Suggerimenti per la creazione di riunioni ed eventi di grandi dimensioni in Microsoft Teams

Le riunioni e gli eventi virtuali sono eccezionali, ma richiedono pianificazione e preparazione preliminare per offrire la migliore esperienza possibile. Dal controllo delle apparecchiature alla pratica delle transizioni, un po' di preparazione può evitare problemi tecnici e mantenere l'evento perfettamente funzionante.

Ecco alcuni dei nostri suggerimenti migliori per pianificare e produrre riunioni di alta qualità, municipio e webinar in Microsoft Teams.

Per iniziare

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Pianificare la produzione di eventi

Prima dell'inizio di un evento, stabilire ruoli e responsabilità, provare le presentazioni e configurare le comunicazioni necessarie per l'uso durante l'evento. Per una configurazione ottimale, seguire le procedure riportate di seguito.

Nel gruppo dell'evento sono sempre presenti più persone. Assegnare ruoli e responsabilità: parlare attraverso chi è responsabile di ogni fase dell'operazione, da produttori e relatori a moderatori di Q&A
Pianificare la comunicazione del gruppo di eventi. La comunicazione in tempo reale è fondamentale per riunioni ed eventi di grandi dimensioni. La chat di gruppo evento (disponibile per l'organizzatore, i produttori e i relatori) è un ottimo modo per rimanere in contatto.
Esercitazione. Esegui l'evento per controllare le presentazioni, esercitarti con le transizioni e testare le impostazioni audioe video. Guarda l'esperienza dei partecipanti in tempo reale per garantire un'esperienza ottimale al tuo pubblico.

Suggerimenti: Per gli eventi ibridi:

Condurre in anticipo un sondaggio sul sito. Convalidare l'infrastruttura AV della sala, l'integrazione di Teams e il layout fisico.
Testa e verifica che tutte le apparecchiature in sala funzionino (console MTR, microfoni, fotocamere, altoparlanti, schermi, pannelli di controllo).
Documentare il flusso del segnale della stanza (audio, video, rete) e identificare eventuali limitazioni o stranezze.
Aggiornare firmware e software su tutti gli hardware certificati per Teams e garantire la compatibilità con la versione più recente di Teams.
Verifica che sia disponibile una connessione Ethernet cablata per tutti i dispositivi usati in produzione (PC Teams, computer vMix e così via).

Configurare audio, video e contenuto condiviso

L'uso di apparecchiature audio e video di alta qualità è fondamentale durante riunioni ed eventi di grandi dimensioni. Configurare microfoni e webcam di alta qualità o incontrarsi da una sala riunioni di Teams per esperienze ibride. Questi suggerimenti ti aiuteranno a comunicare chiaramente con il pubblico e i relatori durante l'evento.

Audio

Non trascurare la qualità audio, è la parte più importante di un grande evento. Alcune persone potrebbero semplicemente ascoltare con il browser in background.
Usare microfoni di alta qualità. I microfoni indossabili sono ideali per i relatori meno esperti; i microfoni palmari richiedono pratica e tecnica per evitare di gestire il rumore.
Per i relatori che usano un computer o un altro dispositivo, usare un auricolare certificato per Teams.
Per le presentazioni in sala, testare l'audio della sala in anticipo per evitare che il rumore o il feedback venga trasmesso online.
Aggiungi l'audio all'evento usando qualsiasi dispositivo di acquisizione audio compatibile con i connettori audio bilanciati (connettori XLR) o con prese da 1/8" in stile cuffie e ti consente di collegarti al computer che esegue Teams tramite USB.
In alternativa, usa un sistema AV di fascia alta e collega l'output HDMI o SDI del sistema a Teams utilizzando un dispositivo di acquisizione video di base come una scatola HDMI-USB.

Suggerimenti: Per gli eventi ibridi:

Testa separatamente le configurazioni audio in sala e online prima di andare in diretta.
Usare microfoni indipendenti per i gruppi di destinatari di persona e virtuali, ma assicurarsi che alla piattaforma della riunione sia collegata una sola fonte audio dominante.
Se più persone usano dispositivi in sala riunioni, disconnettere l'audio del computer per evitare eco o feedback.
Porta microfoni aggiuntivi (ad esempio palmari, lavalier) per i panelisti o il roaming di Q&A.

Video

Illumina bene il soggetto: non puoi avere troppa luce per la maggior parte delle fotocamere. L'illuminazione può essere la differenza tra una produzione percepita come professionale o amatoriale.
Usa tre luci per illuminare il soggetto: una luce chiave, una luce di riempimento e una luce posteriore per fornire una buona profondità.
I dispositivi di acquisizione HDMI possono anche essere usati per trasmettere in streaming l'output di un computer (PC o Mac) in Teams, ideale per mostrare video di alta qualità, demo software o grafica animata come se si trattasse di un feed fotocamera.
Non connettere un input HDMI direttamente a una riunione di Teams, perché Teams non supporta origini HDMI in modo nativo. Usa invece un dispositivo di acquisizione HDMI per importare video HDMI nel computer, dove può essere visualizzato come una fotocamera virtuale in Teams. Ad esempio, questa configurazione consente di connettere una fotocamera di livello prosumer con un'ottica e uno zoom superiori tramite HDMI, migliorando la qualità video della riunione.

Condividere contenuti dallo schermo

Lo screenharing durante un evento è un ottimo modo per dimostrare prodotti e flussi di lavoro o per accompagnare il pubblico attraverso risorse importanti.

Questi suggerimenti ti aiuteranno a presentare i contenuti in modo efficace durante la creazione dell'evento.

Se si è l'unico produttore di eventi, è consigliabile usare due monitor. In questo modo è possibile condividere contenuti dal secondo monitor durante la produzione dell'evento dal primo monitor.

Condividi l'audio dal dispositivo durante la presentazione di file multimediali.

Per altre indicazioni sulla presentazione in riunioni di grandi dimensioni, vedere Suggerimenti per la presentazione di riunioni ed eventi di grandi dimensioni in Microsoft Teams.

Flusso di produzione e giorno dell'evento

Il giorno dell'evento, è consigliabile che il gruppo dell'evento partecipi almeno 15 minuti prima dell'inizio dell'evento.
Usare la sala verde per prepararsi con altri organizzatori e relatori prima dell'inizio dell'evento. Controlla tutti i microfoni, le fotocamere e i feed.
Lascia l'audio disattivato fino a quando non sei pronto per avviare la presentazione in diretta all'inizio dell'evento.
Assegnare a qualcuno l'autorizzazione a controllare i feed sia in sala che virtuali per eventuali problemi.

Pianificare i problemi tecnici

Possono verificarsi problemi tecnici, anche con la migliore preparazione. Un solido piano di backup assicura che l'evento continui a funzionare senza problemi in caso di problemi.

Avere sempre un secondo produttore che può assumere il controllo se il produttore primario esce o affronta problemi tecnici.
Mantieni un portatile di riserva con tutte le diapositive e i supporti precaricati e testati. Disporre di microfoni, webcam e cavi aggiuntivi pronti in caso di problemi hardware.
Usare una connessione Internet secondaria, ad esempio un hotspot mobile, se la connessione principale si arresta. Testa la connessione di backup prima dell'inizio dell'evento.
Registrazione preliminare di presentazioni critiche che consentono di passare rapidamente al video registrato se un relatore perde la connettività.
Microsoft Teams invierà un collegamento di partecipazione alla creazione dell'evento. Invece di condividere il collegamento diretto al calendario, creare un URL personalizzato come Bit.ly da condividere con i partecipanti.
- Se un problema tecnico o un errore del produttore richiede la creazione di una nuova trasmissione, aggiorna rapidamente l'URL personalizzato in modo che punti al nuovo evento senza dover ricontattare i partecipanti.

Hai bisogno di ulteriore assistenza?

I servizi eventi di Microsoft Teams possono fornire maggiore supporto per la pianificazione o l'esecuzione di riunioni ed eventi di grandi dimensioni. Per altre informazioni, vedi Adozione di Microsoft.