Johdanto luetteloiden käyttämiseen

Luettelo on kokoelma tietoja, jotka voit jakaa työryhmäsi jäsenten ja henkilöiden kanssa, joille olet antanut käyttöoikeuden. Luettelokohteiden järjestämiseen on useita käyttövalmiita luettelomalleja. Lisätietoja on kohdassa Luettelomallit Microsoft 365:ssä.

Tässä artikkelissa kerrotaan luetteloiden luomisesta ja käytöstä. Voit luoda luetteloita SharePointissa, Microsoft 365:n Lists-sovelluksessa tai Microsoft Teamsissa. Opi aloittamaan Lists-sovelluksen käyttö Microsoft Teamsissa.

Lisätietoja luetteloista on seuraavissa artikkeleissa:

• Luettelon luominen
• Luettelon poistaminen
• Luettelon tai kirjaston näkymän luominen, muuttaminen tai poistaminen
• Luettelot Microsoft 365:ssä
• Metatietosiirtymisen määrittäminen luettelolle tai kirjastolle
• Suurten luettelojen ja kirjastojen hallinta

Avaa osio valitsemalla sen otsikko alla ja lue yksityiskohtaiset tiedot.

Yleistä luetteloista

Organisaatioissa on käytössä monenlaisia luetteloita, kuten linkkejä, ilmoituksia, yhteystietoja, seurantaa ja tutkimuksia.

Luettelot voivat myös sisältää tehtäviä, joita voit käyttää keskeisinä työryhmän tarvitsemina tai liiketoimintaratkaisussa. Usein luetteloista saa nopeita ja tehokkaita ratkaisuja käyttämällä niitä sellaisinaan tai tekemällä niihin vähäisiä muutoksia.

Voit esimerkiksi käyttää seuraavia:

• Tehtävät Sisältää omistajuuden ja edistymisen seurannan sekä sivulla olevan aikajanan, joka tarjoaa luettelon sisällön miellyttävän visuaalisen esityksen.
• Seuranta Sisältää versiotiedot ja versiohistorian tallennuksen työryhmäprojektien ja yleisten työtehtävien tarkempaan analysointiin.

Luettelot ovat monipuolisia ja joustavia, ja niiden monilla perusominaisuuksilla voi tallentaa, jakaa ja käsitellä tietoja tehokkaasti.

Voit tehdä esimerkiksi seuraavat toimet:

• Voit luoda luettelon, jossa on erilaisia sarakkeita, kuten Teksti, Luku, Vaihtoehto, Valuutta, Päivämäärä ja kellonaika, Haku, Kyllä/Ei ja Laskettu. Voit myös antaa lisätietoja liittämällä luettelokohteeseen tiedostoja, esimerkiksi yksityiskohtaisia lukuja sisältävän laskentataulukon tai taustatietoja sisältävän asiakirjan.
• luoda luettelonäkymiä, joiden avulla voit järjestää, lajitella ja suodattaa tietoja eri tavoin metatietojen muuttaminen, kuten sarakkeiden lisääminen ja poistaminen sekä kelpoisuussääntöjen muokkaaminen ja käyttää luetteloita yhtenäisesti eri sivustoissa sisältötyyppien, sivustosarakkeiden ja mallien avulla. Voit esimerkiksi tarkastella kalenterin ajankohtaisia tapahtumia kotisivulla ja luoda toiselle sivulle visuaalisen näkymän (joka muistuttaa seinäkalenteria).
• Voit luoda luetteloiden välisiä suhteita käyttämällä yksilöllisten sarakkeiden, hakusarakkeiden ja suhteiden käyttömääritysten (johdannaispoisto ja poiston rajoitus) yhdistelmiä. Nämä kaikki helpottavat kehittyneiden liiketoimintaratkaisujen luomista sekä auttavat suojaamaan tietoja.
• Voit luoda mukautettuja luetteloita, tarkastella tietoja verkko-osissa ja verkko-osien sivuilla sekä tuoda, viedä ja linkittää muiden ohjelmien, kuten Excelin ja Accessin, tietoja.
• Voit seurata versioita ja tarkastella yksityiskohtaisia historiatietoja, pyytää hyväksyntää tietojen muokkaamiseen, käyttää kohdetason ja kansiotason suojausta, kirjata asiakirjoja sisään ja ulos sekä hyödyntää automaattisia ilmoituksia ja RSS-syötteitä, jotka kertovat tehdyistä muutoksista.
• Voit järjestää luettelon sisällön käyttöä helpottaviksi ja tehostaviksi kansioiksi sekä tehostaa suurten luetteloiden käyttöä indeksoinnin avulla.

Esimerkkejä luetteloiden käsittelemisestä

Seuraavassa on joitakin luetteloiden käyttötapoja, jotka helpottavat ryhmän tietojen hallintaa.

Versioiden seuranta ja tarkat historiatiedotSeuraamalla luettelokohteiden versioita näet versiosta toiseen muuttuneet kohteet sekä luettelokohteita muuttaneet henkilöt. Kohteen aiemman version voi tarvittaessa palauttaa, jos uudempiin versioihin tulee virheitä. Luettelon historian seuraaminen on erityisen tärkeää esimerkiksi silloin, kun organisaatiossa on pystyttävä seuraamaan luetteloa, jonka tiedot muuttuvat.

Hyväksynnän edellyttäminenMääritä, että luettelokohde täytyy hyväksyä, ennen kuin muut voivat tarkastella sitä. Kohde jää odotustilaan, kunnes käyttäjä, jolla on hyväksyntäoikeudet, joko hyväksyy tai hylkää kohteen. Voit itse määrittää käyttäjäryhmät, jotka voivat tarkastella luetteloa ennen sen hyväksymistä.

Käyttöoikeuksien mukauttaminen Määritä, voivatko luettelon osallistujat lukea ja muokata vain luomiaan kohteita vai kaikkia luettelon kohteita. People, jolla on oikeus hallita luetteloita, voivat lukea ja muokata kaikkia luettelokohteita. Voit käyttää yksittäisissä luettelokohteissa myös käyttöoikeustasoja, jos kohde esimerkiksi sisältää luottamuksellisia tietoja.

Näkymien luominen ja hallinta Luo samasta luettelosta erilaisia näkymiä. Varsinaisen luettelon sisältö ei muutu, mutta kohteet järjestetään tai suodatetaan siten, että luettelon käyttäjät löytävät tärkeimmät ja kiinnostavimmat tiedot omien tarpeidensa mukaan.

Päivitä luettelot Luettelokohteita lisätään , muokataan ja poistetaan samalla tavalla riippumatta siitä, minkä tyyppistä luetteloa olet päivittämässä.

Luettelon kohteiden lisääminen ja muokkaaminen

Luettelokohteita voi lisätä tai muokata kahdella tavalla:

• Käyttämällä lomaketta, mikä on oletustapa.
• Käyttämällä suoramuokkausta, jolloin kohteen voi lisätä suoraan luettelosivulle.

Jos luettelo on määritetty seuraamaan versioita, luettelokohteesta luodaan uusi versio aina, kun muokkaat luettelon kohdetta. Voit tarkastella luettelokohteen muutoshistoriaa ja palauttaa aiemman version, jos teet virheen uudemmassa versiossa.

Kaavojen ja laskettujen arvojen käyttäminen Kaavojen ja laskettujen arvojen avulla voit luoda tietoja luettelon sarakkeisiin dynaamisesti. Toiminnot voivat sisältää tietoja luettelon muista sarakkeista sekä järjestelmätoimintoja, kuten TÄMÄ.PÄIVÄ-funktion nykyisen päivämäärän näyttämiseksi. Voit esimerkiksi määrittää oletusmääräpäivän, joka on seitsemän päivää nykyisestä päivämäärästä.

Ajantasainen tieto muutoksista Luetteloissa ja näkymissä käytetään RSS-syötteitä, joten työryhmän jäsenet saavat päivitykset automaattisesti. RSS-tekniikan avulla uutisten ja tietojen päivityksiä voi vastaanottaa ja tarkastella RSS-syötteitä keskitetyssä sijainnissa. Voit myös luoda sähköposti-ilmoituksia, jotka ilmoittavat, kun luetteloon on tehty muutoksia tai siihen on lisätty kohteita. Ilmoitukset ovat käteviä, kun tärkeisiin kohteisiin tulevat muutokset halutaan pitää jatkuvassa valvonnassa.

Luettelosuhteiden luominen Kahden luettelon välisen suhteen luominen. Luo lähdeluetteloon hakusarake, joka noutaa yhden tai useamman arvon kohdeluettelosta, jos arvot vastaavat lähdeluettelon hakusarakkeen arvoa. Voit halutessasi edelleen lisätä lähdeluetteloon kohdeluettelosta sarakkeita. Kun luot hakusarakkeen, voit myös pakottaa suhteiden toiminnan määrittämällä johdannaispoisto- tai poiston rajoittamisen asetuksen, joka auttaa säilyttämään tietojen eheyden ja estämään epäyhtenäisyydet, jotka saattavat aiheuttaa ongelmia myöhemmin.

Luettelon tietojen jakaminen tietokantaohjelmalla Jos tietokantaohjelma, kuten Access, on asennettu, voit viedä ja tuoda sivuston tietoja sekä linkittää tietokannassa olevan taulukon luetteloon. Kun käsittelet luettelon tietoja Access-tietokannassa, voit myös luoda kyselyjä, lomakkeita ja raportteja. Lisätietoja on artikkelissa Tietojen tuominen Access-tietokannasta Access-verkkosovellukseen.

Luetteloiden yhtenäistäminen eri sivustoissa Jos ryhmässä käsitellään erityyppisiä luetteloita, voit yhtenäistää niitä sisältötyypeillä, sivustosarakkeilla ja malleilla. Näillä ominaisuuksilla voit hyödyntää tehokkaasti asetuksia ja luettelorakennetta aina uudelleen. Voit esimerkiksi luoda asiakaspalvelutapaukselle sisältötyypin, jossa on tietyt sarakkeet (kuten asiakkaan yhteyshenkilö) ja yhteinen käsittelyprosessi. Voit myös esimerkiksi luoda osastojen nimet sisältävän sivustosarakkeen, jossa on avattava osastoluettelo. Voit käyttää saraketta uudelleen eri luetteloissa ja siten varmistaa, että nimet näkyvät aina samalla tavalla.

Luettelokohteiden käsitteleminen sähköpostiohjelmassa Ota tärkeät luettelon tiedot mukaasi käyttämällä Microsoftin teknologioiden kanssa yhteensopivaa sähköpostiohjelmaa. Esimerkiksi Outlookissa voit tarkastella ja päivittää sivustosi tehtäviä, yhteystietoja ja keskustelualueita. Lisätietoja on artikkelissa Ulkoisen luettelon yhdistäminen Outlookiin.

Sisällön kohdistamisenmäärittäminen Ota käyttäjäryhmäkohdennus käyttöön , jotta voit suodattaa kohteet ryhmien mukaan.

Luettelotyypit

Käytettävän luettelon tyyppi vaihtelee sen mukaan, minkälaisia tietoja jaat.

Ilmoitukset Jaa uutisia ja tilannetietoja sekä anna muistutuksia. Ilmoitukset-luettelo tukee monipuolista muotoilua, jossa käytetään kuvia, hyperlinkkejä ja muotoiltua tekstiä.

Yhteystiedot tallentaa tietoja henkilöistä tai ryhmistä, joiden kanssa työskentelet Jos käytät Microsoftin teknologioiden kanssa yhteensopivaa sähköpostia tai yhteystietojen hallintaohjelmaa, voit tarkastella ja päivittää sivustosi yhteystietoja toisessa ohjelmassa. Voit esimerkiksi päivittää organisaation tavarantoimittajien luettelon Microsoftin teknologioiden kanssa yhteensopivalla sähköpostiohjelmalla, kuten Outlookilla. Yhteystiedot-luettelolla ei todellisuudessa hallita sivuston jäseniä, mutta sen avulla voi tallentaa ja jakaa organisaation yhteystietoja, kuten alihankkijoiden luetteloa.

Keskustelupalstat Tarjoaa keskitetyn paikan ryhmän keskustelujen tallentamiseen ja tallentamiseen samaan tapaan kuin uutisryhmissä. Jos järjestelmänvalvoja on määrittänyt sivustosi luettelot vastaanottamaan sähköpostiviestejä, keskustelupalstat voivat tallentaa sähköpostikeskusteluita yleisimmistä sähköpostiohjelmista. Voit esimerkiksi luoda keskustelupalstan organisaation uuden tuotteen julkaisua varten.

Linkit Määrittää keskitetyn sijainnin Internetiin, yrityksen intranetiin tai muihin resursseihin johtaville linkeille. Voit esimerkiksi luoda asiakkaiden verkkosivustojen linkkiluettelon.

Ylennetyt linkit Näytä linkkitoimintojen joukko visuaalisessa asettelussa.

Calendar Storessa voit tarkastella ryhmän tapahtumia tai tiettyjä tilanteita, kuten yrityksen vapaapäiviä. Kalenterissa on työpöytä- tai seinäkalenterin kaltaisia visuaalisia näkymiä ryhmän tapahtumista, kuten kokouksista, vapaa-ajan tapahtumista ja koko päivän kestävistä tapahtumista. Voit myös seurata ryhmän välitavoitteita, kuten määräpäiviä tai tuotteen julkaisupäiviä, jotka eivät liity tiettyyn ajanjaksoon. Lisätietoja on artikkelissa Kalenterinäkymän luominen luettelosta.

Tehtävät seurata tietoja projekteista ja muista ryhmän tehtävistä. Voit määrittää tehtäviä henkilöille ja seurata tehtävien valmistumisen tilaa prosentteina. Jos käytät Microsoftin teknologioiden kanssa yhteensopivaa sähköpostia tai tehtävänhallintaohjelmaa, voit tarkastella ja päivittää sivustosi tehtäviä toisessa ohjelmassa. Voit esimerkiksi luoda tehtäväluettelon organisaation budjettiprosessille sekä tarkastella ja päivittää sitä Outlookissa niin kuin muitakin tehtäviä. Lisätietoja on artikkelissa Luettelon luominen.

Projektitehtävät Tallenna tehtävätiedot Gantt-näkymän ja edistymispalkkien avulla. Voit seurata tehtävän valmistumisen tilaa prosentteina. Jos käytät Microsoftin teknologioiden kanssa yhteensopivaa sähköpostia tai tehtävänhallintaohjelmaa, voit tarkastella ja päivittää projektitehtäviä sivustossasi toisessa ohjelmassa. Voit esimerkiksi luoda sivustoon projektitehtäväluettelon, jotta voit tunnistaa ja määrittää koulutusoppaan luontia varten tarvittavat työt ja seurata sitten työn etenemistä Projectista. Lisätietoja on artikkelissa Luettelon luominen.

Seuranta tallentaa tietoja tietyistä ongelmista, kuten tukikysymyksistä, ja seurata niiden edistymistä Voit määrittää ongelmia, luokitella niitä ja yhdistää toisiinsa liittyviä ongelmia. Voit esimerkiksi luoda seurantaluettelon asiakaspalvelun ongelmien ja ratkaisujen hallintaan. Voit myös kommentoida ongelmia niitä muokatessasi ja luoda kommenttihistorian muuttamatta alkuperäistä ongelman kuvausta. Esimerkiksi asiakaspalvelun edustaja voi kirjata ongelmanratkaisun kunkin vaiheen ja tulokset. Seurantaluetteloa voidaan käyttää myös kolmen tilan työnkulun kanssa organisaation ongelmatilanteiden hallintaan tai projektien seurantaan. Lisätietoja on artikkelissa Luettelon luominen.

Kysely Palautteen kerääminen ja kokoaminen esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyn tai tietovisan avulla. Voit suunnitella kysymykset ja vastaukset monella eri tavalla ja tarkastella palautteen yhteenvetoa. Jos sinulla on asennettuna laskentataulukko- tai tietokantaohjelma, joka on yhteensopiva Microsoftin teknologioiden kanssa, voit viedä tulokset analysoidaksesi niitä. Lisätietoja on aiheessa Kyselyn luominen.

Mukautettu Aloita luettelo alusta. Voit myös luoda mukautetun luettelon, joka perustuu laskentataulukkoon, jos käytössäsi on Microsoftin teknologioiden kanssa yhteensopiva taulukkolaskentaohjelma. Voit esimerkiksi tuoda Excelistä luettelon, jonka olet luonut toimittajien kanssa tehtävien sopimusten luomista ja hallintaa varten. Lisätietoja on artikkelissa Laskentataulukkoon perustuvan luettelon luominen.

Ulkoiset luettelot Käytä tietoja, jotka on tallennettu luettelon ulkopuolelle, mutta joita voit lukea ja joihin voit kirjoittaa Microsoft 365:ssä. Ulkoisen luettelon tietolähdettä kutsutaan ulkoiseksi sisältötyypiksi. Toisin kuin alkuperäinen Microsoft 365 -luettelo, yritystietopalveluiden avulla ulkoinen luettelo voi käyttää tietoja suoraan ulkoisesta järjestelmästä (kuten SAP, Siebel ja Microsoft SQL Server) riippumatta siitä, onko järjestelmä tietokanta, verkkopalvelu tai liiketoiminta-aluejärjestelmä.

Mukautettu luettelo taulukkonäkymässä Voit luoda mukautettua luetteloa muistuttavan tyhjän luettelon, joka näyttää luettelon oletusarvoisesti taulukkonäkymässä. Taulukkonäkymässä on ruudukko, jonka riveillä ja sarakkeissa tiedot näkyvät. Voit lisätä ja muokata rivejä ja sarakkeita, suodattaa ja lajitella tietoja, tarkastella laskettuja arvoja ja kokonaissummia sekä muokata tietoja helposti ruudukon soluissa. Taulukkonäkymä edellyttää, että 32-bittiseen asiakastietokoneeseen on asennettu Office ja että selain tukee ActiveX-komponentteja.

Tilaluettelo Tarkastele ja seuraa projektin tavoitteita. Luettelossa on värillisiä kuvakkeita, jotka osoittavat, miten pitkällä tavoitteet ovat.

Kiertokulut Lähetä tiedot, vahvistusleimat mukaan lukien, työryhmän jäsenille.

Microsoft IME -sanastoluettelo Käytä luettelon tietoja Microsoft IME -sanakirjana. Voit muuntaa lukusarakkeen kohteet näytettäviksi käyttämällä Microsoft IME -toimintoa ja tarkastella kommenttimuotoista sisältöä IME-kommentti-ikkunassa. Tiedot voi linkittää tiettyyn URL-osoitteeseen.

PerformancePointin sisältöluettelo Tallenna PerformancePointin Raporttinäkymät-ikkunan Designerilla luomiasi kohteita, kuten tuloskortteja, raportteja, suodattimia, raporttinäkymien sivuja ja muita raporttinäkymäkohteita.

Kielet ja kääntäjät Käytä käännöksenhallintakirjaston käännöksenhallintatyönkulun kanssa. Työnkulku määrittää käännöstehtävät luettelossa kullakin kielellä määritetylle kääntäjälle luettelon avulla. Voit luoda luettelon manuaalisesti tai valita luettelon luotavaksi automaattisesti, kun lisäät käännöksenhallinnan työnkulun käännöksenhallintakirjastoon.

KPI-luettelo Seuraamalla suorituskykyilmaisimia (KPI), joiden avulla voit nopeasti arvioida edistymistä suhteessa mitattavissa oleviin tavoitteisiin. Voit määrittää KPI-luettelot seuraamaan suorituskykyä käyttämällä yhtä neljästä tietolähteestä: manuaalisesti lisätyt tiedot, Microsoft 365 -luettelon tiedot, Excel-työkirjojen tiedot tai Microsoft SQL Server:n Analysis Services -osan tiedot. Kun KPI-luettelo on luotu, voit sen avulla tuoda ilmaisimen tilan näkyviin raporttinäkymien sivulla.

Laskentataulukon tuominen Käytä aiemmin luodun laskentataulukon sarakkeita ja tietoja. Laskentataulukon tuominen edellyttää, että käytössä on Microsoft Excel tai muu yhteensopiva ohjelma.

Luettelon lisääminen sivulle

Luettelon lisääminen SharePointin modernin kokemuksen sivulle:

1. Jos sivu ei ole vielä muokkaustilassa, valitse Muokkaa sivun oikeassa yläkulmassa.

2. Kun kuljetat hiirtä olemassa olevan verkko-osan ylä- tai alapuolella, näet viivan, jossa on ympyröitynä +, kuten tässä:

   

3. Valitsemalla + saat näkyviin luettelon valittavista verkko-osista. Vieritä alaspäin Tiedostot, luettelot ja kirjastot -osaan.

4. Valitse Luettelo.
   Kaikkien käytettävissä olevien luetteloiden nimet tulevat näkyviin.

5. Valitse luettelo, jonka haluat lisätä sivulle.

6. Jos olet tyytyväinen valintaasi, valitse vasemmasta yläkulmasta Tallenna luonnoksena . Voit sitten tuoda päivitetyn sivun muiden saataville valitsemalla Julkaise lähellä oikeaa yläkulmaa.

Voit lisätä luettelon perinteisen SharePoint-kokemuksen sivulle seuraavasti:

1. Valitse Sivustot-kohdassa Asetukset ja valitse sitten Sivuston sisältö.

2. Napsauta Lisää sovellus -kuvaketta.

   

3. Etsi haluamasi sovellus ja napsauta sitä. Sovelluksia voi olla useita sivuja.

4. Anna sovellukselle yksilöllinen nimi, jotta voit peruuttaa sen myöhemmin sivulla, ja valitse Luo.

5. Kun palaat Sivuston sisältö -näyttöön, voit tehdä kolme eri asiaa:

   • Voit sulkea sivun ja palata sivulle. Voit lisätä uuden sovelluksen sivulle Lisää-verkko-osilla.
   • Voit napsauttaa sovellusta ja aloittaa tietojen antamisen.
   • Napsauta kolmea pistettä (...) ja valitse sitten Asetukset. Täällä voit lisätä sarakkeita, vaihtaa nimiä ja hyödyntää monia muita toimintoja.

Sivuston luetteloiden järjestäminen

Vaikka luetteloiden ominaisuuksia voi käyttää useilla tavoilla, niiden käyttö määräytyy käytössä olevien luetteloiden koon ja määrän sekä organisaation tarpeiden mukaan.

Usean kohteen tallentaminen samaan luetteloon

Yksi suuri luettelo voi sopia useisiin tarpeisiin. Organisaatiossa voi esimerkiksi olla suuri määrä teknisiä ongelmakohtia, jotka on seurattava koko organisaatiossa, ja ongelmat koskevat useita projekteja ja ryhmiä.

Käytä yksittäistä luetteloa seuraavissa tilanteissa:

• Ryhmä tarvitsee luettelokohteiden yhteenvetotiedot tai eri näkymiä samasta kohdejoukosta. Esimerkiksi esimies voi haluta näkyviin tiedot organisaation kaikissa teknisissä ongelmakohdissa tapahtuneesta kehityksestä tai kaikista tietyn ajanjakson aikana kirjatuista ongelmista.
• Käyttäjät haluavat selata seurantakohteita tai hakea niitä samasta sivuston sijainnista.
• Luettelokohteissa on tarkoitus käyttää samoja asetuksia. Tällaisia asetuksia ovat esimerkiksi versioiden seurannan ja hyväksynnän asetukset.
• Luetteloa käsittelevillä ryhmillä on yhteisiä ominaisuuksia, esimerkiksi sama käyttöoikeustaso. Tietyissä luettelokohteissa voi käyttää yksilöllisiä käyttöoikeuksia, mutta jos käyttöoikeustasoissa on paljon vaihtelua, kannattaa harkita useiden luetteloiden käyttämistä.
• Luetteloa koskevia tietoja on tarkoitus analysoida tai ohjelman on tarkoitus lähettää koottuja tietoja luettelon päivityksistä. Voit määrittää ohjelman lähettämään ilmoituksia muuttuneista luettelokohteista tai tarkastella luetteloon tulleita muutoksia RSS-tekniikkaa hyödyntäen. Ryhmän jäsenet saavat koottuja tietoja muuttuneista kohteista RSS-syötteiden avulla.

Useiden luetteloiden luominen

Useita luetteloita kannattaa ehkä käyttää, jos hallittavissa kohteissa tai niitä käsittelevissä käyttäjäryhmissä on selviä eroja.

Käytä useita luetteloita seuraavissa tilanteissa:

• Käyttäjät eivät todennäköisesti tarvitse yhteenvetoja, joissa kaikki kohteet ovat mukana.
• Erityyppiset käyttäjät, joilla on erilaisia käyttöoikeustasoja, käsittelevät tietoja.
• Eri kohdejoukoissa on tarkoitus käyttää eri asetuksia. Tällaisia asetuksia ovat esimerkiksi versioiden seurannan ja hyväksynnän asetukset.
• Kohteiden kokonaisanalyysejä ei tarvita tai koottuja tietoja luettelon päivityksistä ei tarvita.

Luettelon kohteiden järjestäminen

Luetteloita ja luettelokohteita voi järjestää esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

Sarakkeiden lisääminen Voit lisätä luetteloon sarakkeita auttamalla ryhmää tunnistamaan tärkeimmät kohteet. Voit esimerkiksi lisätä luetteloon Projekti-sarakkeen, joka auttaa tietyissä projekteissa työskenteleviä tarkastelemaan ja käsittelemään projektikohtaisia tietoja entistä helpommin. Voit myös lisätä sarakkeita, jos haluat kerätä luettelokohteita koskevia lisätietoja, kuten osaston nimen tai työntekijän nimen.

Jos luettelossa on useita kohteita, kannattaa harkita tiettyjen sarakkeiden indeksointia, jotta suorituskyky paranee useita kohteita tarkasteltaessa tai näkymiä vaihdettaessa. Tämä toiminto ei muuta kohteiden järjestystä, mutta sen avulla organisaatiot voivat helposti tallentaa luetteloon lukuisia kohteita. Indeksointi voi kuitenkin viedä enemmän tietokantatilaa. Lisätietoja on artikkelissa Luettelon tai kirjaston näkymän luominen, muuttaminen tai poistaminen.

Näkymien luominen Käytä näkymiä, jos ryhmän jäsenten on usein tarkasteltava tietoja tietyllä tavalla. Tiedot lajitellaan, ryhmitellään, suodatetaan ja näytetään näkymissä sarakkeiden avulla. Voit myös määrittää, kuinka monta kohdetta kussakin näkymässä näkyy samalla kertaa. Yhdelle sivulle voi määrittää käyttäjän mieltymysten tai yhteysnopeuden mukaan näkymään 25 tai 100 luettelokohdetta.

Näkymissä voit tallentaa luetteloon lukuisia kohteita, mutta voit tarkastella vain tiettyä osajoukkoa tiettynä aikana, kuten ainoastaan tänä vuonna lisättyjä seurantakohteita tai vain kalenterin ajankohtaisia tapahtumia. Voit luoda omia näkymiä, jotka ovat vain omassa käytössäsi, ja jos sinulla on oikeudet muokata luetteloa, voit luoda julkisia näkymiä, jotka ovat kaikkien käytettävissä. Lisätietoja on artikkelissa Luettelon tai kirjaston näkymän luominen, muuttaminen tai poistaminen.

Kansioiden luominen Lisää kansioita useimpiin luettelotyyppeihin, jos luettelon omistaja on sallinut kansioiden luomisen. Toimintoa kannattaa käyttää etenkin silloin, kun luettelokohteet voi luontevasti ryhmitellä esimerkiksi projektin tai ryhmän mukaan. Kansiot helpottavat luettelokohteiden käyttöä ja hallintaa. Microsoftin teknologioiden puunäkymän avulla käyttäjät voivat siirtyä sivustoissa ja kansioissa samalla tavalla kuin kansioita käsitellään kiintolevyllään. Jokaiselle osastolle voi esimerkiksi olla oma kansionsa. Lisätietoja on artikkelissa Kansion luominen luetteloon.