Dicas para produzir grandes reuniões e eventos no Microsoft Teams

Grandes reuniões virtuais e eventos não acontecem apenas— precisam de planeamento e preparação prévia para proporcionar a melhor experiência possível. Desde a verificação de equipamentos até à prática de transições, um pouco de preparação pode impedir problemas técnicos e manter o seu evento a funcionar sem problemas.

Eis algumas das nossas melhores sugestões para planear e produzir reuniões de alta qualidade, câmaras municipais e webinars no Microsoft Teams.

Introdução

Transfira o Microsoft Teams para ambiente de trabalho para obter as experiências de reuniões e eventos mais fiáveis. Desfrute do acesso total às funcionalidades e do desempenho superior. Atualize o Teams para obter as funcionalidades de segurança e correções de erros mais recentes.

Planear a produção de eventos

Antes do início de um evento, estabeleça funções e responsabilidades, ensaie apresentações e configure as comunicações necessárias para utilização durante o evento. Para uma configuração suave, siga as práticas abaixo.

Tenha sempre mais do que uma pessoa no grupo de eventos. Atribuir funções e responsabilidades — fale sobre quem é o responsável por cada passo da operação, desde produtores e apresentadores a moderadores do Q&A
Planeie a comunicação do grupo de eventos. A comunicação em tempo real é fundamental para reuniões e eventos de grandes dimensões. O chat do grupo de eventos (disponível para o organizador, produtores e apresentadores) é uma excelente forma de se manter em contacto.
Prática. Execute o evento para marcar apresentações, transições práticas e testar as definições de áudioe vídeo. Assista à experiência dos participantes em direto para garantir uma excelente experiência para o seu público.

Dicas: Para eventos híbridos:

Realize um inquérito do site com antecedência. Valide a infraestrutura AV da sala, a integração do Teams e o esquema físico.
Teste e verifique se todo o equipamento na sala funciona (consola MTR, microfones, câmaras, altifalantes, ecrãs, painéis de controlo).
Documente o fluxo de sinal da sala (áudio, vídeo, rede) e identifique quaisquer limitações ou peculiaridades.
Atualize o firmware e o software em todo o hardware certificado pelo Teams e garanta a compatibilidade com a versão mais recente do Teams.
Certifique-se de que existe uma ligação Ethernet com fios disponível para todos os dispositivos utilizados na produção (PC Teams, computador vMix, etc.).

Configurar conteúdo de áudio, vídeo e partilhado

A utilização de equipamentos de áudio e vídeo de alta qualidade é crucial durante grandes reuniões e eventos. Configure microfones e câmaras Web de alta qualidade ou reúna-se a partir de uma sala do Teams para experiências híbridas. Estas sugestões irão ajudá-lo a comunicar claramente com a sua audiência e apresentadores durante o evento.

Áudio

Não ignore a qualidade do áudio, é a parte mais importante de um grande evento. Algumas pessoas podem apenas escutar com o browser em segundo plano.
Utilize microfones de alta qualidade. Os microfones wearables são ideais para apresentadores menos experientes; os microfones portáteis requerem prática e técnica para evitar o processamento de ruído.
Para apresentadores que utilizem um computador ou outro dispositivo, utilize um headset certificado pelo Teams.
Para apresentações na sala, teste o áudio da sala com antecedência para impedir que os dados irrelevantes ou comentários sejam transmitidos online.
Adicione áudio ao evento utilizando qualquer dispositivo de captura de áudio compatível com áudio equilibrado (conectores XLR) ou plug-ins de estilo auscultador de 1/8" e permite-lhe ligar-se ao computador com o Teams através de USB.
Em alternativa, utilize um sistema AV de alta gama e ligue a saída HDMI ou SDI desse sistema ao Teams através de um dispositivo de captura de vídeo básico, como uma caixa HDMI-USB.

Dicas: Para eventos híbridos:

Teste as configurações de áudio na sala e online separadamente antes de entrar em direto.
Utilize microfones independentes para audiências presenciais e virtuais, mas certifique-se de que apenas uma origem de áudio dominante está ligada à plataforma de reunião.
Se várias pessoas estiverem a utilizar a associação de dispositivos na sala, peça-lhes que desliguem o áudio do computador para impedir o eco ou o feedback.
Traga microfones adicionais (por exemplo, portáteis, lavatórios) para painéis ou Q&A.

Vídeo

Aceda bem ao assunto— não pode ter muita luz para a maioria das câmaras. A iluminação pode ser a diferença entre uma produção ser vista como profissional ou amadora.
Utilize três luzes para iluminar o seu assunto: uma luz de tecla, uma luz de preenchimento e uma luz traseira para fornecer boa profundidade.
Os dispositivos de captura HDMI também podem ser utilizados para transmitir em fluxo a saída de um computador (PC ou Mac) para o Teams , ideal para mostrar vídeos de alta qualidade, demonstrações de software ou gráficos de movimento como se fossem um feed de câmara.
Não ligue uma entrada HDMI diretamente a uma reunião do Teams, uma vez que o Teams não suporta origens HDMI de forma nativa. Em vez disso, utilize um dispositivo de captura HDMI para trazer vídeo HDMI para o seu computador, onde pode aparecer como uma câmara virtual no Teams. Por exemplo, esta configuração permite-lhe ligar uma câmara prosumer com uma óptica superior e zoom através de HDMI, melhorando a qualidade de vídeo da sua reunião.

Partilhar conteúdo a partir do ecrã

A partilha de ecrãs durante um evento é uma ótima forma de demonstrar produtos e fluxos de trabalho ou de orientar a sua audiência através de recursos importantes.

Estas sugestões irão ajudá-lo a apresentar conteúdo de forma eficaz durante a produção do seu evento.

Se for o único produtor de eventos, recomendamos a utilização de dois monitores. Isto permite-lhe partilhar conteúdos a partir do segundo monitor enquanto produz o evento a partir do primeiro monitor.

Partilhe áudio a partir do seu dispositivo quando estiver a apresentar suportes de dados.

Para obter mais orientações sobre a apresentação em grandes reuniões, consulte Sugestões para apresentar em grandes reuniões e eventos no Microsoft Teams.

Fluxo de produção e dia do evento

No dia do evento, recomendamos que o grupo de eventos se junte, pelo menos, 15 minutos antes do início do evento.
Utilize a sala verde para se preparar com outros organizadores e apresentadores antes do início do evento. Verifique todos os microfones, câmaras e feeds.
Deixe todo o áudio desativado até estar pronto para começar a apresentar em direto no início do evento.
Atribua alguém para ver os feeds virtuais e na sala para problemas.

Planear problemas técnicos

Podem ocorrer problemas técnicos, mesmo com a melhor preparação. Um plano de cópia de segurança sólido garante que o evento continua a funcionar sem problemas se algo correr mal.

Tenha sempre um segundo produtor que possa assumir o comando se o produtor principal desistir ou enfrentar problemas técnicos.
Mantenha um portátil sobressalente com todos os diapositivos e suportes de dados pré-carregados e testados. Ter microfones, câmaras Web e cabos adicionais prontos em caso de falha de hardware.
Utilize uma ligação à Internet secundária, como um hotspot móvel, se a ligação principal ficar inativa. Teste a ligação de cópia de segurança antes do início do evento.
Grave previamente apresentações críticas para que possa mudar rapidamente para vídeo gravado se um apresentador perder a conectividade.
O Microsoft Teams enviará uma ligação de associação quando o evento for criado. Em vez de partilhar a ligação direta do calendário, crie um URL personalizado, como Bit.ly para partilhar com os participantes.
- Se um problema técnico ou um erro de produtor exigir a criação de uma nova difusão, atualize rapidamente o URL personalizado para apontar para o novo evento sem ter de voltar a contactar os participantes.

Precisa de mais ajuda?

Os Serviços de Eventos do Microsoft Teams podem fornecer mais suporte para planear ou executar as suas grandes reuniões e eventos. Para saber mais, veja Microsoft Adoption (Adoção da Microsoft).