Planlegge et møte i Microsoft Teams

Planlegge et møte

Det finnes flere måter å planlegge et møte på i Teams:

• Velg Planlegg et møte i en en-til-en eller en gruppechat (under boksen der du skriver inn en ny melding) for å bestille et møte med personene i chatten. Du kan ikke planlegge et møte fra en møtechat.

• Gå til Kalender på venstre side av-appen, og velg Nytt møte i øvre høyre hjørne.

• Velg en tidsperiode i kalenderen. Et planleggingsskjema åpnes.

Planleggingsskjemaet er der du gir møtet en tittel, inviterer personer og legger til møtedetaljer. Bruk Planleggingsassistent for å finne et tidspunkt som passer for alle.

I planleggingsassistenten kan du se deltakernes tidssoner, tidsplaner og tilgjengelighet i ulike tidsluker. Planleggingsassistentrutenettet viser hver deltakers tidsplan. Skyggelagte områder vises når deltakere er opptatt eller har foreløpige møter. Uskyggede områder vises når deltakerne er gratis. 

Når du er ferdig med å fylle ut detaljene, velger du Lagre for å lukke planleggingsskjemaet og invitere deltakerne til møtet.

Legge til et innringingsnummer  

Inkluder et innringingsnummer og konferanse-ID slik at deltakerne kan ringe inn til Teams-møtet. Hvis du planlegger møtet fra Outlook, vises innringingsnummeret og konferanse-ID-en automatisk i den planlagte møteinvitasjonen. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du legger til disse detaljene når du planlegger i Teams, kan du se Legge til et innringingsnummer for et møte i Teams.

Tilordne kategorier til et møte

Fargekode kalenderen med kategorier. Akkurat som i Outlook kan du tilordne én eller flere kategorier til hvert møte i kalenderen. Det finnes et par måter å tilordne kategorier på:

1. Høyreklikk en hendelse i kalenderen, og velg Kategoriser, og velg deretter en farge.

2. Når du planlegger et møte, velger du Kategori øverst i planleggingsskjemaet.

Inviter personer utenfor organisasjonen 

Teams lar deg invitere personer utenfor organisasjonen, inkludert de som ikke har Teams-lisens. Du trenger den fullstendige e-postadressen for å invitere dem.

1. Gå til der det står legg til obligatoriske deltagere. Hvis noen er en valgfri deltaker, velger du valgfri i stedet.

2. Skriv inn personens fulle e-postadresse (for eksempel: Joe@example.com).

3. Velg Inviter. De får en e-postmelding med en kobling til møtet.

Inviter personer med en kobling 

Med Teams kan du invitere personer til et møte via en møtekobling. Slik deler du denne koblingen:

1. Opprett møtet i Teams.

2. Gå til Kalender på venstre side av Teams, og velg det planlagte møtet.

3. Møtekoblingen vises som en URL-adresse. Kopier den ved å velge .

Legg til en medarrangør

Når du har invitert personer til møtet, kan du legge til opptil 10 medarrangører for å hjelpe deg med å administrere møtet. Før du legger til medarrangører, må du kontrollere at personene du vil legge til, allerede er lagt til som nødvendige deltakere, og deretter følger du fremgangsmåten nedenfor:

1. Velg møtet, og velg deretter Rediger.

2. Velg Flere alternativer > møtealternativer.

3. Velg pil ned ved siden av Velg medarrangører på siden for møtealternativer, og velg navnet på medarrangøren.

   

4. Velg Lagre nederst på skjermen.

Gjør det til et kanalmøte

1. Velg Nytt møte.

2. Skriv inn navnet på en kanal der det står legge til kanal (under klokkeslett-og dato-feltene).

Kanaler kan ikke redigeres eller legges til når invitasjonen er sendt. Du må sende en ny invitasjon med den oppdaterte kanalen.

Når du har lagt til personene du ønsker å legge til, velger du Planleggingsassistent for å finne det beste tidspunktet.

Hvis det er et regelmessig møte, kan du åpne rullegardinmenyen ved siden av Gjentas ikke (rett under datoen). Velg hvor ofte du vil at det skal foregå fra standardalternativene, eller velg Egendefinert for å opprette din egen frekvens.

Planlegge møter i en kanalkalender 

Hvis du ikke er kjent med hvordan du legger til en kalender i en kanal, er fremgangsmåten beskrevet for deg på Se alle møtene dine i Teams. Når dette er gjort, har du flere måter å legge til hendelser i den delte kalenderen på.

• Velg Legg til ny hendelse øverst i kalenderen.

• Klikk og dra markøren på kalenderen for å velge en tidsblokk.

• Eller velg pilen ved siden av Møt nå øverst i appen for å åpne menyen og velge Planlegg møte.

Hver av disse handlingene åpner planleggingsskjemaet med kanalnavnet fylt ut, du kan gjerne legge til en Outlook-gruppe eller enkeltpersoner ved å skrive inn navnene manuelt. Gjester og partnere utenfor organisasjonen har ikke tilgang til kanalkalenderen, og krever også at de legges til i møteinvitasjonen.

Høyreklikk for flere alternativer

Høyreklikk på en hendelse i kalenderen for å svare, fjern den hvis den er avbrutt, eller åpne invitasjonen for å vise møtedetaljene. Hvis hendelsen er et Teams-møte, får du også muligheten til å Bli med på nettet og Chatte med deltakerne.

Fem minutter før møtet starter vises en Bli med-knapp på en hendelse i kalenderen. Når noen blir med i møtet, endrer hendelsen farge slik at du vet at vedkommende er tilkoblet.

Velg Bli med for å åpne vinduet for møteinnstillinger, slik at du kan bekrefte de foretrukne kamera- og mikrofon-innstillingene dine, før du blir med på nettmøtet.

Planlegge et møte på nytt

I Teams-kalenderen kan du planlegge møter og arrangementer du har organisert på nytt. Hvis du raskt vil oppdatere et møtetidspunkt, velger du det i Teams-kalenderen, drar det til en ny tidsluke og slipper det.

Du blir varslet om tilgjengeligheten til de inviterte før du oppdaterer møtetidspunktet.

Du kan også endre møtetidspunktet ved å velge møtet i Teams-kalenderen, velge Rediger, velge et nytt tidspunkt og velge Send oppdatering. Deltakere mottar automatisk et varsel med det oppdaterte tidspunktet. 

Angi Status for Vis som i et Teams-møte

Som arrangør kan du angi vis som status for møtet i handlingsfeltet. Når deltakerne mottar svar, gjenspeiler statusen til arrangøren automatisk statusen som arrangøren har angitt. 

Som deltaker kan du velge å angi individuell status for møtet via Vis som uavhengig av statusen som arrangøren har angitt. Den oppdaterte statusen gjenspeiles i kalenderen. Standardverdien Vis som for alle møtene en arrangør planlegger, er opptatt.

Du kan angi Status for Vis som på flere måter: