Du kan føje virksomhedsnøgleord til elementer på et SharePoint Server- eller SharePoint-websted på Microsoft 365-websted for at tagge metadata og udvikle et system til klassificering og organisering af onlineindhold i forskellige kategorier. Nøgleord og metadata gør det muligt at registrere noget af viden hos de personer, der bruger indholdet. Du kan få mere at vide under Introduktion til administrerede metadata i SharePoint.
Du kan føje en kolonne med virksomhedsnøgleord til en liste eller et bibliotek. Derefter kan du vælge det liste- eller bibliotekselement, der skal tilføjes et nøgleord, og indtaste det ord eller den sætning, du vil have vist i elementegenskaberne.
Illustrationen nedenfor viser et eksempel på en kolonne med et virksomhedsnøgleord tilføjet.
Sådan føjer du en kolonne med virksomhedsnøgleord til en liste eller et bibliotek:
- Gå til den liste eller det bibliotek, hvor du vil tilføje en kolonne med virksomhedsnøgleord.
- På båndet for et SharePoint Server-bibliotek eller en SharePoint Server-liste skal du vælge Indstillinger for bibliotek eller Listeindstillinger.
Fra et SharePoint i Microsoft 365-websted skal du vælge
Indstillinger og derefter vælge Indstillinger for bibliotek eller Listeindstillinger. - I kolonnen Tilladelser og administration skal du vælge Indstillinger for virksomhedsmetadata og nøgleord.
- Markér afkrydsningsfeltet for Føj en kolonne med virksomhedsnøgleord til denne liste i sektionen Tilføj virksomhedsnøgleord på siden med indstillinger, og aktivér synkronisering af nøgleord.
Deaktivere eller aktivere metadatapublicering
Du kan styre, om de ord eller nøgleord, der føjes til kolonnerne Administrerede metadata eller Virksomhedsnøgleord på en liste eller i et bibliotek, bliver tilgængelige som nøgleord for social mærkning. Hvis listen f.eks. indeholder følsomme oplysninger, vil du måske ikke have, at nøgleordsværdierne er synlige. Hvis du vil begrænse adgangen til nøgleord, skal du overveje at deaktivere metadatapublicering.
Bemærk
Ord fra et lokalt ordsæt, der blev oprettet i forbindelse med en bestemt gruppe af websteder, er som standard udelukket fra metadatapublicering. Lokale ordsæt er ikke tilgængelige til brug i social mærkning eller som virksomhedsnøgleord.
Følg disse trin for at deaktivere eller aktivere metadatapublicering:
Gå til den liste eller det bibliotek, som du vil konfigurere metadatapublicering for.
På båndet for et SharePoint Server-bibliotek eller en SharePoint Server-liste skal du vælge Indstillinger for bibliotek eller Listeindstillinger.
Fra et SharePoint i Microsoft 365-websted skal du vælge Indstillinger og derefter vælge Indstillinger for bibliotek eller Listeindstillinger.Under Tilladelser og administration skal du vælge Indstillinger for virksomhedsmetadata og nøgleord.
Benyt en af følgende fremgangsmåder i sektionen Metadatapublicering under Gem metadata på denne liste som sociale mærker :
- Hvis du vil publicere værdier i felterne Administrerede metadata og Virksomhedsnøgleord til social mærkning og Mit websted-profiler, skal du markere afkrydsningsfeltet.
- Hvis du vil forhindre værdier i felterne Administrerede metadata og Virksomhedsnøgleord i at blive vist for social mærkning og profiler på Mit websted, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet.
Vælg OK.
Mere om virksomhedsnøgleord
SharePoint transformerer dine virksomhedsnøgleord til et enkelt, ikke-hierarkisk ordsæt. Du kan finde dette særlige ordsæt, som kaldes Søgeordssæt, ved hjælp af værktøjet til styring af ordbank. Du kan finde flere oplysninger i Opret, konfigurer og administrer grupper og ordsæt.
De nøgleord, du tilføjer, er tilgængelige for andre, når brugere får adgang til SharePoint-lister eller -biblioteker. Når brugere f.eks. skriver lignende tegn i kolonnen Virksomhedsnøgleord på listen, vises nøgleordet i en meddelelsesforslag. Og hvis du føjer en kolonne med virksomhedsnøgleord til en liste eller et bibliotek, kopierer SharePoint alle eksisterende dokumentkoder til kolonnen med virksomhedsnøgleord, når dokumenterne overføres til listen eller biblioteket. Dette hjælper med at synkronisere eksisterende nøgleord med de administrerede metadatafunktioner.
Administratorer af ordbank kan gøre nøgleordssættet åbent eller lukket. Om sættet er åbent eller lukket, påvirker, hvordan brugerne arbejder med en kolonne med virksomhedsnøgleord på en liste eller i et bibliotek. Hvis du føjer en kolonne med virksomhedsnøgleord til en liste eller et bibliotek, kan webstedsbrugerne angive nøgleordsværdier. Hvis nøgleordssættet er lukket, kan brugerne ikke sende nye søgeord, men skal bruge eksisterende virksomhedsnøgleord eller et administreret udtryk. Hvis ordsættet Nøgleord for webstedet er åbent, kan brugerne føje en hvilken som helst tekstværdi til denne kolonne.
Hvis det er relevant, kan en administrator, der har tilladelse til at administrere, ændre, hvordan SharePoint håndterer disse nøgleord, og flytte dem til et bestemt administreret ordsæt. Derefter bliver nøgleordene tilgængelige til de samme typer af anvendelser som de andre udtryk i det pågældende ordsæt.