Tips for å produsere store møter og arrangementer i Microsoft Teams

Flotte virtuelle møter og arrangementer skjer ikke bare – de krever planlegging og forberedelse på forhånd for å levere best mulig opplevelse. Fra å sjekke utstyr til å øve på overganger, litt forberedelse kan forhindre tekniske problemer og holde arrangementet i gang.

Her er noen av våre beste tips for planlegging og produksjon av møter, rådhus og nettseminarer av høy kvalitet i Microsoft Teams.

Komme i gang

Last ned Microsoft Teams for skrivebord for de mest pålitelige møte- og arrangementsopplevelsene. Dra nytte av full funksjonstilgang og bedre ytelse. Oppdater Teams for de nyeste sikkerhetsfunksjonene og feilrettingene.

Planlegge hendelsesproduksjon

Før en hendelse starter, etablerer du roller og ansvarsområder, øver inn presentasjoner og konfigurerer nødvendig kommunikasjon for bruk under arrangementet. Hvis du vil ha et problemfritt oppsett, kan du følge fremgangsmåtene nedenfor.

Ha alltid mer enn én person i hendelsesgruppen. Tilordne roller og ansvarsområder – snakk gjennom hvem som er ansvarlig for hvert trinn i operasjonen, fra produsenter og presentatører til Q&A-moderatorer
Planlegg kommunikasjonen for hendelsesgruppen. Kommunikasjon i sanntid er avgjørende for store møter og arrangementer. Arrangementsgruppechatten (tilgjengelig for arrangøren, produsenter og presentatører) er en flott måte å holde kontakten på.
Øv deg. Kjør gjennom hendelsen for å kontrollere presentasjoner, øvelsesoverganger og teste lyd- og videoinnstillinger. Se deltakeropplevelsen direkte for å sikre en flott opplevelse for publikum.

Tips!: For hybridhendelser:

Utfør en nettstedsundersøkelse på forhånd. Valider rommets AV-infrastruktur, Teams-integrering og fysisk oppsett.
Test og kontroller at alt utstyr på rommet fungerer (MTR-konsoll, mikrofoner, kameraer, høyttalere, skjermer, kontrollpaneler).
Dokumenter rommets signalflyt (lyd, video, nettverk) og identifiser eventuelle begrensninger eller quirks.
Oppdater fastvare og programvare på all Teams-sertifisert maskinvare, og sikre kompatibilitet med den nyeste versjonen av Teams.
Sørg for at det er en kablet Ethernet-tilkobling tilgjengelig for alle enheter som brukes i produksjon (Teams PC, vMix-maskin osv.).

Konfigurere lyd, video og delt innhold

Bruk av lyd- og videoutstyr av høy kvalitet er avgjørende under store møter og arrangementer. Konfigurer mikrofoner og nettkameraer av høy kvalitet, eller møt fra et Teams-rom for hybridopplevelser. Disse tipsene hjelper deg med å kommunisere tydelig med publikum og presentatører under arrangementet.

Lyd

Ikke overse lydkvaliteten, det er den viktigste delen av et flott arrangement. Noen personer kan bare lytte med nettleseren i bakgrunnen.
Bruk mikrofoner av høy kvalitet. Bærbare mikrofoner er ideelle for mindre erfarne presentatører; håndholdte mikrofoner krever øvelse og teknikk for å unngå å håndtere støy.
Bruk et Teams-sertifisert hodesett for presentatører som bruker en datamaskin eller annen enhet.
For presentasjoner på rommet tester du romlyd på forhånd for å hindre at støy eller tilbakemelding sendes på nettet.
Legg til lyd i hendelsen ved hjelp av en hvilken som helst lydenhet som er kompatibel med balansert lyd (XLR-koblinger) eller hodetelefonstil 1/8"-plugger, og lar deg koble til datamaskinen som kjører Teams via USB.
Alternativt kan du bruke et high-end AV-system og koble HDMI- eller SDI-utdataene fra systemet til Teams ved hjelp av en grunnleggende videoopptaksenhet som en HDMI-USB-boks.

Tips!: For hybridhendelser:

Test lydoppsett på rommet og på nettet separat før du går direkte.
Bruk uavhengige mikrofoner for personlige og virtuelle målgrupper, men kontroller at bare én dominerende lydkilde er koblet til møteplattformen.
Hvis flere personer bruker enheter på rommet, må du få dem til å koble fra datamaskinens lyd for å hindre ekko eller tilbakemelding.
Ta med ekstra mikrofoner (f.eks. håndholdte, lavalier) for paneldeltakere eller roaming Q&A.

Video

Lys opp motivet – du kan ikke ha for mye lys for de fleste kameraer. Belysning kan være forskjellen mellom en produksjon som oppfattes som profesjonell eller amatør.
Bruk tre lys for å lyse opp motivet: et nøkkellys, fyll lys og bakgrunnslys for å gi god dybde.
HDMI-opptaksenheter kan også brukes til å strømme utdataene fra en datamaskin (PC eller Mac) til Teams – ideelt for å vise videoer, programvaredemonstrasjoner eller bevegelsesgrafikk av høy kvalitet som om de var en kamerafeed.
Ikke koble en HDMI-inndata direkte til et Teams-møte, da Teams ikke opprinnelig støtter HDMI-kilder. Bruk i stedet en HDMI-opptaksenhet til å hente HDMI-video til datamaskinen, der den kan vises som et virtuelt kamera i Teams. Med dette oppsettet kan du for eksempel koble til et prosumerkamera med overlegen optikk og zoome via HDMI, noe som forbedrer videokvaliteten til møtet.

Dele innhold fra skjermen

Skjermdeling under en hendelse er en flott måte å demonstrere produkter og arbeidsflyter på, eller veilede publikum gjennom viktige ressurser.

Disse tipsene hjelper deg med å presentere innhold effektivt mens du produserer arrangementet.

Hvis du er den eneste produsenten av arrangementet, anbefaler vi at du bruker to skjermer. Dette gjør at du kan dele innhold fra den andre skjermen mens du produserer hendelsen fra første skjerm.

Del lyd fra enheten når du presenterer medier.

Hvis du vil ha mer veiledning om hvordan du presenterer i store møter, kan du se Tips for å presentere i store møter og arrangementer i Microsoft Teams.

Produksjonsflyt og hendelsesdag

På dagen for hendelsen anbefaler vi at hendelsesgruppen blir med minst 15 minutter før hendelsen starter.
Bruk det grønne rommet til å forberede deg med andre arrangører og presentatører før arrangementet starter. Kontroller alle mikrofoner, kameraer og feeder.
La all lyd være dempet til du er klar til å begynne å presentere direkte i starten av arrangementet.
Tilordne noen til å se både på rommet og virtuelle feeder for problemer.

Planlegg for tekniske problemer

Tekniske problemer kan oppstå, selv med den beste forberedelsen. En solid reserveplan sikrer at arrangementet fortsetter å kjøre problemfritt hvis noe går galt.

Ha alltid en annen produsent som kan ta over hvis den primære produsenten faller ut eller står overfor tekniske problemer.
Ha en ekstra bærbar DATAMASKIN med alle lysbilder og medier forhåndslastet og testet. Ha ekstra mikrofoner, webkameraer og kabler klare ved maskinvarefeil.
Bruk en sekundær Internett-tilkobling, for eksempel en mobil trådløssone, hvis hovedtilkoblingen går ned. Test sikkerhetskopitilkoblingen før hendelsen starter.
Forhåndsinnspilling av kritiske presentasjoner, slik at du raskt kan bytte til innspilt video hvis en presentatør mister tilkoblingen.
Microsoft Teams sender ut en kobling når arrangementet opprettes. I stedet for å dele direkte kalenderkoblingen, kan du opprette en egendefinert nettadresse som Bit.ly dele med deltakere.
- Hvis et teknisk problem eller en produsentfeil krever oppretting av en ny kringkasting, kan du raskt oppdatere den egendefinerte nettadressen slik at den peker til den nye hendelsen uten å måtte kontakte deltakerne på nytt.

Trenger du mer hjelp?

Microsoft Teams Event Services kan gi mer støtte med planlegging eller kjøring av store møter og arrangementer. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Microsoft Adoption.