Työskentely SharePointin kaikkien versioiden Listanäkymän raja-arvon kanssa

Indeksien ja suodatettujen näkymien käyttäminen tietojen hallintaan ja suorituskyvyn parantamiseen

Indeksejä suunnittelemalla ja luomalla niitä sekä käyttämällä niitä suodattimissa voit pitää kohteiden määrän Luettelonäkymän raja-arvo -asetuksen alapuolella. Lisätietoja on artikkelissa Indeksin lisääminen luettelon tai kirjaston sarakkeeseen tai SharePoint-näkymän muokkaaminen suodattamalla.

Indeksit luodaan automaattisesti seuraavissa kahdessa tilanteessa:

• Tallennetuissa näkymissä on sarakkeita käytetään lajitteluun tai suodattamiseen.
• Lajiteltaessa nykyaikaisessa käyttökokemuksessa.

Jos SharePoint Serverin kohdalla luettelonäkymän raja-arvo ylittyy, mutta kohteiden kokonaismäärä on alle 20 000, voit lisätä indeksejä sarakkeisiin SharePoint 2019:ssä.

Kaikissa SharePoint-versioissa voidaan sarakeindeksin avulla luoda suodatettu näkymä, joka helpottaa tulosten määrän vähentämistä suuria luetteloita ja kirjastoja käsiteltäessä. Suodatetun näkymän luominen indeksoidulla sarakkeella on kaksivaiheinen prosessi:

1. Luo indeksi sarakkeelle.
2. Luo näkymä, joka suodatetaan indeksoidulla sarakkeella.

Lisätietoja sarakkeiden indeksoinnista on artikkelissa Indeksin lisääminen luettelon tai kirjaston sarakkeeseen.

Lisätietoja sarakkeiden suodattamisesta on artikkelissa SharePoint-näkymän muokkaaminen suodatuksen avulla.

Luettelonäkymän muokkaaminen

Jos suuren luettelon käsittelyssä tapahtuu virhe, muokkaa luettelonäkymää.

Seuraavat neljä muutosta poistavat luettelonäkymän raja-arvovirheet. Poista kaikki virheet tekemällä kaikki neljä muutosta.

Lajittelun poistaminen luettelonäkymästä

Valitse Lajittele ensin sarakkeen mukaan ja Lajittele sitten sarakkeen mukaan, valitsemalla Ei mitään.

Ryhmittelyn poistaminen muokkausnäkymässä

Valitse sekä Ryhmittele ensin sarakkeen mukaan että Ryhmittele sitten sarakkeen mukaan -kohdasta Ei mitään.

Luettelonäkymän muut muokkaukset

Valitse Summat-osan kaikille sarakkeille Ei mitään.

Valitse Sarakkeet-osiosta niin vähän sarakkeita kuin on tarpeen näytettäväksi.

Kansioiden järjestäminen kansioiden avulla

Vaikka kansioissa ei tarvitse käyttää suuria luetteloita ja kirjastoja, voit silti niiden avulla helpottaa tietojen organisointia ja parantaa tietojen käytön tehokkuutta. Kansion luominen on oletusarvoisesti käytössä tiedostokirjastoissa, mutta ei luetteloissa. Lisätietoja on artikkelissa Kansion luominen luettelossa v tai Kansion luominen tiedostokirjastossa.

Tietoja kansioiden käyttämisestä

Kun luot kansion, ohjelma luo taustalla sisäisen indeksin. Tällainen sisäinen indeksi luodaan myös pääkansiolle, eli ylimmän tason luettelolle tai kirjastolle. Kun käytät kansion kohteita, käytät itse asiassa tietoja tämän sisäisen indeksin avulla. Muista, että alikansioita sisältävissä kansioissa kukin alikansio lasketaan kohteeksi, mutta alikansion kohteita ei lasketa.

Myös silloin, kun luettelon tai kirjaston kohteiden kokonaismäärä on hyvin suuri, yhden kansion näkymä toimii vähintään yhtä nopeasti kuin näkymä, jossa kaikkien kohteiden määrä on suodatettu indeksoidulla sarakkeella. Joissakin tilanteissa luettelon tai kirjaston kaikki kohteet voidaan jakaa useaan kansioon siten, että kussakin kansiossa on enintään 5 000 kohdetta.

Seuraavat asiat on tärkeä ottaa huomioon, kun järjestät suuren luettelon tai kirjaston kansioihin:

• Kansio voi sisältää enemmän kohteita kuin luettelonäkymän raja-arvo -asetuksessa on määritetty, mutta jotta kansiota ei estettäisi, sinun on ehkä silti käytettävä sarakeindeksiin perustuvaa suodatettua näkymää.
• Jos valitset Kansiot-osassaNäytä kaikki kohteet ilman kansioita -vaihtoehdon, kun luot luettelon tai kirjaston näkymän tai muokkaat sitä, sinun on sitten käytettävä suodatinta, joka perustuu yksinkertaiseen indeksiin sen varmistamiseksi, ettet ylitä luettelonäkymän raja-arvoa.
• On usein hyödyllistä määrittää, että oletusnäkymässä näkyvät kaikki saatavilla olevat kansiot ilman suodattimia, jotta käyttäjät voivat valita oikean kansion uusia kohteita lisätessään. Kun kaikki kansiot ovat näkyvissä, käyttäjien on helpompi lisätä kohteet kansioihin eikä vahingossa luettelon tai kirjaston kansion ulkopuolelle. Toisin kuin kirjastoissa, luettelossa kohteita ei voi siirtää automaattisesti kansiosta toiseen.

Lisätietoja tiedostojen siirtämisestä toiseen kirjastossa on artikkelissa Tiedostojen siirtäminen tai kopioiminen SharePointissa.

Synkronoidut tiedot ja offline-tiedot

Siirtämällä tiedot offline-tilassa käytettäviksi voit käyttää Exceliä tai Accessia luettelotietojen kyselyissä rajattomasti. Kun olet synkronoinut asiakirjakansion, voit työskennellä paikallisesti omalla tietokoneellasi ja muutokset päivittyvät automaattisesti palvelimeen. Lisätietoja on artikkelissa SharePoint-tiedostojen synkronointi OneDrive-synkronointisovellus-asiakasohjelman avulla (Groove.exe) tai SharePoint- ja Teams-tiedostojen synkronointi tietokoneen kanssa.

Offline-synkronointi, ulkoiset tiedot ja Accessin tietojen hallinta

Tietojen offline-käyttö on usein kätevämpää ja tehokkaampaa, jos synkronoit tiedot tietokoneesi kanssa. Voit käyttää Exceliä, Accessia tai Outlookia käsittelemiesi luettelotietojen mukaan. Voit käyttää myös ulkoista tietojenhallintaa ilman rajoituksia toiminnanohjausjärjestelmien, OData-palvelujen ja verkkopalvelujen kanssa sen mukaan, mikä SharePoint-palvelu käytössäsi on.

Offline-synkronoinnin käyttäminen

Voit tehdä muutoksia kannettavallasi tai pöytäkoneellasi ja synkronoida muutokset, kun olet taas online-tilassa, sekä ratkaista ristiriidat sujuvasti ja tehokkaasti. Kun käytät suuria luetteloita offline-tilassa tietojen siistimiseksi, analysoimiseksi tai raportoimiseksi, voit keventää tietokantatoimintojen aiheuttamaa kuormitusta ja vähentää SharePoint-resurssien käyttöä.

Voit siirtää luettelon tiedot offline-tilaan ja synkronoida ne useilla Microsoft 365 -tuotteilla, kun palaat online-tilaan. Jos haluat viedä sovellukset näihin, joko Microsoft 365 -sovellukset tai Office-työpöytäsovellukset on oltava asennettuina.

Microsoft Accessin käyttäminen offline-synkronointiin

Access pystyy käsittelemään enemmän tietorivejä kuin SharePoint, ja tietojen käsittelyyn on käytettävissä useita tehokkaita työkaluja. Tietojen käsittely Accessissa ja synkronointi SharePointin kanssa voi mahdollistaa suurempien tietomäärien käsittelyn.

Voit lukea useimpia alkuperäisiä luetteloita ja kirjoittaa niitä Accessissa linkittämällä niihin, ja Access toimii hyvin lähes kaikkien SharePoint-tietotyyppien kanssa. Linkittämällä voit muodostaa yhteyden SharePoint-luettelon tietoihin niin, että voit luoda kaksisuuntaisen yhteyden, jonka avulla voit tarkastella ja muokata uusimpia tietoja sekä SharePoint-luettelossa että Access-tietokannassa. Access luo kopion (tai replikoi) SharePoint-luettelon Access-taulukossa. Kun Access-taulukko on luotu, voit käsitellä luettelotietoja Accessissa kahden gigatavun Access-rajaan asti (lukuun ottamatta liitteitä, joita ei ole tallennettu paikallisesti). Lisäksi Access tallentaa luettelotiedot välimuistiin asiakkaaseen, käyttää tehokasta muistiin sisäistä läpikirjoitettavaa välimuistia ja siirtää vain muutetut luettelokohteet. Kaikki tämä nopeuttaa kyselyjen ja päivitysten suorittamista. Ristiriitojen ratkaisun valintaikkuna auttaa myös hallitsemaan ristiriitaisia päivityksiä sujuvasti.

Jos Access Services -ominaisuus on käytössä, voit käsitellä huomattavasti enemmän tietoja, kuin mitä luettelonäkymän raja-arvo sallii (oletusarvoisesti jopa 50 000 kohdetta). Access käsittelee automaattisesti luettelon tai kirjaston tiedot pienissä erissä ja kokoaa sitten tiedot. Tämän tekniikan ansiosta tietoja voidaan käsitellä selkeästi enemmän kuin luettelonäkymän raja-arvo sallii ilman, että muiden SharePoint-sivuston käyttäjien toiminta häiriintyy.

Microsoft Excelin käyttäminen offline-synkronointiin

Voit viedä SharePoint-luetteloita Excel-taulukkoon ja luoda yksisuuntaisen tietoyhteyden Excel-taulukon ja SharePoint-luettelon välille.

Excelissä voit myös käsitellä suuria luetteloita ilman estoja. Voit lisäksi synkronoida Excelin sekä SharePointin että Accessin kanssa molempien käyttöympäristöjen etujen hyödyntämiseksi.

Kun päivität tiedot SharePoint-luettelosta ja Excel-taulukon, Microsoft Excel korvaa Excelin tiedot uusimmilla SharePoint-luettelon tiedoilla. Tällöin kyseiseen Excel-taulukkoon tehdyt muutokset korvataan.

Kun tiedot ovat Excel-taulukossa, voit hyödyntää Excelin lukuisia tietojen analysointiominaisuuksia, kuten tehokkaita ja joustavia laskentataulukoita, Pivot-taulukkoraportteja, ammattimaisia kaavioita ja sparkline-kaavioita, ehdollista muotoilua kuvakkeilla, tietopalkkeja, väriasteikkoja ja kehittyneitä entä jos -analyysitoimintoja.

Jos Access Services -ominaisuus on käytössä, voit käsitellä huomattavasti enemmän tietoja, kuin mitä luettelonäkymän raja-arvo sallii (oletusarvoisesti jopa 50 000 kohdetta).

Microsoft Outlookin käyttäminen offline-synkronointiin

Outlookissa voit lukea ja kirjoittaa yhteystieto-, tehtävä-, Calendar- ja keskusteluluetteloita sekä synkronoida tiedostokirjastoja. Voit esimerkiksi käsitellä sekä vakio- että projektitehtäväluetteloita siirtämällä tehtäväluettelot offline-tilaan, tarkastelemalla, päivittämällä ja määrittämällä uusia tehtäviä, siirtämällä ne takaisin online-tilaan ja synkronoimalla ne poistumatta Outlookista. Voit myös tallentaa, jakaa ja hallita SharePoint-yhteystietoja tehokkaammin Outlookissa.

Sivun alkuun

Accessin käyttäminen SharePoint-tuotteiden kanssa offline-synkronointia varten

Accessissa luot Access Services -palveluihin perustuvan verkkotietokannan luomalla taulukoita, jotka perustuvat linkitettyihin luetteloihin sekä SharePoint-sivustossa julkaistuihin kyselyihin, lomakkeisiin, raportteihin ja makroihin. Kun verkkotietokantoja päivitetään, voit edelleen käyttää ja muokata niitä sekä luoda uusia tietokantoja malleista (mutta et Access 2013:sta).

Voit luoda Access-sovelluksen ilman koodia SharePointissa. SharePoint-sovellus on yleisesti ottaen tiettyä tarkoitusta varten luotu ratkaisu, jota on helppo jakaa ja joka on helppo tuoda kauppaan. Sovellus on eräänlainen kätevä, vaihtoehtoinen tapa ratkaisun pakkaamisen, jakeluun, suorittamiseen, seurantaan ja käytöstä poistamiseen. Lisätietoja on artikkelissa Access-sovelluksen luominen.

Toisin kuin Access-verkkotietokantasovellus, joka tallentaa tietoja SharePoint-luetteloihin, Access-sovellus käyttää SharePoint-tuotteista erillistä SQL Server -tietokantaa tietojen tallentamiseen, joten SharePoint-luettelonäkymän raja-arvo ei koske sitä. Tämä parantaa merkittävästi Access-ratkaisujen skaalautuvuutta ja tehostaa jopa miljoonien tietueiden käsittelyä. SharePoint Server -käyttäjät voivat määrittää SQL Server -tietokannan toimimaan organisaation palomuurin takana. Online-käyttäjien käytössä oleva tietokanta on SQL Server Azure tietokanta, jossa on käytössä maksuton tili ja tallennustila. Lisätietoja Azuresta on Microsoft Azuren kotisivulla.

Lisäksi voit edelleen synkronoida tiedot SharePoint-luettelon ja Access-taulukon välillä ja pitää molemmat tietojoukot ajantasaisina. Synkronointi on kaksisuuntainen. Luettelotietoihin Accessissa tehdyt muutokset ladataan SharePoint-luetteloon ja SharePoint-luetteloon tehdyt muutokset ladataan tietokoneesi Accessiin. Lisätietoja on artikkelissa Tietojen tuominen, linkittäminen tai siirtäminen SharePointiin.

SharePoint-hakuruudun käyttäminen

Voit etsiä tiedostoja tai kohteita suuresta kirjastosta tai luettelosta kirjoittamalla avainsanan tai lauseen luettelon tai kirjaston hakukenttään . SharePoint-haussa on omat indeksointimekanismit, eikä sitä koske luettelonäkymän raja-arvo tai muut siihen liittyvät rajoitukset.

Toisen ratkaisu suurten kirjastojen hallintaan on asiakirjakeskussivuston luominen ja käyttäminen. Asiakirjakeskussivusto on tarkoitettu asiakirjojen hallintaan ja sisältää esimerkiksi tiedostojen tarkistamiseen, työnkulkuihin, suodattimiin ja näkymiin liittyvät toiminnot.

Luettelo- ja kirjastokohteiden etsiminen hakuruudun avulla

SharePoint-sivulla on yleensä kaksi hakuruutua: sivuston hakuruutu sivun yläreunassa ja tietyn luettelon tai kirjaston hakuruutu. Kun käytät luettelon tai kirjaston Haku‑ruutua voit laajentaa hakutoiminnon laajuutta asteittain:

• Oletusarvoisesti haun laajuus perustuu aluksi kaikkiin nykyisessä näkymässä ja alikansioissa oleviin kohteisiin. Näet tulokset sarakkeina, joita voit suodattaa ja lajitella. Jos luettelonäkymän raja-arvoasetus on ylitetty, yhtään tulosta ei näytetä.
• Jos et löydä etsimääsi, voit laajentaa haun sisältämään koko luettelon alikansioineen riippumatta siitä, mikä on nykyinen näkymä tai luettelonäkymän raja-arvo.
• Lopuksi voit laajentaa haun kattamaan koko sivuston. Tässä tapauksessa näet tulokset tavallisena Haku-sivustosivuna. Voit tarkentaa tuloksia tarkennuspaneelissa suodattamalla esimerkiksi tiedoston tekijän tai luettelokohteen luontipäivämäärän mukaan. Voit käyttää myös totuusarvosyntaksia ja loogisia operaattoreita monimutkaisempien hakujen tekoon.

Omien näkymien, relaatioluetteloiden ja RSS-syötteiden käyttäminen

Voit edelleen parantaa järjestelmän yleistä suorituskykyä ja välttää resurssien raja-arvon saavuttamisen käyttämällä harkintasi mukaan henkilökohtaisia näkymiä, suhteellisia luetteloita tai RSS-syötteitä.

Omat näkymät

Koska näkymiä, joissa sarakeindeksiä käytetään oikein, on verrattain mutkikasta luoda suurille luetteloille ja kirjastoille, suuren luettelon tai kirjaston osallistujilta kannattaa ehkä poistaa Omien näkymien hallinta -oikeus. Poistamalla tämän oikeuden voit estää käyttäjiä luomasta kaikki kohteet sisältäviä näkymiä, jotka voivat heikentää sivuston muiden osien suorituskykyä. Lisätietoja käyttöoikeuksista on artikkelissa SharePoint-luettelon tai -kirjaston käyttöoikeuksien mukauttaminen.

Suhteelliset luettelot

Kun luot luettelosuhteita hakusarakkeilla, yksilöllisillä sarakkeilla ja pakotetulla relaatiotoiminnalla (kutsutaan myös nimellä viite-eheys), saatat ylittää luettelonäkymän raja-arvon seuraavissa tilanteissa, joissa sinut saatetaan estää tämän johdosta:

• Jos teet sarakkeesta yksilöllisen luettelossa, jonka kohteiden määrä ylittää luettelonäkymän raja-arvon (huomaa kuitenkin, että yleensä toimintoa, jolla lisätään yksi kohde luetteloon, jolloin luettelossa on tätä enemmän kohteita, ei estetä).
• Jos luettelossa on luettelonäkymän raja-arvon ylittäviä kohteita ja otat johdannaispoiston tai poiston rajoituksen käyttöön kyseisen luettelon hakukentälle.

RSS-syötteet

Kun RSS-tuki on otettu käyttöön keskitetyssä hallinnassa ja sivustokokoelman tasolla, voit ottaa RSS-tuen käyttöön ja määrittää sen useissa erityyppisissä luetteloissa ja kirjastoissa. Kun käyttäjät käyttävät luettelon tai kirjaston RSS-syötettä, tiedot noudetaan luettelosta. RSS-oletusnäkymä rajoittaa palautettavien kohteiden määrää kohteen edellisen muokkauspäivämäärän perusteella tai Muokattu-sarakkeessa käytettävän suodattimen perusteella. Jos luettelossa tai kirjastossa on paljon kohteita ja käyttäjät käyttävät RSS-syötettä, Muokattu-sarake kannattaa indeksoida. Voit myös pienentää noudettavien kohteiden määrää vaihtamalla sitä kohteiden määrää ja päivien määrää, joiden muutokset sisällytetään RSS-syötteeseen.

Lisätietoja RSS-syötteiden hallinnasta on artikkelissa Sivuston tai sivustokokoelman RSS-syötteiden hallinta. Lisätietoja RSS-syötteen lisäämisestä on artikkelissa Ilmoituksen luominen tiedoston tai kansion muutoksista ilmoittamista varten.