Programar una reunión Teams con registro

En lugar de enviar invitaciones a reuniones que contengan un vínculo Unirse a la reunión, puede hacer público su reunión y hacer que los asistentes se registren. Lanzará una red más amplia para los asistentes y permitirá a los asistentes proporcionar información importante sobre sus intereses.

En este artículo

Acerca de las reuniones con registro

Programar la reunión

Personalizar el formulario de registro

Enviar la invitación

Publicizar la reunión

Ver el informe de registro

Agregar presentadores después de enviar la invitación

Editar detalles de la reunión e informar a los participantes

Cancelar la reunión

Ver el informe de asistencia posterior a la reunión

Acerca de las reuniones con registro

En las reuniones con registro, el organizador y los presentadores tienen más control que en una reunión normal. De forma predeterminada, los asistentes:

  • Espere en la sala de espera hasta que el organizador o un moderador les permita entrar en la reunión.

  • No se puede compartir contenido.

Si la reunión está abierta al público, los asistentes se silencian y el vídeo se apaga cuando se unen.

Los presentadores pueden usar sondeos durante la reunión para atraer a la audiencia y recopilar información.

Programar la reunión

  1. En el Teams, seleccione Nueva reunión.

    Seleccione Nueva reunión en la parte superior derecha del calendario

  2. En la página Nueva reunión, seleccione Requerir registro y, a continuación, Para personas de su organización o Para todos los usuarios (para una reunión abierta al público).

    Seleccione Requerir registro en Opciones de reunión

    Notas: 

    • Si no ve la opción Requerir registro, póngase en contacto con su administrador de TI.

    • Si desea programar una reunión pública pero no ve la opción Para todos, póngase en contacto con su administrador de TI.

  3. En la página Nueva reunión, escriba un título para la reunión, la fecha, las horas de inicio y finalización y una descripción.

    La información que escriba en esta página es solo para los presentadores de la reunión: los asistentes no la verán. Si lo desea, puede establecer una hora de inicio diferente para los asistentes a la reunión para que tenga tiempo de prepararse con los presentadores antes de que los asistentes se unan. (Vea Personalizar el formulario de registro para obtener instrucciones).

    Nota: Le recomendamos que establezca la directiva de la reunión para que los asistentes esperen en la sala de espera para que usted o un moderador puedan dejarlos entrar en la reunión cuando esté listo. Para obtener instrucciones, vea Cambiar la configuración del participante para una Teams reunión.

Agregar presentadores (opcional)

Para permitir que otras personas, además de usted, presenten contenido durante la reunión, indícate en la invitación. Los presentadores no necesitan registrarse para la reunión.

Nota: Si agrega presentadores después de enviar la invitación a la reunión, tendrá que realizar pasos adicionales; vea Agregar presentadores después de enviar la invitación.

  1. En el espacio Agregar presentadores necesarios, escriba sus nombres.

    Agregar presentadores obligatorios y opcionales

  2. Si hay presentadores opcionales, seleccione Presentadores opcionales y escriba sus nombres.

Un moderador anónimo se unirá a la reunión como asistente. Tendrás que convertirles en moderador para que puedan compartir contenido:

  1. Haga clic en Mostrar participantes en los controles de la reunión para ver una lista de todas las personas de la reunión.

  2. Seleccione el nombre de la persona cuyo rol desea cambiar y seleccione Más opciones > Crear un moderador.

Personalizar el formulario de registro

Los posibles asistentes a la reunión obtienen este formulario cuando seleccionan el vínculo de registro de la reunión. Lo rellenan y lo envían para recibir el vínculo Unirse a la reunión.

  • Para empezar, seleccione Ver formulario de registro.

    Seleccionar Ver formulario de registro

Agregar una imagen personalizada (opcional)

Puede agregar una pancarta u otra imagen a la parte superior del formulario de registro de asistentes.

  1. Seleccione Agregar una imagen en la parte superior de la página.

  2. Seleccione Upload una imagen,busque y seleccione la imagen que desea usar y seleccione Listo.

  3. Seleccione Listo de nuevo.

Para quitar la imagen, seleccione la X en la esquina superior derecha de la página.

Escriba los detalles básicos de la reunión para los asistentes

  • Escriba el título de la reunión, la fecha, las horas de inicio y finalización y la descripción. También puede enumerar los altavoces, junto con sus biografías.

    La información que escriba en esta página es para los asistentes a la reunión. Si lo desea, puede establecer una hora de inicio diferente para los presentadores de la reunión para que tenga tiempo de prepararse con los presentadores antes de que los asistentes se unan.

    Para que los asistentes esperen en la sala de espera antes de ser admitidos a la reunión, vea Cambiar la configuración de los participantes para una Teams reunión.

    Sección Detalles del evento

Elegir campos adicionales

El formulario que los asistentes completarán incluye tres campos obligatorios: Nombre, Apellidos y Correo electrónico. Tú decides el resto.

  1. En Registrar para este evento,seleccione Agregar campo para ver una lista de campos solicitados habitualmente.

    Seleccione Agregar campo

  2. Para agregar uno de los campos enumerados, selecciónelo.

  3. Cuando el campo aparezca en el formulario, seleccione el cuadro Obligatorio si quiere obligar a los asistentes a proporcionar esa información. (No podrán registrarse para la reunión si dejan la línea en blanco).

    La casilla Obligatorio está junto a Organización

  4. Repita los pasos del 1 al 3 según sea necesario. Para eliminar un campo, seleccione la X a la derecha.

Crear campos personalizados

Puede solicitar cualquier cantidad de información adicional, quizás relacionada con los objetivos de marketing de la reunión o para ayudar a planear la sesión de aprendizaje.

  1. Seleccione Agregar campo > pregunta personalizada e indique si el asistente escribirá información en el cuestionario (seleccione Entrada)o elija entre las opciones que proporcione (seleccione Opción).

    Seleccione Entrada o Opción

  2. Si eligió Entrada, escriba su pregunta en el campo en Pregunta personalizada.

    Entrada es la opción superior

  3. Si eligió Opción,escriba su pregunta en Pregunta personalizada,seleccione Agregar opción hasta que tenga el número de opciones que desea proporcionar y, a continuación, escriba las opciones.

    Opción es la segunda opción

  4. Para obtener una vista previa del formulario de registro, seleccione Ver en el explorador en la parte superior derecha de la página.

  5. Cuando termines, selecciona Guardar.

  6. Para cerrar el formulario, seleccione la X en la esquina superior derecha.

Nota: El formulario de registro se crea como un formulario web en el Mysite del organizador en SharePoint. Los registradores introducirán sus datos de registro a través de una conexión cifrada con TLS entre su explorador y SharePoint servicio. Cuando un registrador envía un registro, SharePoint almacena los datos, cifrados, directamente en la ubicación de almacenamiento de datos de SharePoint de su organización como una lista en el Misitio del organizador.
Los organizadores pueden responder a las solicitudes de los registradores para ejercer los derechos del interesado accediendo directamente a sus listas de registro en SharePoint. Los administradores pueden usar las instrucciones del DSR que se proporcionan en Office 365 solicitudes del interesado para el RGPD y el CCPA.

Enviar la invitación

Después de completar la información básica tanto para los presentadores como para los asistentes, agregar los presentadores adicionales y personalizar el formulario de registro, envíe la invitación.

Importante: Debe hacerlo incluso si es el único moderador.

  • Seleccione Enviar en la esquina superior derecha de la página.

Los presentadores recibirán la invitación.

El vínculo de registro se activará para que los posibles asistentes puedan registrarse.

Publicizar la reunión

Genere entusiasmo y reúna a una audiencia para la reunión compartiendo los detalles y el vínculo de registro con los posibles asistentes. Es posible que quieras dar a conocer el evento a través de redes sociales, sitios web, correo electrónico, chats, y así sucesivamente. (El vínculo se activa después de enviar la invitación a la reunión).

Copiar el vínculo de registro

  1. Haga doble clic en el evento de reunión del calendario.

  2. Seleccione Copiar vínculo de registro cerca de la parte superior de la página.

    Seleccione Copiar vínculo de registro debajo del título de la reunión

Nota: También puede copiar el vínculo desde el formulario de registro.

Ahora puede pegar el vínculo en los anuncios y mensajes.

Ver el informe de registro

Después de enviar la invitación a la reunión y hacer público su reunión, realice un seguimiento de quién se registró y lo que escribió en el formulario de registro.

  1. En el calendario, haga doble clic en la reunión.

  2. Seleccione el botón Registro para descargar el informe.

    Seleccionar el botón Registro

Agregar presentadores después de enviar la invitación

Cuando agregue presentadores a la reunión después de enviar la invitación, debe darles permiso para presentar. Puede hacerlo cambiando una opción de reunión antes de la reunión o cambiando su rol durante la reunión.

Nota: Para agregar un moderador externo (invitado), siga el segundo procedimiento.

Para agregar un moderador antes de la reunión:

  1. Haga doble clic en el evento del calendario.

  2. Agregue el nuevo moderador a la línea Moderadores u Moderadores opcionales de la invitación.

  3. Seleccione Enviar actualización en la esquina superior derecha de la pantalla.

  4. Haga doble clic en el evento del calendario.

  5. Junto a Ir a las opciones de reunión,seleccione Cambiar opciones.

    Seleccione Cambiar opciones a la derecha de Ir a las opciones de reunión

  6. En la página Opciones de reunión, junto Quién puede presentar?, escriba el nombre del moderador adicional. 

    Seleccione Personas específicas (la tercera opción)  

  7. Seleccione Guardar en la parte inferior de la página.

Para informar a los asistentes de la reunión sobre el nuevo moderador, vea Editar detalles de la reunión e informar a los participantes: Para informar a los asistentes registrados.

Para cambiar el rol de alguien durante la reunión:

  1. Envíe la información de unirse a la reunión a la persona que va a presentar. La información está disponible en la parte inferior del evento de la reunión en el calendario, en Microsoft Teams reunión.

  2. En la hora de la reunión, deje que el moderador entre en la reunión.

  3. Haga clic en Mostrar participantes en los controles de la reunión para ver una lista de todas las personas de la reunión.

  4. Seleccione el nombre de la persona cuyo rol desea cambiar y seleccione Más opciones > Crear un moderador.

Editar detalles de la reunión e informar a los participantes

Para informar a los presentadores:

Los cambios en cualquiera de la información básica de la reunión (título, presentadores, fecha y hora) se enviarán por correo electrónico a los presentadores.

  1. En el calendario, haga doble clic en el evento de reunión.

  2. Realice los cambios.

  3. Seleccione Enviar actualización en la parte superior derecha de la página.

Para informar a los asistentes registrados:

Los cambios en la fecha y hora se enviarán por correo electrónico a los asistentes registrados.

  1. En el calendario, haga doble clic en el evento de reunión.

  2. Seleccione Personalizar formulario de registro.

  3. Seleccione Editar en la esquina superior izquierda del formulario.

  4. Realice los cambios.

  5. Seleccione Guardar en la esquina superior izquierda del formulario.

  6. Importante: En el cuadro ¿Enviar actualización?, seleccione Enviar.

 Cancelar la reunión

Se enviará un correo electrónico de cancelación a los presentadores y asistentes registrados.

  1. En el calendario, haga doble clic en el evento de reunión.

  2. Seleccione Cancelar reunión en la parte superior izquierda de la página.

  3. Agregue un mensaje de cancelación y seleccione Cancelar reunión.

Nota: Los asistentes pueden cancelar su registro desde el correo electrónico que contiene su vínculo Unirse.

Ver el informe de asistencia posterior a la reunión

Después de la reunión, descargue el informe de asistencia para ver quién se unió a la reunión y durante cuánto tiempo. Puede comparar esto con el informe de registro para obtener una imagen más completa del éxito de la reunión.

  1. En el calendario, haga doble clic en el evento de reunión.

  2. Seleccione el botón Asistencia para descargar el informe.

    Botón Descargar asistencia

¿Necesita más ayuda?

Ampliar sus conocimientos
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Unirse a Microsoft Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¿Cómo de satisfecho está con la calidad de la traducción?
¿Qué ha afectado a tu experiencia?

¡Gracias por sus comentarios!

×