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在 Microsoft Teams 中排程全體大會

不論您是主持全公司的產品示範,或涵蓋即時活動,全體大會功能都很適合製作大型活動。

本文內容

建立全體大會

邀請出席者參與全體大會

全體大會電子郵件邀請

發佈全體大會

建立全體大會

若要排程全體大會:

  1. 開啟您的 Teams 行事曆。

  2. 選取 [新增會議 +] 旁的箭號。

  3. 從下拉式功能表中選取 [全體大會]。

    顯示如何在 Teams 中建立新全體大會的螢幕擷取畫面

  4. 在 [詳細資料] 中,輸入基本資訊、指定簡報者等等:

    1. 輸入活動標題、開始和結束日期,以及描述。

      附註: 全體大會的持續時間上限為 30 小時。

    2. 根據預設,召集人是建立全體大會的人員。

    3. 在 [活動群組] > [共同召集人] 或 [簡報者] 中,搜尋並選取可協助管理全體大會的其他人員。

      共同召集人有大部分的召集人功能,但是無法變更詳細資料 (日期、時間等等)。 簡報者能夠在活動期間說話並分享內容。

    4. 選取 [儲存並傳送邀請儲存圖示],以套用變更並將共同召集人和簡報者邀請至活動。

      醒目提示 UI 以儲存和傳送全體大會邀請的螢幕擷取畫面

  5. 在 [出席者] 中:

    顯示如何新增出席者及變更出席者設定的 UI 螢幕擷取畫面

    1. 選擇您的活動是否可供您的組織 (您的組織成員或來賓) 或公開 (任何受邀者或具有活動連結的人員) 使用。

    2. 在 [邀請出席者] 中,搜尋並選取您要傳送活動邀請的人員。

    3. 開啟 [只允許受邀人員加入] 切換開關,將活動出席限制為僅限直接受邀的人員。

  6. 選取 [儲存] 以套用變更並繼續自訂您的活動。

  7. 選取 [會議選項] 以編輯更多設定

    附註: 視您的 IT 系統管理員所設定的原則而定,某些會議選項可能會遭到鎖定。

  8. 選取 [發佈] 以排程您的全體大會活動並邀請出席者。

新增外部簡報者

輕鬆地將組織外部的簡報者新增至您的全體大會。 外部簡報者是同盟、未同盟或匿名的來賓。 

當您新增外部簡報者時,他們會收到一個唯一的加入連結,讓他們無需在大廳等候即可進入活動。 匿名簡報者不需要使用 Microsoft 帳戶登入;他們可以使用連結加入,並在進入前輸入其名稱。

附註: 外部簡報者必須在 Microsoft Teams 電腦版上加入全體大會。 目前不支援外部簡報者從 Web 加入。

若要新增外部簡報者:

  1. 移至您的 Teams 行事曆。

  2. 選取即將舉行的全體大會,然後選取 [詳細資料]。

  3. 選取 [新增外部簡報者]。

    顯示如何將外部簡報者新增至網路研討會的螢幕擷取畫面

  4. 在 [外部簡報者] 中,輸入您要新增之外部簡報者的電子郵件地址。

  5. 選取 [儲存並傳送邀請儲存圖示]。

附註: 外部簡報者不應轉寄其連結。 他們最多可以在 3 部裝置上使用相同的連結加入。

重新產生或複製外部加入連結

若要重新產生或複製外部簡報者加入的連結:

  1. 在 Teams 行事曆中開啟一個全體大會。

  2. 在全體大會詳細資料中,選取 [外部簡報者]。

    顯示在全體大會排程表單中醒目提示外部簡報者索引標籤的螢幕擷取畫面

  3. 選取 [唯一加入連結]。

  4. 選取 [複製複製連結代碼],將連結複製到您的剪貼簿,或選取 [重新載入[重新載入] 索引標籤按鈕] 以產生新的連結。

邀請出席者參與全體大會

邀請出席者之後,他們會在行事曆上看到全體大會邀請。 如果您開啟 [只允許受邀人員加入] 切換開關,您必須發佈活動,出席者才能加入。

若要邀請出席者加入網路研討會:

  1. 移至您的 Teams 行事曆。

  2. 開啟現有的全體大會或建立新的全體大會

  3. 移至 [詳細資料] > [出席者]。

  4. 選擇活動僅對您的組織開放,或是公開開放。

    附註: 如果您選取 [您的組織],您的組織成員可以從共用連結加入,即使他們未受邀也一樣。 開啟 [只允許受邀人員加入] 切換開關,將出席限制為僅限受邀的出席者。

  5. 在 [邀請出席者] 中,搜尋並選取您要邀請的人員。

  6. 選取 [儲存]。

當您的活動發佈時,出席者會自動透過電子郵件接收邀請。

全體大會電子郵件邀請

發佈全體大會時,出席者會自動收到電子郵件邀請。 邀請會包含重要詳細資料,包括活動名稱、日期和時間,以及描述。 它們也會反映您活動的自訂主題。

若要新增詳細資料,請在發佈您的全體大會之前,編輯邀請。 若要編輯全體大會電子郵件邀請:

  1. 移至您的 Teams 行事曆。

  2. 開啟現有的全體大會或建立新的全體大會

  3. 選取 [通訊]。

  4. 在 [全體大會邀請] 列中,選取 [預覽電子郵件]。

    醒目提示 UI 以預覽全體大會電子郵件邀請的螢幕擷取畫面

  5. 選取 [編輯電子郵件]。

    顯示如何編輯全體大會電子郵件邀請的螢幕擷取畫面

  6. 在提供的範本中填寫詳細資料。

  7. 選取 [預覽電子郵件],以查看電子郵件對受邀者顯示的方式。

    附註: 視收件者的電子郵件服務和裝置而定,部分收件者的電子郵件看起來可能不同。

  8. 選取 [編輯電子郵件] 以繼續編輯,選取 [取消] 以捨棄編輯,或選取 [儲存] 以套用變更。

發佈全體大會後,Teams 會自動將此電子郵件邀請傳送給出席者。

發佈全體大會

在您完成全體大會的詳細資料和電子郵件邀請範本之後,請發佈全體大會以自動邀請出席者。

若要發佈全體大會:

  1. 移至您的 Teams 行事曆。

  2. 開啟現有的全體大會或建立新的全體大會

  3. 完成重要詳細資料並自訂主題

  4. 選取 [儲存] 以套用任何變更。

  5. 選取 [發佈] 並確認。

    醒目提示 [發佈] 全體大會 UI 的螢幕擷取畫面

發佈您的全體大會後,出席者會自動收到電子郵件邀請以及有關活動任何變更的更新。

接下來要做什麼?

自訂全體大會

在 Microsoft Teams 中主持全體大會

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