τα ως επισκέπτες του Azure B2B στον μισθωτή Microsoft 365. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Azure Τεκμηρίωση B2B της υπηρεσίας καταλόγου Active Directory.

• Τα μέλη της κοινότητας μπορούν να προβάλουν, να αποστείλουν και να επεξεργαστούν από τη βιβλιοθήκη του SharePoint. Οι επισκέπτες σε επίπεδο δικτύου που είναι Azure B2B μπορούν επίσης να το κάνουν. Engage δεν υποστηρίζει άμεση επεξεργασία.

• Εάν θέλετε να έχουν τη δυνατότητα αποστολής αρχείων σε μια συγκεκριμένη κοινότητα από το SharePoint ή να έχουν προεπιλεγμένη πρόσβαση σε αρχεία που έχουν αποσταλεί στο SharePoint, προσθέστε τα ως μέλος της κοινότητας στο SharePoint.

• Οι επισκέπτες επιπέδου συνομιλίας δεν έχουν προεπιλεγμένη πρόσβαση στα αρχεία που είναι αποθηκευμένα στο SharePoint. Για να επιτρέψετε την πρόσβαση σε συγκεκριμένα αρχεία της συνομιλίας, προσθέστε τους επισκέπτες ως επισκέπτες Azure επισκέπτη B2B στον μισθωτή Microsoft 365. Δεν μπορούν να αποστείλουν αρχεία.

• Οι εξωτερικοί επισκέπτες μπορούν να είναι μέλη μόνο εξωτερικών ομάδων. Οι εξωτερικές ομάδες αποθηκεύουν αρχεία μόνο στο Viva Engage.

Αποτροπή άλλων χρηστών από την πραγματοποίηση αλλαγών

Οποιοδήποτε μέλος της κοινότητας Engage μπορεί να κάνει ανάληψη ελέγχου αρχείων στο SharePoint, κάτι που εμποδίζει την επεξεργασία τους από άλλους χρήστες. Οι διαχειριστές του SharePoint μπορούν να αλλάξουν τα δικαιώματα αρχείων.

Παρακολούθηση αναθεωρήσεων

Προβολή ιστορικού αναθεωρήσεων και προηγούμενων εκδόσεων από τη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint.

Περισσότερες λεπτομέρειες αλλαγών εμφανίζονται στο ιστορικό αλλαγών και οι παλαιότερες εκδόσεις μπορούν να διαγραφούν.

Σήμανση ως επίσημου

Οι χρήστες δεν μπορούν να επισημάνουν μια συγκεκριμένη έκδοση ενός αρχείου ως επίσημη.

Αναζήτηση

Viva Engage αναζήτηση πραγματοποιεί αναζήτηση μόνο στον τίτλο και το συντάκτη. Εάν πρέπει να κάνετε αναζήτηση περιεχομένου σε αρχεία Viva Engage στο SharePoint, θα πρέπει να κάνετε την αναζήτηση από τη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint.