リストの概要

リストは、チーム メンバーやアクセス権を付与したユーザーと共有できるデータのコレクションです。 リスト アイテムを整理するための出発点として、すぐに使用できるリスト テンプレートが多数あります。 詳細については 、「Microsoft 365 のリスト テンプレート」を参照してください。

この記事では、リストの作成と使用の背景となる概念について説明します。 リストは、SharePoint、Microsoft 365 のリスト アプリ、または Microsoft Teams で作成できます。 Microsoft Teams のリストの使用を開始する方法について説明します。

リストの詳細については、次の記事を参照してください。

• リストを作成する
• リストを削除する
• リストまたはライブラリのビューを作成、変更、または削除する
• Microsoft 365 のリスト
• リストまたはライブラリのメタデータ ナビゲーションをセットアップする
• 大規模なリストとライブラリを管理する

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リストの概要

組織では通常、リンク、お知らせ、連絡先、問題の追跡、アンケートなど、多くの種類のリストを使用します。

リストには、チーム コラボレーションやビジネス ソリューションの焦点として使用できるタスクを含めることもできます。 多くの場合、リストは変更をほとんどまたはまったく行わずに迅速で効果的なソリューションを提供できます。

たとえば、次を使用できます。

• タスク所有権と進行状況の追跡と、リスト コンテンツを魅力的に視覚的に表示するためのページ内タイムラインが含まれます。
• 問題の追跡 ワークグループ プロジェクトや一般的な作業タスクを詳細に分析するための、バージョン管理とバージョン履歴ストレージが含まれています。

リストは機能豊富で柔軟性が高く、データを保存、共有、および操作するための強力な方法を提供する組み込み機能を多数備えています。

例えば、次のことができます。

• [テキスト]、[数値]、[選択肢]、[通貨]、[日付と時刻]、[参照]、[はい/いいえ]、[集計値] など、さまざまな列を含むリストを作成します。 詳細情報を提供するために、参考となる数値を含むスプレッドシートや背景情報を含むドキュメントなど、1 つ以上のファイルをリスト アイテムに添付することもできます。
• リスト ビューを作成してデータの整理、並べ替え、フィルター処理をさまざまな方法や特定の方法で行ったり、列の追加および削除や入力規則の変更などのメタデータの変更を行ったり、コンテンツ タイプ、サイト列、およびテンプレートに関して一貫性のあるリストを複数のサイトで使用したりできます。 たとえば、ホーム ページで予定表の現在のイベントのみを表示し、別のページには壁の予定表のようなビジュアル ビューを作成できます。
• 一意の列、ルックアップ列、およびリレーションシップの実行 (連鎖削除および制限削除) を組み合わせて、リスト間にリレーションシップを作成します。これらはすべて、より高度なビジネス ソリューションの作成とデータの整合性の維持に役立ちます。
• カスタム リストの作成、Web パーツおよび Web パーツ ページへのデータの表示、Microsoft Office Excel や Office Access などの他のプログラムのデータのインポート、エクスポート、およびリンクを実行します。
• バージョンおよび詳細な履歴のトラッキング、データを変更するための承認の義務付け、アイテム レベルおよびフォルダーのセキュリティの使用、チェックインとチェックアウト、および通知と RSS フィードの使用による変更情報の自動的な入手を実行します。
• 1 つのリスト内のコンテンツをフォルダーに整理することで利便性とパフォーマンスを向上し、インデックス作成を使用して大きなリストで全般的なパフォーマンスを向上します。

リストの使用方法

グループの情報を管理するには、リストの次のような機能を使用できます。

バージョンと詳細履歴を追跡する リスト アイテムのバージョンを追跡して、どのアイテムがバージョン間で変更されたか、およびリスト アイテムを変更したユーザーを確認できます。 新しいバージョンで間違いがあった場合は、アイテムの以前のバージョンを復元できます。 リストの履歴の追跡は、organizationがリストの変化に伴ってリストを監視する必要がある場合に特に重要です。

承認が必要: リスト アイテムをすべてのユーザーが表示するには、そのアイテムの承認が必要であることを指定します。 アイテムは、承認するアクセス許可を持つユーザーによって承認または拒否されるまで、保留中の状態のままになります。 承認前のリスト アイテムを表示できるユーザー グループを制御できます。

アクセス許可のカスタマイズ リストの参加者が、作成したアイテムのみを読み取りおよび編集できるようにするか、リスト内のすべてのアイテムを読んだり編集したりできるようにするかを指定します。 リストを管理するアクセス許可を持つ People は、すべてのリスト アイテムを読み取り、編集できます。 たとえば、アイテムに機密情報が含まれるような場合です。

ビューの作成と管理 同じリストの異なるビューを作成する。 実際のリストの内容は変わりませんが、ユーザーがニーズに応じて最も重要または興味深い情報を見つけられるように、項目が整理またはフィルター処理されます。

一覧の更新 更新するリストの種類に関係なく、 リスト アイテムの追加、編集、削除のプロセスは似ています。

リスト アイテムを追加または編集する

リスト アイテムを追加または編集するには、次の 2 つの方法があります。

• フォームの使用: 既定の方法です。
• インライン: リスト ページにアイテムを直接追加することを意味します。

リストがバージョンを管理するように設定されている場合は、リスト アイテムを編集するたびに新しいバージョンのリスト アイテムが作成されます。 リスト アイテムの変更履歴を確認し、新しいバージョンに誤りがある場合は以前のバージョンを復元することができます。

数式と計算値を使用する 数式と計算値を使用して、リストの列に動的に情報を生成します。 この操作には、リスト内の他の列からの情報や、現在の日付を示す TODAY などのシステム関数の情報を含めることができます。 たとえば、現在の日付から 7 日間を既定の期限に指定できます。

変更通知の受け取り リストとビューで RSS を使用すると、ワークグループのメンバーが自動的に更新を受け取ることができます。 RSS は、ユーザーが統一された場所でニュースや情報の更新や RSS フィードを受信して表示できるようにするテクノロジです。 また、リストが変更された場合や新しい項目が追加されたときに通知するメール アラートを作成することもできます。 アラートは、重要な変更を追跡するための便利な方法です。

リストのリレーションシップを作成する 2 つのリスト間にリレーションシップを作成します。 ソース リストで、ターゲット リストから 1 つ以上の値がソース リストのルックアップ列の値と一致する場合にそれらの値を取得 (または "検索") するルックアップ列を作成します。 必要に応じて、引き続きターゲット リストからソース リストに追加の列を追加できます。 ルックアップ列を作成するときに、データを有効に保ち、将来的に問題を引き起こす可能性のある不整合を防ぐのに役立つ連鎖削除または制限-削除オプションを設定することで、リレーションシップの動作を強制することもできます。

データベース プログラムとリスト情報を共有する Access などのデータベース プログラムがインストールされている場合は、サイトとの間でデータをエクスポートおよびインポートしたり、データベースからリストにテーブルをリンクしたりできます。 Access データベースでリスト データを操作する場合は、クエリ、フォーム、およびレポートを作成することもできます。 詳細情報については、「Access データベース アプリから Access Web アプリにデータをインポートする」を参照してください。

サイト全体でリストを一貫して使用する グループが複数種類のリストを使用している場合は、コンテンツ タイプ、サイト列、テンプレートを使用して複数のリスト間で一貫性を追加できます。 これらの機能により、設定とリスト構造を効率的に再利用できます。 たとえば、カスタマー サービスの問題に対して、コンテンツ タイプの特定の列 (顧客連絡先など) とビジネス プロセスを指定するコンテンツ タイプを作成できます。 別の例は、部門のドロップダウン リストを持つ部門名のサイト列を作成することです。 複数のリストで列を再利用すると、各リストで名前が常に同じ形で表示されるようにすることができます。

メール プログラムからリスト アイテムを操作する 重要なリスト情報を取得するには、Microsoft テクノロジと互換性のあるメール プログラムを使用します。 たとえば、Outlook を使用すると、Outlook からサイトでタスク、連絡先、ディスカッション掲示板を表示し、更新することができます。 詳細については、「 外部リストを Outlook に接続する」を参照してください。

コンテンツ ターゲティングの設定: 対象ユーザー ターゲティングを有効にし て、グループでアイテムをフィルター処理します。

リストの種類

使用するリストの種類は、共有する情報の種類によって異なります。

お知らせ ニュースやステータスを共有し、リマインダーを提供します。 アナウンスでは、画像、ハイパーリンク、書式付きテキストを使用した拡張書式設定がサポートされています。

連絡先 共同作業するユーザーまたはグループに関する情報を保存します。 Microsoft テクノロジと互換性があるメールまたは連絡先管理プログラムを使用している場合は、他のプログラムのサイトから連絡先を表示および更新できます。 たとえば、Outlook などの Microsoft テクノロジと互換性のある電子メール プログラムから、organizationのすべてのサプライヤーのリストを更新できます。 連絡先リストにより、実際にはサイトのメンバーは管理されませんが、外部仕入先のリストなどの組織の連絡先を格納して、共有するために使用できます。

ディスカッション掲示板 ニュースグループの形式に似た、チーム ディスカッションを記録および保存するための一元的な場所を提供します。 管理者がサイト上のリストで電子メール メッセージを受信できるように有効にしている場合、ディスカッション掲示板には、一般的な電子メール プログラムからの電子メール ディスカッションを保存できます。 たとえば、organization の新製品リリースのディスカッション掲示板を作成できます。

リンク インターネット、会社のイントラネット、その他のリソースへのリンクを一元管理する場所を提供します。 たとえば、顧客の Web サイトへのリンクのリストを作成できます。

注目のリンク 一連のリンク アクションを視覚的なレイアウトで表示します。

チームのイベントや、会社の休日などの特定の状況のための Calendar Store。 予定表では、チームのイベントについて卓上カレンダーまたは壁掛けカレンダーのような視覚的なビューが表示され、会議、イベント、および終日イベントが含まれます。 特定の時間間隔に関係のない期限や製品リリース日など、チームのマイルストーンを追跡することもできます。 詳細については、「 リストから予定表ビューを作成する」を参照してください。

タスク グループのプロジェクトやその他の To Do イベントに関する情報を追跡します。 タスクをユーザーに割り当て、タスクが完了に近づくにつれて、その進捗状況や達成率をトラッキングすることができます。 Microsoft テクノロジと互換性のあるメールまたはタスク管理プログラムを使用している場合は、他のプログラムでサイトのタスクを表示および更新できます。 たとえば、organization の予算プロセスのタスク リストを作成し、他のタスクと共に Outlook で表示および更新できます。 詳細については、 リストの作成を参照してください。

プロジェクトのタスク ガント ビューと進行状況バーを使用してタスク情報を格納します。 タスクの完了に伴い、ステータスと完了率を追跡できます。 Microsoft テクノロジと互換性のあるメールまたはタスク管理プログラムを使用している場合は、他のプログラムのサイトからプロジェクトのタスクを表示および更新できます。 たとえば、サイトにプロジェクト タスク リストを作成して、トレーニング マニュアルを作成するための作業を特定して割り当て、Project から organization の進行状況を追跡できます。 詳細については、 リストの作成を参照してください。

問題の追跡 サポートの問題など、特定の問題に関する情報を保存し、その進行状況を追跡します。 課題を割り当て、分類し、課題を相互に関連付けることができます。 たとえば、顧客サービスの問題と解決策を管理するために、問題追跡リストを作成できます。 また、編集するたびに問題にコメントを付けることもでき、問題の元の説明を変更することなくコメントの履歴が作成されます。 たとえば、カスタマー サービス担当者は、問題を解決するために実行された各手順と結果を記録できます。 また、3 状態のワークフローで問題追跡リストを使用して、organization が問題またはプロジェクトの追跡を管理するのに役立ちます。 詳細については、 リストの作成を参照してください。

アンケート 従業員満足度調査やクイズなどのフィードバックを収集してまとめます。 いくつかの方法で質問と答えを作成でき、フィードバックの概要を表示することができます。 Microsoft のテクノロジと互換性のあるスプレッドシートまたはデータベース プログラムがインストールされている場合は、結果をエクスポートしてさらに分析することができます。 詳細については、 アンケートの作成を参照してください。

カスタム 一覧を最初から開始します。 また、Microsoft のテクノロジと互換性のあるスプレッドシート プログラムを使用している場合は、スプレッドシートをベースにしたユーザー設定リストを作成することもできます。 たとえば、仕入先との契約を保存および管理するために作成したリストを Excel からインポートできます。 詳細については、「 スプレッドシートに基づいてリストを作成する」を参照してください。

外部リスト リストの外部に格納されているが、Microsoft 365 内で読み書きできるデータを操作します。 外部リストのデータ ソースは、外部コンテンツ タイプと呼ばれます。 ネイティブの Microsoft 365 リストとは異なり、外部リストは Business Connectivity Services を使用して、データベース、Web サービス、基幹業務システムのいずれであっても、外部システム (SAP、Siebel、Microsoft SQL Server など) から直接データにアクセスします。

データシート ビューのカスタム リスト ユーザー設定リストに似た空白のリストを作成しますが、リストは既定でデータシート ビューに表示されます。 データシート ビューには、データを行と列として表示および編集するためのデータ グリッドが用意されています。 行と列の追加や編集、フィルターの適用と並べ替え、計算した値と合計の表示を実行することができ、グリッド セルのデータを簡単に編集することができます。 データシート ビューを使用するには、32 ビット クライアント コンピューターに Office がインストールされていて、ブラウザーが ActiveX コントロールをサポートしている必要があります。

状態一覧 プロジェクトの目標を表示して追跡します。 リストには、目標が達成された度合いを伝えるための一連の色付きアイコンが含まれています。

循環 確認スタンプなどの情報をチーム メンバーに送信します。

Microsoft IME 辞書リスト 一覧のデータを Microsoft IME 辞書として使用します。 Microsoft IME を使用して閲覧列の項目を表示に変換し、[IME コメント] ウィンドウの [コメント] のコンテンツを表示できます。 データは特定の URL にリンクできます。

PerformancePoint コンテンツ リストスコアカード、レポート、フィルター、ダッシュボード ページ、その他のダッシュボード項目など、PerformancePoint Dashboard Designer を使用して作成したダッシュボード項目を格納します。

言語と翻訳者 翻訳管理ライブラリの翻訳管理ワークフローで使用します。 ワークフローは、リストを使用して、各言語のリストで指定された翻訳者に翻訳タスクを割り当てます。 このリストは手動で作成することも、翻訳管理ワークフローを翻訳管理ライブラリに追加するときにこのリストを自動的に作成するように選択することもできます。

KPI リスト 主要業績評価指標 (KPI) を追跡して、測定可能な目標に対する進行状況をすばやく評価します。 KPI リストを設定してパフォーマンスを追跡するには、手動で入力したデータ、Microsoft 365 リスト内のデータ、Excel ブック内のデータ、または Microsoft SQL Server のコンポーネントである Analysis Services からのデータという 4 つのデータ ソースのいずれかを使用します。 KPI リストが作成されたら、それを使用してダッシュボード ページにインジケーターの状態を表示できます。

スプレッドシートのインポート 既存のスプレッドシートの列とデータを使用する。 スプレッドシートをインポートするには、Microsoft Excel またはその他の互換性のあるプログラムが必要です。

ページにリストを追加する

SharePoint モダン エクスペリエンス ページにリストを追加するには:

1. ページがまだ編集モードになっていない場合は、ページの右上にある [編集 ] をクリックします。

2. 既存の Web パーツの上または下にマウス ポインターを置くと、次のような丸で囲まれた + の付いた線が表示されます。

   

3. [ + ] をクリックすると、選択する Web パーツの一覧が表示されます。 [ ドキュメント、リスト、ライブラリ ] セクションまで下にスクロールします。

4. 一覧を選択します。
   使用可能なすべてのリストの名前が表示されます。

5. ページに挿入するリストを選択します。

6. 選択に問題がなければ、左上にある [下書きとして保存 ] を選択します。 次に、更新されたページを他のユーザーが使用できるようにするには、右上にある [発行 ] を選択します。

SharePoint クラシック エクスペリエンス ページにリストを追加するには:

1. [サイト] で、[ 設定 をクリックし、[ サイトのコンテンツ] をクリックします。

2. [アプリの追加] アイコンをクリックします。

   

3. スクロールし、使用するアプリをクリックします。 複数のページが表示される場合があります。

4. アプリに一意の名前を付けて、後でページに対して呼び出して、[ 作成] をクリックします。

5. サイト コンテンツ画面に戻ると、次の 3 つの操作を実行できます。

   • ウィンドウを閉じて、ページに戻ります。 [Web パーツの挿入] を使用して、ページに新しいアプリを追加します。
   • アプリをクリックし、データの入力を開始します。
   • 省略記号 (...) をクリックし、[ 設定] をクリックします。 列の追加や名前の変更、およびその他のタスクを実行できます。

サイト上のリストを整理する

リストの機能は、さまざまな方法で使用できますが、どのように使用するかは、リストの規模および数と組織のニーズによって決定されます。

1 つのリストに多くのアイテムを保存する

多様なニーズに対応するために、1 つの大きなリストが必要になる場合があります。 たとえば、複数のプロジェクトやグループに該当する問題で、organization全体で追跡すべき技術的な問題が多数ある場合があります。

次のような場合に、1 つのリストを使用します。

• グループのメンバーが、リスト アイテムの概要を表示したり、同じアイテム セットを異なるビューで表示したりする必要がある。 たとえば、マネージャーは、organization のすべての技術的な問題の進捗状況を確認したり、同じ期間内に提出されたすべての問題を確認したい場合があります。
• グループのメンバーが、サイト上の同じ場所にある案件を参照または検索する必要がある。
• バージョンをトラッキングする設定や承認を必須にする設定など、同じ設定をすべてのリスト アイテムに適用する必要がある。
• アクセス許可レベルが同じである場合など、リストを使用するすべてのグループが同様の特性を共有している。 リスト アイテムごとに個別のアクセス許可を適用することはできますが、アクセス許可レベルに大幅な差がある場合は、複数のリストを使用することを検討してください。
• リストに関する情報を分析する必要がある、またはリストの更新を統合する必要がある。 RSS 技術を使用することにより、リスト アイテムが変更されるとユーザーに通知が送信されるように設定したり、リストへの変更を確認したりできます。 RSS フィードにより、ワークグループのメンバーは、変更されたすべての情報を 1 つの一覧で確認できます。

複数のリストを作成する

管理するアイテム間や、それらを操作するユーザーのグループ間に明確な違いがある場合は、複数のリストが必要になることがあります。

次のような場合に、複数のリストを使用します。

• グループのメンバーがアイテムの概要を同時に確認する必要がない。
• 情報を使用するユーザー グループが多様で、それぞれの特性が明確に異なり、適用されているアクセス許可レベルに格差がある。
• 複数の異なるアイテム セットに異なる設定を適用する必要がある (バージョン管理や承認など)。
• アイテムをまとめて分析したり、リストに関する統合的な更新情報を受信したりする必要はありません。

リストのアイテムを整理する

リストおよびリスト アイテムを整理するうえで、実行できる操作には、次のようなものがあります。

列の追加 リストに列を追加することで、グループが最も重要な項目を特定しられるようにします。 たとえば、リストに [プロジェクト] 列を追加して、特定のプロジェクトに携わっているユーザーが簡単にアイテムを表示および操作できるようにすることができます。 部署名や従業員名など、リスト項目ごとに追加の情報を収集する場合に、さらに列を追加することもできます。

リストに複数のアイテムがある場合は、特定の列にインデックスを付けて、複数のアイテムを表示したりビューを切り替えたりするときのパフォーマンスを向上させることができます。 この機能でアイテムの整理方法は変わりませんが、多数のアイテムをリストに簡単に保存できるようになる場合があります。 ただし、インデックスを作成すると、より多くのデータベース領域が消費されます。 詳細については、「 リストまたはライブラリのビューを作成、変更、または削除する」を参照してください。

ビューを作成する グループ内のユーザーが特定の方法でデータを表示する必要が頻繁にある場合は、ビューを使用します。 ビューでは、列を使用して、データの並べ替え、グループ化、フィルター処理、および表示を行います。 各ビューに一度に表示されるアイテムの数を制限することもできます。 たとえば、ユーザーがリストを参照するときに、パフォーマンスおよび接続速度が低い場合は 1 ページに 25 のリスト アイテムが表示されるように設定し、高い場合は 100 のリスト アイテムが表示されるように設定することができます。

ビューを使用すると、多数のアイテムをリストに格納する柔軟性が得られますが、今年投稿された問題のみや、カレンダー内の現在のイベントのみなど、特定の時点で必要なサブセットのみを表示できます。 すべてのユーザーが、各自専用の個人用ビューを作成することができ、またリストを変更する権限のあるユーザーは、すべてのユーザーが使用できるパブリック ビューを作成できます。 詳細については、「 リストまたはライブラリのビューを作成、変更、または削除する」を参照してください。

フォルダーを作成する リストの所有者がフォルダーの作成を許可している場合は、ほとんどの種類のリストにフォルダーを追加します。 これは、とりわけ、プロジェクト別やグループ別など、特定の方法でリスト アイテムを分割できる場合に便利です。 フォルダーを使用すると、より簡単にリスト アイテムを表示、管理することができます。 Microsoft のテクノロジは、ユーザーがハード ディスク上のフォルダーを操作する方法と同じようにサイトやフォルダーを移動できるようにするツリー ビューを提供します。 たとえば、部署ごとにフォルダーを作成することができます。 詳細については、「 リスト内にフォルダーを作成する」を参照してください。