Du kan synkronisere data mellem en ekstern liste og Microsoft Excel, og holde begge datasæt opdaterede. Du kan f.eks. ønske at vedligeholde en lagerliste for et produkt i en liste, så den er nem at dele og opdatere, mens du også vil køre periodiske lageranalyser ved hjælp af Microsoft Excel.
Bemærk
Du kan ikke synkronisere en ekstern liste med tidligere versioner end Excel 2013. Hvis du forsøger at gøre dette, vises en fejldialogboks med ordlyden "Der kan ikke oprettes forbindelse til listen".
Du kan finde flere oplysninger i Finde indhold om eksterne data.
Forberedelse til og forudsætninger for brug af eksterne data.
Der kræves en række nødvendige opgaver for at give sikker adgang, når du arbejder med eksterne data. Følgende oplysninger kan hjælpe dig med at planlægge dine næste trin. Hvis du oplever problemer med at arbejde med eksterne data, kan disse oplysninger være med til at identificere problemet. Hvis du vil have adgang til eksterne data, skal du eller din administrator gøre følgende:
Forberede den eksterne datakilde En administrator kan have brug for at oprette en konto og give tilladelser til datakilden for at sikre, at de rette personer har adgang til dataene, og at dataene ikke ender i de forkerte hænder. I en ekstern database kan administratoren også få brug for at oprette bestemte tabeller, visninger, forespørgsler og så videre for at kunne begrænse resultaterne til det, der er nødvendigt, og for at forbedre ydeevnen.
Konfigurere SharePoint-tjenester og -konti En administrator skal aktivere Business Data Connectivity-tjenesten og Secure Store Service. Du kan finde oplysninger om brug af disse tjenester i Konfigurere Business Connectivity Services-løsninger til SharePoint 2013 og Oprette en ekstern liste fra en SQL Azure-tabel med Business Connectivity Services og Secure Store.
Konfigurere Secure Store Services En administrator skal gøre følgende: fastsætte den bedste adgangsmåde til den eksterne datakilde, oprette et destinationsprogram og angive legitimationsoplysninger for destinationsprogrammet. Du kan finde oplysninger om brug af disse tjenester i Oprette eller redigere et Secure Store-destinationsprogram.
Konfigurere Business Data Connectivity-tjenester En administrator skal sikre, at den bruger, der opretter den eksterne indholdstype, har tilladelse til lagring af Business Data Connectivity-metadata, og at relevante brugere har adgang til den eksterne indholdstype, som den eksterne liste er baseret på. Du kan få mere at vide om brug af disse tjenester under Konfigurere Business Connectivity Services-løsninger til SharePoint 2013.
Oprette en ekstern indholdstype En bruger skal definere en ekstern indholdstype, som indeholder oplysninger om forbindelser, adgang, handlingsmetoder, kolonner, filtre og andre metadata, der bruges til at hente dataene fra den eksterne datakilde.
Oprette en ekstern liste En bruger skal oprette en ekstern liste, der er baseret på den eksterne indholdstype, og en eller flere visninger af den eksterne liste efter behov.
Kontrollere, om Office-produkter er klar til brug Hvis du vil synkronisere eksterne data med Office-produkter, skal du mindst have Windows 7 og følgende gratis softwareprodukter på hver klientcomputer: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 og WCF Data Services 5.0 til OData V3 (hvis det er nødvendigt, bliver du automatisk bedt om at downloade softwaren). Sørg også for, at Office-installationsindstillingen, Business Connectivity Services , er aktiveret (dette er standard). Denne indstilling installerer Business Connectivity Services Client Runtime, som gør følgende: cachelagrer og synkroniserer med eksterne data, oversætter virksomhedsdata til eksterne indholdstyper, viser de eksterne elementer i Office-produkter og kører brugerdefinerede løsninger i Office-produkter.
Du kan finde mere generelle oplysninger om brug af eksterne data under Finde indhold om eksterne data.
Eksportere en ekstern liste til Excel
- Gå til det SharePoint-websted, der indeholder listen.
- I Hurtig start skal du vælge navnet på SharePoint-listen eller vælge knappen Indstillinger
, vælge Webstedsindhold eller Vis alt indhold på webstedet og derefter vælge navnet på listen i den relevante listesektion. - Vælg Liste, og vælg derefter Eksportér til Excel.
Denne egenskab er aktiveret som standard på eksterne lister, men den kan deaktiveres af en systemadministrator. - Hvis du bliver bedt om at bekræfte handlingen, skal du vælge OK.
- Vælg Åbn i dialogboksen Filoverførsel.
- Hvis du bliver spurgt, om du vil aktivere dataforbindelser på computeren, skal du vælge Aktivér , hvis du mener, at det er sikkert at aktivere forbindelsen til dataene på SharePoint-webstedet.
Der oprettes en Excel-tabel med en dataforbindelse, der er baseret på en webforespørgselsfil. Kolonnerne i den eksporterede tabel bestemmes af den aktuelle eksterne listevisning. De eksterne data, der eksporteres, afhænger af de filtre, der er angivet under den eksterne indholdstype og i den eksterne listevisning samt i sprogindstillingerne for SharePoint-webstedet. Alle sidebegrænsninger ignoreres.