في Outlook الكلاسيكي، لديك خيار:
الأرشيف العناصر | الأرشيف العناصر باستخدام لوحة المفاتيح | تعطيل الأرشفة باستخدام مفتاح مسافة للخلفBackspace البحث عن الأرشيف مجلد | عبر الإنترنت الأرشيف | الأرشيف مقابل عبر الإنترنت الأسئلة المتداولة الأرشيف | |
عناصر الأرشيف في Outlook الكلاسيكي
حدد رسالة واحدة أو أكثر في علبة الوارد أو أحد المجلدات الأخرى للأرشفة.
في المجموعة حذف، حدد أرشفة. يمكنك أيضاً استخدام مفتاح مسافة للخلف Backspace لإجراء أرشفة فورية لواحد أو أكثر من الرسائل المحددة.
تلميح
بالنسبة لحسابات Microsoft 365 وExchange Exchange Online وحسابات Outlook.com، يوجد مجلد الأرشيف بالفعل، حتى لو لم تستخدم هذه الميزة من قبل. يمكنك العثور عليه في قائمة مجلدات Outlook. إذا لم تتمكن من رؤية المجلد وكنت تستخدم Outlook 2016 أو Outlook لـ Microsoft 365، فانتقل إلى ملف>خيارات تحديث> حساب > Officeالتحديث الآن.
سيتم نقل رسائلك إلى مجلد الأرشيف. إذا أرشفت رسالة عن طريق الخطأ، فانتقل إلى مجلد الأرشيف وانقل الرسالة مرة أخرى إلى علبة الوارد.
ملاحظة
زر الأرشيف مرئي فقط في Outlook 2016 و Outlook 2019 و Outlook لـ Microsoft 365. لا تحتوي الإصدارات القديمة من Outlook على الزر "الأرشيف" على الشريط.
الأرشيف الرسائل باستخدام لوحة المفاتيح في Outlook الكلاسيكي
يمكنك أرشفة رسالة واحدة أو أكثر من الرسائل المحددة عن طريق النقر فوق مفتاح مسافة للخلف Backspace. إذا قمت بالنقر فوق المفتاح حذف، فستنتقل الرسائل إلى مجلد العناصر المحذوفة. لا يمكنك تغيير سلوك مفتاح المسافة للخلف Backspace.
ملاحظة
إذا كان لديك رسالة مفتوحة في نافذتها الخاصة بدلاً من جزء القراءة، فلن يقوم مفتاح المسافة للخلف Backspace بأرشفة الرسالة. عليك إغلاق الرسالة وعرضها في جزء القراءة لكي يقوم مفتاح المسافة للخلف Backspace بأرشفة الرسالة. عند فتح الرسالة في نافذة جديدة، فإن الطريقة الوحيدة لأرشفة الرسالة هي عن طريق استخدام الزر الأرشيف في الشريط.
كيف يمكنني تعطيل الأرشفة من خلال مفتاح مسافة للخلف في Outlook لـ Microsoft 365؟
لمنع مفتاح Backspace من نقل العناصر إلى مجلد الأرشيف، فيمكنك إضافة إدخالات السجل التالية لتعطيل هذه الوظيفة.
هام
اتبع الخطوات المذكورة في هذا المقطع بشكل دقيق. قد تحدث مشاكل خطيرة إذا قمت بتعديل السجل بشكل غير صحيح. قبل البدء، انسخ السجل احتياطياً لتمكين استعادته في حالة حدوث مشاكل.
مسار تسجيل نهج المجموعة:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
الاسم: DisableOneClickArchive
النوع: DWORD
القيمة: 1
مسار التسجيل في أداة تخصيص Office (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
الاسم: DisableOneClickArchive
النوع: DWORD
القيمة: 1
ملاحظة
هذا التصحيح لا ينطبق على الإصدارات الدائمة من Outlook.
كيف يمكنني العثور على مجلد الأرشيف؟
يوجد مجلد الأرشيف في قائمة المجلدات. لعرض قائمة المجلدات، حدد "عرض>جزء المجلدات" > عادي.
كيف يمكنني البحث في مجلد الأرشيف؟
بشكل افتراضي، عند البحث عن عناصر Outlook باستخدام ميزة البحث في أعلى قائمة المجلدات، يقوم Outlook الكلاسيكي بالبحث في علبة البريد بالكامل.
إذا كنت ترغب في تحديد نطاق البحث إلى مجلد الأرشيف فقط، حدد أولاً مجلد الأرشيف في قائمة المجلدات. سيقوم مربع البحث الآن بالبحث فقط في مجلد الأرشيف.
كيف يختلف ذلك عن "الأرشفة المتصلة"؟
تعد الأرشيف عبر الإنترنت ميزة لعملاء Microsoft 365 enterprise الذين لديهم علب بريد كبيرة بشكل غير شائع. يمكن لهؤلاء العملاء استخدام «الأرشفة المتصلة» لتجنب حذف رسائل البريد القديمة. تعمل الأرشيف عبر الإنترنت لأي مستخدم على نحو يشبه إلى حد ما حساب ثان في Outlook مع بنية مجلد خاص بها. ومن هذا المنطلق، فإنها غير مضمنة في عمليات البحث التي يتم تنفيذها من خلال علبة الوارد.
إذا تم تمكين «الأرشفة المتصلة»، فسيكون بإمكان المسؤولين والمستخدمين إعداد علبة البريد الخاصة بهم لنقل الرسائل القديمة تلقائياً إلى «الأرشفة المتصلة» باستخدام «نهج الاستبقاء».
متى يجب أن أستخدم "الأرشفة" و"الأرشفة المتصلة"؟
ننصحك باستخدام ميزة الأرشيف للاحتفاظ بعلبة الوارد خالية من الرسائل التي قمت بالرد عليها أو اتخاذ إجراء بشأنها بالفعل. تعامل مع الأرشيف كمجلد ملف. يمكنك تخزين العناصر في مجلد الأرشيف مع إمكانية الوصول إليها بسهولة. يمكنك أيضا حذف الرسائل أو نقلها إلى مجلدات محددة إذا كان ذلك هو النمط الأكثر اعتيادا لك.
بالنسبة للمستخدمين الذين لديهم علب بريد كبيرة في مؤسسة Office 365 Enterprise، ننصح المسؤولين بتعيين "نهج الأرشيف لنقل العناصر إلى "الأرشيف على الإنترنت بعد سنة واحدة أو أقل إذا كان المستخدمون يصلون إلى حصتهم النسبية في علبة البريد بشكل أسرع. يضمن ذلك ألا يضطر المستخدمون إلى حذف رسائل البريد القديمة لتوفير مساحة لرسائل البريد الإلكتروني الجديدة. يمكن نقل رسائل البريد التي يعود تاريخها إلى ما قبل التاريخ المحدد من مجلد علبة الوارد ومجلد الأرشيف المحلي.
الأسئلة المتداولة حول الأرشفة
هل يمكنني تغيير المكان الذي تنتقل إليه العناصر المؤرشفة؟
إذا كنت تستخدم حساب Microsoft 365 أو Exchange أو Exchange Online أو Outlook.com، فلن تتمكن من تغيير الموقع الذي تُنقل إليه العناصر المؤرشفة. يعد مجلد الأرشيف أحد مجلدات النظام الافتراضية في Outlook الكلاسيكي ولا يمكن إعادة تسميته أو نقله أو حذفه. إذا كنت تستخدم حساب POP أو IMAP مثل Gmail أو Yahoo أو iCloud، فيمكنك تغيير موقع مجلد الأرشيف عن طريق تحديد"أدوات> إعدادات >علبة بريدالملف>" تعيين مجلد الأرشيف.
لماذا تمتلك ميزة الأرشفة الجديدة هذا الاسم المشابه لاسم "الأرشفة المتصلة"؟
الأرشيف هي ميزة مفهومة جيدا وتتوفر بالفعل في Outlook Mobile Outlook Web App و Outlook.com، وحتى موفري البريد الإلكتروني الآخرين مثل Gmail. لأن هذا الاسم معروف، ولأن ميزة «الأرشفة المتصلة» موجودة بالفعل، قررنا الاحتفاظ بكلا الاسمين.
ماذا عن الأرشفة التلقائية؟
الأرشفة التلقائية هي ميزة قديمة في Outlook تسمح بنقل رسائل البريد القديمة تلقائيا إلى ملف .pst. هذا يعني أن الرسائل تتم إزالتها من الخادم ويصعب العثور عليها من خلال البحث. إذا أصبح محرك الأقراص الثابتة الذي يحتوي على ملف AutoArchive.pst غير قابل للاستخدام، فسيتم فقدان هذه الرسائل. تعد "الأرشفة المتصلة" استبدالاً على مستوى المؤسسات للأرشفة التلقائية.
ولا يزال بالإمكان استخدام الأرشفة التلقائية في حال عدم امتلاك الأرشيف المتصل، وإذا لم يقم قسم تكنولوجيا المعلومات لديك بتعطيل الوظيفة. لمزيد من المعلومات حول الأرشفة التلقائية في Outlook 2016، اطلع على الأرشيف العناصر القديمة يدويا في Outlook for Windows الكلاسيكي.
أنا مسؤول Office 365 Enterprise. هل يمكنني تعطيل ميزة الأرشفة باستخدام «نهج المجموعة»؟
يتوفر الأرشيف على نطاق واسع في Outlook for Windows وOutlook Mobile Outlook على ويب و Outlook.com. لا يمكن تعطيل ميزة الأرشيف باستخدام نهج المجموعة.
المقالات ذات الصلة
أرشفة العناصر القديمة يدوياً في Outlook for Windows
إنشاء مجلد فرعي
الأرشيف في شريط الأدوات.