Procedimientos recomendados para hospedar reuniones y eventos híbridos en Salas de Microsoft Teams

Cámaras en la habitación

Puede configurar más de una cámara en una sala de Teams para que el evento tenga un aspecto más dinámico. Esto funciona bien para discusiones de panel o cuando tiene varios moderadores.

Para cambiar entre las cámaras durante el evento, necesitarás equipo adicional y alguien para administrar las fuentes de la cámara. Esto ayuda a crear una experiencia más interesante y profesional.

También hay formas de usar IA y otras herramientas para mejorar la configuración de varias cámaras. Para obtener los mejores resultados, usa cámaras con una resolución de 1920 x 1080 o superior.

• AVer Cam570 (recomendado hasta 30 pies del sujeto)

• Cámara RXVCam70 dual lente (recomendado hasta 26 pies del sujeto)

• Cámara de conferencias logitech Rally 4K PTZ (recomendado hasta 49 pies del sujeto)

• Recomendaciones de equipamiento adicionales: dispositivos habilitados para Microsoft Teams

Pantallas en la sala

El uso de pantallas grandes o proyectores en un MTR ayuda a todos a ver claramente. También puede agregar pantallas adicionales para mostrar diapositivas, temporizadores o moderadores remotos.

El tamaño y el número de pantallas dependerán de la sala y de la distancia que esté la audiencia de la pantalla. Para imágenes brillantes y claras, los proyectores láser con al menos 15.000 lúmenes son ideales en la mayoría de los espacios.

Si su habitación tiene mucha luz, considere la posibilidad de usar pantallas QLED para reducir el brillo y mejorar la visibilidad.

• Christie 4K22A-HS-TAA

  • Hasta una pantalla de 40 pies

  • Las lentes especiales son necesarias en función de la distancia de la pantalla.

• Epson EB-PQ2220B

  • Hasta una pantalla de 40 pies

  • Las lentes especiales son necesarias en función de la distancia de la pantalla.

• Barco UDM-4K15

  • Hasta una pantalla de 40 pies

  • Las lentes especiales son necesarias en función de la distancia de la pantalla.

• Samsung Neo QLED QN90A 98 Pulgadas

  • Los moderadores híbridos supervisan la interacción en el escenario con los moderadores en persona.

  • Monitor ASL para las necesidades de accesibilidad de los participantes en la sala.

  • Se recomienda que los monitores de confianza sean de 50 a 60 pulgadas en función de la distancia del moderador para temporizadores o diapositivas.

Audio en la sala

Un buen sonido es la clave para cualquier evento. Esto se denomina PA (Dirección pública) e incluye altavoces colocados alrededor de la sala para que todos puedan oír claramente, sin causar comentarios de los micrófonos del moderador.

• Los micrófonos lavalier (micrófonos pequeños con clip) son excelentes para los presentadores que se mueven o hablan en paneles. Ayudan a recoger las voces claramente y reducen el ruido de fondo.

• Los micrófonos de lavalier son especialmente útiles cuando más de una persona habla al mismo tiempo.

• Los micrófonos de mano son útiles en salas grandes cuando es necesario pasar rápidamente un micrófono entre altavoces. Pero pueden llevar a un sonido bajo si no se mantienen lo suficientemente cerca de la boca.

• Recomendaciones de equipamiento adicionales: Dispositivos habilitados para Microsoft Teams

Iluminación en la habitación

Una buena iluminación ayuda a los moderadores a tener un aspecto profesional y a mejorar la calidad del vídeo, especialmente para los eventos híbridos. Las cámaras necesitan suficiente luz para capturar vídeo claro. Sin una iluminación adecuada, ni siquiera la mejor cámara dará buenos resultados.

En espacios grandes, es importante iluminar claramente la cara y el cuerpo del moderador. Si tiene más de un altavoz en el escenario, use una fila de luces para que todos estén visibles.

Use una configuración de iluminación Three-Point:

• Luz clave: brilla directamente en la cara del moderador.

• Luz de relleno: suaviza las sombras.

• Luz trasera: ayuda al moderador a resaltarse del fondo.

Esta configuración hace que los moderadores sean más fáciles de ver y evita que se mezclen en la sala.

Según el tamaño del espacio, la complejidad del evento o el número de moderadores y asistentes que tenga, el equipo integrado podría no ser suficiente. En estos casos, es posible que un equipo de producción necesite introducir engranajes adicionales, como cámaras, micrófonos, luces o herramientas de red, para asegurarse de que todo funciona sin problemas.

Para decidir si esta configuración es adecuada para tu evento, comprueba los factores enumerados anteriormente en la guía. Los detalles siguientes también le ayudarán a comprender lo que se necesita para una producción exitosa.

Varias cámaras, cámaras operadas o distancias significativas

Para grandes lugares como auditorios, usar varias cámaras ayuda a crear una experiencia profesional e interesante. Esta configuración incluye tanto tomas anchas para mostrar la sala como tomas ajustadas para centrarse en el moderador.

Para hacer que esto funcione, necesitarás sistemas de cámara especiales, lentes y un equipo para operarlos. El número de moderadores es un factor clave a la hora de planear la configuración.

• Para un moderador, use una captura amplia para el contexto y una toma apretada para los detalles de primer plano. Dos cámaras son lo mínimo para un aspecto elegante.

• Si tienes dos o más personas en el escenario, planea al menos de 3 a 5 cámaras.

• Para grupos grandes, es posible que necesites 6 o más cámaras para cubrir a todos los usuarios.

Coloca las cámaras en diferentes puntos de la sala para que el vídeo siga resultando interesante. Usa una mezcla de cámaras estáticas de gran ángulo, cámaras móviles en muñecas o cardán y trípodes para una movimiento panorámico y una inclinación suaves.

Pantalla en la sala

Agregar pantallas adicionales a su espacio puede ayudar a que el evento sea más atractivo y accesible. Estas pantallas pueden mostrar contenido, vista de galería, intérpretes de ASL y ayudar a que los participantes en los asientos de desbordamiento o audiencias híbridas permanezcan conectados.

• Adaptar la configuración a tu espacio

El número y el tipo de pantallas que use dependerán del tamaño de la sala y de la manera en que se organice la audiencia. Considere la posibilidad de usar una mezcla de proyectores y televisores colocados alrededor del espacio para asegurarse de que todos los usuarios puedan verlos claramente.

• Hacerlo accesible

Para admitir a todos los asistentes, considere la posibilidad de agregar pantallas con subtítulos o interpretación ASL. Esto ayuda a que el evento sea más inclusivo y fácil de seguir.

• Soporte técnico para moderadores

Para eventos grandes, los moderadores a menudo necesitan un temporizador para mantenerse al día, una pantalla que muestra sus diapositivas para que puedan mantener el contacto visual con el público y una vista de los moderadores remotos con los que interactúan.

PA y configuraciones de audio completas

Para los grandes lugares, un sistema de audio fuerte es una necesidad. Esto incluye mezcladores digitales, micrófonos de lavalier y de mano, monitores en el oído y configuraciones de mix-minus para evitar comentarios. Herramientas como EQ, compression y gating ayudan a mantener el sonido claro y equilibrado.

Cuando se trata de sonido, es mejor tener más de lo que crees que necesitarás. Puedes ejecutar un buen evento con menos cámaras, pero si el audio no es lo suficientemente fuerte, la gente se dará cuenta inmediatamente. Asegúrese siempre de que tiene suficientes altavoces y micrófonos para cubrir el espacio y admitir a los moderadores.

Iluminación en la habitación

Una configuración de iluminación de tres puntos (teclas, relleno y luces traseras) ayuda a los moderadores a tener un aspecto profesional y a mejorar la calidad del vídeo. Esta configuración es ideal para eventos híbridos en los que los objetos visuales claros importan.

• Iluminación para grandes producciones

Para etapas más grandes o más moderadores, es posible que necesite una iluminación adicional. Los paneles LED ajustables y los destacados pueden ayudar a asegurarse de que todos los usuarios estén bien iluminados y sean fáciles de ver.

• Agregar emoción visual

La iluminación no se trata solo de visibilidad, sino también de hacer que el evento tenga un aspecto interesante. Los colores y las luces móviles pueden añadir energía y estilo a tu espacio. Es una forma rentable de hacer que su evento destaque.