När du har fastställt att ett möte är rätt metod för att få jobbet gjort kan du lära dig hur du kan planera och leda möten som är produktiva och tillgängliga för alla deltagare oavsett mötestyp.
Checklista för avsiktligt möte
-
Ha alltid en agenda - Skapa en delad OneNote som är förifylld med dagordningen och uppmuntra andra att bidra till dagordningen.
-
Upprätta regler för engagemang – I början av mötet bör organisatören formulera dagordningen och de grundläggande regler som ska användas, särskilt för hybridmöten.
-
Turas om att tala - Att turas om hybridmöten kan vara problematiskt om det inte finns några fastställda regler för engagemang och deltagarna har en dålig Internetanslutning eller inte har sin video aktiverad.
Tips om hur du undviker att avbryta varandra i möten:
-
Var försiktig med att välja nästa talare.
-
Personer i mötesrummet bör vänta tills personer som ringer upp delar först.
-
Det är ok för att pausa mötet och aktivt ta itu med överlappningssituationen.
-
-
Använd parallell chatt effektivt i möten – Parallellchatt i möten kan vara användbart för att dela länkar till mer information och använda @mentions för att få specifika personers uppmärksamhet.
-
Glöm inte att följa upp- Lämna tid för att sammanfatta åtgärdsobjekt i slutet av mötet. Överväg att lägga till en OneNote-anteckningsbok i Teams eller lägga till en Wiki-flik i Teams för att samla uppföljningsobjekt och mötesanteckningar för återkommande möten.
