È possibile aggiungere parole chiave dell'organizzazione agli elementi in un sito di Server SharePoint o SharePoint in Microsoft 365 per l'assegnazione di tag ai metadati e per sviluppare un sistema di classificazione e organizzazione dei contenuti online in diverse categorie. Le parole chiave e i metadati consentono di acquisire alcune delle conoscenze degli utenti che utilizzano il contenuto. Per altre informazioni, vedere Introduzione ai metadati gestiti in SharePoint.
È possibile aggiungere una colonna Parole chiave dell'organizzazione a un elenco o una raccolta. È quindi possibile selezionare l'elemento dell'elenco o della raccolta a cui aggiungere una parola chiave e immettere la parola o la frase da visualizzare nelle proprietà dell'elemento.
L'illustrazione seguente mostra un esempio di colonna con una parola chiave dell'organizzazione aggiunta.
Per aggiungere una colonna Parole chiave dell'organizzazione a un elenco o una raccolta:
- Passare all'elenco o alla raccolta per cui si vuole aggiungere una colonna di parole chiave dell'organizzazione.
- Sulla barra multifunzione di una raccolta o un elenco di Server SharePoint selezionare Impostazioni raccolta o Impostazioni elenco.
In un sito di SharePoint in Microsoft 365 selezionare
quindi selezionare Impostazioni raccolta o Impostazioni elenco. - Nella colonna Autorizzazioni e gestione selezionare Impostazioni metadati e parole chiave dell'organizzazione.
- Nella sezione Aggiungi parole chiave dell'organizzazione della pagina delle impostazioni selezionare la casella di controllo Aggiungi una colonna Parole chiave dell'organizzazione all'elenco e abilitare la sincronizzazione delle parole chiave.
Disabilitare o abilitare la pubblicazione dei metadati
È possibile stabilire se i termini o le parole chiave aggiunti alle colonne Metadati gestiti o Parole chiave dell'organizzazione in un elenco o una raccolta devono diventare disponibili come parole chiave di social tagging. Ad esempio, se l'elenco contiene informazioni riservate, è possibile che non si desideri che i valori delle parole chiave siano visibili. Per limitare l'accesso alle parole chiave, valuta la possibilità di disabilitare la pubblicazione dei metadati.
Nota
Per impostazione predefinita, i termini di un set di termini locale creato nel contesto di una raccolta siti specifica sono esclusi dalla pubblicazione dei metadati. I set di termini locali non sono disponibili per l'uso nel social tagging o come parole chiave dell'organizzazione.
Per disabilitare o abilitare la pubblicazione dei metadati, effettua le seguenti operazioni:
Passare all'elenco o alla raccolta per cui si vuole configurare la pubblicazione dei metadati.
Sulla barra multifunzione di una raccolta o un elenco di Server SharePoint selezionare Impostazioni raccolta o Impostazioni elenco.
In un sito di SharePoint in Microsoft 365 selezionare quindi selezionare Impostazioni raccolta o Impostazioni elenco.In Autorizzazioni e gestione selezionare Impostazioni Metadati e parole chiave dell'organizzazione.
Nella sezione Pubblicazione di metadati , in Salva metadati in questo elenco come tag social, effettua una delle seguenti operazioni:
- Per pubblicare valori nei campi Metadati gestiti e Parole chiave dell'organizzazione per il social tag e i profili dei siti personali, selezionare la casella di controllo.
- Per evitare che i valori dei campi Metadati gestiti e Parole chiave dell'organizzazione siano esposti al social tagging e ai profili dei siti personali, deselezionare la casella di controllo.
Selezionare OK.
Altre informazioni sulle parole chiave dell'organizzazione
SharePoint trasforma le parole chiave dell'organizzazione in un unico set di termini non gerarchico. Questo set di termini speciale, denominato set di parole chiave, può essere trovato usando lo strumento di gestione dell'archivio termini. Per altre informazioni, vedere Creare, configurare e gestire gruppi e set di termini.
Le parole chiave aggiunte sono disponibili per gli altri utenti quando gli utenti accedono agli elenchi o alle raccolte di SharePoint. Se ad esempio gli utenti digitano caratteri simili nella colonna Parole chiave dell'organizzazione dell'elenco, SharePoint visualizza la parola chiave in un messaggio di suggerimento. Se si aggiunge una colonna Parole chiave dell'organizzazione a un elenco o a una raccolta, SharePoint copia i tag dei documenti esistenti nella colonna Parole chiave dell'organizzazione quando i documenti vengono caricati nell'elenco o nella raccolta. Ciò consente di sincronizzare le parole chiave esistenti con le funzionalità dei metadati gestiti.
Gli amministratori dell'archivio termini possono impostare le parole chiave come aperte o chiuse. Se il set è aperto o chiuso influisce sul modo in cui gli utenti lavorano con una colonna di parole chiave dell'organizzazione in un elenco o in una raccolta. Se si aggiunge una colonna Parole chiave dell'organizzazione a un elenco o una raccolta, gli utenti del sito possono immettere i valori delle parole chiave. Se il set di parole chiave è chiuso, gli utenti non possono inviare nuove parole chiave, ma devono usare parole chiave dell'organizzazione esistenti o un termine gestito. Se il termine Parole chiave impostato per il sito è aperto, gli utenti possono aggiungere qualsiasi valore di testo a questa colonna.
Se necessario, un amministratore autorizzato a gestire può modificare il modo in cui SharePoint gestisce queste parole chiave e spostarle in un set di termini gestito specifico. Le parole chiave diventano quindi disponibili per gli stessi tipi di utilizzo degli altri termini in tale set di termini.