Een vergadering plannen in Microsoft Teams

Een vergadering plannen

Er zijn verschillende manieren om een vergadering te plannen in Teams:

• Als u een vergadering met leden van een chat wilt plannen, opent u de chat en selecteert u Meer opties bovenaan de chat. Selecteer vervolgens Een vergadering plannen .

• Plan een vergadering vanuit uw Teams-agenda. Selecteer Agenda in Teams en selecteer Nieuwe vergadering .

U kunt het planningsformulier gebruiken om uw vergadering een naam te geven, mensen uit te nodigen en details over de vergadering toe te voegen. Gebruik de Planningsassistent om een tijd te vinden die voor iedereen geschikt is.

In Planningsassistent ziet u de tijdzones, planningen en beschikbaarheid van deelnemers tijdens verschillende tijdslots. In het raster Planningsassistent wordt de planning van elke deelnemer weergegeven. Gearceerde gebieden worden weergegeven wanneer deelnemers bezet zijn of voorlopig vergaderen. Gebieden zonder schaduw worden weergegeven wanneer deelnemers vrij zijn. 

Als u klaar bent met het invullen van de details, selecteert u Opslaan om het planningsformulier te sluiten en deelnemers uit te nodigen voor de vergadering.

Een inbelnummer toevoegen  

Voeg een inbelnummer en vergadering-id toe, zodat deelnemers kunnen inbellen bij de Teams-vergadering. Als u de vergadering vanuit Outlook plant, worden het inbelnummer en de vergadering-id automatisch weergegeven in de geplande uitnodiging voor de vergadering. Zie Een inbelnummer toevoegen voor een vergadering in Teams voor meer informatie over het toevoegen van deze details tijdens het plannen in Teams.

Categorieën toewijzen aan een vergadering

Kleurcode voor uw agenda met categorieën. Net als in Outlook kunt u een of meer categorieën toewijzen aan elke vergadering in uw agenda. Er zijn een aantal manieren om categorieën toe te wijzen:

1. Klik met de rechtermuisknop op een gebeurtenis in uw agenda.

2. Selecteer Categoriseren .

3. Selecteer een kleur.

U kunt een vergadering ook categoriseren wanneer u deze plant door Categorie bovenaan het planningsformulier te selecteren.

Personen buiten uw organisatie uitnodigen 

Met Teams kunt u personen buiten uw organisatie uitnodigen, met inbegrip van degenen die geen Teams-licentie hebben. U hebt hu volledige e-mailadres nodig om ze uit te nodigen.

1. Creatie een vergadering of open een bestaande vergadering in uw Teams-agenda.

2. Voer namen in het veld Vereiste deelnemers toevoegen in. 

   • Als iemand een optionele deelnemer is, selecteert u Optioneel in het veld Vereiste deelnemers toevoegen en voegt u hun namen toe.

3. Typ het volledige e-mailadres van de persoon (bijv.: Joe@example.com).

4. Selecteer Verzenden of Update verzenden. Hij ontvangt een e-mail met een koppeling naar de vergadering.

Personen uitnodigen met een koppeling 

Met Teams kunt u personen uitnodigen voor een vergadering via een koppeling naar een vergadering. Ga als volgt te werk om deze koppeling te delen:

1. Creatie een vergadering of open een bestaande vergadering in uw Teams-agenda.

2. De koppeling naar de vergadering wordt weergegeven als een URL. Selecteer Kopiëren om de URL te kopiëren.

Een mede-organisator toevoegen

Nadat u personen hebt uitgenodigd voor uw vergadering, kunt u maximaal 10 medeorganisatoren toevoegen om uw vergadering te helpen beheren. Voordat u co-organisatoren toevoegt, controleert u of de personen die u wilt toevoegen, al zijn toegevoegd als vereiste deelnemers en volgt u de onderstaande stappen:

1. Creatie een vergadering of open een bestaande vergadering in uw Teams-agenda.

2. Zorg ervoor dat de personen die u als medeorganisator wilt toevoegen, zijn uitgenodigd voor de vergadering.

3. Selecteer Opties > Meer opties.

4. Selecteer in rollen hun naam(en) in de vervolgkeuzelijst Mede-organisatoren kiezen .

5. Kies Opslaan.

Een kanaalvergadering maken

1. Selecteer Nieuwe vergadering .

2. Typ de naam van een kanaal in het veld Kanaal toevoegen .

Kanalen kunnen niet worden bewerkt of toegevoegd nadat de uitnodiging is verzonden. U moet dan een nieuwe uitnodiging versturen met het bijgewerkte kanaal.

Wanneer u de gewenste personen hebt toegevoegd, selecteert u Planningsassistent om de meest geschikte tijd te vinden.

Als dit een terugkerende vergadering is, opent u de vervolgkeuzelijst naast wordt niet herhaald(net onder de datum). Kies in de standaardopties hoe vaak u dit wilt doen of selecteer Aangepast om uw eigen frequentie te maken.

Vergaderingen plannen in een kanaalagenda 

Als u niet bekend bent met het toevoegen van een agenda aan een kanaal, worden de stappen voor u beschreven in Al uw vergaderingen weergeven in Teams. Zodra dat is gebeurd, hebt u een aantal manieren om gebeurtenissen toe te voegen aan de gedeelde agenda.

1. Selecteer in Teams het team waarin u vergaderingen wilt plannen.

2. Selecteer in de rechterbovenhoek de vervolgkeuzepijl naast Nu vergaderen . 

3. Selecteer Een vergadering plannen .

4. Voeg andere deelnemers toe die zich buiten het team bevinden waarin u de vergadering hebt gepland.

5. Selecteer Verzenden.

Wanneer u Verzenden selecteert, ontvangt iedereen in het team waarvoor u de vergadering hebt gepland een persoonlijke uitnodiging.

Als u gasten en partners van buiten uw organisatie hebt toegevoegd, hebben ze geen toegang tot de kanaalkalender.

Klik met de rechtermuisknop voor meer opties

Klik met de rechtermuisknop op een gebeurtenis in uw agenda om het volgende te doen:

• Bewerk  de details van de vergadering.

• Chatten met deelnemers in de vergaderingschat.

• Neem deel aan online .

• Kopieer de koppeling .

• Annuleer de vergadering als u een organisator bent.

• Weergeven als om de status in te stellen die wordt weergegeven in de agenda's van deelnemers tijdens de vergadertijd als ze RSVP de vergadering accepteren.

• Categoriseer  de vergadering.

Deelnemen aan een vergadering  

Vijf minuten voor het begin van een vergadering in Teams, verschijnt er een knop om deel te nemen op een gebeurtenis in uw agenda. Zodra iemand deelneemt aan de vergadering, verandert de gebeurtenis van kleur zodat u weet dat ze online zijn.

Selecteer Deelnemen om het venster met vergaderingsinstellingen te openen en uw gewenste camera- en microfooninstellingen te bevestigen voor u deelneemt aan de onlinevergadering.