Uso del limite di soglia della visualizzazione elenco per tutte le versioni di SharePoint

Usa gli indici e le visualizzazioni filtrate per controllare i dati e migliorare le prestazioni

La pianificazione e la creazione di indici e il loro utilizzo nei filtri consentono di mantenere il numero di elementi al di sotto della soglia della visualizzazione elenco. Per altre informazioni, vedere Aggiungere un indice alla colonna di un elenco o di una raccolta o Usare i filtri per modificare una visualizzazione di SharePoint.

Gli indici vengono creati automaticamente nelle due situazioni seguenti:

• Quando vengono salvate, le colonne vengono usate per l'ordinamento o il filtro.
• Quando si ordina nell'esperienza moderna.

Per Server SharePoint, se si è bloccati dalla soglia della visualizzazione elenco, ma il numero totale di elementi è inferiore a 20.000, è possibile aggiungere indici alle colonne in SharePoint 2019.

In tutte le versioni di SharePoint è possibile creare una visualizzazione filtrata con un indice di colonna per ridurre il numero di risultati quando si usano elenchi e raccolte di grandi dimensioni. La creazione di una visualizzazione filtrata con una colonna indicizzata è un processo in due passaggi:

1. Creare un indice per una colonna.
2. Creare una visualizzazione che utilizza la colonna indicizzata per filtrare la visualizzazione.

Per altre informazioni sull'indicizzazione delle colonne, vedere Aggiungere un indice alla colonna di un elenco o di una raccolta.

Per ulteriori informazioni sul filtro delle colonne, vedere Utilizzare i filtri per modificare una visualizzazione di SharePoint.

Modificare la visualizzazione elenco

Se si verifica un errore quando si lavora con un elenco di grandi dimensioni, modificare la visualizzazione elenco.

Le quattro modifiche seguenti rimuovono gli errori di soglia della visualizzazione elenco. Apportare tutte e quattro le modifiche per rimuovere tutti gli errori.

Rimuovere l'ordinamento per la visualizzazione elenco

Da entrambi Ordina prima per colonna e Quindi ordina per colonna, selezionare Nessuno.

Rimuovere il raggruppamento in visualizzazione di modifica

Sia da Prima per colonna che da Poi raggruppa per colonna, selezionare Nessuno.

Altre modifiche per la visualizzazione elenco

Per tutte le colonne della sezione Totali selezionare Nessuna.

Nella sezione Colonne controllare il numero di colonne necessario per la visualizzazione.

Uso di cartelle per organizzare

Anche se le cartelle non sono necessarie per usare raccolte ed elenchi di grandi dimensioni, è comunque possibile usarle per organizzare i dati e migliorare l'efficienza dell'accesso ai dati. La creazione di cartelle è abilitata per impostazione predefinita nelle raccolte documenti, ma non negli elenchi. Per altre informazioni, vedere Creare una cartella in un elenco o Creare una cartella in una raccolta documenti.

Informazioni sull'uso delle cartelle

Quando si crea una cartella, dietro le quinte, si crea un indice interno. Tale indice interno viene creato anche per la cartella radice, ovvero il livello superiore di una raccolta o di un elenco. Quando si accede agli elementi in una cartella, si usa in modo efficace questo indice interno per accedere ai dati. Tenere presente che se una cartella contiene sottocartelle, ogni sottocartella viene conteggiata come un elemento (ma non gli elementi presenti nella sottocartella).

Anche quando il numero totale di elementi di un elenco o di una raccolta è molto elevato, una visualizzazione di un'unica cartella è altrettanto rapida di una visualizzazione che filtra il numero totale di elementi tramite una colonna indicizzata. In alcuni scenari potrebbe essere possibile distribuire tutti gli elementi di un elenco o di una raccolta in più cartelle in modo che nessuna cartella contenga più di 5.000 elementi.

Quando si usano le cartelle per organizzare un elenco o una raccolta di grandi dimensioni, è importante tenere in considerazione quanto segue:

• Una cartella può contenere più elementi della soglia della visualizzazione elenco, ma per evitare di essere bloccata potrebbe comunque essere necessario usare una visualizzazione filtrata in base agli indici di colonna.
• Se si sceglie l'opzione Mostra tutti gli elementi senza cartelle nella sezione Cartelle quando si crea o si modifica una visualizzazione in questo elenco o raccolta, sarà necessario usare un filtro basato su un semplice indice per assicurarsi di non raggiungere la soglia della visualizzazione elenco.
• Spesso è utile fare in modo che la visualizzazione predefinita mostri tutte le cartelle disponibili senza alcun filtro in modo che gli utenti possano scegliere la cartella appropriata quando inseriscono nuovi elementi. Visualizzando tutte le cartelle è meno probabile inoltre che gli elementi vengano aggiunti erroneamente all'esterno delle cartelle nell'elenco o nella raccolta. A differenza delle raccolte, non esiste un modo automatico per spostare gli elementi tra le cartelle di un elenco.

Per spostare i file tra le cartelle di una raccolta, vedere Spostare o copiare i file in SharePoint.

Dati sincronizzati e offline

I dati offline consentono di usare Excel o Access per eseguire query sui dati degli elenchi senza limiti. Quando si sincronizza una cartella di documenti, è possibile lavorare in locale nel computer e le modifiche apportate vengono aggiornate automaticamente nel server. Per altre informazioni, vedere Sincronizzare i file di SharePoint con il client sincronizzazione OneDrive (Groove.exe) o Sincronizzare i file di SharePoint e Teams con il computer.

Sincronizzazione offline, dati esterni e gestione dei dati di Access

Usare i dati offline è spesso il modo più semplice ed efficace quando si esegue la sincronizzazione con il computer. È possibile usare Excel, Access o Outlook, a seconda dei dati di elenco in uso. È anche possibile usare la gestione dei dati esterni senza limiti con sistemi di pianificazione ERP (Enterprise Resource Planning), OData e servizi Web, a seconda del servizio di SharePoint.

Utilizzo della sincronizzazione offline

È possibile apportare modifiche nel computer desktop o portatile e quindi riportare i dati online, sincronizzare le modifiche e risolvere eventuali conflitti in modo semplice ed efficiente. L'uso di elenchi di grandi dimensioni tramite la sincronizzazione offline per eliminare, analizzare o creare report sui dati consente di ridurre al minimo l'attività del database e ridurre al minimo l'uso delle risorse di SharePoint.

È possibile portare offline i dati degli elenchi e sincronizzare le modifiche quando si torna online usando diversi prodotti Microsoft 365. Per esportare in questi, è necessario che le app siano installate Microsoft 365 o Office desktop.

Uso di Microsoft Access per la sincronizzazione offline

Access può gestire più righe di dati rispetto a SharePoint e offre molti strumenti avanzati per manipolare i dati. Se si usa Access per gestire i dati e SharePoint per la sincronizzazione, è possibile lavorare su set di dati più ampi.

È possibile leggere e scrivere la maggior parte degli elenchi nativi da Access collegandoli e Access funziona bene praticamente con tutti i tipi di dati di SharePoint. Il collegamento consente di connettersi ai dati in un elenco di SharePoint, in modo da creare una connessione bidirezionale per visualizzare e modificare i dati più recenti sia nell'elenco di SharePoint che nel database di Access. Access crea una copia (o replica) dell'elenco di SharePoint in una tabella di Access. Dopo aver creato la tabella di Access, è possibile usare i dati degli elenchi in Access fino al limite di Access di due GB, esclusi gli allegati non archiviati in locale. Inoltre, Access memorizza nella cache i dati dell'elenco nel client, usa un'efficiente cache in memoria write-through e trasferisce solo gli elementi dell'elenco modificati. TE102750819 memorizza inoltre i dati dell'elenco nella cache del client, usa una cache write-through in memoria efficiente e trasferisce soltanto gli elementi dell'elenco modificati, rendendo le operazioni di query e aggiornamento molto più veloci. Una finestra di dialogo per la risoluzione dei conflitti consente anche di gestire gli aggiornamenti in conflitto in modo semplice.

Se la funzionalità Servizi di Access è attivata, è possibile lavorare con un numero di dati notevolmente superiore alla soglia della visualizzazione elenco, fino a 50.000 elementi per impostazione predefinita. Access elabora automaticamente i dati di elenchi o raccolte in piccoli lotti e quindi riassembla i dati, una tecnica che consente di lavorare con una quantità di dati notevolmente superiore alla soglia della visualizzazione elenco e senza influire negativamente sugli altri utenti nel sito di SharePoint.

Uso di Microsoft Excel per la sincronizzazione offline

È possibile esportare elenchi di SharePoint in una tabella di Excel che crea una connessione dati unidirezionale tra la tabella di Excel e l'elenco di SharePoint.

Excel consente anche di gestire elenchi di grandi dimensioni senza bloccarli. Inoltre, è possibile sincronizzare Excel con SharePoint e Access per sfruttare i vantaggi di tutte le piattaforme.

Quando si aggiornano i dati dell'elenco di SharePoint e la tabella di Excel, i dati di Excel vengono sostituiti con i dati più recenti dell'elenco di SharePoint, sovrascrivendo tutte le modifiche apportate alla tabella di Excel.

Dopo aver inserito i dati nella tabella di Excel, è possibile sfruttare le numerose funzionalità di analisi dei dati di Excel, ad esempio fogli di lavoro potenti e flessibili, rapporti di tabella pivot, grafici e linee scintilla dall'aspetto professionale, formattazione condizionale con icone, barre dei dati, scale di colori e sofisticate operazioni di analisi di simulazione.

Se la funzionalità Servizi di Access è attivata, è possibile lavorare con un numero di dati notevolmente superiore alla soglia della visualizzazione elenco, fino a 50.000 elementi per impostazione predefinita.

Uso di Microsoft Outlook per la sincronizzazione offline

Da Outlook è possibile leggere e scrivere elenchi di contatti, attività, calendar e discussioni, oltre a sincronizzare le raccolte documenti. Ad esempio, è possibile usare sia gli elenchi attività standard che gli elenchi attività di progetto portando gli elenchi attività offline, visualizzando, aggiornando e assegnando nuove attività, riportandole online e sincronizzandole senza uscire da Outlook. È anche possibile archiviare, condividere e gestire i contatti di SharePoint in modo più efficiente in Outlook.

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Uso di Access con Prodotti SharePoint per la sincronizzazione offline

In Access è possibile creare un database Web basato su Access Services creando tabelle basate su elenchi collegati, oltre a query, maschere, report e macro pubblicati in un sito di SharePoint. Con l'aggiornamento di questi database Web, è comunque possibile usarli, modificarli e crearne di nuovi da un modello (ma non da Access 2013).

È possibile creare un'app Access in SharePoint senza usare codice. Un'app di SharePoint è generalmente una soluzione mirata e specializzata, che può essere distribuita facilmente e resa disponibile in un marketplace. Le app rappresentano un modo alternativo e comodo per assemblare, distribuire, eseguire, monitorare e ritirare una soluzione. Per altre informazioni, vedere Creare un'app Access.

A differenza di un'applicazione di database Web di Access che archivia i dati negli elenchi di SharePoint, un'app Access usa un database di SQL Server separato dai prodotti SharePoint per archiviare i dati e pertanto non è soggetta alla soglia della visualizzazione elenco di SharePoint. Questo migliora sostanzialmente la scalabilità delle soluzioni Access e consente una gestione efficiente di quantità di record potenzialmente ingenti. Per gli utenti di Server SharePoint, il database di SQL Server può essere configurato in modo che si trovi dietro il firewall dell'organizzazione. Per gli utenti online, il database è un database SQL Server Azure abilitato con un account e uno spazio di archiviazione gratuiti. Per altre informazioni su Azure, vedere la home page di Microsoft Azure.

Infine, è comunque possibile sincronizzare i dati tra un elenco SharePoint e una tabella di Access e mantenere entrambi i set di dati aggiornati. La sincronizzazione è bidirezionale o bidirezionale. Le modifiche apportate in Access ai dati dell'elenco vengono caricate nell'elenco di SharePoint e le modifiche apportate all'elenco di SharePoint vengono scaricate in Access nel computer. Per altre informazioni, vedere Importare, collegare o spostare dati in SharePoint.

Usare la casella di ricerca di SharePoint

Un modo alternativo per trovare documenti o elementi in una raccolta o un elenco di grandi dimensioni consiste nell'usare la casella di ricerca dell'elenco o della raccolta per immettere una parola chiave o una frase. La ricerca di SharePoint ha meccanismi di indicizzazione propri e non è soggetta alla soglia della visualizzazione elenco o ad altri limiti correlati.

Un'altra soluzione per gestire le raccolte di grandi dimensioni consiste nel creare e usare un sito Centro documenti. Progettato per la gestione dei documenti, un sito di questo tipo offre funzionalità come l'archiviazione e l'estrazione di file, i flussi di lavoro, i filtri e le visualizzazioni.

Utilizzo della casella di ricerca per trovare elementi di elenchi o di raccolte

In genere ci sono due caselle di ricerca in una pagina di SharePoint, quella per la ricerca nel sito nella parte superiore della pagina e quella per la ricerca in una raccolta o un elenco specifico. Quando si usa la casella Cerca per un elenco o una raccolta, è possibile estendere progressivamente l'ambito dell'operazione di ricerca:

• Per impostazione predefinita, l'ambito di ricerca è inizialmente basato su tutti gli elementi nella visualizzazione corrente ed eventuali sottocartelle. I risultati sono visualizzati come colonne che è possibile ulteriormente filtrare e ordinare. Se la soglia della visualizzazione elenco viene attualmente superata, non vengono visualizzati tutti i risultati.
• Se non si trova quello che si sta cercando, è possibile espandere l'ambito di ricerca per includere l'intero elenco incluse tutte le sottocartelle, indipendentemente dalla visualizzazione corrente o dalla soglia della visualizzazione elenco.
• Infine, è possibile espandere l'ambito per eseguire ricerche in tutto il sito. In questo caso, tutti i risultati sono visualizzati nella pagina standard di ricerca nel sito. Si possono limitare ulteriormente i risultati tramite il pannello Perfezionamento per filtrare i risultati, ad esempio in base all'autore di un documento o alla data di creazione di un elemento di elenco. Grazie alla sintassi booleana e agli operatori logici è possibile formulare query più elaborate.

Usare visualizzazioni personali, elenchi relazionali e feed RSS

Per contribuire ulteriormente a migliorare le prestazioni di sistema globali ed evitare di raggiungere la soglia o il limite delle risorse, è consigliabile prendere in considerazione l'uso di visualizzazioni personali, elenchi relazionali o feed RSS.

Visualizzazioni personali

Poiché la creazione di visualizzazioni che usano correttamente un indice di colonna è un'operazione più complessa per elenchi e raccolte di grandi dimensioni, è opportuno rimuovere l'autorizzazione Gestione visualizzazioni personali per i collaboratori di tali elenchi o raccolte. La rimozione di questa autorizzazione impedisce agli utenti di creare una visualizzazione che includa tutti gli elementi e che potrebbe influire negativamente sulle prestazioni delle altre aree del sito. Per altre informazioni sulle autorizzazioni, vedere Personalizzare le autorizzazioni per un elenco o una raccolta di SharePoint.

Elenchi relazionali

Quando si creano relazioni tra elenchi usando colonne di ricerca, colonne univoche e comportamento relazionale forzato (detto anche integrità referenziale), è possibile raggiungere la soglia della visualizzazione elenco e provocare il blocco dei dati nelle circostanze seguenti:

• Se si rende un'unica colonna in un elenco esistente che contiene più elementi rispetto alla soglia della visualizzazione elenco (ma si noti che l'aggiunta di un elemento a un elenco che fa sì che l'elenco superi la soglia della visualizzazione elenco è un'operazione che in genere non viene bloccata).
• Se un elenco contiene più elementi della soglia della visualizzazione elenco e quindi si attiva l'eliminazione a catena o l'eliminazione limitata per un campo di ricerca in tale elenco.

Feed RSS

Dopo l'abilitazione del supporto RSS in Amministrazione centrale e a livello di raccolta siti, è possibile abilitare e configurare il supporto RSS per molti tipi di elenchi e raccolte. Quando gli utenti accedono al feed RSS per un elenco o una raccolta, i dati vengono recuperati dall'elenco. La visualizzazione RSS predefinita limita il numero di elementi restituiti in base alla data dell'ultima modifica dell'elemento utilizzando un filtro sulla colonna Data modifica. Se nell'elenco o nella raccolta sono contenuti molti elementi e gli utenti accedono al feed RSS, è consigliabile indicizzare la colonna Data modifica. È inoltre possibile ridurre il numero di elementi recuperati modificando il numero di elementi e il numero di giorni per cui vengono incluse le modifiche in un feed RSS.

Per altre informazioni sulla gestione dei feed RSS, vedere Gestire i feed RSS per un sito o una raccolta siti. Per informazioni su come aggiungere un feed RSS, vedere Creare un avviso per ricevere una notifica quando viene modificato un file o una cartella.