Een informele bijeenkomst plannen in Microsoft Teams

In dit artikel

Een informele bijeenkomst plannen

Een informele bijeenkomst plannen:

1. Open je Teams-agenda.

2. Selecteer de vervolgkeuzepijl naast Nieuwe vergadering +.

3. Selecteer Stadhuis.
   
   

4. Voer in Details basisgegevens in, wijs presentatoren aan en meer:

   1. Voer de titel van de gebeurtenis, de begin- en einddatum en de beschrijving in.

      Opmerking: De maximale duur van een informele bijeenkomst is 30 uur.

   2. De organisator is standaard de persoon die het informele bijeenkomst heeft gemaakt.

   3. Zoek en selecteer in de groep Gebeurtenissen > Mede-organisatoren of Presentatoren uit je organisatie andere personen die de informele bijeenkomst gaan beheren. Je kunt ook externe presentatoren toevoegen.

      Opmerking: Co-organisatoren hebben de meeste mogelijkheden voor organisatoren, maar kunnen Details (datum, tijd, enzovoort) niet wijzigen. Presentatoren kunnen tijdens het evenement spreken en inhoud delen.

   4. Selecteer Opslaan en uitnodigingen verzenden om wijzigingen toe te passen en co-organisatoren en presentatoren uit te nodigen voor de gebeurtenis.

      • Organisatoren, mede-organisatoren, presentatoren en uitgenodigde deelnemers ontvangen e-mailuitnodigingen met inbelcodes om telefonisch deel te nemen. Externe presentatoren kunnen niet telefonisch deelnemen.

5. Kies in Toegang tot gebeurtenissen of uw gebeurtenis beschikbaar is voor Uw organisatie, Openbaar of Mensen en groepen.

   Machtigingstype	Beschrijving
   Jouw organisatie	Iedereen in je organisatie kan de bijeenkomst bijwonen, inclusief gasten.
   Openbaar	Iedereen die is uitgenodigd of een koppeling heeft, kan deelnemen.
   Personen en groepen	U kunt individuele personen of groepen opgeven om het stadhuis bij te wonen. U kunt maximaal 500 afzonderlijke personen en maximaal 20 groepen opgeven, zoals Microsoft 365-beveiligingsgroepen met e-mail, Microsoft 365-groepen en distributiegroepen. Dynamische groepen worden niet ondersteund.

6. Zoek en selecteer in Deelnemers uitnodigen de personen en groepen die u wilt uitnodigen.

7. Selecteer Opslaan om wijzigingen toe te passen en door te gaan met het aanpassen van uw gebeurtenis.

8. Selecteer Vergaderopties om meer instellingen te bewerken.

   Notities: 

   • Sommige vergaderopties zijn mogelijk vergrendeld, afhankelijk van het beleid dat is ingesteld door uw IT-beheerder.

   • Microsoft 365-beveiligingsgroepen waarvoor e-mail niet is ingeschakeld, ontvangen geen uitnodigingen via e-mail.

   • Dynamische groepen worden niet ondersteund.

9. Selecteer Publiceren om uw informele bijeenkomst te plannen en deelnemers uit te nodigen.

Een bijeenkomst dupliceren

Dupliceer een bestaande bijeenkomst om alle details en instellingen toe te passen op een nieuwe bijeenkomst. Je kunt eerdere en toekomstige bijeenkomsten in je Teams-agenda dupliceren.

Wanneer je een bestaande bijeenkomst dupliceert, heeft de nieuwe bijeenkomst dezelfde:

• Titel

• Beschrijving

• Presentatoren, medeorganisatoren en deelnemers

• Gebeurtenisthema

• Registratie-instellingen

• Aangepaste e-mailberichten

• Opties voor vergadering

Als u een gemeentehuis wilt dupliceren, dubbelklikt u erop in uw Teams-agenda en selecteert u Gebeurtenis dupliceren op de detailpagina.

Deelnemers uitnodigen voor een informele bijeenkomst

Nadat u deelnemers hebt uitgenodigd, zien ze de uitnodiging van de informele bijeenkomst in hun agenda. Als u de wisselknop Alleen uitgenodigde personen toestaan om deel te nemen hebt ingeschakeld, moet u de gebeurtenis publiceren zodat deelnemers kunnen deelnemen. 

Deelnemers uitnodigen voor een webinar:

Wanneer uw gebeurtenis wordt gepubliceerd, ontvangen deelnemers automatisch uitnodigingen per e-mail. Genodigden zonder Microsoft-account kunnen anoniem deelnemen aan je vergadering.

Een bijeenkomst insluiten in SharePoint

Wanneer je een bijeenkomst insluit op een SharePoint-site, kunnen personen met toegang tot het evenement en de SharePoint-site het evenement daar bijwonen.  

Als je V&A of chat hebt ingeschakeld voor het evenement, kunnen personen die vanuit SharePoint aanwezig zijn, nog steeds deelnemen aan de gebeurtenis.  

Een bijeenkomst insluiten in een SharePoint-site: 

Wanneer u de gebeurtenis start, wordt deze automatisch gestreamd op de SharePoint-pagina. 

Live reacties van de bijeenkomst

Verhoog de betrokkenheid en ontvang realtime feedback van je bijeenkomstpubliek met live reacties. Nadat een bijeenkomst is gestart, kunnen deelnemers kiezen uit verschillende live reacties in hun besturingselementen voor vergaderingen. Wanneer ze er een kiezen, wordt deze tijdelijk weergegeven in de onderste hoek van het vergadervenster. 

(Weergave deelnemer)

Live reacties zijn beschikbaar in bijeenkomsten georganiseerd in Teams Premium. Ze worden automatisch ingeschakeld, maar kunnen worden in- of uitgeschakeld. 

Livereacties van de bijeenkomst in- of uitschakelen vóór een gebeurtenis:

Livereacties in- of uitschakelen tijdens een gebeurtenis:

1. Selecteer in de besturingselementen voor vergaderingen Meer acties > Instellingen > Opties voor vergadering .

2. Schakel in deelname de wisselknop Reacties toestaan in of uit.

Wijzigingen in deze instelling worden onmiddellijk van kracht. 

Zie Jeelf uitdrukken in Microsoft Teams-vergaderingen met livereacties voor meer informatie over livereacties in Teams. 

E-mails van de bijeenkomst

E-mailberichten van de bijeenkomst in Teams worden automatisch ingeschakeld wanneer je een bijeenkomst plant. Er zijn twee soorten e-mailberichten die mensen die zijn uitgenodigd voor een bijeenkomst ontvangen:

• E-mails met uitnodigingen voor evenementen: in deze e-mailberichten wordt aan mensen opgegeven dat ze zijn uitgenodigd voor de bijeenkomst. Ze bevatten belangrijke gebeurtenisdetails, zoals de datum, begintijd en beschrijving. Deze worden automatisch verzonden wanneer de gebeurtenis wordt gepubliceerd.

• Gebeurtenisopname beschikbaar e-mailberichten: na een bijeenkomst laten deze e-mailberichten deelnemers weten wanneer de gebeurtenisopname beschikbaar is om te bekijken. Deze e-mailberichten worden automatisch verzonden wanneer de gebeurtenisopname wordt gepubliceerd.

E-mailberichten van bijeenkomst worden gemaakt op basis van een Teams-sjabloon die automatisch de details van het evenement invult. Je kunt de e-mailberichten bewerken of volledig uitschakelen voordat je de gebeurtenis publiceert. 

Zie e-mails voor bijeennkomsten beheren in Microsoft Teamsvoor meer informatie.

Een informele bijeenkomst publiceren

Nadat u de details en e-mailsjabloon voor uitnodigingen van uw informele bijeenkomst hebt voltooid, publiceert u de informele bijeenkomst om deelnemers automatisch uit te nodigen.

Een informele bijeenkomst publiceren:

Nadat uw informele bijeenkomst is gepubliceerd, ontvangen deelnemers automatisch de uitnodiging per e-mail en updates over eventuele wijzigingen in het evenement.

Problemen oplossen

Wat moet ik doen als ik problemen ondervind bij het deelnemen aan een vergadering?

Zorg ervoor dat je deelneemt aan de vergadering die is aangemeld vanuit het account waarmee u de uitnodiging voor de vergadering of koppeling voor deelname hebt ontvangen. 

Ik ben uitgenodigd als externe presentator, maar mijn koppeling werkt niet.

Je unieke koppeling om deel te nemen als presentator werkt alleen als je bent aangemeld bij Teams met hetzelfde e-mailbericht waarmee je de koppeling voor deelname hebt ontvangen. Je kunt zich niet aanmelden met een ander account en de koppeling gebruiken en je kunt niet anoniem deelnemen met behulp van de koppeling.

Volgende stappen

Een informele bijeenkomst aanpassen

Een informele bijeenkomst hosten in Microsoft Teams