Voit synkronoida tiedot ulkoisen luettelon ja Microsoft Excelin välillä ja pitää molemmat tietojoukot ajantasaisina. Haluat ehkä esimerkiksi ylläpitää tuotevarastoa luettelossa niin, että se on helppo jakaa ja päivittää, mutta tehdä aika ajoin myös varastoanalyysin Microsoft Excelissä.
Huomautus
Et voi synkronoida ulkoista luetteloa Excel 2013:a aiempien versioiden kanssa. Jos yrität tehdä niin, näkyviin tulee valintaikkuna, jossa ilmoitetaan "Yhteyttä luetteloon ei voi muodostaa".
Lisätietoja on artikkelissa Ulkoisia tietoja koskevan sisällön etsiminen.
Ulkoisten tietojen käytön valmisteleminen ja edellytykset.
Ulkoisten tietojen käyttö edellyttää useita välttämättömiä toimia, jotta tietoihin saadaan muodostettua suojattu yhteys. Näiden ohjeiden avulla voit suunnitella seuraavia vaiheita. Jos ulkoisten tietojen käytössä ilmenee ongelmia, ongelmat voi olla helpompi löytää näistä tiedoista. Ulkoisten tietojen käyttämistä varten joko sinun tai järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet:
Ulkoisen tietolähteen valmisteleminen Järjestelmänvalvojan on ehkä luotava tili ja määritettävä tietolähteen käyttöoikeudet, jotta tarvittavilla henkilöillä on pääsy tietoihin ja jotta tiedot eivät joudu vääriin käsiin. Ulkoisessa tietokannassa järjestelmänvalvoja voi halutessaan esimerkiksi myös rajoittaa tulokset vain tarvittaviin ja parantaa suorituskykyä luomalla tietyt taulukot, näkymät ja kyselyt.
SharePoint-palvelujen ja -tilien määrittäminen Järjestelmänvalvojan on aktivoitava yritystietojen yhdistämispalvelut ja suojatun säilöpalvelun. Lisätietoja näiden palvelujen käyttämisestä on artikkeleissa Yritystietopalvelujen määrittäminen SharePoint 2013:a varten ja Ulkoisen luettelon tekeminen SQL Azure -taulukosta yritystietopalvelujen ja suojatun säilön avulla.
Suojattujen säilöpalvelujen määrittäminen Järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet: ulkoisen tietolähteen parhaan käyttötilan määrittäminen, kohdesovelluksen luominen ja kohdesovelluksen tunnistetietojen määrittäminen. Lisätietoja näiden palveluiden käyttämisestä on artikkelissa Suojatun säilön kohdesovelluksen luominen tai muokkaaminen.
Yritystietojen yhdistämispalvelujen määrittäminen Järjestelmänvalvojan on varmistettava, että ulkoisen sisältötyypin luovalla käyttäjällä on käyttöoikeus yritystietojen yhdistämisen metatietovarastoon ja että asianmukaisilla käyttäjillä on käyttöoikeus siihen ulkoiseen sisältötyyppiin, johon ulkoinen luettelo perustuu. Lisätietoja näiden palvelujen käyttämisestä on artikkelissa Yritystietopalvelujen määrittäminen SharePoint 2013:a varten.
Ulkoisen sisältötyypin luominen Käyttäjän on määritettävä ulkoinen sisältötyyppi, joka sisältää tietoja yhteyksistä, käytöstä, toimintatavoista, sarakkeista, suodattimista ja muista metatiedoista, joita käytetään tietojen noutamisessa ulkoisesta tietolähteestä.
Ulkoisen luettelon luominen Käyttäjän on luotava ulkoiseen sisältötyyppiin perustuva ulkoinen luettelo ja tarpeen mukaan vähintään yksi ulkoisen luettelon näkymä.
Office-tuotteiden käyttövalmiuden varmistaminen Ulkoisten tietojen synkronoiminen Office-tuotteiden kanssa edellyttää, että jokaisessa asiakastietokoneessa on vähintään Windows 7 ja seuraavat maksuttomat ohjelmistotuotteet: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 ja WCF Data Services 5.0 OData V3:lle (Tarvittaessa sinua kehotetaan lataamaan ohjelmisto automaattisesti). Varmista myös, että Office-asennusvaihtoehto, Yritystietopalvelut , on käytössä (tämä on oletusarvo). Tämä vaihtoehto asentaa yritystietopalvelujen suorituksenaikaisen asiakasohjelmiston, joka suorittaa seuraavat toimet: ulkoisten tietojen sijoitus välimuistiin ja synkronointi, yritystietojen määrittäminen ulkoisiin sisältötyyppeihin, ulkoisen kohdevalitsimen näyttäminen Office-tuotteissa ja mukautettujen ratkaisujen suorittaminen Office-tuotteissa.
Lisätietoja ulkoisten tietojen käyttämisestä on artikkelissa Ulkoisia tietoja koskevan sisällön etsiminen.
Ulkoisen luettelon vieminen Exceliin
- Siirry SharePoint-sivustoon, jossa luettelo sijaitsee.
- Valitse pikakäynnistyksessä SharePoint-luettelon nimi tai valitse
, valitse Sivuston sisältö tai Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten oikeasta luettelo-osasta luettelon nimi. - Valitse Luettelo ja valitse sitten Vie Exceliin.
Tämä ominaisuus on oletusarvoisesti käytössä ulkoisissa luetteloissa. Järjestelmänvalvoja on kuitenkin voinut poistaa sen käytöstä. - Jos sinua pyydetään vahvistamaan toiminto, valitse OK.
- Valitse Tiedoston lataaminen -valintaikkunassa Avaa.
- Jos ohjelma kysyy, otetaanko tietoyhteydet käyttöön tietokoneessa, valitse Ota käyttöön , jos SharePoint-sivuston tietoihin on mielestäsi turvallista muodostaa yhteys.
Ohjelma luo Excel-taulukon, jossa on verkkokyselytiedostoon perustuva tietoyhteys. Ulkoisen taulukon sarakkeet määräytyvät käytössä olevan ulkoiseen luettelonäkymään. Viedyt ulkoiset tiedot määräytyvät ulkoisessa sisältötyypissä ja ulkoisessa luettelonäkymässä määritettyjen suodattimien sekä SharePoint-sivuston kieliasetusten mukaan. Sivurajoituksia ei oteta huomioon.