Vergaderingen plannen in Teams

De agenda in Teams is verbonden met de Exchange-agenda. Met andere woorden, wanneer u een vergadering plant in Outlook, wordt deze weergegeven in Teams, en omgekeerd.

Elke vergadering die wordt gepland in Teams wordt automatisch omgezet in een onlinevergadering. Plannen vanuit Outlook? Lees hoe u Teams kunt toevoegen aan uw Outlook-vergadering.

Opmerking: Maximaal 1000 genodigden kunnen deelnemen aan een Teams-vergadering en communiceren via chat, audio en video. Genodigden kunnen ook deelnemen aan een vergadering met al 1000 deelnemers (maximaal 10.000) als alleen-weergeven deelnemers.

Een vergadering plannen

Er zijn verschillende manieren om een vergadering te plannen in Teams:

Selecteer Een vergadering plannen in een een-op-een- of een groepschat (onder het vak waarin u een nieuw bericht typt) om een vergadering te boeken met de personen in de chat. U kunt geen vergadering plannen vanuit een vergaderingschat.
Ga naar agenda aan de linkerkant van de app en selecteer nieuwe vergadering in de rechterbovenhoek.
Selecteer een tijdsbereik in de agenda. Er wordt een planningsformulier geopend.

U kunt het planningsformulier gebruiken om uw vergadering een naam te geven, mensen uit te nodigen en details over de vergadering toe te voegen. Gebruik de Planningsassistent om een tijd te vinden die voor iedereen geschikt is.

Het tabblad Planningsassistent in het nieuwe formulier van Teams voor het plannen van een vergadering.

Als u alle details hebt ingevuld, selecteert u Opslaan. Hiermee wordt het planningsformulier gesloten en wordt een uitnodiging gestuurd naar ieders postvak IN in Outlook.

Een inbelnummer toevoegen

Voeg een inbelnummer en vergadering-id toe, zodat deelnemers kunnen inbellen bij de Teams-vergadering. Als u de vergadering vanuit Outlook plant, worden het inbelnummer en de vergadering-id automatisch weergegeven in de geplande uitnodiging voor de vergadering. Zie Een inbelnummer toevoegen voor een vergadering in Teams voor meer informatie over het toevoegen van deze details tijdens het plannen in Teams.

Categorieën toewijzen aan een vergadering

Kleurcode voor uw agenda met categorieën. Net als in Outlook kunt u een of meer categorieën toewijzen aan elke vergadering in uw agenda. Er zijn een aantal manieren om categorieën toe te wijzen:

Klik met de rechtermuisknop op een gebeurtenis in uw agenda, selecteer Categoriseren en kies vervolgens een kleur.
Wanneer u een vergadering plant, selecteert u Categorie bovenaan het planningsformulier.

Notities:

Op dit moment kunnen categorienamen en -kleuren alleen worden bewerkt vanuit Outlook.
Voor terugkerende vergaderingen kunnen categorieën alleen worden toegepast op de reeks, niet op een afzonderlijke gebeurtenis.
Momenteel kunnen categorieën niet worden toegepast op kanaalvergaderingen.

Personen buiten uw organisatie uitnodigen

Met Teams kunt u personen buiten uw organisatie uitnodigen, met inbegrip van degenen die geen Teams-licentie hebben. U hebt hu volledige e-mailadres nodig om ze uit te nodigen.

Ga naar het gedeelte Verplichte deelnemers toevoegen. Als iemand een optionele deelnemer is, selecteer dan Optioneel.
Typ het volledige e-mailadres van de persoon (bijv.: Joe@example.com).
Selecteer Uitnodigen. Hij ontvangt een e-mail met een koppeling naar de vergadering.

Personen uitnodigen met een koppeling

Met Teams kunt u personen uitnodigen voor een vergadering via een koppeling naar een vergadering. Ga als volgt te werk om deze koppeling te delen:

Maak de vergadering in Teams.
Ga naar Agenda aan de linkerkant van Teams en selecteer de geplande vergadering.
De koppeling naar de vergadering wordt weergegeven als een URL. Kopieer deze door te selecteren.

Een mede-organisator toevoegen

Nadat u personen hebt uitgenodigd voor uw vergadering, kunt u maximaal 10 medeorganisatoren toevoegen om uw vergadering te helpen beheren. Voordat u co-organisatoren toevoegt, controleert u of de personen die u wilt toevoegen, al zijn toegevoegd als vereiste deelnemers en volgt u de onderstaande stappen:

Selecteer uw vergadering en selecteer vervolgens Bewerken.
Selecteer Meer opties > Opties voor vergadering.
Selecteer op de pagina met vergaderopties naast Medeorganisatoren kiezen de pijl-omlaag en kies de naam van de medeorganisator.
Selecteer Opslaan onderaan het scherm.

Opmerking: Zie Medeorganisatoren toevoegen aan een vergadering voor meer informatie.

Een kanaalvergadering maken

Selecteer Nieuwe vergadering.
Typ de naam van een kanaal die wordt aangegeven met Kanaal toevoegen (onder de tijd- en datumvelden).

Een kanaal toevoegen aan een Teams-vergadering.

Kanalen kunnen niet worden bewerkt of toegevoegd nadat de uitnodiging is verzonden. U moet dan een nieuwe uitnodiging versturen met het bijgewerkte kanaal.

Opmerking: Wanneer u een vergadering houdt in een kanaal, kan iedereen in dit kanaal deze zien en eraan deelnemen. Deze functie is niet beschikbaar op privé kanalen.

Wanneer u de gewenste personen hebt toegevoegd, selecteert u Planningsassistent om de meest geschikte tijd te vinden.

Als dit een terugkerende vergadering is, opent u de vervolgkeuzelijst naast wordt niet herhaald(net onder de datum). Kies een standaardoptie om aan te geven hoe vaak de vergadering moet plaatsvinden of selecteer Aangepast om zelf een schema te maken.

Vergaderingen plannen in een kanaalagenda

Als u niet bekend bent met het toevoegen van een agenda aan een kanaal, worden de stappen voor u beschreven in Al uw vergaderingen weergeven in Teams. Zodra dat is gebeurd, hebt u een aantal manieren om gebeurtenissen toe te voegen aan de gedeelde agenda.

Selecteer Nieuwe gebeurtenis toevoegen bovenaan de agenda.
Klik en sleep de cursor in de agenda om een tijdsblok te selecteren.
Of selecteer de pijl naast Nu vergaderen bovenaan de app om het menu te openen en vergadering plannen te selecteren.

Met elk van deze acties wordt het planningsformulier geopend met de kanaalnaam ingevuld. U kunt een Outlook-groep of personen toevoegen door hun namen handmatig in te voeren. Gasten en partners van buiten uw organisatie hebben geen toegang tot de kanaalagenda en moeten ook worden toegevoegd aan de uitnodiging voor de vergadering.

Klik met de rechtermuisknop voor meer opties

Klik met de rechtermuisknop op een gebeurtenis in uw agenda om met een RSVP te antwoorden, deze te verwijderen indien deze geannuleerd is of om de uitnodiging te openen om de details van de vergadering te bekijken. Als de gebeurtenis een vergadering in Teams is, dan krijgt u ook de optie om Online deel te nemen en te Chatten met deelnemers.

Contextmenu van een agendagebeurtenis in Teams.

Vijf minuten voor het begin van een vergadering in Teams, verschijnt er een knop om deel te nemen op een gebeurtenis in uw agenda. Zodra iemand deelneemt aan de vergadering, verandert de gebeurtenis van kleur zodat u weet dat ze online zijn.

Selecteer Deelnemen om het venster met vergaderingsinstellingen te openen en uw gewenste camera- en microfooninstellingen te bevestigen voor u deelneemt aan de onlinevergadering.

Opmerking: Als er overlappende vergaderingen zijn in uw agenda, dan is de knop Deelnemen niet beschikbaar. U kunt nog steeds met de rechtermuisknop op de gebeurtenis klikken en Online deelnemen selecteren.

De status Weergeven als instellen in een Teams-vergadering

Als organisator kunt u de status Weergeven als van de vergadering instellen op de actiebalk. Wanneer deelnemers RSVP hebben, geeft hun status automatisch de status aan die de organisator heeft ingesteld.

Als deelnemer kunt u ervoor kiezen om uw individuele status voor de vergadering in te stellen via Weergeven als, onafhankelijk van de status die door de organisator is ingesteld. De bijgewerkte status wordt weergegeven in uw agenda. De standaardwaarde Weergeven als voor alle vergaderingen die een organisator plant, is Bezet.

U kunt de status Weergeven als op verschillende manieren instellen:

Op de pagina Details van het planningsformulier

Afbeelding waarin wordt weergegeven hoe u een status instelt in een Teams-vergadering met behulp van het vervolgkeuzemenu status.

Tijdens het bekijken van de vergadering (Microsoft Surface)

Afbeelding van het flyoutmenu Weergeven als met mogelijke statussen.

In de weergave Details van de vergadering (als deelnemer)

Afbeelding van het scherm Vergadering testen met menu met beschikbare statussen.

Een vergadering inplannen

Om een vergadering te plannen, gaat u naar Agenda De knop Vergaderingen onderaan de app en selecteert u vervolgens Een vergadering plannen De knop Een vergadering plannen in de rechterbovenhoek.

Ga naar Deelnemers toevoegen De knop Personen toevoegen aan team en selecteer de mensen die u wilt uitnodigen.

Ga vervolgens naar Delen naar een kanaal:

Als u uw vergadering in een kanaal wilt hebben, selecteert u het juiste kanaal.
Zoniet, sla dit dan over.

Opmerking: Wanneer u een vergadering houdt in een kanaal, kunnen mensen deze zien en eraan deelnemen in dat kanaal.

Stel vervolgens een begin- en eindtijd in en geeft een beschrijving op voor de gebeurtenis.

Selecteer ten slotte Gereed om uw vergadering te plannen.

Details van vergadering

Bekijk details over uw vergadering door naar Agenda De knop Vergaderingen te gaan, een vergadering te selecteren en op Details te tikken.

In de details van de vergadering ziet u het volgende:

Wie is uitgenodigd voor de vergadering.
RSVP-statussen van genodigden.
Gerelateerde inhoud, zoals documenten of bestanden die mogelijk relevant zijn voor uw vergadering.

U kunt er ook voor kiezen om uw gebeurtenis te verwijderen of de vergadering door te sturen naar iemand anders.