Je oproepwachtrij en Auto Attendant-instellingen beheren in Microsoft Teams

Klantgerichte teamleiders moeten vaak vaker dan hun IT-beheerders aankunnen, hun oproepwachtrij en Auto Attendant-instellingen aanpassen. Beheerders hebben de mogelijkheid om bepaalde mensen te delegeren als geautoriseerde gebruikers en hen de mogelijkheid te geven instellingen zoals openingstijden, oproeproutering, wachtrijlidmaatschap en vooraf opgenomen begroetingen voor hun respectieve oproepwachtrijen en Auto Attendants te wijzigen zonder Teams te verlaten.

In dit artikel

Instellingen voor oproepwachtrijen configureren

            Toestaan dat mensen afmelden voor het aannemen van oproepen

            Vergadermodus

            Gebruikers en groepen beheren

            Een routeringsmethode kiezen

            Begroetingsinstellingen wijzigen

            Verwerking van uitzonderingen wijzigen

Auto Attendant-instellingen configureren

            Begroetingen van Auto Attendants wijzigen

            Kantooruren beheren

            Oproepstroom beheren

            Menuopties beheren

Instellingen voor oproepwachtrijen configureren

Toestaan dat mensen afmelden voor het aannemen van oproepen

1. Selecteer Instellingen en meer>instellingen in Teams.
2. Gesprekken>selecteren Afhandeling en omleiding van gesprekken
3. Schakelaar: Sta mensen toe om zich af te melden voor het in- of uitschakelen van gesprekken , afhankelijk van uw behoeften.

Vergadermodus

In de vergadermodus hebt u minder tijd nodig om verbinding te maken met een beller nadat u de oproep hebt aangenomen.

1. Selecteer Instellingen en meer>instellingen in Teams.
2. Gesprekken>selecteren Afhandeling en omleiding van gesprekken
3. Schakel de vergadermodus in of uit, afhankelijk van uw behoeften.

Gebruikers en groepen beheren

Teamleden toevoegen aan of verwijderen uit oproepwachtrijen en Microsoft 365 Groepen. U kunt de volgorde voor het routeren van seriële oproepen wijzigen, waardoor elke persoon wordt gebeld in de volgorde waarin ze worden weergegeven.

1. Selecteer Instellingen en meer>instellingen in Teams.
2. Selecteer Oproepen .
3. Selecteer het gesprekstabblad dat u wilt wijzigen bovenaan het scherm.
4. Selecteer Gebruikers en groepen beheren voor het beantwoorden van oproepen.
5. Selecteer Bewerken om te wijzigen wie er in de oproepwachtrij staat.
6. Selecteer Gebruikers en groepen toevoegen.
7. Voeg een gebruiker of groep toe door een naam te typen en de juiste persoon of groep te selecteren in de vervolgkeuzelijst.
8. Klik en sleep gebruikers of groepen om de volgorde van de lijsten te wijzigen.
9. Als u een gebruiker of groep uit de lijst wilt verwijderen, selecteert u de prullenmand naast de naam.

Een routeringsmethode kiezen

Met routeringsmethoden wordt de volgorde bepaald waarin agenten oproepen uit de wachtrij ontvangen. Er zijn vier soorten routeringsmethoden:

Met Attendantroutering worden alle agenten in de wachtrij tegelijkertijd gebeld. De eerste agent die het gesprek beantwoordt, wordt gebeld.

Bij seriële routering worden alle agenten één voor één geactiveerd in de volgorde die is opgegeven in de lijst met personen. Als een agent een oproep weigert of niet opneemt, dan gaat de oproep over bij de volgende agent. Deze cyclus herhaalt zich totdat het gesprek wordt beantwoord, er een time-out optreedt of de beller ophangt.

Round robin verdeelt de routering van inkomende oproepen, zodat elke agent hetzelfde aantal oproepen uit de wachtrij krijgt.

Met de langste inactieve route wordt elke agent gebeld die het langst inactief is geweest. Een agent wordt als inactief beschouwd als de status Beschikbaar wordt weergegeven. Agenten die niet beschikbaar zijn, worden pas gebeld als hun status is gewijzigd in Beschikbaar.

Een routeringsmethode kiezen:

1. Selecteer Instellingen en meer>instellingen in Teams.
2. Selecteer Oproepen>Afhandeling en routering van oproepen.
3. Schuif omlaag naar Een routeringsmethode kiezen.
4. Selecteer de routeringsmethode van uw voorkeur.

Begroetingsinstellingen wijzigen

1. Selecteer Instellingen en meer>instellingen in Teams.

2. Selecteer Oproepen .

3. Kies de oproepwachtrijlijn waarin u wijzigingen wilt aanbrengen. 
   

4. Selecteer Geen begroeting, Een begroetingsbericht toevoegen of Een audiobestand afspelen in de vervolgkeuzelijst Begroeting.

   1. Als u de optie Een audiobestand afspelen kiest, moet het audiobestand worden geüpload met geaccepteerde indelingen.
      
   2. Als u Kies Een begroetingsbericht toevoegen, typt u een bericht.

5. Kies Opslaan.

Verwerking van uitzonderingen wijzigen

Kies hoe u wilt omgaan met niet-verbonden gesprekken, oproepen die de maximale wachttijd overschrijden en andere opties voor het routeren van oproepen, afhankelijk van bepaalde omstandigheden.

1. Selecteer Instellingen en meer>instellingen in Teams.
2. Selecteer Oproepen .
3. Schuif omlaag naar Verwerking van uitzonderingen
4. Kies een optie voor het routeren van oproepen wanneer het maximum aantal oproepen is bereikt. U hebt de keuze uit:

• Verbinding verbreken: de verbinding wordt verbroken.
• Omleiden naar een persoon in de organisatie: de oproep doorschakelen naar een specifieke persoon.
• Omleiden naar extern telefoonnummer: stel een extern telefoonnummer in waarnaar u wilt omleiden.
• Omleiden naar voicemail: kies een persoonlijke voicemail waarnaar u wilt doorverwijzen.
• Omleiden naar voicemails (gedeeld): kies een gedeelde voicemail waarnaar u wilt omleiden.

Auto Attendant-instellingen configureren

Met Auto Attendants kunnen mensen uw organisatie bellen en door een menusysteem navigeren om met de juiste afdeling, oproepwachtrij, persoon of operator te spreken.

Begroetingen van Auto Attendants wijzigen

1. Selecteer Instellingen en meer>instellingen in Teams.

2. Selecteer Oproepen .

3. Kies de Auto Attendant-lijn waarvoor u wijzigingen wilt aanbrengen.

4. Selecteer Geen begroeting, Een begroetingsbericht toevoegen of Een audiobestand afspelen in de vervolgkeuzelijst Begroeting.

   1. Als Audiobestand afspelen is geselecteerd, wordt het audiobestand met geaccepteerde indelingen geüpload
   2. Als Een begroetingsbericht toevoegen is geselecteerd, typt u een bericht.

5. Kies Opslaan.

Kantooruren beheren

Bepaal wanneer uw oproepwachtrijen open staan voor het ontvangen van oproepen.

1. Selecteer Instellingen en meer>instellingen in Teams.

2. Selecteer Oproepen>Beheer zaken en uren na werkuren.

3. U ziet een lijst met tabbladen boven aan het scherm. Kies het item dat u wilt beheren.

4. Selecteer Uren beheren.

   

5. Selecteer het scenario dat het beste bij uw bedrijf past: Elke dag op dezelfde dag openen, elke dag op verschillende tijden openen of 24 uur per dag geopend. 

   

6. Gebruik de wisselknoppen om in te stellen op welke dagen van de week uw bedrijf open of gesloten is.

7. Selecteer uw kantooruren met behulp van de vervolgkeuzelijsten voor elke dag.

8. Als u een tijd wilt verwijderen, selecteert u Tijd verwijderen . Als u een tijdsbereik wilt toevoegen (bijvoorbeeld als u voor de lunch gesloten bent), selecteert u toevoegen. 

   

Oproepstroom beheren

Wijzig de opties voor begroeting en routering voor oproepen die u tijdens en na kantooruren ontvangt.

Call flow during business hours:

1. Selecteer Instellingen en meer>instellingen in Teams.

2. Selecteer Oproepstroom>voor kantooruren.

3. U ziet een lijst met tabbladen boven aan het scherm. Kies het tabblad met wachtrijen dat u wilt beheren.

4. Kies een begroetingsoptie voor kantooruren. Kies Geen begroeting, Een audiobestand afspelen of Een begroetingsbericht toevoegen. 

5. Kies een optie voor het routeren van oproepen tijdens kantooruren. U hebt de keuze uit:

   • Verbinding verbreken
   • Doorschakelen naar een persoon in de organisatie: de oproep doorschakelen naar een specifieke persoon.
   • Omleiden naar extern telefoonnummer: Kies een extern telefoonnummer.
   • Omleiden naar voicemail: omleiden naar een gedeelde voicemail.
   • Opties in het menu Afspelen: Kies een begroetingsoptie voor menu-opties. Zie Auto Attendants instellen: opties voor het menu Afspelen voor meer informatie.

Oproepstroom na kantooruren

1. Selecteer Instellingen en meer>instellingen in Teams.
2. Selecteer Oproepen>Oproepstroom voor buiten kantooruren.
3. Kies een begroetingsoptie voor na sluitingstijd.
4. Kies een optie voor het routeren van gesprekken buiten kantooruren.

Call flow for holidays

1. Selecteer Instellingen en meer>instellingen in Teams.
2. Oproepen> selecterenOproepstroom voor uren na kantooruren>Vakanties beheren oproepstroom
3. Bewerk de waargenomen feestdagen voor uw organisatie door naast elke vermelde feestdag Bewerken te selecteren.
4. Kies voor elke feestdag een begroetingsoptie.
5. Kies voor elke feestdag een optie voor het routeren van oproepen.

Menuopties beheren

Stel de oproepstroom in voor elk nummer op het toetsenblok om oproepen door te schakelen. U kunt ervoor kiezen om oproepen te laten doorschakelen naar Auto Attendants, belwachtrijen, externe nummers, een bepaalde persoon of naar de voicemail gaan.

1. Selecteer Instellingen en meer>instellingen in Teams.
2. Selecteer Oproepen>Auto Attendant.
3. U ziet een lijst met tabbladen boven aan het scherm. Kies het tabblad Wachtrijen om te beheren.
4. Selecteer Menuopties beheren om de instelling voor elk nummerkeuzenummer te wijzigen.
5. Selecteer Nieuwe optie toevoegen om nieuwe routeringskeuzes te maken.

Verwante onderwerpen

De app Wachtrijen gebruiken

Uw ondersteuningswachtrij beheren in Teams

Uw voicemail controleren in Teams