Voit lisätä yrityksen avainsanoja SharePoint Serverin tai Microsoft 365 -sivuston SharePointin kohteisiin metatietojen merkitsemistä varten ja kehittää järjestelmän, jolla voidaan luokitella ja järjestää verkkosisältöä eri luokkiin. Avainsanojen ja metatietojen avulla voit tallentaa osan tietoa sisältöä käyttäviltä henkilöiltä. Lisätietoja on artikkelissa Tietoja hallituista metatiedoista SharePointissa.
Voit lisätä Yrityksen avainsanat -sarakkeen luetteloon tai kirjastoon. Valitse sitten luettelon tai kirjaston kohde, johon haluat lisätä avainsanan, ja kirjoita sanan tai lauseen, jonka haluat näkyvän kohteen ominaisuuksissa.
Alla olevassa kuvassa on esimerkki sarakkeesta, johon on lisätty yrityksen avainsana.
Yrityksen avainsanat -sarakkeen lisääminen luetteloon tai kirjastoon:
- Siirry luetteloon tai kirjastoon, johon haluat lisätä yrityksen avainsanasarakkeen.
- Valitse SharePoint Server -kirjaston tai -luettelon valintanauhasta Kirjaston asetukset tai Luettelon asetukset.
Valitse Microsoft 365:n SharePoint-sivustossa
ja valitse sitten Kirjaston asetukset tai Luetteloasetukset. - Valitse Käyttöoikeudet ja hallinta -sarakkeessa Yrityksen metatieto- ja avainsana-asetukset.
- Valitse asetussivun Lisää yrityksen avainsanat -osassa Lisää yrityksen avainsanat -sarake tähän luetteloon -valintaruutu ja ota käyttöön avainsanojen synkronointi.
Metatietojen julkaisemisen poistaminen käytöstä tai ottaminen käyttöön
Voit valita, tulevatko luettelon tai kirjaston Hallitut metatiedot- tai Yrityksen avainsanat -sarakkeisiin lisätyt termit tai avainsanat käytettäviksi sosiaalisten tunnisteiden avainsanoina. Jos esimerkiksi luettelosi sisältää luottamuksellisia tietoja, et ehkä halua avainsanojen arvojen näkyvän. Jos haluat rajoittaa avainsanojen käyttöä, harkitse metatietojen julkaisemisen poistamista käytöstä.
Huomautus
Tietyn sivustokokoelman yhteydessä luodun paikallisen termijoukon termit jätetään oletusarvoisesti metatietojen julkaisemisen ulkopuolelle. Paikallisia termijoukkoja ei voi käyttää sosiaalisissa tunnisteissa tai yrityksen avainsanoina.
Voit poistaa metatietojen julkaisemisen käytöstä tai ottaa sen käyttöön seuraavasti:
Siirry luetteloon tai kirjastoon, jolle haluat määrittää metatietojen julkaisemisen.
Valitse SharePoint Server -kirjaston tai -luettelon valintanauhasta Kirjaston asetukset tai Luettelon asetukset.
Valitse Microsoft 365:n SharePoint-sivustossa ja valitse sitten Kirjaston asetukset tai Luetteloasetukset.Valitse Käyttöoikeudet ja hallinta -kohdassa Yrityksen metatietojen ja avainsanojen asetukset.
Tee Metatietojen julkaiseminen -osan Tallenna metatiedot tähän luetteloon sosiaalisina tunnisteina -kohdassa jompikumpi seuraavista:
- Jos haluat julkaista Hallitut metatiedot- ja Yrityksen avainsanat -kenttien arvot sosiaalisiin tunnisteisiin ja oman sivuston profiileihin, valitse valintaruutu.
- Jos haluat estää Hallitut metatiedot- ja Yrityksen avainsanat -kenttien arvojen altistumisen sosiaalisille tunnisteille ja oman sivuston profiileille, poista valintaruudun valinta.
Valitse OK.
Lisätietoja yrityksen avainsanoista
SharePoint muuntaa yrityksen avainsanat yhdeksi ei-hierarkkiseksi termijoukoksi. Löydät tämän erityisen termijoukon, jota kutsutaan Avainsanat-nimiseksi, termisäilön hallintatyökalun avulla. Lisätietoja on artikkelissa Ryhmien ja termijoukkojen luominen, määrittäminen ja hallinta.
Lisäämäsi avainsanat ovat muiden käytettävissä, kun käyttäjät käyttävät SharePoint-luetteloita tai -kirjastoja. Kun käyttäjät esimerkiksi kirjoittavat samankaltaisia merkkejä luettelon Yrityksen avainsanat -sarakkeeseen, SharePoint näyttää avainsanan ehdotusviestissä. Jos lisäät yrityksen avainsanat -sarakkeen luetteloon tai kirjastoon, SharePoint kopioi kaikki aiemmin luodut tiedostotunnisteet yrityksen avainsanasarakkeeseen, kun tiedostot ladataan luetteloon tai kirjastoon. Tämä helpottaa aiemmin luotujen avainsanojen synkronointia hallittujen metatietojen ominaisuuksien kanssa.
Termisäilön järjestelmänvalvojat voivat tehdä avainsanajoukosta avoimen tai suljetun. Se, onko joukko avoin vai suljettu, vaikuttaa siihen, miten käyttäjät voivat käyttää yrityksen avainsanasaraketta luettelossa tai kirjastossa. Jos lisäät Yrityksen avainsanat -sarakkeen luetteloon tai kirjastoon, sivuston käyttäjät voivat kirjoittaa siihen avainsana-arvoja. Jos avainsanajoukko on suljettu, käyttäjät eivät voi lähettää uusia avainsanoja, vaan heidän on käytettävä aiemmin luotuja yrityksen avainsanoja tai hallittua termiä. Jos sivuston Avainsanat-termistö on auki, käyttäjät voivat lisätä sarakkeeseen minkä tahansa tekstiarvon.
Järjestelmänvalvoja, jolla on hallintaoikeudet, voi tarvittaessa muuttaa tapaa, jolla SharePoint käsittelee näitä avainsanoja, ja siirtää ne erityiseen hallittuun termijoukkoon. Tällöin avainsanat tulevat saataville samanlaisiin käyttötarkoituksiin kuin muut termit kyseisessä termijoukossa.