Introduktion til lister

En liste er en datasamling, som du kan dele med dine teammedlemmer og personer, som du har givet adgang. Du kan finde en række listeskabeloner, der er klar til brug, så du har et godt udgangspunkt for at organisere listeelementer. Få mere at vide på Listeskabeloner i Microsoft 365.

I denne artikel forklares begreberne bag oprettelse og brug af lister. Du kan oprette lister i SharePoint, appen Lister i Microsoft 365 eller Microsoft Teams. Lær at komme i gang med Lister i Microsoft Teams.

Se følgende artikler for at få oplysninger om lister:

• Opret en liste
• Slet en liste
• Oprette, ændre eller slette en visning af en liste eller et bibliotek
• Lister i Microsoft 365
• Konfigurere metadatanavigation for en liste eller et bibliotek
• Administrer store lister og biblioteker

Vælg en overskrift nedenfor for at åbne den og få vist de detaljerede oplysninger.

Oversigt over lister

Organisationer bruger typisk mange typer lister, herunder links, meddelelser, kontakter, problemsporing og undersøgelser for blot at nævne nogle få.

Lister kan også indeholde opgaver, du kan bruge som udgangspunkt for teamsamarbejde eller i en forretningsløsning. I mange tilfælde kan lister være en hurtig og effektiv løsning, som kun kræver få eller ingen ændringer.

Du kan f.eks. bruge:

• Opgaver Omfatter sporing af ejerskab og status samt en tidslinje på siden for en flot visuel præsentation af listeindholdet.
• Problemstyring Omfatter lagring af versionsstyring, så du kan foretage en mere dybdegående analyse af arbejdsgruppeprojekter og almindelige arbejdsopgaver.

Lister er omfattende og fleksible, og de har mange indbyggede funktioner, som du kan bruge til at gemme, dele og arbejde med data.

Du kan f.eks.:

• Opret en liste med mange forskellige kolonner, herunder Tekst, Tal, Valg, Valuta, Dato og klokkeslæt, Opslag, Ja/Nej og Beregnet. Du kan også vedhæfte en eller flere filer til et listeelement for at angive flere detaljer, f.eks. et regneark med tal, der kan understøtte dataene, eller et dokument med baggrundsoplysninger.
• oprette listevisninger for at organisere, sortere og filtrere data på forskellige måder; ændre metadataene, f.eks. tilføje og slette kolonner og ændre valideringsregler; og bruge lister på en ensartet måde på tværs af websteder med indholdstyper, webstedskolonner og skabeloner. Du kan f.eks. nøjes med at se de aktuelle begivenheder fra en kalender på en startside og oprette en visuel visning (svarende til en vægkalender) på en anden side.
• Oprette relationer mellem lister ved at bruge en kombination af entydige kolonner, opslagskolonner og tvungne relationer (kaskadevis sletning og begrænset sletning). Det øger mulighederne for at oprette mere avancerede forretningsløsninger, og det er med til at sikre integriteten af dine data.
• Oprette brugerdefinerede lister, vise dataene i webdele og på webdelssider, og importere, eksportere og oprette kæder til data fra andre programmer, f.eks. Excel og Access.
• Registrere versioner og detaljeret historik, kræve godkendelse for at kunne redigere data, bruge sikkerhed på element‑ og mappeniveau, indtjekning og udtjekning og automatisk få besked om ændringer ved hjælp af advarsler og RSS-feeds.
• Organiser indholdet på en enkelt liste i mapper, så det er nemmere at finde, og ydeevnen forbedres ved at bruge indeksering af store lister.

Måder at arbejde med lister på

Følgende måder bruges til at arbejde lister og kan hjælpe dig med at administrere oplysninger for en gruppe.

Hold styr på versioner og detaljerede oversigterHold styr på versioner af listeelementer , så du kan se, hvilke elementer der er ændret fra version til version, samt hvem der ændrede listeelementerne. Hvis der laves fejl i en nyere version, kan du gendanne en tidligere version af et element. Det er især vigtigt at holde styr på en listes versionshistorik, hvis organisationen har brug for at overvåge en liste, efterhånden som den udvikles.

Kræv godkendelseAngive, at der kræves godkendelse af et listeelement, inden det kan ses af andre. Elementers status er midlertidig, indtil de godkendes eller afvises af en person med tilladelse hertil. Du kan styre, hvilke brugergrupper der kan få vist et listeelement, inden det godkendes.

Tilpas tilladelser Angiv, om deltagere til listen kun kan læse og redigere de elementer, de oprettede, eller alle elementer på listen. People who have permission to manage lists can read and edit all list items. Du kan også anvende bestemte tilladelsesniveauer på et enkelt listeelement, f.eks. hvis emnet indeholder fortrolige oplysninger.

Opret og administrer visningerOpret forskellige visninger af den samme liste. Indholdet af den faktiske liste ændres ikke, men elementerne er organiseret eller filtreret, så personer kan finde de vigtigste eller mest interessante oplysninger, alt efter behov.

Opdater lister Uanset den listetype, du opdaterer, er processen ens for at tilføje, redigere og slette listeelementer.

Tilføj eller rediger listeelementer

Der er to måder at tilføje eller redigere listeelementer på:

• Ved hjælp af en formular (standardmetoden).
• Indbygget, hvilket betyder, at du tilføjer elementet direkte på listesiden.

Hvis listen er konfigureret til at spore versioner, oprettes der en ny version af listeelementer, hver gang du redigerer et listeelement. Du kan få vist en oversigt over ændringerne af listeelementet og gendanne en tidligere version, hvis du laver en fejl i en nyere version.

Brug formler og beregnede værdier Brug formler og beregnede værdier til dynamisk at indsætte oplysninger i en listes kolonner. Handlingerne kan omfatte oplysninger fra andre kolonner på en liste samt systemfunktioner, f.eks. IDAG, til angivelse af dags dato. Du kan f.eks. angive en standardforfaldsdato, der ligger syv dage fra dags dato.

Vær informeret om ændringer Lister og visninger kan bruge RSS, så medlemmer af arbejdsgruppen automatisk kan modtage opdateringer. RSS er en teknologi, der gør det muligt at modtage og se opdateringer, eller RSS-feeds, af nyheder og oplysninger på et konsolideret sted. Du kan også oprette mailbeskeder for at få besked, når listerne ændres, eller når der tilføjes nye elementer. Beskeder er praktiske til at holde styr på de ændringer, der er vigtige for dig.

Opret listerelationer Oprette en relation mellem to lister. På kildelisten opretter du en opslagskolonne, der henter (eller "slår op") en eller flere værdier fra en målliste, hvis værdierne svarer til værdien i opslagskolonnen på kildelisten. Hvis du vil, kan du fortsætte med at føje flere kolonner fra mållisten til kildelisten. Når du opretter en opslagskolonne, kan du også beslutte at gennemtvinge relationsadfærd ved at angive en indstilling for kaskadevis sletning eller begræns sletning, der hjælper med at holde dine data gyldige og forhindre uoverensstemmelser, der kan medføre problemer hen ad vejen.

Dele listeoplysninger med et databaseprogram Hvis du har et databaseprogram installeret, f.eks. Access, kan du eksportere og importere data til og fra dit websted samt sammenkæde en tabel fra databasen med en liste. Når du arbejder med dine listedata i en Access-database, kan du også oprette forespørgsler, formularer og rapporter. Du kan få mere at vide under Importér data fra en Access-database til en Access-webapp.

Brug lister på en ensartet måde på tværs af websteder Hvis din gruppe arbejder med flere typer af lister, kan du tilføje ensartethed på tværs af flere lister med indholdstyper, webstedskolonner og skabeloner. Disse funktioner giver dig mulighed for at genbruge indstillingerne og listestrukturen på en effektiv måde. Du kan f.eks. oprette en indholdstype for en kundeservicesag, der angiver bestemte kolonner (f.eks. kundekontakt) og forretningsprocesser for indholdstypen. Et andet eksempel er oprettelsen af en webstedskolonne til afdelingsnavne, der har en rulleliste over afdelinger. Du kan genbruge kolonnen i flere lister for at sikre, at navnene altid vises på samme måde i hver liste.

Arbejde med listeelementer fra et mailprogram Brug et mailprogram, der er kompatibelt med Microsofts teknologier, til at tage vigtige listeoplysninger med dig. Med Outlook kan du f.eks. få vist og opdatere opgaver, kontakter og diskussionsfora på dit websted fra Outlook. Få mere at vide under Knytte en ekstern liste til Outlook.

Angiv indholdsmålretningAktivér målretning af målgruppe for at filtrere elementer efter grupper.

Listetyper

Den listetype, du bruger, afhænger af den type oplysninger, der deles.

Meddelelser Del nyheder og status, og giv påmindelser. Udvidet formatering med billeder, links og formateret tekst er understøttet i meddelelser.

Kontaktpersoner Gem oplysninger om personer eller grupper, du arbejder med. Hvis du bruger et mail- eller kontaktstyringsprogram, der er kompatibelt med Microsoft-teknologier, kan du se og opdatere dine kontakter fra dit websted i det andet program. Du kan f.eks. opdatere en liste over alle organisationens leverandører fra et mailprogram, der er kompatibelt med Microsoft-teknologier, f.eks. Outlook. En kontaktliste administrerer ikke som sådan medlemmerne af dit websted, men kan bruges til at gemme og dele organisationens kontakter, f.eks. en liste over eksterne leverandører.

Diskussionsfora skabe et centralt sted til registrering og lagring af teamdiskussioner, der minder om formatet for nyhedsgrupper. Hvis administratoren har aktiveret modtagelse af mails for lister på webstedet, kan diskussionsforummer gemme maildiskussioner fra de mest almindelige mailprogrammer. Du kan f.eks. oprette et diskussionsforum for organisationens nye produkter.

Links Opret en central placering til links til internettet, virksomhedens intranet og andre ressourcer. Du kan f.eks. oprette en liste over links til kundernes websteder.

Overførte links Få vist et sæt af linkhandlinger i et visuelt layout.

Calendar Gem til dit teams begivenheder eller til bestemte situationer, f.eks. virksomhedens helligdage. En kalender giver visuelle visninger på samme måde som en skrivebords- eller vægkalender af dine teambegivenheder, herunder møder, sociale begivenheder og heldagsbegivenheder. Du kan også spore milepæle for teamet, f.eks. tidsfrister eller datoer for produktudgivelse, der ikke er relateret til et bestemt tidsinterval. Du kan finde flere oplysninger i Oprette en kalendervisning ud fra en liste.

Opgaver Spor oplysninger om projekter og andre opgavehændelser for din gruppe. Du kan tildele personer opgaver, og du kan registrere status og fuldførelsesprocent, efterhånden som opgaven bliver fuldført. Hvis du bruger et mail- eller opgavestyringsprogram, der er kompatibelt med Microsoft-teknologier, kan du få vist og opdatere dine opgaver fra dit websted i det andet program. Du kan f.eks. oprette en opgaveliste for organisationens budgetproces og derefter få den vist og opdatere den i Outlook sammen med dine øvrige opgaver. Du kan finde flere oplysninger under Oprette en liste.

Projektopgaver Gem opgaveoplysninger med en Gantt-visning og statusindikatorer. Du kan spore status og fuldførelsesprocent, efterhånden som opgaven bliver fuldført. Hvis du bruger et mail- eller opgavestyringsprogram, der er kompatibelt med Microsoft-teknologier, kan du få vist og opdatere projektopgaver fra dit websted i dit andet program. Du kan f.eks. oprette en projektopgaveliste på dit websted for at identificere og tildele arbejdet med at oprette en kursusmanual, og derefter kan du spore organisationens fremskridt fra Project. Du kan finde flere oplysninger under Oprette en liste.

Problemstyring Gem oplysninger om bestemte problemer, f.eks. supportproblemer, og spor deres status. Du kan tildele problemer, kategorisere dem og relatere problemer til hinanden. Du kan f.eks. oprette en problemsporingsliste for at administrere kundeserviceproblemer og -løsninger. Du kan også kommentere problemer, hver gang du redigerer dem, og derved oprette en historik af kommentarer uden at ændre den oprindelige beskrivelse af problemet. En kundeservicemedarbejder kan f.eks. registrere hvert trin, der iværksættes for at løse et problem, og resultaterne. Du kan også bruge en problemsporingsliste med en tre-tilstandsarbejdsproces til at hjælpe din organisation med at administrere problem- eller projektsporing. Du kan finde flere oplysninger under Oprette en liste.

Undersøgelse Indsaml og kompiler feedback, f.eks. en undersøgelse af medarbejdertilfredshed eller en quiz. Du kan designe dine spørgsmål og svar på flere forskellige måder og se en oversigt over din feedback. Hvis du har installeret et regnearks- eller databaseprogram, der er kompatibelt med Microsoft-teknologier, kan du eksportere resultaterne for at analysere dem yderligere. Du kan få mere at vide under Opret en undersøgelse.

Brugerdefineret Start en liste fra bunden. Du kan også oprette en brugerdefineret liste, der er baseret på et regneark, hvis du har et regnearksprogram, der er kompatibelt med Microsoft-teknologier. Du kan f.eks. importere en liste fra Excel, som du har oprettet til at gemme og administrere kontrakter med leverandører. Du kan finde flere oplysninger i Oprette en liste baseret på et regneark.

Eksterne lister Arbejd med data, der er gemt uden for en liste, men som du kan læse og skrive til i Microsoft 365. Datakilden for en ekstern liste kaldes en ekstern indholdstype. I modsætning til en oprindelig Microsoft 365-liste bruger en ekstern liste Business Connectivity Services til at få adgang til data direkte fra et eksternt system (f.eks. SAP, Siebel og Microsoft SQL Server), uanset om systemet er en database, en webtjeneste eller et line of business-system.

Brugerdefineret liste i dataarkvisning Opret en tom liste, der ligner en brugerdefineret liste, men for at få vist listen som standard i dataarkvisning. Dataarkvisning indeholder et datagitter, hvor du kan få vist og redigere data som rækker og kolonner. Du kan tilføje og redigere rækker og kolonner, anvende filtre og sortere ordrer, få vist beregnede værdier og totaler og redigere data i gittercellerne på en praktisk måde. Dataarkvisning kræver, at Office er installeret på en 32-bit klientcomputer, og det kræver en browser, der understøtter ActiveX-objekter.

Statusoversigt Få vist og spore målene for dit projekt. Oversigten indeholder nogle farvede ikoner, der viser, i hvilken grad målene er opfyldt.

Cirkulationer Send oplysninger, herunder bekræftelsesstempler, til dine teammedlemmer.

Microsoft IME-ordbogsliste Brug data på listen som en Microsoft IME-ordbog. Du kan konvertere elementer i kolonnen Læsning til Visning ved hjælp af Microsoft IME og få vist indholdet i Kommentar i vinduet IME-kommentar. Dataene kan sammenkædes med en specifik URL-adresse.

PerformancePoint-indholdsliste Gemme dashboardelementer, f.eks. scorecards, rapporter, filtre, dashboardsider og andre dashboardelementer, som du opretter ved hjælp af PerformancePoint Dashboard Designer.

Sprog og oversættere Bruges sammen med en arbejdsproces for oversættelsesstyring i et bibliotek for oversættelsesstyring. Arbejdsprocessen bruger listen til at tildele oversættelsesopgaver til den oversætter, der er angivet på listen for hvert sprog. Du kan oprette listen manuelt, eller du kan vælge at få listen oprettet automatisk, når du føjer en arbejdsproces for oversættelsesstyring til et bibliotek for oversættelsesstyring.

KPI-liste Spor KPI'er (key performance indicators) for hurtigt at evaluere fremskridt i forhold til mål. Du kan oprette KPI-lister for at registrere effektiviteten ved hjælp af en ud af fire datakilder: manuelt angivne data, data på en Microsoft 365-liste, data i Excel-projektmapper eller data fra Analysis Services, som er en komponent i Microsoft SQL Server. Når KPI-listen er oprettet, kan du bruge den til at få vist statussen for indikatoren på en dashboardside.

Importer regneark Brug kolonner og data fra et eksisterende regneark. Import af et regneark kræver Microsoft Excel eller et andet kompatibelt program.

Tilføj en liste på din side

Sådan føjer du en liste til en side med moderne SharePoint-oplevelse:

1. Hvis siden ikke allerede er i redigeringstilstand, skal du klikke på Rediger øverst til højre på siden.

2. Hold musemarkøren over eller under en eksisterende webdel, hvorefter du får vist en linje med et indcirklet +, som dette:

   

3. Klik på +, hvorefter der vises en liste over webdele, du kan vælge mellem. Rul ned til sektionen Dokumenter, lister og biblioteker .

4. Vælg Liste.
   Navnene på alle de tilgængelige lister vises.

5. Markér den liste, du vil indsætte på siden.

6. Hvis du er tilfreds med dit valg, skal du vælge Gem som kladde øverst til venstre. Vælg derefter Publicer øverst til højre for at gøre den opdaterede side tilgængelig for andre.

Sådan føjer du en liste til en side i klassisk SharePoint-oplevelse:

1. Klik på Indstillinger i Websteder, og klik derefter på Webstedsindhold.

2. Klik på ikonet Tilføj en app.

   

3. Rul ned, og klik på den app, du vil bruge. Der kan være mere end én side.

4. Giv appen et entydigt navn, så du kan huske den senere for en side, og klik på Opret.

5. Når du kommer tilbage til skærmbilledet Webstedsindhold, kan du gøre tre forskellige ting:

   • Luk vinduet, og gå tilbage til siden. Føj den nye app til din side ved hjælp af Indsæt webdele.
   • Klik på appen, og begynd at angive data.
   • Klik på ellipsen (...), og klik derefter på Indstillinger. Du kan tilføje kolonner, ændre navne og udføre andre opgaver her.

Organisere lister på et websted

Selvom du kan bruge listernes funktioner på mange måder, afhænger brugen af dem af størrelsen og antallet af lister samt organisationens behov.

Gemme mange elementer på en liste

En stor liste kan tjene forskellige behov. Du har måske et stort antal tekniske problemer, der skal spores på tværs af organisationen, og problemerne gælder for flere projekter og grupper.

Brug en enkelt liste, når:

• Gruppen har brug for at se oversigtsoplysninger om listeelementerne eller forskellige visninger af det samme sæt elementer. En leder vil måske gerne se status for alle tekniske problemstillinger i en organisation eller alle de problemer, der blev indsendt inden for den samme tidsperiode.
• Brugere vil gennemse eller søge efter problemstillinger på samme sted på et websted.
• Du vil anvende de samme indstillinger på listeelementer, f.eks. sporing af versioner eller krav om godkendelse.
• Grupperne, der arbejder på listen, har de samme egenskaber, f.eks. de samme tilladelsesniveauer. Entydig tilladelse kan anvendes på bestemte listeelementer, men hvis tilladelsesniveauerne varierer meget, kan du overveje at bruge flere lister.
• Du vil analysere oplysninger om listen eller modtage konsoliderede opdateringer af listen. Du kan modtage beskeder, når listeelementerne ændres, eller se ændringerne af en liste ved at bruge RSS-teknologi. Med RSS-kilder kan medlemmer af arbejdsgruppen se en konsolideret liste over oplysninger, der er blevet ændret.

Opret flere lister

Det kan være en god idé med flere lister, når der er klare forskelle mellem de elementer, du vil administrere, eller mellem de grupper af personer, som arbejder med den.

Brug flere lister, når:

• Du ikke forventer, at brugere har behov for oversigter over alle elementerne.
• De grupper af personer, de arbejder med oplysningerne, er væsentligt forskellige og har forskellige tilladelsesniveauer.
• Du har brug for at anvende forskellige indstillinger, f.eks. versioner eller godkendelse, på flere sæt elementer.
• Du ikke har brug for at analysere elementerne samlet eller modtage konsoliderede opdateringer af elementerne.

Organisere elementer på en liste

Du kan organisere lister og listeelementer på følgende måder:

Tilføj kolonner Hjælp gruppen med at finde de elementer, der er vigtigst, ved at føje kolonner til listen. Du kan f.eks. føje kolonnen Projekt til en liste for at hjælpe personer, der arbejder på bestemte projekter, med nemmere at få vist og arbejde med deres elementer. Du kan også tilføje flere kolonner, hvis du vil indsamle flere oplysninger om hvert listeelement, f.eks. navnet på afdelingen eller en medarbejder.

Hvis der er flere elementer på en liste, kan du overveje at indeksere visse kolonner for at forbedre ydelsen, når du får vist flere elementer eller skifter visning. Denne funktion ændrer ikke, hvordan elementerne er organiseret, men den giver organisationer mulighed for nemmere at opbevare et stort antal elementer på en liste. Indeksering kan dog bruge mere databaseplads. Du kan få flere oplysninger i Oprette, ændre eller slette en visning af en liste eller et bibliotek.

Opret visninger Brug visninger, hvis personer i din gruppe ofte har brug for at se dataene på en bestemt måde. I visninger bruges kolonner til at sortere, gruppere, filtrere og vise dataene. Du kan også vælge, hvor mange elementer der vises ad gangen i hver visning. Brugere kan f.eks. gennemse en liste i sæt på 25 eller 100 listeelementer pr. side, alt efter deres præferencer og forbindelseshastighed.

Visninger giver dig fleksibiliteten til at opbevare et stort antal elementer på en liste, men du kan kun se de ønskede undersæt på et bestemt tidspunkt, f.eks. kun de indlæg, der blev sendt dette år, eller kun de aktuelle begivenheder i en kalender. Du kan oprette personlige visninger, der kun er tilgængelige for dig, og hvis du har tilladelse til at redigere en liste, kan du oprette offentlige visninger, der er tilgængelige for alle. Du kan få flere oplysninger i Oprette, ændre eller slette en visning af en liste eller et bibliotek.

Opret mapper Føj mapper til de fleste typer lister, hvis listens ejer har tilladt, at mapper oprettes. Dette er især praktisk, hvis dine listeelementer kan opdeles på en bestemt måde, f.eks. efter projekt eller efter gruppe. Mapper gør det nemmere for brugerne at overskue og administrere listeelementerne. Microsofts teknologier giver en trævisning, der gør det muligt for brugerne at navigere på deres websteder og mapper på samme måde, som de arbejder med mapper på deres harddisk. Hver afdeling kan for eksempel have sin egen mappe. Du kan finde flere oplysninger i Oprette en mappe på en liste.