Einführung in Listen

Eine Liste ist eine Sammlung von Daten, die Sie mit Ihren Teammitgliedern und Personen, auf die Sie Zugriff gewährt haben, teilen können. Sie finden eine Reihe gebrauchsfertiger Listenvorlagen, die einen guten Ausgangspunkt für das Organisieren von Listenelementen bieten. Weitere Informationen finden Sie unter Listenvorlagen in Microsoft 365.

In diesem Artikel werden die Konzepte für das Erstellen und Verwenden von Listen erörtert. Sie können Listen in SharePoint, der Listen-App in Microsoft 365 oder Microsoft Teams erstellen. Erfahren Sie mehr über die ersten Schritte mit Listen in Microsoft Teams.

Informationen zu Listen finden Sie in den folgenden Artikeln:

• Erstellen einer Liste
• Löschen einer Liste
• Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek
• Listen in Microsoft 365
• Einrichten der Metadatennavigation für eine Liste oder Bibliothek
• Verwalten umfangreicher Listen und Bibliotheken

Wählen Sie unten eine Überschrift aus, um sie zu öffnen und ihre detaillierten Informationen anzuzeigen.

Übersicht über Listen

Organisationen verwenden in der Regel viele Arten von Listen, einschließlich Links, Ankündigungen, Kontakte, Problemverfolgung und Umfragen, um nur einige zu nennen.

Listen können auch Aufgaben enthalten, die Sie als Schwerpunkt für die Zusammenarbeit im Team oder in einer Geschäftslösung verwenden können. In vielen Fällen können Listen schnelle, effektive Lösungen mit wenig oder gar keinen Änderungen bieten.

Beispielsweise bieten sich die folgenden Zwecke an:

• Aufgaben Enthält die Nachverfolgung von Eigentum und Fortschritt sowie eine seiteninterne Zeitleiste für eine ansprechende visuelle Präsentation des Listeninhalts.
• Problemverfolgung Umfasst Versionsverwaltung und Versionsverlaufsspeicherung für eine tiefere Analyse von Arbeitsgruppenprojekten und allgemeinen Arbeitsaufgaben.

Listen sind komplex und flexibel und verfügen über viele integrierte Features, die eine robuste Möglichkeit zum Speichern und Freigeben von sowie zum Arbeiten mit Daten bieten.

Sie haben beispielsweise folgende Möglichkeiten:

• Erstellen von Listen mit einer Vielzahl von Spalten, einschließlich Text, Zahl, Auswahl, Währung, Datum und Uhrzeit, Nachschlagewert, Ja/Nein und Berechnet. Darüber hinaus können Sie Dateien an Listenelemente anfügen, um weitere Details bereitzustellen, wie etwa eine Kalkulationstabelle mit ergänzenden Zahlen oder ein Dokument mit Hintergrundinformationen.
• Erstellen von Listenansichten zum Organisieren, Sortieren und Filtern von Daten auf verschiedene, spezifische Arten; Ändern der Metadaten, z. B. Hinzufügen und Löschen von Spalten sowie Ändern von Gültigkeitsregeln; einheitliches Verwenden von Listen über alle Websites mit Inhaltstypen, Websitespalten und Vorlagen. Sie können z. B. nur die aktuellen Ereignisse aus einem Kalender auf einer Startseite anzeigen und eine visuelle Ansicht (ähnlich einem Wandkalender) auf einer anderen Seite erstellen.
• Erstellen von Beziehungen zwischen Listen mithilfe einer Kombination aus eindeutigen Spalten, Nachschlagespalten und erzwungenen Beziehungen (Löschweitergabe und Löscheinschränkung), mit denen Sie komplexere Geschäftslösungen erstellen und die Datenintegrität besser erhalten können.
• Erstellen von benutzerdefinierten Listen, Anzeigen der Daten in Webparts und Webpartseiten sowie Importieren, Exportieren und Verknüpfen von Daten aus anderen Programmen, z. B. aus Excel und Access.
• Verfolgen von Versionen und detailliertem Verlauf, Anfordern der Genehmigung zum Ändern von Daten, Verwenden von Sicherheit auf Elementebene und Ordnersicherheit, Ein- und Auschecken sowie automatische Information bei Änderungen mittels Benachrichtigungen und RSS-Feeds.
• Organisieren Sie Inhalte in einer einzelnen Liste in Ordnern für zusätzlichen Komfort und bessere Leistung, und verbessern Sie die Leistung im Allgemeinen bei großen Listen durch Verwendung der Indizierung.

Möglichkeiten des Arbeitens mit Listen

Im Folgenden werden einige Möglichkeiten der Arbeitsweise mit Listen beschrieben, die Sie bei der Informationsverwaltung für die Gruppe unterstützen.

Nachverfolgen von Versionen und detailliertem VerlaufVerfolgen Sie Versionen von Listenelementen nach , damit Sie sehen können, welche Elemente sich von Version zu Version geändert haben und wer die Listenelemente geändert hat. Wenn in einer neueren Version Fehler gemacht werden, können Sie die frühere Version eines Elements wiederherstellen. Das Nachverfolgen des Verlaufs einer Liste ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn Ihre Organisation die Entwicklung einer Liste überwachen muss.

Genehmigung erforderlich Legen Sie fest, dass für ein Listenelement eine Genehmigung erforderlich ist, bevor es von allen Benutzern angezeigt werden kann. Elemente verbleiben in einem wartenden Zustand, bis sie von einer Person genehmigt oder abgelehnt werden, die über die entsprechende Berechtigung verfügt. Sie können steuern, welche Benutzergruppen ein Listenelement vor dessen Genehmigung anzeigen können.

Anpassen von Berechtigungen Geben Sie an, ob Teilnehmer für Ihre Liste nur die von ihnen erstellten Elemente oder alle Elemente in der Liste lesen und bearbeiten können. People mit Berechtigung zum Verwalten von Listen können alle Listenelemente lesen und bearbeiten. Darüber hinaus können Sie auch bestimmte Berechtigungsstufen auf ein einzelnes Listenelement anwenden, wenn das Element vertrauliche Informationen enthält.

Erstellen und Verwalten von AnsichtenErstellen verschiedener Ansichten derselben Liste Dabei ändert sich der Inhalt der eigentlichen Liste nicht, aber die Elemente werden organisiert oder gefiltert, sodass abhängig von den jeweiligen Anforderungen eine Suche nach den wichtigsten oder interessantesten Informationen möglich ist.

Aktualisieren von Listen Unabhängig vom Typ der Liste, die Sie aktualisieren, ist der Prozess für das Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Listenelementen ähnlich.

Listenelemente hinzufügen oder bearbeiten

Es gibt zwei Möglichkeiten zum Hinzufügen oder Bearbeiten von Listenelementen:

• Mithilfe eines Formulars – dies ist die Standardmethode.
• Inline, was bedeutet, das Element wird direkt auf der Listenseite hinzugefügt.

Wenn die Liste zum Nachverfolgen von Versionen eingerichtet ist, wird bei jedem Bearbeiten eines Listenelements eine neue Version des Listenelements erstellt. Sie können den Verlauf der Änderungen eines Listenelements anzeigen und eine frühere Version wiederherstellen, falls eine neue Version einen Fehler enthält.

Verwenden von Formeln und berechneten Werten Verwenden Sie Formeln und berechnete Werte, um Informationen in den Spalten einer Liste dynamisch zu generieren. Die Vorgänge können Informationen aus anderen Spalten in einer Liste sowie Systemfunktionen wie HEUTE enthalten, um das aktuelle Datum anzugeben. So können Sie z. B. ein Standardfälligkeitsdatum festlegen, das sieben Tage nach dem aktuellen Datum liegt.

Über Änderungen informiert sein Listen und Ansichten können RSS verwenden, sodass Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe automatisch Aktualisierungen erhalten können. RSS ist eine Technologie, mit der Benutzer Aktualisierungen (RSS-Feeds) von Nachrichten und Informationen an einem konsolidierten Ort empfangen und anzeigen können. Sie können auch E-Mail-Benachrichtigungen erstellen, sodass Sie benachrichtigt werden, wenn Listen geändert oder neue Elemente hinzugefügt werden. Benachrichtigungen eignen sich gut, um Änderungen nachzuverfolgen, die für Sie wichtig sind.

Erstellen von Listenbeziehungen Erstellen einer Beziehung zwischen zwei Listen. In der Quellliste erstellen Sie eine Nachschlagespalte, die einen oder mehrere Werte aus einer Zielliste abruft (oder "nachschlägt"), wenn diese Werte mit dem Wert in der Nachschlagespalte in der Quellliste übereinstimmen. Falls Sie es wünschen, können Sie weitere Spalten aus der Zielliste zur Quellliste hinzufügen. Wenn Sie eine Nachschlagespalte erstellen, können Sie auch ein Beziehungsverhalten erzwingen, indem Sie eine Löschweitergabe oder eine Löschbeschränkungsoption festlegen, die dazu beiträgt, dass Ihre Daten gültig bleiben und Inkonsistenzen verhindert werden, die später Probleme verursachen könnten.

Freigeben von Listeninformationen mit einem Datenbankprogramm Wenn Sie ein Datenbankprogramm wie Access installiert haben, können Sie Daten auf und von Ihrer Website exportieren und importieren sowie eine Tabelle aus der Datenbank mit einer Liste verknüpfen. Wenn Sie mit den Listendaten in einer Access-Datenbank arbeiten, können Sie auch Abfragen, Formulare und Berichte erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von Daten von einer Access-Datenbank in eine Access-Web-App.

Listen konsistent auf allen Websites verwenden Wenn Ihre Gruppe mit mehreren Listentypen arbeitet, können Sie mit Inhaltstypen, Websitespalten und Vorlagen Konsistenz über mehrere Listen hinweg hinzufügen. Diese Features ermöglichen eine effektive Wiederverwendung der Einstellungen und Listenstruktur. Beispielsweise können Sie einen Inhaltstyp für ein Kundendienstproblem erstellen, mit dem bestimmte Spalten (z. B. Kundenkontakt) und Geschäftsprozesse für den Inhaltstyp festgelegt werden. Ein weiteres Beispiel ist das Erstellen einer Websitespalte für Abteilungsnamen mit einer Dropdownliste der Abteilungen. Sie können die Spalte in mehreren Listen verwenden, um sicherzustellen, dass die Namen in jeder Liste immer in gleicher Weise vorkommen.

Bearbeiten von Listenelementen aus einem E-Mail-Programm Verwenden Sie ein E-Mail-Programm, das mit Microsoft-Technologien kompatibel ist, um wichtige Listeninformationen mitzunehmen. In Outlook können Sie beispielsweise Aufgaben, Kontakte und Diskussionsrunden auf Ihrer Website anzeigen und aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Verbinden einer externen Liste mit Outlook.

Festlegen der Inhaltsadressierung: Aktivieren Sie die Zielgruppenadressierung, um Elemente nach Gruppen zu filtern.

Listenarten

Die Art der Liste, die Sie verwenden, hängt von der Art der Informationen ab, die Sie freigeben.

Ankündigungen Teilen Sie Neuigkeiten und Status und bieten Sie Erinnerungen. Für Ankündigungen wird die erweiterte Formatierung mit Bildern, Links und formatiertem Text unterstützt.

Kontakte Speichern von Informationen zu Personen oder Gruppen, mit denen Sie arbeiten. Wenn Sie ein E-Mail- oder Kontaktverwaltungsprogramm verwenden, das mit Microsoft-Technologien kompatibel ist, können Sie Ihre Kontakte von Ihrer Site im anderen Programm anzeigen und aktualisieren. Beispielsweise können Sie eine Liste aller Lieferanten Ihrer Organization über ein E-Mail-Programm aktualisieren, das mit Microsoft-Technologien kompatibel ist, z. B. Outlook. Eine Kontaktliste verwaltet nicht wirklich die Mitglieder Ihrer Website, aber sie kann zum Speichern und Freigeben von Kontakten für Ihre Organization verwendet werden, z. B. eine Liste externer Anbieter.

Diskussionsforen Bieten Sie einen zentralen Ort zum Aufzeichnen und Speichern von Teamdiskussionen, ähnlich dem Format von Newsgroups. Wenn Ihr Administrator Listen auf Ihrer Website für den Empfang von E-Mail-Nachrichten aktiviert hat, können in Diskussionsrunden E-Mail-Unterhaltungen aus den meisten gängigen E-Mail-Programmen gespeichert werden. Beispielsweise können Sie eine Diskussionsrunde für die neue Produktvorstellung Ihrer Organisation erstellen.

Weiterführende Links Stellen Sie einen zentralen Ort für Links zum Internet, zum Intranet Ihres Unternehmens und zu anderen Ressourcen bereit. Sie können beispielsweise eine Liste mit Links zu den Websites Ihrer Kunden erstellen.

Höher gestufte Links Zeigen Sie eine Reihe von Verknüpfungsaktionen in einem visuellen Layout an.

Calendar Store für die Ereignisse Ihres Teams oder für bestimmte Situationen, z. B. Firmenfeiertage. Ein Kalender enthält ähnlich einem Tisch- oder Wandkalender visuelle Ansichten von allen Teamereignissen, wie Besprechungen, sozialen Zusammenkünften und ganztägigen Ereignissen. Sie können auch Teammeilensteine wie Abgabetermine und Produktfreigabedaten nachverfolgen, die sich nicht auf ein bestimmtes Zeitintervall beziehen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Kalenderansicht aus einer Liste.

Aufgaben Verfolgen Sie Informationen zu Projekten und anderen To-do-Ereignissen für Ihre Gruppe. Sie können Personen Aufgaben zuweisen und im Lauf der Aufgabenbearbeitung den Status und den vervollständigten Prozentsatz anzeigen. Wenn Sie ein E-Mail- oder Aufgabenverwaltungsprogramm verwenden, das mit Microsoft-Technologien kompatibel ist, können Sie Ihre Aufgaben von Ihrer Website in Ihrem anderen Programm anzeigen und aktualisieren. Sie können beispielsweise eine Aufgabenliste für den Budgetprozess der Organisation erstellen und sie dann zusammen mit Ihren anderen Aufgaben in Outlook anzeigen und aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Liste.

Projektaufgaben Speichern Sie Vorgangsinformationen mit einer Gantt-Ansicht und Fortschrittsbalken. Im Lauf der Aufgabenbearbeitung können Sie den Status und den vervollständigten Prozentsatz verfolgen. Wenn Sie ein E-Mail- oder Aufgabenverwaltungsprogramm verwenden, das mit Microsoft-Technologien kompatibel ist, können Sie Ihre Projektaufgaben von Ihrer Website in Ihrem anderen Programm anzeigen und aktualisieren. Sie können z. B. eine Projektaufgabenliste auf Ihrer Website erstellen, um die Arbeit zu identifizieren und zuzuweisen, um ein Schulungshandbuch zu erstellen. Anschließend können Sie den Fortschritt Ihrer Organization in Project nachverfolgen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Liste.

Problemverfolgung Speichern Sie Informationen zu bestimmten Problemen, z. B. Supportproblemen, und verfolgen Sie deren Fortschritt. Sie können Probleme zuweisen, in Kategorien einordnen und miteinander in Bezug setzen. Sie können z. B. eine Problemverfolgungsliste zum Verwalten von Kundendienstproblemen und -lösungen erstellen. Sie können den Problemen auch bei jeder Bearbeitung Kommentare hinzufügen und einen Kommentarverlauf erstellen, ohne die ursprüngliche Problembeschreibung zu ändern. So kann z. B. ein Kundendienstmitarbeiter die einzelnen Schritte zur Problembehebung und deren Ergebnisse aufzeichnen. Sie können auch eine Problemverfolgungsliste mit einem Drei-Status-Workflow verwenden, um die Problem- oder Projektverfolgung Ihrer Organisation zu erleichtern. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Liste.

Umfrage Sammeln und kompilieren Sie Feedback, z. B. eine Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit oder ein Quiz. Sie können die Fragen und Antworten auf verschiedene Arten entwerfen und eine Übersicht über die Rückmeldungen anzeigen. Wenn Sie ein Tabellenkalkulations- oder Datenbankprogramm installiert haben, das mit Microsoft-Technologien kompatibel ist, können Sie Ihre Ergebnisse exportieren, um sie weiter zu analysieren. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Umfrage.

Benutzerdefiniert Beginnen Sie eine Liste von Grund auf. Sie können auch eine benutzerdefinierte Liste erstellen, die auf einer Kalkulationstabelle basiert, wenn Sie über ein Tabellenkalkulationsprogramm verfügen, das mit Microsoft-Technologien kompatibel ist. Beispielsweise können Sie eine Liste aus Excel importieren, die Sie zum Speichern und Verwalten von Lieferantenverträgen erstellt haben. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Liste basierend auf einer Kalkulationstabelle.

Externe Listen Arbeiten Sie mit Daten, die außerhalb einer Liste gespeichert sind, die Sie aber in Microsoft 365 lesen und schreiben können. Die Datenquelle einer externen Liste wird als "Externer Inhaltstyp" bezeichnet. Im Gegensatz zu einer nativen Microsoft 365-Liste verwendet eine externe Liste Business Connectivity Services, um direkt von einem externen System (z. B. SAP, Siebel und Microsoft SQL Server) auf Daten zuzugreifen, unabhängig davon, ob es sich bei diesem System um ein Datenbank-, Webdienst- oder Branchensystem handelt.

Benutzerdefinierte Liste in der Datenblattansicht Erstellen Sie eine leere Liste, die einer benutzerdefinierten Liste ähnelt, aber standardmäßig in der Datenblattansicht angezeigt wird. Die Datenblattansicht bietet ein Datenraster für das Anzeigen und Bearbeiten von Daten in Form von Zeilen und Spalten. Sie können Zeilen und Spalten hinzufügen und bearbeiten, Filter und Sortierfolgen anwenden, berechnete Werte und Summen anzeigen sowie Daten in den Rasterzellen bequem bearbeiten. Für die Datenblattansicht müssen Office und ein Browser, der ActiveX-Steuerelemente unterstützt, auf einem 32-Bit-Clientcomputer installiert sein.

Statusliste Können Sie die Ziele Ihres Projekts anzeigen und verfolgen. Die Liste umfasst einen Satz farbiger Symbole, mit denen das Maß visualisiert wird, in dem die Ziele erfüllt wurden.

Auflagen Senden Sie Informationen, einschließlich Bestätigungsstempel, an Ihre Teammitglieder.

Microsoft IME-Wörterbuchliste Verwenden Sie Daten in der Liste als Microsoft IME-Wörterbuch. Sie können die anzuzeigenden Elemente der Lesespalte mithilfe von Microsoft IME konvertieren und die Inhalte im Fenster "IME-Kommentar" als Kommentar anzeigen. Die Daten können mit einer bestimmten URL verknüpft werden.

PerformancePoint-Inhaltsliste Speichern Sie Dashboard Elemente wie Scorecards, Berichte, Filter Dashboard Seiten und andere Dashboard Elemente, die Sie mithilfe von PerformancePoint Dashboard-Designer erstellen.

Sprachen und Übersetzer Verwenden Sie sie mit einem Übersetzungsmanagement-Workflow in einer Übersetzungsmanagement-Bibliothek. Der Workflow verwendet die Liste, um dem in der Liste für die jeweilige Sprache angegebenen Übersetzer Übersetzungsaufgaben zuzuweisen. Sie können diese Liste manuell erstellen oder diese Liste automatisch erstellen lassen, wenn Sie einen Translation Management-Workflow zu einer Translation Management-Bibliothek hinzufügen.

KPI-Liste Verfolgen Sie Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs), um den erzielten Fortschritt im Vergleich zu messbaren Zielen schnell zu bewerten. Sie können KPI-Listen einrichten, um die Leistung mithilfe einer von vier Datenquellen nachzuverfolgen: manuell eingegebene Daten, Daten in einer Microsoft 365-Liste, Daten in Excel-Arbeitsmappen oder Daten aus Analysis Services, einer Komponente von Microsoft SQL Server. Nachdem die KPI-Liste erstellt wurde, können Sie die Liste verwenden, um den Status des Indikators auf einer Dashboardseite anzuzeigen.

Arbeitsblatt importieren Verwenden Sie Spalten und Daten aus einer vorhandenen Tabelle. Für das Importieren einer Kalkulationstabelle ist Microsoft Excel oder ein anderes kompatibles Programm erforderlich.

Hinzufügen einer Liste zu Ihrer Seite

So fügen Sie einer modernen SharePoint-Seite eine Liste hinzu:

1. Wenn sich die Seite noch nicht im Bearbeitungsmodus befindet, klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Bearbeiten .

2. Wenn Sie den Mauszeiger über oder unter ein vorhandenes Webpart bewegen, wird eine Linie mit einem eingekreisten + angezeigt, etwa so:

   

3. Klicken Sie auf + , und es wird eine Liste der Webparts zur Auswahl angezeigt. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Dokumente, Listen und Bibliotheken .

4. Liste auswählen.
   Die Namen aller verfügbaren Listen werden angezeigt.

5. Wählen Sie die Liste aus, die Sie auf der Seite einfügen möchten.

6. Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, wählen Sie oben links "Als Entwurf speichern " aus. Um die aktualisierte Seite dann anderen zur Verfügung zu stellen, wählen Sie oben rechts die Option "Veröffentlichen " aus.

So fügen Sie einer Seite der klassischen SharePoint-Benutzeroberfläche eine Liste hinzu:

1. Klicken Sie unter "Websites" auf "Einstellungseinstellungen ", und klicken Sie dann auf "Websiteinhalte".

2. Klicken Sie auf das Symbol App hinzufügen.

   

3. Scrollen Sie durch die Liste, und klicken Sie auf die App, die Sie verwenden möchten. Möglicherweise gibt es mehrere Seiten.

4. Geben Sie der App einen eindeutigen Namen, damit Sie sie später für eine Seite abrufen können, und klicken Sie auf Erstellen.

5. Wenn Sie zum Bildschirm "Websiteinhalte" zurückkehren, können Sie drei Aufgaben ausführen:

   • Schließen Sie das Fenster, und wechseln Sie zurück zur Seite. Fügen Sie Ihrer Seite die neue App mithilfe der Option zum Einfügen von Webparts hinzu.
   • Klicken Sie auf die App, und beginnen Sie mit der Dateneingabe.
   • Klicken Sie auf die Auslassungspunkte (...), und klicken Sie dann auf Einstellungen. Hier können Sie Spalten hinzufügen, Namen ändern und andere Aufgaben ausführen.

Organisieren von Listen auf einer Website

Zwar gibt es verschiedene Möglichkeiten für die Verwendung der Listenfeatures, ihre tatsächliche Verwendung hängt jedoch von der Größe und der Anzahl der vorhandenen Listen und den Anforderungen Ihrer Organisation ab.

Speichern vieler Elemente in einer Liste

Möglicherweise möchten Sie eine große Liste für unterschiedliche Anforderungen verwenden. Möglicherweise haben Sie in Ihrer gesamten Organization eine große Anzahl technischer Probleme nachzuverfolgen, wobei die Probleme mehrere Projekte und Gruppen betreffen.

Verwenden Sie eine einzelne Liste, wenn die folgenden Bedingungen zutreffen:

• Ihre Gruppe muss zusammenfassende Informationen zu den Listenelementen oder unterschiedliche Ansichten einer Gruppe von Elementen anzeigen können. Beispielsweise möchte ein Manager den Fortschritt aller technischen Probleme für eine organization oder alle Probleme sehen, die innerhalb desselben Zeitraums eingereicht wurden.
• Es soll möglich sein, dass Probleme an einem Speicherort auf einer Website durchsucht und gesucht werden können.
• Sie möchten für Listenelemente identische Einstellungen übernehmen, z. B. Verfolgen von Versionen von Dateien oder Erfordern von Zustimmung.
• Die Gruppen, die mit der Liste arbeiten, nutzen gemeinsam ähnliche Eigenschaften, z. B. dieselben Berechtigungsstufen. Auf bestimmte Listenelemente können eigene Berechtigungen angewendet werden, wenn jedoch die Berechtigungsstufen stark voneinander abweichen, sollten Sie die Verwendung mehrerer Listen in Betracht ziehen.
• Sie möchten Informationen zu der Liste analysieren oder einheitliche Aktualisierungen für die Liste empfangen. Sie können Benachrichtigungen empfangen, wenn Änderungen an Listenelementen vorgenommen wurden, oder die Änderungen an einer Liste mithilfe der RSS-Technologie anzeigen. RSS-Feeds ermöglichen den Mitgliedern der Arbeitsgruppe das Anzeigen einer einheitlichen Liste mit Informationen, die geändert wurden.

Erstellen mehrerer Listen

Sie möchten möglicherweise mehrere Listen erstellen, wenn es deutliche Unterschiede zwischen den Elementen gibt, die Sie verwalten möchten, oder zwischen den Personengruppen, die damit arbeiten.

Verwenden Sie mehrere Listen, wenn die folgenden Bedingungen zutreffen:

• Sie gehen davon aus, dass keine Elementübersichten benötigt werden.
• Die Gruppen von Personen, die mit den Informationen arbeiten, sind verschieden und verfügen über unterschiedliche Berechtigungsstufen.
• Sie müssen auf mehrere Gruppen von Elementen verschiedene Einstellungen anwenden, z. B. Versionsverwaltung oder Genehmigungen.
• Sie müssen die Elemente nicht zusammen analysieren oder konsolidierte Aktualisierungen der Liste erhalten.

Anordnen von Elementen in einer Liste

Im Folgenden werden einige Möglichkeiten des Organisierens von Listen und Listenelementen beschrieben:

Spalten hinzufügen Helfen Sie Ihrer Gruppe, die wichtigsten Elemente zu ermitteln, indem Sie Ihrer Liste Spalten hinzufügen. So kann es z. B. sinnvoll sein, eine Projektspalte hinzuzufügen, um Personen, die an bestimmten Projekten arbeiten, das Anzeigen von und Arbeiten mit ihren Elementen zu erleichtern. Möglicherweise möchten Sie auch weitere Spalten hinzufügen, wenn Sie zusätzliche Informationen zu jedem Listenelement sammeln möchten, z. B. den Namen der Abteilung oder den Namen eines Mitarbeiters.

Wenn eine Liste mehrere Elemente enthält, empfiehlt es sich, bestimmte Spalten zu indizieren, um die Leistung beim Anzeigen mehrerer Elemente oder beim Wechseln der Ansicht zu verbessern. Dieses Feature ändert nicht die Art und Weise, wie die Elemente organisiert sind, kann es Organisationen jedoch ermöglichen, eine große Anzahl von Elementen in einer Liste einfacher zu speichern. Die Indizierung kann jedoch mehr Datenbankspeicherplatz beanspruchen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek.

Erstellen von Ansichten Verwenden Sie Ansichten, wenn Personen in Ihrer Gruppe Daten häufig auf eine bestimmte Weise anzeigen müssen. In Ansichten werden Spalten zum Sortieren, Gruppieren, Filtern und Anzeigen der Daten verwendet. Sie können auch die Anzahl von Elementen festlegen, die gleichzeitig in einer Ansicht angezeigt werden. Dann können die Benutzer je nach Einstellungen und Geschwindigkeit der Verbindung beispielsweise Listen in Gruppen von 25 oder 100 Listenelementen pro Seite durchsuchen.

Ansichten bieten Ihnen die Flexibilität, eine große Anzahl von Elementen in einer Liste zu speichern, aber Sie können nur die Teilmengen sehen, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen, z. B. nur die Ausgaben, die dieses Jahr veröffentlicht wurden, oder nur die aktuellen Ereignisse in einem Kalender. Sie können persönliche Ansichten erstellen, die nur für Sie verfügbar sind, und wenn Sie über die Berechtigung zum Ändern einer Liste verfügen, können Sie öffentliche Ansichten erstellen, die für jeden verfügbar sind. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek.

Erstellen von Ordnern Fügen Sie zu den meisten Listentypen Ordner hinzu, wenn Ihr Listenbesitzer das Erstellen von Ordnern zugelassen hat. Dies ist insbesondere dann hilfreich, wenn die Listenelemente auf bestimmte Weise unterteilt werden können, z. B. nach Projekt oder nach Gruppe. Mithilfe von Ordnern können Listenelemente einfacher durchsucht und verwaltet werden. Microsoft-Technologien bieten eine Strukturansicht, mit der Benutzer auf ihren Websites und Ordnern ähnlich wie mit den Ordnern auf der Festplatte navigieren können. So kann beispielsweise jede Abteilung über einen eigenen Ordner verfügen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Ordners in einer Liste.