Tips för att producera stora möten och händelser i Microsoft Teams

Bra virtuella möten och händelser sker inte bara – de kräver planering och förberedelser i förväg för att ge bästa möjliga upplevelse. Från att kontrollera utrustning till att öva övergångar kan lite förberedelser förhindra tekniska problem och hålla din händelse igång smidigt.

Här är några av våra bästa tips för att planera och producera högkvalitativa möten, rådhus och webbseminarier i Microsoft Teams.

Komma igång

Ladda ned Microsoft Teams för skrivbordet för de mest tillförlitliga mötes- och händelseupplevelserna. Få fullständig funktionsåtkomst och prestanda. Uppdatera Teams för de senaste säkerhetsfunktionerna och programkorrigeringarna.

Planera evenemangsproduktion

Innan en händelse startar kan du fastställa roller och ansvarsområden, repetera presentationer och konfigurera nödvändig kommunikation för användning under händelsen. Följ anvisningarna nedan för en smidig konfiguration.

Ha alltid fler än en person i händelsegruppen. Tilldela roller och ansvarsområden – prata igenom vem som ansvarar för varje steg i verksamheten, från producenter och presentatörer till Q&A-moderatorer
Planera din aktivitetsgruppskommunikation. Realtidskommunikation är avgörande för stora möten och händelser. Chatten i händelsegruppen (tillgänglig för organisatör, producenter och presentatörer) är ett bra sätt att hålla kontakten.
Övning. Gå igenom händelsen för att kontrollera presentationer, övningsövergångar och testa ljud- och videoinställningar. Titta på deltagarupplevelsen live för att få en bra upplevelse för din publik.

Tips: För hybridhändelser:

Genomför en webbplatsundersökning i förväg. Verifiera rummets AV-infrastruktur, Teams-integrering och fysiska layout.
Testa och kontrollera att all utrustning i rummet fungerar (MTR-konsol, mikrofoner, kameror, högtalare, bildskärmar, kontrollpaneler).
Dokumentera rummets signalflöde (ljud, video, nätverk) och identifiera eventuella begränsningar eller egenheter.
Uppdatera inbyggd programvara och programvara på all Teams-certifierad maskinvara och säkerställa kompatibilitet med den senaste versionen av Teams.
Kontrollera att det finns en fast Ethernet-anslutning för alla enheter som används i produktionen (Teams-dator, vMix-dator o.s.v.).

Konfigurera ljud, video och delat innehåll

Att använda ljud- och videoutrustning av hög kvalitet är avgörande vid stora möten och evenemang. Konfigurera högkvalitativa mikrofoner och webbkameror eller möt från ett Teams-rum för hybridupplevelser. De här tipsen hjälper dig att kommunicera tydligt med åhörare och presentatörer under händelsen.

Ljud

Missa inte ljudkvaliteten, det är den viktigaste delen av ett bra evenemang. Vissa personer kanske bara lyssnar med webbläsaren i bakgrunden.
Använd mikrofoner av hög kvalitet. Bärbara mikrofoner är idealiska för mindre erfarna presentatörer. handhållna mikrofoner kräver övning och teknik för att undvika brushantering.
För presentatörer som använder en dator eller annan enhet använder du ett Teams-certifierat headset.
Testa ljud i rummet i förväg för att förhindra att ljud eller feedback skickas online för presentationer i rummet.
Lägg till ljud i händelsen med alla ljudinspelningsenheter som är kompatibla med balanserade ljudkontakter (XLR-kontakter) eller hörlurskontakter (1/8 tum) och gör att du kan ansluta till datorn som kör Teams via USB.
Alternativt kan du använda ett avancerat AV-system och ansluta HDMI- eller SDI-utdata från det systemet till Teams med en grundläggande videoinspelningsenhet som en HDMI-USB-låda.

Tips: För hybridhändelser:

Testa ljudinställningarna i rummet och onlineljudet separat innan du går live.
Använd oberoende mikrofoner för personlig och virtuell publik, men se till att endast en dominerande ljudkälla är ansluten till mötesplattformen.
Om flera personer ansluter till rummet kan du låta dem koppla från datorns ljud för att förhindra eko eller feedback.
Ta med extra mikrofoner (t.ex. handdatorer, lavaliers) för paneldeltagare eller roaming Q&A.

Video

Tänd motivet bra – du kan inte ha för mycket ljus för de flesta kameror. Belysning kan vara skillnaden mellan en produktion som uppfattas som professionell eller amatör.
Använd tre lampor för att belysa ditt ämne: en viktig lampa, fyllningslampa och bakgrundsljus för att ge bra djup.
HDMI-inspelningsenheter kan också användas för att strömma utdata från en dator (PC eller Mac) till Teams – perfekt för att visa videor av hög kvalitet, programvarudemo eller rörelsegrafik som om de vore en kamerafeed.
Anslut inte en HDMI-ingång direkt till ett Teams-möte eftersom Teams inte har stöd för HDMI-källor. Använd i stället en HDMI-inspelningsenhet för att ta med HDMI-video till datorn, där den kan visas som en virtuell kamera i Teams. Med den här konfigurationen kan du till exempel ansluta en prosumerkamera med överlägsen optik och zooma via HDMI, vilket förbättrar videokvaliteten i mötet.

Dela innehåll från skärmen

Skärmdelning under en händelse är ett bra sätt att visa produkter och arbetsflöden eller gå igenom viktiga resurser för åhörarna.

De här tipsen hjälper dig att presentera innehåll effektivt när du skapar ett evenemang.

Om du är den enda evenemangsproducenten rekommenderar vi att du använder två bildskärmar. På så sätt kan du dela innehåll från den andra bildskärmen när du skapar händelsen från den första bildskärmen.

Dela ljud från din enhet när du presenterar media.

Mer information om hur du presenterar i stora möten finns i Tips för att presentera i stora möten och händelser i Microsoft Teams.

Produktionsflöde och händelsedag

På dagen för händelsen rekommenderar vi att händelsegruppen ansluter minst 15 minuter innan händelsen startar.
Använd det gröna rummet för att förbereda med andra organisatörer och presentatörer innan händelsen startar. Kontrollera alla mikrofoner, kameror och feeds.
Låt ljudet vara avstängt tills du är redo att börja presentera live i början av händelsen.
Tilldela någon att titta på både i rummet och virtuella feeds för problem.

Planera för tekniska problem

Tekniska problem kan uppstå, även med de bästa förberedelserna. En solid säkerhetskopieringsplan säkerställer att händelsen fortsätter att fungera smidigt om något går fel.

Ha alltid en andra producent som kan ta över om primärproducenten hoppar av eller står inför tekniska problem.
Ha en extra bärbar dator med alla bilder och media förinstallerade och testade. Ha extra mikrofoner, webbkameror och kablar redo om maskinvarufel uppstår.
Använd en sekundär Internetanslutning, till exempel en trådlös surfpunkt, om huvudanslutningen bryts. Testa säkerhetskopieringsanslutningen innan händelsen startar.
Spela in kritiska presentationer i förväg så att du snabbt kan växla till inspelad video om en presentatör tappar anslutningen.
Microsoft Teams skickar ut en kopplingslänk när händelsen skapas. I stället för att dela direktkalenderlänken kan du skapa en anpassad URL som Bit.ly att dela med deltagarna.
- Om ett tekniskt problem eller ett producentfel kräver att en ny sändning skapas uppdaterar du snabbt den anpassade URL:en så att den pekar på den nya händelsen utan att behöva återskapa deltagarna.

Behöver du mer hjälp?

Microsoft Teams Event Services kan ge mer stöd vid planering eller körning av stora möten och händelser. Mer information finns i Införande av Microsoft.