Introdução a listas

Uma lista é uma coleção de dados que você pode compartilhar com os membros da sua equipe e com as pessoas às quais você forneceu acesso. Você encontrará vários modelos de lista prontos para uso para fornecer um bom ponto de partida para organizar itens de lista. Saiba mais em Modelos de lista no Microsoft 365.

Este artigo explica os conceitos por trás da criação e do uso de listas. Você pode criar listas no SharePoint, no aplicativo Listas no Microsoft 365 ou no Microsoft Teams. Saiba como começar a usar o Listas no Microsoft Teams.

Consulte os seguintes artigos para obter informações sobre listas:

• Criar uma lista
• Excluir uma lista
• Criar, alterar ou excluir a exibição de uma lista ou biblioteca
• Listas no Microsoft 365
• Configurar navegação de metadados para uma lista ou biblioteca
• Gerenciar grandes listas e bibliotecas

Selecione um cabeçalho abaixo para abri-lo e ver as informações detalhadas.

Visão geral das listas

As organizações normalmente usam muitos tipos de listas, incluindo links, comunicados, contatos, acompanhamento de problemas e pesquisas, para citar alguns.

As listas também podem incluir tarefas que você pode usar como um ponto focal para colaboração em equipe ou em uma solução de negócios. Em muitos casos, as listas podem fornecer soluções rápidas e eficazes com pouca ou nenhuma modificação.

Por exemplo, você pode usar:

• Tarefas Inclui acompanhamento de propriedade e progresso, bem como uma linha do linha do tempo na página para uma apresentação visual atraente do conteúdo da lista.
• Acompanhamento de problemas Inclui controle de versão e armazenamento de histórico de versão, para análise mais profunda de projetos de grupo de trabalho e tarefas de trabalho comuns.

As listas são ricas e flexíveis e têm muitos recursos internos que fornecem uma maneira robusta de armazenar, compartilhar e trabalhar com dados.

Por exemplo, você pode:

• Crie uma lista com várias colunas, incluindo Texto, Número, Escolha, Conversor de Moedas, Data e Hora, Pesquisa, Sim/Não e Calculado. Você também pode anexar um ou mais arquivos a um item de lista para fornecer detalhes adicionais, como uma planilha contendo números de suporte ou um documento contendo informações básicas.
• Criar exibições de lista para organizar, classificar e filtrar dados de maneiras diferentes e específicas; alterar os metadados, como adicionar e excluir colunas e modificar regras de validação; e use listas consistentemente em todos os sites com tipos de conteúdo, colunas de site e modelos. Por exemplo, você pode exibir apenas os eventos atuais de um calendário em uma página inicial e criar um modo de exibição visual (semelhante a um calendário de parede) em outra página.
• Crie relações entre listas usando uma combinação de colunas exclusivas, colunas de pesquisa e imposição de relações (exclusão em cascata e restrita), o que aprimora sua capacidade de criar soluções de negócios mais sofisticadas e ajuda a preservar a integridade de seus dados.
• Criar listas personalizadas, exibir dados em Web Parts e Páginas de Web Parts e importar, exportar e vincular dados de outros programas, como o Excel e o Access.
• Controlar versões e históricos detalhados, exigir aprovação para modificar dados, usar a segurança em nível de item e pasta, fazer check-in e check-out e permanecer automaticamente informado sobre alterações com o uso de alertas e RSS feeds.
• Organize o conteúdo em uma única lista em pastas para maior conveniência e melhor desempenho, e melhore o desempenho em geral com listas grandes usando indexação.

Maneiras de trabalhar com listas

A seguir estão algumas maneiras de trabalhar com listas para ajudá-lo a gerenciar informações para seu grupo.

Controlar versões e histórico detalhadoAcompanhe as versões dos itens da lista para que você possa ver quais itens foram alterados de versão para versão, bem como quem alterou os itens da lista. Se erros forem cometidos em uma versão mais recente, você poderá restaurar uma versão anterior de um item. Controlar o histórico de uma lista é especialmente importante se sua organização precisar monitorar uma lista à medida que ela evolui.

Exigir aprovaçãoEspecifique que a aprovação de um item de lista é necessária para que ele possa ser exibido por qualquer pessoa. Os itens permanecem pendentes até serem aprovados ou rejeitados por alguém que tenha permissão para aprová-los. Você pode controlar quais grupos de usuários podem exibir um item de lista antes de ele ser aprovado.

Personalizar permissões Especifique se os participantes da sua lista podem ler e editar apenas os itens que criaram ou todos os itens na lista. People que têm permissão para gerenciar listas podem ler e editar todos os itens da lista. Também é possível aplicar níveis de permissão específicos a um único item de lista, por exemplo, se esse item contiver informações confidenciais.

Criar e gerenciar modos de exibiçãoCriar diferentes modos de exibição da mesma lista. O conteúdo da lista real não é alterado, mas os itens são organizados ou filtrados para que as pessoas possam encontrar as informações mais importantes ou interessantes, dependendo de suas necessidades.

Listas de atualização Independentemente do tipo de lista que você está atualizando, o processo é semelhante para adicionar, editar e excluir itens de lista.

Adicionar ou editar itens de lista

Há duas maneiras de adicionar ou editar itens de lista:

• Usando um formulário, que é o método padrão.
• Inline, o que significa que você adiciona o item diretamente na página de lista.

Se a lista estiver configurada para controlar versões, uma nova versão do item de lista será criada toda vez que você editar um item de lista. Você pode exibir um histórico de como o item da lista foi alterado e restaurar uma versão anterior se cometer um erro em uma versão mais recente.

Usar fórmulas e valores calculados Use fórmulas e valores calculados para gerar informações dinamicamente nas colunas de uma lista. As operações podem incluir informações de outras colunas em uma lista, bem como funções do sistema, como HOJE, para indicar a data atual. Por exemplo, você pode especificar uma data de conclusão padrão que seja sete dias a partir da data atual.

Manter-se informado sobre alterações Listas e modos de exibição podem usar RSS, para que os membros do seu grupo de trabalho possam receber atualizações automaticamente. O RSS é uma tecnologia que permite que as pessoas recebam e exibam atualizações, ou feeds RSS, de notícias e informações em um local consolidado. Você também pode criar alertas por email para notificá-lo quando as listas forem alteradas ou quando novos itens forem adicionados. Os alertas são uma maneira conveniente de acompanhar as alterações que são importantes para você.

Criar relacionamentos de lista Crie uma relação entre duas listas. Na lista de origem, você cria uma coluna de pesquisa que recupera (ou "procura") um ou mais valores de uma lista de destino se esses valores corresponderem ao valor na coluna de pesquisa na lista de origem. Se desejar, você pode continuar a adicionar colunas adicionais da lista de destino à lista de fontes. Ao criar uma coluna de pesquisa, você também pode decidir impor o comportamento de relacionamento definindo uma opção de exclusão em cascata ou exclusão restrita que ajuda a manter seus dados válidos e evitar inconsistências que podem causar problemas no futuro.

Compartilhar informações de lista com um programa de banco de dados Se tiver um programa de banco de dados instalado, como o Access, você poderá exportar e importar dados de e para seu site, bem como vincular uma tabela do banco de dados a uma lista. Ao trabalhar com seus dados de lista em um banco de dados do Access, você também pode criar consultas, formulários e relatórios. Para obter mais informações, confira Importar dados de um banco de dados do Access para um aplicativo Web do Access.

Usar listas de forma consistente em todos os sites Se o seu grupo trabalha com vários tipos de listas, você pode adicionar consistência em várias listas com tipos de conteúdo, colunas de site e modelos. Esses recursos permitem reutilizar as configurações e a estrutura da lista de maneira eficiente. Por exemplo, você pode criar um tipo de conteúdo para um problema de atendimento ao cliente que especifique determinadas colunas (como contato do cliente) e processos comerciais para o tipo de conteúdo. Outro exemplo é a criação de uma coluna de site para nomes de departamentos que tenha uma lista suspensa de departamentos. Você pode reutilizar a coluna em várias listas para garantir que os nomes sempre apareçam da mesma maneira em cada lista.

Trabalhar em itens de lista de um programa de email Use um programa de email compatível com as tecnologias da Microsoft para levar consigo informações importantes da lista. Por exemplo, com o Outlook, você pode exibir e atualizar tarefas, contatos e quadros de discussão em seu site a partir do Outlook. Para obter mais informações, consulte Conectar uma lista externa ao Outlook.

Definir o direcionamento de conteúdoAtive o direcionamento de público-alvo para filtrar itens por grupos.

Tipos de listas

O tipo de lista que você usa depende do tipo de informação que você está compartilhando.

Anúncios Compartilhe notícias e status e forneça lembretes. Os anúncios dão suporte à formatação aprimorada com imagens, hiperlinks e texto formatado.

Contatos Armazene informações sobre pessoas ou grupos com os quais você trabalha. Se você estiver usando um programa de gerenciamento de email ou contatos compatível com as tecnologias da Microsoft, poderá exibir e atualizar seus contatos de seu site no outro programa. Por exemplo, você pode atualizar uma lista de todos os fornecedores da sua organização a partir de um programa de email compatível com as tecnologias da Microsoft, como o Outlook. Uma lista de contactos não gere realmente os membros do seu site, mas pode ser utilizada para armazenar e partilhar contactos para a sua organização como, por exemplo, uma lista de fornecedores externos.

Áreas de debate Disponibilize um local central para gravar e armazenar os debates de equipa, semelhante ao formato dos newsgroups. Se o administrador tiver ativado as listas no seu site para receber mensagens de e-mail, as áreas de debate podem armazenar discussões por e-mail dos programas de e-mail mais comuns. Por exemplo, você pode criar um quadro de discussão para a versão do novo produto da sua organização.

Ligações Forneça uma localização central para ligações à Internet, à intranet da sua empresa e a outros recursos. Por exemplo, pode criar uma lista de ligações para os sites dos seus clientes.

Ligações promovidas Apresentar um conjunto de ações de ligação num esquema visual.

Calendar Store para os eventos da sua equipa ou para situações específicas, como férias da empresa. Um calendário fornece vistas visuais, semelhantes a um calendário de secretária ou de parede, dos eventos da sua equipa, incluindo reuniões, eventos sociais e eventos para todo o dia. Também pode controlar marcos da equipa, tais como prazos ou datas de lançamento de produtos, que não estejam relacionados com um intervalo de tempo específico. Para obter mais informações, consulte Criar um modo de exibição de calendário a partir de uma lista.

Tarefas Controle informações sobre projetos e outros eventos pendentes para o seu grupo. Pode atribuir tarefas a pessoas, bem como controlar o status e a percentagem concluída à medida que a tarefa avança para a conclusão. Se estiver a utilizar um programa de gestão de tarefas ou e-mail compatível com tecnologias Microsoft, pode ver e atualizar as suas tarefas do seu site no outro programa. Por exemplo, pode criar uma lista de tarefas para o processo orçamental da sua organização e, em seguida, visualizá-la e atualizá-la no Outlook, juntamente com outras tarefas. Para obter mais informações, consulte Criar uma lista.

Tarefas do projeto Armazene informações de tarefas com uma vista Gantt e barras de progresso. Pode controlar o status e a percentagem concluída à medida que a tarefa avança para a conclusão. Se estiver a utilizar um programa de gestão de tarefas ou e-mail compatível com tecnologias Microsoft, pode ver e atualizar as tarefas do projeto a partir do seu site no outro programa. Por exemplo, pode criar uma lista de tarefas de projeto no seu site para identificar e atribuir o trabalho, criar um manual de formação e, em seguida, pode controlar o progresso da sua organização a partir do Project. Para obter mais informações, consulte Criar uma lista.

Controlo de problemas Armazene informações sobre problemas específicos, como problemas de suporte, e monitorize o seu progresso. Pode atribuir problemas, categorizá-los e relacioná-los entre si. Por exemplo, você pode criar uma lista de controle de problemas para gerenciar problemas e soluções de atendimento ao cliente. Também pode comentar problemas sempre que os editar, criando um histórico de comentários sem alterar a descrição original do problema. Por exemplo, um representante de suporte ao cliente pode registar todos os passos efetuados para resolve um problema e os respetivos resultados. Também pode utilizar uma lista de Controlo de Problemas com um fluxo de trabalho de Três Estados para ajudar a sua organização a gerir o controlo de problemas ou de projetos. Para obter mais informações, consulte Criar uma lista.

Inquérito Recolha e compile feedback, como um inquérito de satisfação de funcionário ou um questionário. Pode estruturar as suas perguntas e respostas de várias formas diferentes e ver uma descrição geral do seu feedback. Se tiver instalado um programa de folha de cálculo ou de base de dados compatível com tecnologias Microsoft, pode exportar os resultados para os analisar em detalhe. Para obter mais informações, consulte Criar uma pesquisa.

Personalizado Iniciar uma lista do zero. Também pode criar uma lista personalizada baseada numa folha de cálculo, se tiver um programa de folha de cálculo compatível com tecnologias Microsoft. Por exemplo, pode importar uma lista do Excel que criou para armazenar e gerir contratos com fornecedores. Para obter mais informações, consulte Criar uma lista com base em uma planilha.

Listas externas Trabalhe com dados armazenados fora de uma lista, mas nos quais pode ler e escrever no Microsoft 365. A origem de dados de uma lista externa é denominada Tipo de conteúdo Externo. Ao contrário de uma lista nativa do Microsoft 365, uma lista externa utiliza os Serviços de Conectividade Empresarial para aceder aos dados diretamente a partir de um sistema externo (como SAP, Siebel e Microsoft SQL Server), quer esse sistema seja uma base de dados, um serviço Web ou um sistema de linha de negócio.

Lista personalizada na vista de folha de dados Crie uma lista em branco semelhante a uma lista personalizada, mas para apresentar a lista por predefinição na vista de folha de dados. A vista de folha de dados fornece uma grelha de dados para ver e editar dados como linhas e colunas. Você pode adicionar e editar linhas e colunas, aplicar filtros e ordens de classificação, exibir totais e valores calculados e convenientemente editar dados nas células da grade. A vista de folha de dados necessita do Office instalado num computador cliente de 32 bits e de um browser que suporte controlos ActiveX.

Lista de estados Apresente e controle os objetivos do seu projeto. A lista inclui um conjunto de ícones coloridos para comunicar o grau em que os objetivos são atingidos.

Circulações Envie informações, incluindo carimbos de confirmação, para os membros da sua equipa.

Lista de dicionários do Microsoft IME Utilize os dados na lista como um dicionário do Microsoft IME. Pode converter os itens da coluna de Leitura em Apresentação através do Microsoft IME e ver o conteúdo em Comentário na janela Comentário IME. Os dados podem ser vinculados a uma URL específica.

Lista de conteúdos do PerformancePoint Armazene itens dashboard, como tabelas de indicadores, relatórios, filtros, páginas dashboard e outros itens dashboard, que cria ao utilizar o Dashboard do PerformancePoint Designer.

Idiomas e tradutores Utilizar com um fluxo de trabalho Gestão de Traduções numa Biblioteca de Gestão de Tradução. O fluxo de trabalho utiliza a lista para atribuir tarefas de tradução ao tradutor especificado na lista para cada idioma. Pode criar esta lista manualmente ou pode optar por criar esta lista automaticamente quando adicionar um fluxo de trabalho Gestão de Traduções a uma biblioteca de Gestão de Tradução.

Lista de KPIs Monitorize indicadores chave de desempenho (KPIs) para avaliar rapidamente o progresso efetuado relativamente a objetivos mensuráveis. Pode configurar listas de KPI para controlar o desempenho utilizando uma de quatro origens de dados: dados introduzidos manualmente, dados numa lista do Microsoft 365, dados em livros do Excel ou dados do Analysis Services, um componente do Microsoft SQL Server. Depois que a lista de KPIs é criada, você pode usá-la para exibir o status do indicador em uma página de dashboard.

Importar folha de cálculo Utilizar colunas e dados de uma folha de cálculo existente. Para importar uma folha de cálculo é necessário o Microsoft Excel ou outro programa compatível.

Adicionar uma lista à sua página

Para adicionar uma lista a uma página de experiência moderna do SharePoint:

1. Se a página ainda não estiver no modo de edição, clique em Editar no canto superior direito da página.

2. Paire o cursor do rato acima ou abaixo de uma peça Web existente e verá uma linha com um + dentro de um círculo, com o seguinte aspeto:

   

3. Clique em + e verá uma lista com peças Web que pode escolher. Desloque-se para baixo até à secção Documentos, Listas e Bibliotecas .

4. Selecione Lista.
   Os nomes de todas as listas disponíveis são mostrados.

5. Selecione a lista que pretende inserir na sua página.

6. Se estiver satisfeito com a sua seleção, selecione Guardar como rascunho junto ao canto superior esquerdo. Em seguida, para disponibilizar a página atualizada para outras pessoas, selecione Publicar junto ao canto superior direito.

Para adicionar uma lista a uma página da experiência clássica do SharePoint:

1. Em Sites , clique em e, em seguida, clique em Conteúdo do site.

2. Clique no ícone Adicionar uma aplicação .

   

3. Percorra e clique na aplicação que pretende utilizar. Pode haver mais de uma página.

4. Dê um nome exclusivo ao aplicativo para que você possa recuperá-lo mais tarde para uma página e clique em Criar.

5. Quando voltar ao ecrã Conteúdos do site, pode fazer três coisas:

   • Feche a janela e volte à página. Adicione a nova aplicação à sua página utilizando Inserir Peças Web.
   • Clique na aplicação e comece a introduzir dados.
   • Clique nas reticências (...) e, em seguida, clique em Definições. Pode adicionar colunas, alterar nomes e realizar outras tarefas aqui.

Organizar listas num site

Embora possa utilizar as funcionalidades das listas de várias formas, a forma como as utiliza depende do tamanho e do número de listas que possui e das necessidades da sua organização.

Armazenar muitos itens numa lista

Talvez você queira uma lista grande para atender a necessidades diversas. Por exemplo, poderá ter um grande número de problemas técnicos para controlar na sua organização, com problemas que se aplicam a vários projetos e grupos.

Utilize uma única lista quando:

• O seu grupo necessita de ver informações resumidas sobre os itens de lista ou vistas diferentes do mesmo conjunto de itens. Por exemplo, um gestor pode querer ver o progresso de todos os problemas técnicos de uma organização ou ver todos os problemas que foram arquivados dentro do mesmo período de tempo.
• People quiser navegar ou procurar os problemas na mesma localização num site.
• Pretende aplicar as mesmas definições aos itens de lista, por exemplo, controlar versões ou pedir aprovação.
• Os grupos que trabalham na lista partilham características semelhantes, como os mesmos níveis de permissão. A permissão exclusiva pode ser aplicada a itens de lista específicos, mas se os níveis de permissão variarem muito, considere várias listas.
• Pretende analisar informações sobre a lista ou receber atualizações consolidadas para a lista. Pode receber alertas quando os itens de lista são alterados ou ver as alterações feitas a uma lista através da tecnologia RSS. Os feeds RSS permitem que os membros do grupo de trabalho vejam uma lista consolidada de informações que foram alteradas.

Criar múltiplas listas

Poderá querer múltiplas listas quando existirem diferenças distintas entre os itens que pretende gerir ou entre os grupos de pessoas que trabalham com as mesmas.

Use várias listas quando:

• Você não espera que as pessoas precisem de resumos dos itens juntos.
• Os grupos de pessoas que trabalham com as informações são distintos e têm diferentes níveis de permissão.
• Você precisa aplicar configurações diferentes, como controle de versão ou aprovação, a vários conjuntos de itens.
• Você não precisa analisar os itens em conjunto ou receber atualizações consolidadas sobre a lista.

Organizar itens em uma lista

Veja a seguir algumas das maneiras de organizar listas e itens de lista:

Adicionar colunas Ajude seu grupo a identificar os itens mais importantes. Você pode adicionar colunas à sua lista. Por exemplo, você pode adicionar a coluna Projeto a uma lista para ajudar as pessoas que trabalham em projetos específicos a exibir e trabalhar com seus itens com mais facilidade. Talvez você também queira adicionar mais colunas se quiser coletar informações adicionais para cada item da lista, como o nome do departamento ou o nome de um funcionário.

Se você tiver vários itens em uma lista, convém indexar determinadas colunas para melhorar o desempenho ao exibir vários itens ou alternar modos de exibição. Esse recurso não altera a maneira como os itens são organizados, mas pode permitir que as organizações armazenem mais facilmente um grande número de itens em uma lista. No entanto, a indexação pode ocupar mais espaço no banco de dados. Para obter mais informações, consulte Criar, alterar ou excluir um exibição de lista ou biblioteca.

Criar modos de exibição Use modos de exibição se as pessoas do seu grupo precisarem ver dados de uma determinada maneira com frequência. Os modos de exibição usam colunas para classificar, agrupar, filtrar e exibir os dados. Você também pode selecionar quantos itens são exibidos ao mesmo tempo em cada modo de exibição. Por exemplo, as pessoas podem navegar em uma lista em conjuntos de 25 ou 100 itens de lista por página, dependendo de suas preferências e da velocidade de sua conexão.

Os modos de exibição oferecem a flexibilidade de armazenar um grande número de itens em uma lista, mas você pode ver apenas os subconjuntos que deseja em um determinado momento, como apenas os problemas que foram postados este ano ou apenas os eventos atuais em um calendário. Você pode criar exibições pessoais que estão disponíveis apenas para você e, se tiver permissão para modificar uma lista, poderá criar exibições públicas disponíveis para todos. Para obter mais informações, consulte Criar, alterar ou excluir um exibição de lista ou biblioteca.

Criar pastas Adicione pastas à maioria dos tipos de listas se o proprietário da lista permitir que pastas sejam criadas. Isso será especialmente útil se os itens da lista puderem ser divididos de uma maneira específica, como por projeto ou por grupo. As pastas ajudam as pessoas a verificar e gerenciar mais facilmente os itens da lista. As tecnologias da Microsoft fornecem uma exibição de árvore que permite que as pessoas naveguem em seus sites e pastas de forma semelhante à maneira como trabalham com as pastas em seu disco rígido. Por exemplo, cada departamento pode ter sua própria pasta. Para obter mais informações, consulte Criar uma pasta em uma lista.