Sie können Daten zwischen einer externen Liste und Microsoft Excel synchronisieren und so auf dem neuesten Stand halten. Sie möchten beispielsweise einen Produktbestand in einer Liste führen, damit er leicht freigegeben und aktualisiert werden kann, aber auch regelmäßige Bestandsanalysen mithilfe von Microsoft Excel durchführen.
Hinweis
Sie können eine externe Liste nicht mit älteren Excel-Versionen synchronisieren. Wenn Sie dies versuchen, wird das Fehlerdialogfeld "Verbindung mit der Liste nicht möglich" angezeigt.
Weitere Informationen finden Sie unter Suchen von Inhalten zu externen Daten.
Vorbereitungen und Voraussetzungen für die Verwendung externer Daten
Für die Arbeit mit externen Daten sind mehrere Voraussetzungen erforderlich, um einen sicheren Zugriff auf die Daten zu ermöglichen. Die folgenden Informationen können Ihnen bei der Planung Ihrer nächsten Schritte helfen. Auch wenn beim Arbeiten mit externen Daten Probleme auftreten, können Sie das Problem anhand dieser Informationen identifizieren. Um auf externe Daten zuzugreifen, müssen Sie oder ein Administrator folgende Schritte ausführen:
Vorbereiten der externen Datenquelle Möglicherweise muss ein Administrator ein Konto erstellen und Berechtigungen für die Datenquelle bereitstellen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf die Daten haben und die Daten nicht in die falschen Hände geraten. In einer externen Datenbank kann der Administrator auch bestimmte Tabellen, Sichten, Abfragen usw. erstellen, um die Ergebnisse auf das Erforderliche zu beschränken und die Leistung zu verbessern.
Konfigurieren von SharePoint-Diensten und -Konten Ein Administrator muss Business Data Connectivity Services und Secure Store Service aktivieren. Informationen zur Verwendung dieser Dienste finden Sie unter Konfigurieren von Business Connectivity Services-Lösungen für SharePoint 2013 und Erstellen einer externen Liste aus einer SQL Azure Tabelle mit Business Connectivity Services und Secure Store.
Konfigurieren von Secure Store Services Ein Administrator muss Folgendes tun: Bestimmen Sie den besten Zugriffsmodus für die externe Datenquelle, erstellen Sie eine Zielanwendung, und legen Sie die Anmeldeinformationen für die Zielanwendung fest. Informationen zur Verwendung dieser Dienste finden Sie unter Erstellen oder Bearbeiten einer Secure Store-Zielanwendung.
Konfigurieren von Business Data Connectivity Services Ein Administrator muss sicherstellen, dass der Benutzer, der den externen Inhaltstyp erstellt, über die Berechtigung für den Business Data Connectivity-Metadatenspeicher verfügt und dass die entsprechenden Benutzer Zugriff auf den externen Inhaltstyp haben, auf dem die externe Liste basiert. Informationen zur Verwendung dieser Dienste finden Sie unter Konfigurieren von Business Connectivity Services-Lösungen für SharePoint 2013.
Erstellen eines externen Inhaltstyps Ein Benutzer muss einen externen Inhaltstyp definieren, der Informationen zu Verbindungen, Zugriff, Betriebsmethoden, Spalten, Filtern und anderen Metadaten enthält, die zum Abrufen der Daten aus der externen Datenquelle verwendet werden.
Erstellen einer externen Liste Ein Benutzer muss eine externe Liste basierend auf dem externen Inhaltstyp und bei Bedarf eine oder mehrere Ansichten der externen Liste erstellen.
Sicherstellen, dass Office-Produkte einsatzbereit sind Zum Synchronisieren externer Daten mit Office-Produkten müssen auf jedem Clientcomputer mindestens Windows 7 und die folgenden kostenlosen Softwareprodukte installiert sein: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 und WCF Data Services 5.0 für OData V3 (falls notwendig werden Sie automatisch aufgefordert, die Software herunterzuladen). Stellen Sie außerdem sicher, dass die Office-Installationsoption Business Connectivity Services aktiviert ist (dies ist die Standardeinstellung). Mit dieser Option wird die Business Connectivity Services-Clientruntime installiert, die folgende Schritte durchführt: zwischenspeichert und synchronisiert mit externen Daten, ordnet Geschäftsdaten externen Inhaltstypen zu, zeigt die Auswahl externer Elemente in Office-Produkten an und führt benutzerdefinierte Lösungen in Office-Produkten aus.
Allgemeinere Informationen zur Verwendung externer Daten finden Sie unter Suchen von Inhalten zu externen Daten.
Exportieren einer externen Liste nach Excel
- Navigieren Sie zu der SharePoint-Website, die die Liste enthält.
- Wählen Sie auf der Schnellstartleiste den Namen der SharePoint-Liste aus, oder wählen Sie Einstellungen
, Websiteinhalte oder Alle Websiteinhalte anzeigen aus, und wählen Sie dann im entsprechenden Listenabschnitt den Namen der Liste aus. - Wählen Sie Liste und anschließend "Nach Excel exportieren" aus.
Standardmäßig ist diese Funktion für externe Listen aktiviert. Sie kann aber von einem Systemadministrator deaktiviert werden. - Wenn Sie aufgefordert werden, den Vorgang zu bestätigen, wählen Sie OK aus.
- Klicken Sie im Dialogfeld "Dateidownload " auf "Öffnen".
- Wenn Sie gefragt werden, ob Datenverbindungen auf Ihrem Computer aktiviert werden sollen, wählen Sie "Aktivieren " aus, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verbindung zu den Daten auf der SharePoint-Website sicher zu aktivieren ist.
Daraufhin wird eine Excel-Tabelle mit einer Datenverbindung erstellt, die auf einer Webabfragedatei basiert. Die Spalten in der exportierten Tabelle werden durch die aktuelle Ansicht der externen Liste bestimmt. Die exportierten externen Daten werden durch die im externen Inhaltstyp und in der Ansicht der externen Liste definierten Filter und die Spracheinstellungen für die SharePoint-Website bestimmt. Alle Seitengrenzwerte werden ignoriert.