È possibile sincronizzare i dati tra un elenco esterno e Microsoft Excel, mantenendo aggiornati entrambi i set di dati. È possibile, ad esempio, gestire un inventario di prodotti in un elenco in modo che sia facile condividerlo e aggiornarlo, ma anche eseguire un'analisi periodica dell'inventario usando Microsoft Excel.
Nota
Non è possibile sincronizzare un elenco esterno con le versioni precedenti a Excel 2013. Se tenti di farlo, viene visualizzata una finestra di dialogo di errore che indica "Impossibile connettersi all'elenco".
Per altre informazioni, vedi Trovare contenuto sui dati esterni.
Preparazione e prerequisiti per l'uso di dati esterni.
L'uso di dati esterni richiede diverse attività preliminari per abilitare l'accesso sicuro ai dati. Le informazioni seguenti possono aiutarti a pianificare i passaggi successivi. Inoltre, se si verificano problemi nel tentativo di lavorare con dati esterni, queste informazioni possono aiutarti a identificare il problema. Per accedere ai dati esterni, l'utente o un amministratore deve eseguire le operazioni seguenti:
Preparare l'origine dati esterna Un amministratore potrebbe dover creare un account e fornire le autorizzazioni all'origine dati per garantire che le persone giuste abbiano accesso ai dati e che i dati non finiscano nelle mani sbagliate. In un database esterno l'amministratore può anche scegliere di creare tabelle, visualizzazioni e query specifiche per restituire solo i risultati necessari e migliorare le prestazioni.
Configurare account e servizi di SharePoint Un amministratore deve attivare Servizi di integrazione applicativa dei dati e Servizio di archiviazione sicura. Per informazioni sull'uso di questi servizi, vedere Configurare soluzioni di Servizi di integrazione applicativa per SharePoint 2013 e Creare un elenco esterno da una tabella di SQL Azure con Servizi di integrazione applicativa e Archiviazione sicura.
Configurare i servizi di archiviazione sicura Un amministratore deve eseguire le operazioni seguenti: determinare la modalità di accesso migliore per l'origine dati esterna, creare un'applicazione di destinazione e impostare le credenziali per l'applicazione di destinazione. Per informazioni sull'uso di questi servizi, vedere Creare o modificare un'applicazione di destinazione per l'archiviazione sicura.
Configurare i servizi di integrazione applicativa dei dati Un amministratore deve assicurarsi che l'utente che crea il tipo di contenuto esterno disponga dell'autorizzazione per l'archivio metadati di integrazione applicativa dei dati e che gli utenti appropriati abbiano accesso al tipo di contenuto esterno su cui si basa l'elenco esterno. Per informazioni sull'uso di questi servizi, vedere Configurare le soluzioni di Servizi di integrazione applicativa per SharePoint 2013.
Creare un tipo di contenuto esterno Un utente deve definire un tipo di contenuto esterno che contenga informazioni su connessioni, accesso, metodi di funzionamento, colonne, filtri e altri metadati utilizzati per recuperare i dati dall'origine dati esterna.
Creare un elenco esterno Un utente deve creare un elenco esterno basato sul tipo di contenuto esterno e su una o più visualizzazioni dell'elenco esterno in base alle esigenze.
Assicurarsi che i prodotti Office siano pronti per l'uso Per sincronizzare i dati esterni con i prodotti Office, è necessario disporre almeno di Windows 7 e dei seguenti prodotti software gratuiti in ogni computer client: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 e WCF Data Services 5.0 per OData V3 (se necessario, viene richiesto automaticamente di scaricare il software). Verificare anche che l'opzione di installazione di Office, Servizi di integrazione applicativa , sia abilitata (impostazione predefinita). Questa opzione installa il runtime client di Servizi di integrazione applicativa che esegue queste operazioni: memorizza nella cache e sincronizza con dati esterni, esegue il mapping dei dati aziendali a tipi di contenuto esterno, visualizza la selezione elementi esterna nei prodotti Office ed esegue soluzioni personalizzate all'interno dei prodotti Office.
Per informazioni più generali sull'uso di dati esterni, vedi Trovare contenuti su dati esterni.
Esportare l'elenco esterno in Excel
- Passare al sito di SharePoint che contiene l'elenco.
- Nel riquadro laterale selezionare il nome dell'elenco di SharePoint oppure scegliere ImpostazioniImpostazioni di
, selezionare Contenuto del sito o Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi nella sezione elenco appropriata selezionare il nome dell'elenco. - Selezionare Elenco e quindi selezionare Esporta in Excel.
Per impostazione predefinita, questa funzionalità è attivata per gli elenchi esterni, ma può essere disattivata da un amministratore di sistema. - Se viene richiesto di confermare l'operazione, selezionare OK.
- Nella finestra di dialogo Download file selezionare Apri.
- Se viene richiesto se abilitare le connessioni dati nel computer, selezionare Abilita se si ritiene che la connessione ai dati nel sito di SharePoint sia sicura.
Viene creata una tabella di Excel con una connessione dati basata su un file di query Web. Le colonne nella tabella esportata sono determinate in base alla visualizzazione corrente dell'elenco esterno. I dati esterni esportati sono determinati dai filtri definiti sul tipo di contenuto esterno e nella visualizzazione dell'elenco esterno, nonché dalle impostazioni della lingua per il sito di SharePoint. Eventuali limiti di pagina vengono ignorati.