Sfaturi pentru producerea de întâlniri și evenimente mari în Microsoft Teams

Întâlnirile și evenimentele virtuale excelente nu au loc doar atunci când necesită planificare și pregătire prealabilă pentru a oferi cea mai bună experiență posibilă. De la verificarea echipamentului până la practicarea tranzițiilor, un pic de pregătire poate preveni problemele tehnice și poate menține ca evenimentul să ruleze fără probleme.

Iată câteva dintre cele mai bune sfaturi pentru planificarea și producerea de întâlniri, primării și webinare de înaltă calitate în Microsoft Teams.

Introducere

Descărcați Microsoft Teams pentru desktop pentru cele mai fiabile experiențe de întâlnire și evenimente. Bucurați-vă de acces complet la caracteristici și performanță superioară. Actualizați Teams pentru cele mai recente caracteristici de securitate și remedieri ale erorilor.

Planificarea producției de evenimente

Înainte de începerea unui eveniment, stabiliți rolurile și responsabilitățile, repetați prezentările și configurați comunicațiile necesare pentru utilizare în timpul evenimentului. Pentru o configurare fără probleme, urmați practicile de mai jos.

Aveți întotdeauna mai multe persoane în grupul de evenimente. Atribuiți roluri și responsabilități - discutați prin cine este responsabil pentru fiecare pas al operațiunii, de la producători și prezentatori la moderatori Q&A
Planificați comunicarea cu grupul de evenimente. Comunicarea în timp real este esențială pentru întâlniri și evenimente mari. Chatul în grup al evenimentului (disponibil pentru organizator, producători și prezentatori) este o modalitate foarte bună de a păstra legătura.
Practică. Parcurgeți evenimentul pentru a verifica prezentările, a exersa tranzițiile și a testa setările audioși video. Urmăriți în direct experiența participanților, pentru a asigura o experiență deosebită pentru publicul dvs.

Sfaturi: Pentru evenimente hibride:

Efectuați în avans o anchetă a site-ului. Validați infrastructura AV a sălii, integrarea Teams și aspectul fizic.
Testați și verificați dacă toate echipamentele din sală funcționează (consola MTR, microfoanele, camerele, difuzoarele, ecranele, panourile de control).
Documentați fluxul de semnal al sălii (audio, video, rețea) și identificați orice limitări sau quirkuri.
Actualizați firmware-ul și software-ul pe toate componentele hardware certificate de Teams și asigurați compatibilitatea cu cea mai recentă versiune de Teams.
Asigurați-vă că este disponibilă o conexiune Ethernet cu fir pentru toate dispozitivele utilizate în producție (PC Teams, mașină vMix etc.).

Configurarea conținutului audio, video și partajat

Utilizarea de echipamente audio și video de înaltă calitate este esențială în timpul întâlnirilor și evenimentelor mari. Configurați microfoane și camere web de înaltă calitate sau întâlniți-vă dintr-o sală Teams pentru experiențe hibride. Aceste sfaturi vă vor ajuta să comunicați clar cu publicul și prezentatorii în timpul evenimentului.

Audio

Nu omiteți calitatea audio, este cea mai importantă parte a unui eveniment extraordinar. Unele persoane pot doar să asculte cu browserul în fundal.
Utilizați microfoane de înaltă calitate. Microfoanele wearable sunt ideale pentru prezentatorii mai puțin experimentați; microfoane portabile necesită practică și tehnică pentru a evita manipularea zgomotului.
Pentru prezentatorii care utilizează un computer sau alt dispozitiv, utilizați căști certificate Teams.
Pentru prezentările în cameră, testați în avans componenta audio a sălii de testare, pentru a împiedica transmiterea online a zgomotului sau a feedbackului.
Adăugați conținut audio la eveniment utilizând orice dispozitiv de captură audio compatibil cu un sistem audio echilibrat (conectori XLR) sau cu pluginuri de 1/8" pentru căști și vă permite să vă conectați la computerul care rulează Teams prin USB.
Alternativ, utilizați un sistem AV de înaltă calitate și conectați ieșirea HDMI sau SDI a acelui sistem la Teams utilizând un dispozitiv de captură video de bază, cum ar fi o casetă HDMI-USB.

Sfaturi: Pentru evenimente hibride:

Testați separat configurațiile audio în cameră și online, înainte de a intra în direct.
Utilizați microfoane independente pentru publicul virtual și personal, dar asigurați-vă că o singură sursă audio dominantă este conectată la platforma de întâlniri.
Dacă mai multe persoane utilizează dispozitive din sală se asociază, spuneți-le să deconecteze componenta audio a computerului pentru a preveni apariția ecoului sau a feedbackului.
Aduceți microfoane suplimentare (de exemplu, dispozitive portabile, dispozitive lavaliers) pentru paneliști sau roaming Q&A.

Video

Luminați bine subiectul- nu puteți avea prea multă lumină pentru majoritatea camerelor. Iluminatul poate fi diferența dintre o producție percepută ca profesionistă sau amatoare.
Utilizați trei lumini pentru a vă lumina subiectul: o lumină cheie, o lumină de umplere și o lumină din spate pentru a oferi o adâncime bună.
Dispozitivele de captură HDMI pot fi utilizate și pentru a reda în flux ieșirea unui computer (PC sau Mac) în Teams, ideal pentru afișarea videoclipurilor de înaltă calitate, a demonstrațiilor de software sau a reprezentărilor grafice în mișcare ca și cum ar fi un flux de la cameră.
Nu conectați o intrare HDMI direct într-o întâlnire Teams, deoarece Teams nu acceptă în mod nativ surse HDMI. În schimb, utilizați un dispozitiv de captură HDMI pentru a aduce conținut video HDMI pe computer, unde poate apărea ca o cameră virtuală în Teams. De exemplu, această configurare vă permite să conectați o cameră prosumer cu optică superioară și zoom prin HDMI, îmbunătățind calitatea video a întâlnirii.

Partajarea conținutului de pe ecran

Prezentarea ecranului în timpul unui eveniment este o modalitate foarte bună de a demonstra produse și fluxuri de lucru sau de a vă ajuta publicul să parcurgă resurse importante.

Aceste sfaturi vă vor ajuta să prezentați conținutul în mod eficient în timp ce produceți evenimentul.

Dacă sunteți singurul producător de evenimente, vă recomandăm să utilizați două monitoare. Acest lucru vă permite să partajați conținut de pe al doilea monitor în timp ce produceți evenimentul de pe primul monitor.

Partajați conținut audio de pe dispozitiv atunci când prezentați conținut media.

Pentru mai multe instrucțiuni despre prezentarea în întâlnirile mari, consultați Sfaturi pentru prezentarea în întâlniri și evenimente mari în Microsoft Teams.

Fluxul de producție și ziua evenimentului

În ziua evenimentului, vă recomandăm ca grupul de evenimente să se alăture cu cel puțin 15 minute înainte de începerea evenimentului.
Utilizați sala verde pentru a vă pregăti cu alți organizatori și prezentatori înainte de începerea evenimentului. Verificați toate microfoanele, camerele și fluxurile.
Lăsați sunetul dezactivat până când sunteți gata să începeți prezentarea în direct la începutul evenimentului.
Atribuiți unei persoane să urmărească atât fluxurile din sală, cât și fluxurile virtuale pentru probleme.

Plan pentru probleme tehnice

Pot apărea probleme tehnice, chiar și cu cea mai bună pregătire. Un plan solid de backup asigură funcționarea fără probleme a evenimentului dacă ceva nu merge bine.

Întotdeauna au un al doilea producător care poate prelua în cazul în care producătorul principal se retrage sau se confruntă cu probleme tehnice.
Păstrați un laptop de rezervă cu toate diapozitivele și elementele media preîncărcate și testate. Aveți microfoane, camere web și cabluri suplimentare pregătite în cazul unei erori de hardware.
Utilizați o conexiune secundară la internet, cum ar fi un hotspot mobil, dacă conexiunea principală se derulează. Testați conexiunea de backup înainte de a începe evenimentul.
Pre-înregistrați prezentări critice, astfel încât să puteți comuta rapid la videoclipuri înregistrate dacă un prezentator pierde conexiunea.
Microsoft Teams va trimite un link de asociere atunci când evenimentul este creat. În loc să partajați linkul de calendar direct, creați un URL particularizat, cum ar fi Bit.ly pentru a-l partaja cu participanții.
- Dacă o problemă tehnică sau o eroare de producător necesită crearea unei noi difuzări, actualizați rapid URL-ul particularizat pentru a indica spre evenimentul nou fără a fi necesar să recontactați participanții.

Aveți nevoie de asistență suplimentară?

Serviciile pentru evenimente Microsoft Teams pot oferi mai mult suport pentru planificarea sau desfășurarea întâlnirilor și evenimentelor mari. Pentru a afla mai multe, consultați Microsoft Adoption.