У класичній версії Outlook можна:
Архів елементи | Архів за допомогою клавіатури | Вимкніть архівування за допомогою клавіші | BackspaceПошук папки | Архівв Інтернеті Архів | Архів або Online Архів | FAQ
Архів елементів у класичній програмі Outlook
У папці "Вхідні" або в іншій папці виберіть одне чи кілька повідомлень, які потрібно перемістити до архіву.
У групі Видалення натисніть кнопку Архівувати. Крім того, ви можете миттєво заархівувати одне або кілька повідомлень, натиснувши клавішу Backspace.
Порада.
Для облікових записів Microsoft 365, Exchange, Exchange Online та Outlook.com папка Архів вже існує, навіть якщо ви ніколи раніше не використовували цю функцію. Її можна знайти в списку папок Outlook. Якщо папка не відображається, а ви використовуєте Outlook 2016 або Outlook для Microsoft 365, перейдіть до розділуПараметри> оновленняоблікового запису> Office >Оновити зараз.
Повідомлення буде переміщено до папки Архів. Якщо ви заархівували повідомлення помилково, перейдіть до папки Архів і поверніть його до папки "Вхідні".
Примітка.
Кнопка Архів відображається лише в Outlook 2016, Outlook 2019 і Outlook для Microsoft 365. У попередніх версіях Outlook немає кнопки Архів на стрічці.
Архів повідомлень за допомогою клавіатури в класичній програмі Outlook
Ви можете заархівувати одне або кілька повідомлень, натиснувши клавішу Backspace. Якщо натиснути клавішу Delete, повідомлення перемістяться до папки Видалені. Поведінку клавіші Backspace змінити не можна.
Примітка.
Якщо повідомлення відкрито в окремому вікні, а не в області Читання, його не вдасться заархівувати за допомогою клавіші Backspace. Щоб використати цю клавішу для архівування, закрийте повідомлення та відкрийте його в області Читання. Якщо повідомлення відкрито в новому вікні, його можна заархівувати лише за допомогою кнопки Архів на стрічці.
Як вимкнути архівацію за допомогою клавіші Outlook для Microsoft 365 Backspace?
Щоб клавіша Backspace не переміщала елементи до папки "Архів", додайте наведені нижче записи реєстру.
Важливо
Уважно виконайте кроки, описані в цьому розділі. У разі внесення неправильних змін до реєстру можуть виникнути серйозні проблеми. Перш ніж вносити зміни, створіть резервні копії реєстру для відновлення на випадок виникнення проблем.
Шлях реєстру групової політики:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Ім'я: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значення: 1
Шлях реєстру засобу настроювання Office (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
Ім'я: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значення: 1
Примітка.
Це виправлення не стосується постійних версій Outlook.
Пошук папки "Архів"
Папка Архів міститься в списку папок. Щоб відобразити список папок, виберіть пункт Звичайний>область > папок.
Пошук елементів у папці "Архів"
За замовчуванням, коли ви шукаєте елементи Outlook за допомогою функції пошуку у верхній частині списку папок, класична програма Outlook виконує пошук у всій поштовій скриньці.
Щоб обмежити пошук лише папкою "Архів", спочатку виберіть її в списку папок. Тепер Outlook шукатиме термін, введений у поле пошуку, лише в папці "Архів".
Відмінності від онлайнового архіву
Онлайнові Архів – це функція для корпоративних клієнтів Microsoft 365, які мають надзвичайно великі поштові скриньки. Ці користувачі можуть використовувати онлайновий архів, щоб не видаляти старі повідомлення. Онлайнові Архів користувача діють дещо як другий обліковий запис в Outlook із власною структурою папок. Таким чином, вона не входить до пошукових запитів, виконаних у папці "Вхідні".
Якщо ввімкнуто використання онлайнового архіву, адміністратори та користувачі можуть настроїти для своїх поштових скриньок автоматичне переміщення старих повідомлень в онлайновий архів відповідно до політик архівування.
Вибір між папкою "Архів" і онлайновим архівом
Радимо використовувати функцію Архів, щоб зберігати в папці "Вхідні" повідомлення, на які ви вже відповіли або над якими ви діяли. Власне, "Архів" – це аналог фізичної папки-реєстратора з файлами. Ви можете зберігати в ній елементи й надалі легко отримувати до них доступ. Ви також можете видалити повідомлення або перемістити їх до певних папок, якщо це більше ваш стиль.
Користувачам, які мають великі поштові скриньки в організації Office 365 для підприємств, радимо адміністраторам установити політику Архів, яка переміщує елементи до онлайнової Архів через один рік або менше, якщо користувачі швидше досягають квоти поштової скриньки. Це гарантує, що користувачам не потрібно видаляти старі повідомлення електронної пошти, щоб звільнити місце для нової пошти. Повідомлення з терміном зберігання довшим за зазначений можна перемістити з папки "Вхідні", а також із локальної папки "Архів".
Запитання й відповіді щодо архівування
Чи можна змінити розташування для переміщення архівних елементів?
Якщо використовується обліковий запис Microsoft 365, Exchange, Exchange Online або Outlook.com, розташування, до якого переміщуються архівовані елементи, змінити не можна. Папка Архів є однією з стандартних системних папок Outlook, і її не можна перейменувати, перемістити або видалити. Якщо ви використовуєте обліковий запис POP або IMAP, як-от Gmail, Yahoo або iCloud, можна змінити розташування папки Архів, вибравши пунктЗнаряддя для>настройок>поштових скриньок файлів>Установити Архів папку.
Чому нова функція архівування та онлайновий архів мають подібні назви?
Архів – це добре зрозуміла функція, яка вже доступна в Outlook Mobile, Outlook Web App та Outlook.com та навіть інших постачальників електронної пошти, як-от Gmail. Оскільки це усталена назва, а онлайновий архів – наявна функція, ми вирішили залишити їх схожими.
Що таке автоархівація?
Автоархівація – це стара функція Outlook, яка дає змогу автоматично переміщати старі повідомлення до PST-файлу. Це означає, що повідомлення видаляються з сервера, що ускладнює їх пошук. Якщо жорсткий диск, який містить файл AutoArchive.pst, стане непридатним для використання, ці повідомлення буде втрачено. Онлайновий архів – це функція корпоративного класу, яку можна використовувати замість автоархівації.
Автоархівацію можна й надалі використовувати, якщо у вас немає онлайнової Архів, і якщо ІТ-відділ не вимкне функції. Докладні відомості про автоархівацію в Outlook 2016 див. в статті Архів старі елементи вручну в класичній версії Outlook для Windows.
Я адміністратор Office 365 для підприємств. Чи можу я вимкнути функцію архівування за допомогою групової політики?
Архів доступна в Outlook для Windows, Outlook Mobile, інтернет-версія Outlook та Outlook.com. Функцію Архів не можна вимкнути за допомогою Групова політика.
Схожі статті
Архівування елементів вручну
Створення вкладеної папки
Архів на панелі інструментів.