Vergaderingen plannen in Teams

Vergaderingen plannen in Teams

De agenda in Teams is verbonden met de Exchange-agenda. Met andere woorden, wanneer u een vergadering plant in Outlook, wordt deze weergegeven in Teams, en omgekeerd.

Elke vergadering die wordt gepland in Teams wordt automatisch omgezet in een onlinevergadering. Plannen vanuit Outlook? Lees hoe u Teams kunt toevoegen aan uw Outlook-vergadering.

Opmerking: Maximaal 1.000 genodigden kunnen deelnemen aan een vergadering Teams met behulp van chat, audio en video. Genodigden kunnen ook deelnemen aan een vergadering met al 1000 deelnemers (maximaal 10.000) als alleen-weergevende deelnemers.

In dit artikel

Een vergadering plannen

Personen buiten uw organisatie uitnodigen

Een kanaalvergadering maken

Vergaderingen plannen in een kanaalagenda

Klik met de rechtermuisknop voor meer opties

Een vergadering plannen

Er zijn verschillende manieren om een vergadering te plannen in Teams:

  • Selecteer Een vergadering plannen De knop Een vergadering plannen in een chat (onder het vak waarin u een nieuw bericht typt) om een vergadering te boeken met de personen in de chat.

  • Ga naar Agenda De knop Vergaderingen aan de linkerkant van de app en selecteer Nieuwe vergadering in de rechterbovenhoek.

  • Selecteer een tijdsbereik in de agenda. Er wordt een planningsformulier geopend.

U kunt het planningsformulier gebruiken om uw vergadering een naam te geven, mensen uit te nodigen en details over de vergadering toe te voegen. Gebruik de Planningsassistent om een tijd te vinden die voor iedereen geschikt is.

Het tabblad Planningsassistent in het nieuwe formulier van Teams voor het plannen van een vergadering.

Als u alle details hebt ingevuld, selecteert u Opslaan. Hiermee wordt het planningsformulier gesloten en wordt een uitnodiging gestuurd naar ieders postvak IN in Outlook.

Personen buiten uw organisatie uitnodigen 

Met Teams kunt u personen buiten uw organisatie uitnodigen, met inbegrip van degenen die geen Teams-licentie hebben. U hebt hu volledige e-mailadres nodig om ze uit te nodigen.

  1. Ga naar het gedeelte Verplichte deelnemers toevoegen. Als iemand een optionele deelnemer is, selecteer dan Optioneel.

  2. Typ het volledige e-mailadres van de persoon (bijv.: Joe@example.com).

  3. Selecteer Uitnodigen. Hij ontvangt een e-mail met een koppeling naar de vergadering.

Een kanaalvergadering maken

  1. Selecteer Nieuwe vergadering.

  2. Typ de naam van een kanaal die wordt aangegeven met Kanaal toevoegen (onder de tijd- en datumvelden).

Een kanaal toevoegen aan een Teams-vergadering.

Kanalen kunnen niet worden bewerkt of toegevoegd nadat de uitnodiging is verzonden. U moet dan een nieuwe uitnodiging versturen met het bijgewerkte kanaal.

Notities: 

  • Wanneer u een vergadering houdt in een kanaal, kan iedereen in dit kanaal deze zien en eraan deelnemen.

  • Deze functie is niet beschikbaar op privé kanalen.

Wanneer u de gewenste personen hebt toegevoegd, selecteert u Planningsassistent om de meest geschikte tijd te vinden.

Als dit een terugkerende vergadering is, opent u de vervolgkeuzelijst naast wordt niet herhaald(net onder de datum). Kies een standaardoptie om aan te geven hoe vaak de vergadering moet plaatsvinden of selecteer Aangepast om zelf een schema te maken.

Vergaderingen plannen in een kanaalagenda 

Als u niet bekend bent met het toevoegen van een agenda aan een kanaal, worden de stappen voor u beschreven op Al uw vergaderingen inTeams. Als dat is gebeurd, kunt u op een aantal manieren gebeurtenissen toevoegen aan de gedeelde agenda.

  • Selecteer Nieuwe gebeurtenis toevoegen boven aan de agenda.

  • Klik en sleep de cursor in de agenda om een tijdsblok te selecteren.

  • Of selecteer de pijl naast Nu vergaderen boven aan de app om het menu te openen en selecteer Vergadering plannen.

Met elk van deze acties wordt het planningsformulier geopend met de kanaalnaam ingevuld, kunt u een Outlook groep of personen toevoegen door handmatig hun namen in te voeren. Gasten en partners van buiten uw organisatie hebben geen toegang tot de kanaalagenda en moeten ook worden toegevoegd aan de uitnodiging voor de vergadering.

Klik met de rechtermuisknop voor meer opties

Klik met de rechtermuisknop op een gebeurtenis in uw agenda om met een RSVP te antwoorden, deze te verwijderen indien deze geannuleerd is of om de uitnodiging te openen om de details van de vergadering te bekijken. Als de gebeurtenis een vergadering in Teams is, dan krijgt u ook de optie om Online deel te nemen en te Chatten met deelnemers.

Contextmenu van een agendagebeurtenis in Teams.

Vijf minuten voor het begin van een vergadering in Teams, verschijnt er een knop om deel te nemen op een gebeurtenis in uw agenda. Zodra iemand deelneemt aan de vergadering, verandert de gebeurtenis van kleur zodat u weet dat ze online zijn.

Selecteer Deelnemen om het venster met vergaderingsinstellingen te openen en uw gewenste camera- en microfooninstellingen te bevestigen voor u deelneemt aan de onlinevergadering.

Opmerking: Als er overlappende vergaderingen zijn in uw agenda, dan is de knop Deelnemen niet beschikbaar. U kunt nog steeds met de rechtermuisknop op de gebeurtenis klikken en Online deelnemen selecteren.

Als u een vergadering wilt plannen, gaat u naar Agenda De knop Vergaderingen onder aan de app en selecteert u Vervolgens Een vergadering plannen De knop Een vergadering plannen rechtsboven.

Ga naar Deelnemers toevoegen De knop Personen toevoegen aan team en selecteer de personen die u wilt uitnodigen.

Ga vervolgens naar Delen naar een kanaal:

  • Als u uw vergadering in een kanaal wilt houden, selecteer dan het gewenste kanaal.

  • Zoniet, sla dit dan over.

Opmerking: Wanneer u een vergadering houdt in een kanaal, kunnen mensen deze zien en eraan deelnemen in dat kanaal.

Stel vervolgens een begin- en eindtijd in en geeft een beschrijving op voor de gebeurtenis.

Selecteer ten slotte Gereed om uw vergadering te plannen.

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

×