Tippek nagy méretű értekezletek és események készítéséhez a Microsoft Teamsben

A nagyszerű virtuális értekezletek és események nem csak úgy történnek – a lehető legjobb élmény érdekében előre tervezést és előkészítést igényelnek. A berendezések ellenőrzésétől az áttűnések gyakorlásáig egy kis előkészítés megelőzheti a technikai problémákat, és zökkenőmentesen futtathatja az eseményt.

Íme néhány tippünk a kiváló minőségű értekezletek, városházák és webináriumok tervezéséhez és elkészítéséhez a Microsoft Teamsben.

Első lépések

Töltse le a Microsoft Teams asztali verzióját a legmegbízhatóbb értekezlet- és eseményélményekhez. Élvezze a teljes körű hozzáférést és a kiváló teljesítményt. Frissítse a Teamst a legújabb biztonsági funkciókhoz és hibajavításokhoz.

Eseménygyártás tervezése

Az esemény megkezdése előtt szerepköröket és felelősségeket alakíthat ki, bemutatókat próbálhat ki, és beállíthatja a szükséges kommunikációt az esemény során való használathoz. A zökkenőmentes beállítás érdekében kövesse az alábbi eljárásokat.

Az eseménycsoportban mindig több személy szerepel. Szerepkörök és felelősségek hozzárendelése – az előállítóktól és előadóktól a Q&A moderátorokig végigbeszélheti, hogy ki felel a művelet egyes lépéseiért
Tervezze meg az eseménycsoport kommunikációját. A valós idejű kommunikáció kritikus fontosságú a nagy méretű értekezletek és események esetében. Az eseménycsoportos csevegés (amely a szervező, az előállítók és az előadók számára érhető el) nagyszerű módja a kapcsolattartásnak.
Gyakorlás. Futtassa végig az eseményt a bemutatók ellenőrzéséhez, az áttűnések gyakorlásához, valamint a hang-és videobeállításokteszteléséhez. Nézze meg élőben a nézői élményt, hogy nagyszerű élményt biztosítson a közönség számára.

Tippek: Hibrid események esetén:

Előre végezzen felmérést a webhelyről. Ellenőrizze a helyiség AV-infrastruktúráját, a Teams-integrációt és a fizikai elrendezést.
Tesztelje és ellenőrizze, hogy minden helyiségen belüli berendezés működik-e (MTR konzol, mikrofonok, kamerák, hangszórók, kijelzők, vezérlőpanelek).
Dokumentálja a helyiség jeláramlását (hang, videó, hálózat), és azonosítsa a korlátozásokat és a quirks-t.
Frissítse a belső vezérlőprogramot és a szoftvert minden Teams-tanúsítvánnyal rendelkező hardveren, és győződjön meg arról, hogy kompatibilis a Teams legújabb verziójával.
Győződjön meg arról, hogy van vezetékes Ethernet-kapcsolat az éles környezetben használt összes eszközhöz (Teams PC, vMix gép stb.).

Hang-, video- és megosztott tartalom beállítása

A kiváló minőségű hang- és videoeszközök használata kulcsfontosságú a nagy méretű értekezletek és események során. Állítson be kiváló minőségű micseket és webkamerákat, vagy találkozzon egy Teams-szobából a hibrid élmény érdekében. Ezek a tippek segítenek abban, hogy világosan kommunikáljon a közönséggel és az előadókkal az esemény során.

Hang

Ne hagyja figyelmen kívül a hangminőséget, ez a legfontosabb része egy nagyszerű eseménynek. Előfordulhat, hogy egyes felhasználók csak a böngészőt figyelik a háttérben.
Használjon kiváló minőségű mikrofonokat. A viselhető micsek ideálisak a kevésbé tapasztalt előadók számára; kézi mozdonyok használata gyakorlást és technikát igényel a zajkezelés elkerüléséhez.
A számítógépet vagy más eszközt használó előadók számára használjon Teams-tanúsítvánnyal rendelkező headsetet.
A helyiségen belüli bemutatók esetében előzetesen tesztelje a helyiség hangját, hogy megakadályozza a zaj vagy visszajelzés online továbbítását.
Adjon hozzá hangot az eseményhez bármilyen hangrögzítő eszközzel, amely kompatibilis az kiegyensúlyozott hanggal (XLR-csatlakozók) vagy a fejhallgató stílusú, 1/8 hüvelykes csatlakozókkal, és lehetővé teszi, hogy USB-n keresztül csatlakoztassa a Teamst futtató számítógéphez.
Másik lehetőségként használjon csúcskategóriás AV-rendszert, és csatlakoztassa a rendszer HDMI- vagy SDI-kimenetét a Teamshez egy alapszintű videórögzítő eszközzel, például EGY HDMI-USB-doboz használatával.

Tippek: Hibrid események esetén:

Az élő közvetítés előtt külön tesztelje a helyiségen belüli és az online hangbeállításokat.
Használjon független mikrofonokat személyes és virtuális közönség számára, de győződjön meg arról, hogy csak egy domináns hangforrás csatlakozik az értekezletplatformhoz.
Ha többen is használnak helyiségen belüli eszközöket, a visszhang és a visszajelzések elkerülése érdekében kapcsolja le a számítógép hangját.
Használjon további mikrofonokat (pl. kézieket, lavaliereket) a panelesek vagy a roaming Q&A számára.

Videó

Jól megvilágíthatja a tárgyat – a legtöbb kamera számára nem lehet túl sok fény. A világítás lehet a különbség a professzionálisnak vagy amatőrnek tekintett termelés között.
A téma megvilágításához használjon három jelzőfényt: egy kulcsfényt, egy kitöltőfényt és egy hátsó fényt, hogy jó mélységet biztosítson.
A HDMI rögzítőeszközökkel a számítógép (PC vagy Mac) kimenetét is streamelheti a Teamsbe – ideális a kiváló minőségű videók, szoftverbemutatók és mozgásgrafikák megjelenítéséhez, mintha kameracsatornák lennének.
Ne csatlakoztassa a HDMI-bemenetet közvetlenül a Teams-értekezletekbe, mivel a Teams natív módon nem támogatja a HDMI-forrásokat. Ehelyett használjon HDMI rögzítőeszközt, hogy HDMI-videót vigyen a számítógépre, ahol virtuális kameraként jelenhet meg a Teamsben. Ez a beállítás például lehetővé teszi, hogy egy proumer kamerát kiváló optikával csatlakoztassa, és HDMI-vel nagyítsa, javítva az értekezlet videominőségét.

Tartalom megosztása a képernyőről

Az események során történő képernyőmegosztás nagyszerű módja a termékek és munkafolyamatok bemutatásának, vagy a közönségnek a fontos erőforrásokon való végigjárásának.

Ezek a tippek segítenek a tartalom hatékony bemutatásában az esemény létrehozásakor.

Ha Ön az egyetlen eseménygyártó, két monitor használatát javasoljuk. Ez lehetővé teszi, hogy megossza a második monitor tartalmát, miközben az eseményt az első monitorból készíti.

Médiatartalmak megosztása az eszközről.

A nagy értekezleteken való megosztással kapcsolatos további útmutatásért lásd: Tippek a nagy értekezleteken és eseményeken való megosztáshoz a Microsoft Teamsben.

Éles folyamat és az esemény napja

Az esemény napján azt javasoljuk, hogy az eseménycsoport legalább 15 perccel az esemény kezdete előtt csatlakozzon.
A zöld teremben felkészülhet más szervezőkkel és előadókkal az esemény kezdete előtt. Ellenőrizze az összes elemet, kamerát és hírcsatornát.
Hagyja elnémítva az összes hangot, amíg készen nem áll az élő előadásra az esemény elején.
Rendeljen hozzá valakit, aki figyeli a helyszíni és a virtuális hírcsatornákat is a problémák esetén.

Műszaki problémák tervezése

Technikai problémák a legjobb előkészítés mellett is előfordulhatnak. A megbízható biztonsági mentési terv biztosítja, hogy az esemény zökkenőmentesen fusson, ha valami probléma merül fel.

Mindig legyen egy második gyártó, aki átveheti a feladatát, ha az elsődleges termelő kiesik, vagy technikai problémákba ütközik.
Őrizze meg a tartalék laptopot az összes diával és adathordozóval előre betöltött és tesztelt eszközökkel. Hardverhiba esetén további mikrofonok, webkamerák és kábelek állnak készen.
Ha a fő kapcsolat megszakad, használjon másodlagos internetkapcsolatot, például mobil elérési pontokat. Tesztelje a biztonsági mentési kapcsolatot az esemény kezdete előtt.
A kritikus bemutatók rögzítése előtt gyorsan átválthat rögzített videóra, ha egy előadó elveszíti a kapcsolatot.
A Microsoft Teams az esemény létrehozásakor küld egy csatlakozási hivatkozást. A közvetlen naptárhivatkozás megosztása helyett hozzon létre egy egyéni URL-címet, például Bit.ly a résztvevőkkel való megosztáshoz.
- Ha technikai probléma vagy előállítói hiba miatt új közvetítést kell létrehozni, gyorsan frissítse az egyéni URL-címet úgy, hogy az az új eseményre mutasson anélkül, hogy újra kellene egyeztetnie a résztvevőket.

További segítségre van szüksége?

A Microsoft Teams Event Services nagyobb támogatást nyújthat a nagy méretű értekezletek és események tervezéséhez vagy futtatásához. További információ: Microsoft-bevezetés.