Gérer les e-mails de webinaire dans Microsoft Teams

Informez, rappelez et mettez à jour les participants inscrits d’un webinaire à venir grâce aux e-mails de webinaire.

Types d’e-mails de webinaire

Il existe différents types d’e-mails de webinaire qui informent et rappellent aux gens leur status d’approbation, les détails de l’événement, etc.  

Type de message électronique	Fonction	Quand il est envoyé
Inscription des participants	Informe le destinataire que sa place est réservée pour l’événement.	Immédiatement
Participant en attente d’approbation	Informe le destinataire que sa demande d’inscription a été reçue.	Immédiatement
Liste d’attente des participants	Informe le destinataire que l’événement est complet, mais qu’il a été ajouté à la liste d’attente & sera averti si une place se libère.	Immédiatement
Rejet du participant	Informe le destinataire que l’événement a atteint sa capacité et que sa demande d’inscription ne peut pas être acceptée.	Immédiatement
Annulation du participant	Confirme l’annulation de l’inscription par un participant.	Immédiatement
Annulation de webinaire	Informe le participant inscrit que l’événement a été annulé.	Immédiatement
Mise à jour de la date et de l’heure du webinaire	Mises à jour du participant enregistré des modifications apportées à la date ou à l’heure de l’événement.	Immédiatement
Rappel du webinaire	Rappelle aux participants inscrits le webinaire à venir.	1h avant le début de l’événement*
Enregistrement d’événement disponible	Informe le participant que l’enregistrement de l’événement est publié et prêt à être examiné. Les e-mails d’enregistrement d’événements ne seront pas envoyés aux présentateurs externes.	Dès la publication de l’enregistrement

La modification de l’heure d’envoi d’un e-mail de rappel n’est pas disponible pour les événements planifiés moins d’une heure avant leur heure de début.

Modifier les e-mails du webinaire

Par défaut, les e-mails du webinaire sont automatiquement rédigés à l’aide de modèles dans Teams. Toutefois, dans les événements réunissant jusqu’à 3 000 participants, modifiez-les avant de les envoyer. 

Pour modifier les e-mails du webinaire :

1. Sélectionnez dans Teams.

2. Sélectionnez le webinaire pour lequel vous souhaitez modifier les e-mails.

3. Sélectionnez Afficher l’événement>Gérer l’événement .

4. Sélectionnez E-mails.

   

5. Sélectionnez Modifier dans la ligne de l’e-mail que vous souhaitez modifier. Vous pouvez modifier :

   • Nom de l’expéditeur

   • Objet du message électronique

   • Images de bannière et de logo

   • Corps de l’e-mail

     

6. Modifiez le contenu de l’e-mail. Alors :

   • Sélectionnez Aperçu de l’e-mail pour voir à quoi ressemblera l’e-mail pour les destinataires.
   • Sélectionnez Continuer à modifier pour apporter d’autres modifications,
   • Sélectionnez Annuler pour ignorer vos modifications.

7. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier l’heure d’envoi de l’e-mail de rappel

Par défaut, les courriels de rappel seront envoyés aux inscrits une heure avant le début de l’événement. Dans les événements comptant jusqu’à 3 000 participants, modifiez l’heure d’envoi pour avertir les participants plus tôt. 

Pour modifier l’heure d’envoi de l’e-mail de rappel :

1. Sélectionnez dans Teams.

2. Sélectionnez le webinaire pour lequel vous souhaitez modifier les e-mails.

3. Sélectionnez Afficher l’événement>Gérer l’événement .

4. Sélectionnez E-mails.

5. Dans la ligne e-mail de rappel , sélectionnez 1h avant le début de l’événement.

   

6. Définissez le nombre d’heures ou de jours avant l’événement pour envoyer l’e-mail de rappel. Sélectionnez Enregistrer.

Les rappels par e-mail du webinaire doivent être envoyés au moins une heure avant le début de l’événement.

Désactiver les e-mails de webinaire

Les e-mails de webinaire sont activés automatiquement lorsque vous créez un webinaire. Vous pouvez les désactiver à tout moment avant de publier le site de l’événement. 

Pour désactiver les e-mails de webinaire lors de la planification d’un webinaire :

1. Dans le formulaire Planification, accédez àDétails de la configuration>.
2. Sous Accès aux événements, désactivez le bouton bascule Activer les e-mails des participants .

Pour désactiver les e-mails de webinaire pour un webinaire planifié :

1. Sélectionnez dans Teams.
2. Sélectionnez le webinaire pour lequel vous souhaitez modifier les e-mails.
3. Sélectionnez Afficher l’événement>Gérer l’événement .
4. Dansl’accès aux événementsde détails>, désactivez le bouton bascule Activer les e-mails des participants.

Gérer les e-mails à l’aide d’intégrations

Configurez et gérez les e-mails de webinaire en intégrant des outils d’automatisation du marketing non Microsoft dans Teams. Implémentez les intégrations de webinaires avant de publier le site de l’événement.

Pour commencer à utiliser les intégrations de webinaires :

1. Sélectionnez dans Teams.
2. Sélectionnez le webinaire pour lequel vous souhaitez modifier les e-mails.
3. Sélectionnez Afficher l’événement>Gérer l’événement .
4. Dans le formulaire de planification, sélectionnez Connecter les applications.
5. Sélectionnez l’outil d’automatisation du marketing que vous souhaitez utiliser pour votre webinaire. Vous êtes dirigé vers la documentation, où vous trouverez des instructions pour configurer les intégrations nécessaires.

Et maintenant ?

Gérez ce que les participants voient dans Microsoft Teams.

Modifiez les détails d’un webinaire dans Microsoft Teams.