Procedure consigliate per l'hosting di riunioni ed eventi ibridi in Microsoft Teams Rooms

Fotocamere in sala

È possibile configurare più fotocamere in una sala riunioni di Teams per rendere l'evento più dinamico. Questo metodo è particolarmente adatto per le discussioni del pannello o quando sono presenti più relatori.

Per passare da una videocamera all'altra durante l'evento, avrai bisogno di attrezzature aggiuntive e di qualcuno per gestire i feed della fotocamera. Ciò consente di creare un'esperienza più interessante e dall'aspetto professionale.

Esistono anche modi per usare l'intelligenza artificiale e altri strumenti per migliorare le configurazioni di più fotocamere. Per risultati ottimali, usa le fotocamere con una risoluzione di almeno 1920x1080.

• AVer Cam570 (scelta consigliata fino a 30 metri dal soggetto)

• Fotocamera con doppia lente RXVCam70 (consigliata fino a 26 piedi dal soggetto)

• Logitech Rally 4K PTZ Conferencing Camera (consigliata fino a 49 piedi dal soggetto)

• Suggerimenti aggiuntivi sull'attrezzatura: dispositivi abilitati per Microsoft Teams

Schermi in sala

L'uso di schermi o proiettori di grandi dimensioni in un MTR aiuta tutti a vedere chiaramente. È anche possibile aggiungere schermate aggiuntive per mostrare diapositive, timer o relatori remoti.

Le dimensioni e il numero di schermi dipendono dalla stanza e dalla distanza del pubblico dallo schermo. Per immagini chiare e luminose, i proiettori laser con almeno 15.000 lumen sono ideali nella maggior parte degli spazi.

Se la stanza è molto luminosa, è consigliabile usare gli schermi QLED per ridurre il bagliore e migliorare la visibilità.

• Christie 4K22A-HS-TAA

  • Fino a uno schermo di 40 piedi

  • Sono necessarie lenti speciali in base alla distanza dello schermo.

• Epson EB-PQ2220B

  • Fino a uno schermo di 40 piedi

  • Sono necessarie lenti speciali in base alla distanza dello schermo.

• Barco UDM-4K15

  • Fino a uno schermo di 40 piedi

  • Sono necessarie lenti speciali in base alla distanza dello schermo.

• Samsung Neo QLED QN90A 98 Pollici

  • Monitora i relatori ibridi per l'interazione sul palco con i relatori di persona.

  • Monitor ASL per esigenze di accessibilità dei partecipanti nella sala.

  • È consigliabile che i monitor confidenza siano di 50-60 pollici in base alla distanza del relatore per timer o diapositive.

Audio in sala

Un suono ottimale è fondamentale per qualsiasi evento. Questa opzione è denominata PA (Indirizzo pubblico) e include gli altoparlanti posizionati nella stanza in modo che tutti possano ascoltare chiaramente, senza causare feedback dai microfoni del relatore.

• I microfoni lavalier (piccoli microfoni clip-on) sono ideali per i relatori che si muovono o parlano in pannelli. Aiutano a rilevare chiaramente le voci e a ridurre il rumore di fondo.

• I microfoni lavalier sono particolarmente utili quando più persone parlano contemporaneamente.

• I microfoni palmari sono utili nelle stanze di grandi dimensioni quando è necessario passare rapidamente un microfono tra gli altoparlanti. Ma possono portare a basso suono se non tenuto abbastanza vicino alla bocca.

• Suggerimenti aggiuntivi per le apparecchiature: dispositivi abilitati per Microsoft Teams

Illuminazione in camera

Una buona illuminazione aiuta i relatori ad apparire professionali e a migliorare la qualità video, in particolare per gli eventi ibridi. Le fotocamere richiedono una luce sufficiente per acquisire video nitidi. Senza un'illuminazione adeguata, anche la fotocamera migliore non darà buoni risultati.

Nei grandi spazi, è importante illuminare chiaramente il viso e il corpo del relatore. Se sul palco sono presenti più altoparlanti, usa una fila di luci in modo che tutti siano visibili.

Usare una Three-Point configurazione dell'illuminazione:

• Luce chiave: brilla direttamente sul volto del relatore.

• Luce di riempimento: ammorbidisce le ombreggiature.

• Luce posteriore: aiuta il relatore a distinguersi dallo sfondo.

Questa configurazione rende i relatori più facili da vedere e impedisce loro di fondersi nella stanza.

A seconda delle dimensioni dello spazio, della complessità dell'evento o del numero di relatori e partecipanti, l'attrezzatura integrata potrebbe non essere sufficiente. In questi casi, un team di produzione potrebbe dover introdurre ingranaggi aggiuntivi come fotocamere, microfoni, spie o strumenti di rete per assicurarsi che tutto funzioni correttamente.

Per decidere se questa configurazione è adatta per il tuo evento, controlla i fattori elencati in precedenza nella guida. I dettagli seguenti ti aiuteranno anche a capire cosa è necessario per una produzione di successo.

Fotocamere multiple, fotocamere gestite o distanza significativa

L'uso di più videocamere consente di creare un'esperienza professionale e coinvolgente nei luoghi più grandi come gli auditorium. Questa configurazione include sia scatti larghe per mostrare la stanza che scatti stretti per concentrarsi sul relatore.

Per fare in modo che funzioni, avrai bisogno di speciali sistemi di fotocamera, lenti e un team per gestirli. Il numero di relatori è un fattore chiave durante la pianificazione della configurazione.

• Per un relatore, usa uno scatto largo per il contesto e uno scatto ravvicinato per i dettagli in primo piano. Due fotocamere sono il minimo per un aspetto raffinato.

• Se sono presenti due o più persone sul palco, pianificare almeno 3-5 videocamere.

• Per i gruppi di grandi dimensioni, potrebbero essere necessarie 6 o più fotocamere per coprire tutti gli utenti.

Posiziona le fotocamere in diversi punti della stanza per mantenere il video interessante. Usa un mix di fotocamere statiche ad angolo intero, fotocamere in movimento su bambole o a forma di card e treppiedi per una panoramica e inclinazione fluide.

Visualizzazione in sala

L'aggiunta di schermate aggiuntive allo spazio consente di rendere l'evento più coinvolgente e accessibile. Queste schermate possono mostrare contenuto, visualizzazione galleria, interpreti ASL e aiutare le persone in posti a sedere traboccanti o gruppi di destinatari ibridi a rimanere connessi.

• Personalizzare la configurazione in base allo spazio

Il numero e il tipo di schermate usate dipendono dalle dimensioni della sala e dalla disposizione del pubblico. Prendere in considerazione l'uso di un mix di proiettori e TV posizionati intorno allo spazio per assicurarsi che tutti possano vedere chiaramente.

• Rendilo accessibile

Per supportare tutti i partecipanti, è consigliabile aggiungere schermate con didascalie o interpretazione ASL. In questo modo l'evento sarà più inclusivo e più facile da seguire.

• Supporto per i relatori

Per gli eventi di grandi dimensioni, i relatori spesso hanno bisogno di un timer per essere sempre aggiornati, di una schermata che mostra le diapositive in modo da mantenere il contatto visivo con il pubblico e di una visualizzazione di tutti i relatori remoti con cui interagiscono.

PA e configurazioni audio complete

Per i luoghi più grandi, un sistema audio forte è un must. Sono inclusi mixer digitali, microfoni lavalier e palmari, monitor auricolari e configurazioni mix-minus per evitare feedback. Strumenti come EQ, compressione e gating aiutano a mantenere il suono chiaro ed equilibrato.

Quando si tratta di suono, è meglio avere più di quanto pensi che ti servirà. È possibile eseguire un buon evento con meno videocamere, ma se l'audio non è abbastanza forte, le persone si noteranno immediatamente. Assicurati sempre di disporre di altoparlanti e microfoni sufficienti per coprire lo spazio e supportare i relatori.

Illuminazione in camera

Una configurazione dell'illuminazione a tre punti( chiave, riempimento e luci posteriori) aiuta i relatori ad apparire professionali e a migliorare la qualità video. Questa configurazione è ideale per eventi ibridi in cui gli oggetti visivi chiari sono importanti.

• Illuminazione per grandi produzioni

Per fasi più grandi o più relatori, potrebbe essere necessaria un'illuminazione aggiuntiva. I pannelli LED e i contenuti in evidenza regolabili consentono di garantire che tutti siano ben illuminati e facili da vedere.

• Aggiungere entusiasmo visivo

L'illuminazione non riguarda solo la visibilità, ma è anche un ottimo modo per rendere l'evento emozionante. I toni di colore e le luci mobili possono aggiungere energia e stile allo spazio. È un modo economico per mettere in risalto il tuo evento.