リストまたはライブラリにエンタープライズ キーワード列を追加する

SharePoint Server または Microsoft 365 サイトの SharePoint のアイテムにエンタープライズ キーワードを追加して、メタデータのタグ付けを行うことや、オンライン コンテンツをさまざまなカテゴリに分類・整理するシステムを開発することができます。 キーワードとメタデータを使用すると、コンテンツを使用する人々の知識の一部をキャプチャできます。 詳細については、「 SharePoint のマネージド メタデータの概要」を参照してください。

リストまたはライブラリにエンタープライズ キーワード列を追加できます。 次に、キーワード (keyword)を追加するリストまたはライブラリ アイテムを選択し、アイテムのプロパティに表示する単語や語句を入力します。

次の図は、エンタープライズ キーワード (keyword)が追加された列の例を示しています。

リストまたはライブラリにエンタープライズ キーワード列を追加するには:

1. エンタープライズ キーワード (keyword)列を追加するリストまたはライブラリに移動します。
2. SharePoint Server ライブラリまたはリストのリボンから、[ ライブラリの設定] または [ リストの設定] を選択します。
   SharePoint in Microsoft 365 サイトから、[設定 を選択し、[ ライブラリの設定] または [リストの設定] を選択します。
3. [ アクセス許可と管理 ] 列で、[ エンタープライズ メタデータ] と [キーワード設定] を選択します。
4. 設定ページの [エンタープライズ キーワードの追加] セクションで、[ このリストにエンタープライズ キーワード列を追加する] のチェック ボックスをオンにし、[キーワード同期] を有効にします。

メタデータの発行を無効または有効にする

リストまたはライブラリの管理メタデータ列またはエンタープライズ キーワード列に追加された用語やキーワードをソーシャル タグのキーワードとして使用できるようにするかどうかを制御できます。 たとえば、リストに機密情報が含まれている場合は、キーワード (keyword) 値を表示したくない場合があります。 キーワードへのアクセスを制限するには、メタデータ発行を無効にすることを検討してください。

メタデータの公開を無効または有効にするには、次の手順を実行します。

1. メタデータの発行を構成するリストまたはライブラリに移動します。

2. SharePoint Server ライブラリまたはリストのリボンから、[ ライブラリの設定] または [ リストの設定] を選択します。
   SharePoint in Microsoft 365 サイトから、[設定 を選択し、[ ライブラリの設定] または [リストの設定] を選択します。

3. [ アクセス許可と管理] で、[ エンタープライズ メタデータとキーワードの設定] を選択します。

4. [ メタデータの公開 ] セクションの [このリストのメタデータをソーシャル タグとして保存する] で、 次のいずれかの操作を行います。

   • Managed Metadata フィールドと Enterprise Keywords フィールドの値をソーシャルタグ付けプロファイルと個人用サイト プロファイルに発行するには、チェックボックスをオンにします。
   • 管理メタデータ フィールドとエンタープライズ キーワード フィールドの値がソーシャルタグ付けと個人用サイト プロファイルに公開されないようにするには、チェック ボックスをオフにします。

5. [OK] を選択します。

エンタープライズ キーワードの詳細

SharePoint は、エンタープライズ キーワードを単一の非階層用語セットに変換します。 キーワード セットという名前のこの特別な用語セットは、用語ストア管理ツールを使用することで確認できます。 詳細については、「 グループと用語セットの作成、構成、および管理」を参照してください。

追加したキーワードは、ユーザーが SharePoint リストまたはライブラリにアクセスするときに他のユーザーが使用できます。 たとえば、ユーザーがリストの [エンタープライズ キーワード] 列に類似の文字を入力すると、SharePoint は提案メッセージにキーワード (keyword)を表示します。 また、リストまたはライブラリにエンタープライズ キーワード列を追加すると、ドキュメントがリストまたはライブラリにアップロードされるときに、SharePoint は既存のドキュメント タグをエンタープライズ キーワード列にコピーします。 これにより、既存のキーワードを管理されたメタデータ機能と同期させることができます。

用語ストア管理者は、キーワード セットをオープンまたはクローズにすることができます。 セットがオープンかクローズかは、ユーザーがリストまたはライブラリのエンタープライズ キーワード列をどのように操作するかに影響します。 リストまたはライブラリにエンタープライズ キーワード列を追加する場合、サイト ユーザーはキーワード (keyword)値を入力できます。 キーワード セットがクローズの場合、ユーザーは新しいキーワードを送信できませんが、既存のエンタープライズ キーワードまたは管理された用語を使用する必要があります。 サイトのキーワード用語セットが開いている場合、ユーザーは任意のテキスト値をこの列に追加できます。

必要に応じて、管理アクセス許可を持つ管理者は、SharePoint がこれらのキーワードを処理する方法を変更し、それらを特定の管理用語セットに移動できます。 そうすると、キーワードはその用語セット内の他の用語と同じ種類の使用に使用できるようになります。